Bagaimana menulis surat rekomendasi yang mendapat hasil

Pastikan surat rekomendasi Anda menyampaikan dampak yang diinginkan dengan tip ini.

sysop1021 melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0, dimodifikasi oleh FlourishAnyway

Anda Setuju Menulis Surat Rekomendasi, Tapi Sekarang Bagaimana?

Dalam dunia beasiswa dan penerimaan perguruan tinggi, materi lamaran sering terkena dampak Danau Wobegon. (Danau Wobegon adalah tempat fiksi di mana "semua wanita kuat, semua pria tampan, dan semua anak di atas rata-rata.")

Untuk membantu membedakan yang terbaik dari yang lain, panitia penerimaan dan penghargaan mengandalkan evaluasi obyektif terhadap kemampuan dan karakter pelamar. Penilaian semacam itu diberikan oleh guru, profesor, dan orang lain yang akrab dengan kandidat. Ini dapat mencakup supervisor, pelatih, tokoh masyarakat, dan koordinator relawan yang telah berinteraksi secara ekstensif dengannya. Ini adalah di mana Anda datang!

Panitia seleksi membutuhkan bantuan Anda dalam mengevaluasi calon. Bersikaplah akurat dan jujur, lalu biarkan chip jatuh di tempat yang seharusnya.

Betsey Weber melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Tanpa Tekanan: Tapi Surat Rekomendasi Sangat Penting

Para pemberi rekomendasi menghadapi tugas yang berat karena hampir semua rekomendasi adalah positif. Jadi, jika kandidat yang Anda dukung benar-benar menonjol, surat Anda harus mencerminkan hal itu. Penting bagi Anda untuk membuat alasan yang kuat untuk penerimaannya.

Pengalaman pribadi saya adalah, terutama dengan situasi kompetitif tingkat atas, ada skema penilaian yang kompleks dalam permainan. Apakah pelamar diterima, daftar tunggu, atau langsung ditolak mungkin turun ke tempat desimal ketiga (misalnya, 0,00 1). Jadi, satu surat rekomendasi — surat Anda — bisa menjadi pemecah ikatan dalam permainan penerimaan taruhan tinggi di mana masa depan orang dipertaruhkan.

Bagaimana dengan tekanan? Sekarang saya akan membantu Anda melakukan pekerjaan dengan baik.

Persaingan bisa sengit, jadi bersandarlah padanya. Pahami tujuan pelamar dan apa yang dia lamar. Dalam lingkungan yang sangat kompetitif, satu surat rekomendasi dapat mengubah keputusan. Hei, tidak ada tekanan.

Dave Wilson melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Rekomendasi Anda Membuat Perbedaan

Khususnya dalam situasi kompetitif tingkat atas, satu surat rekomendasi — surat Anda — bisa menjadi pemecah ikatan dalam permainan penerimaan taruhan tinggi di mana masa depan orang dipertaruhkan.

Peran Anda: Memberikan Penilaian yang Adil dan Akurat

Dalam memberikan rekomendasi, Anda mempertaruhkan reputasi Anda sendiri.

Tahan keinginan untuk melebih-lebihkan kekuatan kandidat. Meskipun dapat membantu mereka untuk masuk ke dalam suatu program, hal itu akan menyiapkan mereka untuk akhirnya gagal dengan harapan yang tidak realistis yang tidak dapat mereka penuhi.

Hiperbola juga merusak kredibilitas Anda. Anda mungkin perlu merekomendasikan kandidat masa depan untuk program atau beasiswa yang sama.

Peran Anda sebagai pemberi rekomendasi hanyalah sebagai berikut: Memberikan informasi yang obyektif kepada panitia seleksi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan yang tepat.

Berikan penilaian yang adil dan akurat tentang kandidat yang Anda evaluasi. Jangan tergoda untuk melakukan hiperbola. Jika kandidat benar-benar luar biasa, berikan contoh, spesifik dan jangan menahan pujian Anda.

Kristina Alexanderson melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Berkomunikasi dengan jelas dan persuasif, memberikan penilaian yang adil dan akurat tentang pelamar

kemampuan
karakter
motivasi, dan
potensi untuk sukses.

Jika Anda yakin kandidat tersebut benar-benar menonjol, maka Anda juga harus agak kreatif, sehingga kandidat Anda mendapatkan perhatian yang layak dia dapatkan. (Seseorang mungkin telah melakukan ini untuk Anda selama ini.) Hanya Anda yang tahu apa yang pantas di sini, jadi gunakan penilaian profesional Anda.

Reputasi Anda dipertaruhkan. Ketahui kapan harus menolak permintaan rekomendasi.

smlp.co.uk melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Pertimbangkan hal berikut sebelum Anda setuju untuk menulis surat rekomendasi:

Apakah Anda cukup mengenal orang itu?
Apakah Anda merasa nyaman secara profesional mendukung lamaran mereka dengan surat yang mendukung?
Apakah Anda punya cukup waktu untuk mengabdikan diri pada proses ini?

Tolak permintaan mereka jika Anda tidak dapat dengan hati nurani yang baik menulis surat yang mendukung. Misalnya: “ Saya pikir Anda akan lebih baik dilayani jika orang lain merekomendasikan Anda. ” Jika Anda tidak cukup mengenal mereka atau tidak punya waktu untuk mengabdi, tolak dengan memberikan penjelasan.

Mari kita mulai. Ketahui kandidat, program yang dilamar siswa, dan kriteria seleksi.

Thomas Helbig melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Informasi apa yang Anda butuhkan?

Jika Anda mengisi formulir rekomendasi yang diberikan pelamar kepada Anda — tanpa mengajukan pertanyaan apa pun — Anda mengambil jalan keluar yang mudah. Ini juga kurang efektif. Anda akan tergoda untuk melakukan ini dan selesai begitu saja, tetapi berhentilah. Harapkan lebih banyak dari diri Anda dan kandidat yang masa depannya Anda investasikan.

Ketahui Kandidat, Kriteria Seleksi, dan Konteks Aplikasi

Siswa mencari dukungan tertulis untuk berbagai tujuan:

untuk belajar di luar negeri
untuk mendapatkan beasiswa atau beasiswa
untuk mendapatkan magang dan pekerjaan dan
untuk masuk ke perguruan tinggi, pascasarjana, hukum, atau sekolah kedokteran.

Anda harus bertemu dengan pelamar untuk mengumpulkan informasi tentang program atau penghargaan yang dia lamar dan mempelajari lebih lanjut tentang tujuannya. Dengan memahami konteks permintaan kandidat, Anda dapat lebih memenuhi kebutuhan panitia seleksi dan pelamar.

Bahan untuk Diminta

Minta kandidat untuk memberikan dokumen relevan berikut sehingga Anda dapat sepenuhnya memahami kriteria pemilihan dan membangun kasus tentang bagaimana dia memenuhi kriteria tersebut:

brosur program atau beasiswa
deskripsi pekerjaan atau pengumuman pekerjaan ( misalnya , untuk magang)
daftar poin-poin ("poin pembicaraan") dari asetnya yang paling penting dan mengapa dia yakin dia memenuhi syarat. Beri tahu pelamar bahwa ini bukan waktunya untuk bersikap rendah hati.
resume pelamar dan / atau transkrip dan
materi tambahan apa pun yang Anda yakini dapat membantu (misalnya, pernyataan minat pelamar, esai lamaran ).

Setelah meninjau dan mendiskusikan informasi ini dengan kandidat, Anda harus memiliki pemahaman yang jelas tentang hal-hal berikut:

apa yang dia ingin capai dengan aplikasinya
Dua atau tiga kekuatan utama yang sebenarnya Anda amati pada kandidat
kriteria keputusan (sehingga Anda tahu apa yang paling ditekankan dalam surat Anda).

Tinjau catatan kandidat sehingga Anda tidak membuat klaim yang tidak sesuai dengan lamarannya. Dukung klaim Anda dengan contoh terperinci tentang bagaimana kandidat telah menunjukkan kekuatannya.

Ricardo Liberato melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Rekomendasi



Siapa kamu	Siapa Kandidat	Dukung
Penjelasan singkat tentang mengapa Anda memenuhi syarat untuk mengevaluasi pelamar ("Sebagai guru Kimia AP selama 12 tahun, saya telah mengajar kursus kepada lebih dari 600 siswa…")	Nama kandidat dan alasan Anda menulis surat dukungan (mis., Beasiswa, penghargaan, atau program yang dia lamar)	Tunjukkan keyakinan pada kesuksesan kandidat di masa depan, dan nyatakan dengan percaya diri mengapa Anda yakin ini benar.
Gambaran tentang konteks dan lama hubungan Anda dengan pelamar	Pilih kata sifat berdampak tinggi yang menggambarkan pemohon dengan adil dan akurat.	Jelaskan tingkat dukungan Anda. Jika Anda "sangat merekomendasikan", gunakan terminologi itu.
Informasi kontak Anda dan undangan untuk menghubungi Anda jika ada pertanyaan	Contoh perilaku yang menggambarkan bagaimana kandidat telah menunjukkan kekuatannya yang paling menonjol	Jika ada kelemahan, atasi dengan bertanggung jawab. Menyertakan kelemahan ringan yaitu sisi lain dari suatu kekuatan membuat keseluruhan surat tampak lebih masuk akal.
Nama dan posisi Anda (baris tanda tangan)	Jika memungkinkan, ukur pencapaian kandidat dan penilaian Anda atas kemampuannya (misalnya, di x% teratas siswa yang Anda ajar dalam x tahun terakhir)	Jangan menahan emosi atau antusiasme tentang pelamar. Jika kandidat Anda pantas mendapatkan tingkat dukungan, lakukan semuanya.

Dapatkan perhatian mereka dengan menceritakan sebuah cerita. Cerita bersifat pribadi dan persuasif. Mereka mengilustrasikan poin-poin penting.

1/3

Buat Surat Anda Menonjol dari Kerumunan

Pisahkan surat Anda dari yang lain dengan menggunakan beberapa tip dan trik berikut.

Bercerita. Untuk masing-masing dari dua atau tiga kekuatan utama, jelaskan secara menyeluruh dan spesifik bagaimana Anda telah melihat pelamar menampilkannya. Lebih baik lagi, ceritakan kisah yang menarik.

Cerita bersifat pribadi, persuasif, dan dapat menggabungkan berbagai kekuatan. Orang-orang merasa mudah diingat dan terhubung dengannya.

Jelaskan situasi yang jelas yang menggambarkan bagaimana kandidat telah mewujudkan sifat penting. Dan jangan membuat ceritanya terlalu panjang.

Berikut beberapa pertimbangan untuk membuat Anda berpikir:

Bagaimana situasi atau tugasnya?
Apakah ada hambatan kesuksesan yang membuat orang lain bingung, tetapi yang berhasil diatasi oleh kandidat?
Apa yang Anda amati dilakukan kandidat dalam situasi ini yang membuatnya luar biasa?
Apa hasil yang dicapai, baik dalam tugas dan bagaimana orang lain menanggapinya?
Apakah ada pesan moral dari cerita ini atau pengambilan kunci?

Jangan pilih "standar". Cara lain untuk membuat surat rekomendasi Anda benar-benar berkesan adalah dengan menggunakan kata pengantar yang tidak standar.

Daripada memulai dengan pengenalan standar tentang siapa Anda dan siapa siswa tersebut, pertimbangkan untuk meluncurkan surat Anda dengan tiga penjelas tebal dari kandidat. Misalnya, " Visioner. Intuitif. Tak tergoyahkan. Tidak ada tiga kata yang lebih menggambarkan John Doe daripada ini…. " Atau, jika Anda cukup percaya diri pada seorang kandidat untuk membuat prediksi tentang masa depannya, nyatakan itu di kalimat. Kemudian backup dengan data pendukung.

Jangan menahan antusiasme atau emosi Anda dalam merekomendasikan kandidat hebat.

Jonathan Kos-Baca melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Jangan menahan antusiasme atau emosi Anda. Cocokkan tingkat dukungan yang Anda rasakan untuk pelamar dengan nada surat Anda. Kata-kata memiliki berbagai tingkat "suhu" emosional yang dapat diungkapkan

dukungan hati-hati
dukungan, atau
berteriak di bagian atas paru-paru Anda melompat-lompat dukungan.

Pilih kata-kata Anda dengan hati-hati untuk mencerminkan perspektif Anda. Jika pelamar pantas melakukan yoo-hooing, jangan menahan antusiasme atau emosi Anda. Gunakan kata-kata seperti "fenomenal" atau "tak terhentikan" jika akurat. Tunjukkan keyakinan akan masa depannya. Bersandarlah pada rekomendasi Anda jika memang diperlukan.

Menulis surat rekomendasi mengharuskan Anda memperhatikan ejaan, pilihan kata, format, tenggat waktu, dan pertimbangan utama lainnya.

Mary Beth Griffo Rigby melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Jangan Lupakan Detailnya

Dapatkan mekanik yang benar: Jangan tersandung oleh poin kecil. Mengabaikan hal-hal berikut dapat mengurangi dampak surat secara keseluruhan:

Tunjukkan "RAHASIA" di bagian atas surat jika siswa telah memilih untuk mengabaikan akses
Variasikan struktur dan panjang kalimat
Periksa ejaan dan pilihan kata
Hindari penggunaan klise yang berlebihan
Tetap berpegang pada persyaratan format atau jumlah kata, jika ada
Gunakan kop surat, dan masuk dengan tinta biru atau hitam menggunakan gelar dan gelar Anda
Sesuaikan setiap huruf untuk pelamar, beasiswa, perguruan tinggi, dll. —Terutama jika Anda menulis banyak surat untuk satu kandidat
Hormati tenggat waktu.

Jika kandidat yang Anda evaluasi benar-benar luar biasa, sekarang bukan waktunya untuk menahan antusiasme atau emosi. Bersandarlah pada rekomendasi Anda. Gunakan kata-kata seperti "fenomenal" jika merupakan representasi akurat dari kemampuan kandidat.

tmib_seattle melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Ketahui Bendera Merah untuk Surat Rekomendasi

* FERPA adalah hukum Federal AS yang melindungi privasi catatan pendidikan siswa untuk semua sekolah yang menerima dana Departemen Pendidikan AS. Siswa harus berusia 18 tahun ke atas. Catatan siswa tersedia untuk ditinjau kecuali hak a

Surat Rekomendasi Bendera Merah	Apa yang Dikatakan Secara Potensial
Rekomendasi "surat formulir" yang kurang detail dan contoh	Kandidat tidak membutuhkan waktu dan tenaga dari pemberi rekomendasi untuk membuat surat rekomendasi yang rinci. Pemberi rekomendasi tidak mengenal kandidat dengan baik. Kandidat bukanlah penilai yang baik tentang bagaimana orang lain memandangnya (kalau tidak, dia akan memilih pemberi rekomendasi lain).
Surat singkat, seringkali dengan kalimat pendek dan berombak. Tampak tidak terinspirasi dan tidak ditulis dengan baik.	Pemberi rekomendasi menahan informasi negatif. Atau, kandidat membuat penilaian yang buruk dengan meminta seseorang dengan kemampuan menulis yang buruk untuk mendukungnya.
Pujian atau deskripsi yang tidak sopan dan perbandingan yang buruk (misalnya, "dia berada di peringkat setengah atas siswa yang saya ajar.")	Pemberi rekomendasi seharusnya menolak permintaan siswa tetapi mungkin merasa terdorong untuk menulis rekomendasinya.
Kandidat over-the-top yang terlalu bagus untuk menjadi kenyataan — terutama jika identitasnya tidak mendukung klaim.	Siapa yang menulis surat ini? Kredibilitas pemberi rekomendasi perlu dipertimbangkan dalam mengabaikan dukungan cemerlang mereka terhadap kandidat.
Pemberi rekomendasi dan kandidat memiliki nama belakang yang sama.	Sangat tidak-tidak ketika orang tua atau anggota keluarga lainnya menulis surat rekomendasi untuk pelamar. Ini mempertanyakan keterampilan sosial dari pihak KEDUA. Jangan lakukan itu. Jika nama belakang adalah kebetulan, tunjukkan "tidak ada hubungan."
Pemberi rekomendasi memiliki status profesional yang rendah (misalnya, mahasiswa pascasarjana daripada kepala departemen).	Kandidat mungkin tidak membuat orang yang lebih mapan di bidangnya terkesan. Pertimbangkan surat yang ditandatangani bersama dengan anggota fakultas.
Mahasiswa TIDAK melepaskan haknya untuk mengakses surat di bawah Undang-Undang Hak Pendidikan dan Privasi Keluarga (FERPA). *	Surat yang tidak rahasia mungkin TIDAK mengungkapkan pendapat yang benar dan jujur dari pemberi rekomendasi.
Rekomendasi berasal dari pejabat publik yang tidak mengenal kandidat (misalnya, Senator mereka).	Siswa tersebut bukanlah calon yang kuat dan harus mencoba "lulus Salam Maria" dengan menghapus nama.

Kandidat akan bersaing dengan siswa lain yang merupakan siswa terbaik. Pertimbangkan apa yang membuat pelamar Anda benar-benar luar biasa sebagai pemikir, pemimpin, ilmuwan, atlet, penulis, musisi, kemanusiaan, atau sesama manusia. Bagaimana dia unik?

UGL_UIUC melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0

Butuh Bantuan Mendeskripsikan Kandidat? Inilah 86 Sifat Positif

bertanggung jawab, mudah beradaptasi, ambisius, analitis, pandai bicara, perhatian, seimbang, berpikiran luas, kolaboratif, berpikiran jernih, memerintah, teliti, perhatian, kreatif, ingin tahu, berani, tegas, berdedikasi, dapat diandalkan, ditentukan, berbakti, rajin, diplomatik, didorong, dinamis, sungguh-sungguh, empatik, giat, wirausaha, antusias, sungguh-sungguh, energik, tenang, fleksibel, fokus, ramah, berani, pekerja keras, imajinatif, tak kenal lelah, berpengaruh, berwawasan, inspiratif, intuitif, pemimpin, terbuka- berpikiran, terorganisir, bersemangat, sabar, gigih, perintis, pembawa damai, perseptif, persuasif, filantropis, siap, tepat, proaktif, bijaksana, tepat waktu, mempertanyakan, cerdas, rasional, reseptif, dapat diandalkan, ulet, banyak akal, responsif, diri- yakin, disiplin diri, mengarahkan diri sendiri, mandiri, mandiri,bijaksana, lihai, lugas, tabah, ulet, teliti, dapat dipercaya, tidak tergoyahkan, tak terhentikan, serbaguna, visioner, bekerja dengan baik di bawah tekanan

Surat rekomendasi memberikan wawasan tentang karakter dan kepribadian pelamar.

Surat Rekomendasi: Contoh Persyaratan

Pernahkah Anda bertanya-tanya tentang surat persyaratan rekomendasi untuk berbagai organisasi? Berikut beberapa contoh yang menarik:

Program sarjana Universitas Yale membutuhkan dua rekomendasi dari guru sekolah menengah, lebih disukai mereka yang telah mengajar pelamar dalam studi akademis selama tahun pertama atau seniornya. Satu rekomendasi tambahan diizinkan tetapi tidak dianjurkan.

Relawan Peace Corps harus menyerahkan dua surat rekomendasi sebagai bagian dari proses seleksi mereka. Surat-surat itu bisa dari:

Seorang supervisor pekerjaan saat ini atau sebelumnya
Pengawas pekerjaan sukarela saat ini atau sebelumnya
Teman dekat selama dua tahun atau lebih (bukan anggota keluarga atau orang yang memiliki minat romantis).

Penerimaan ke West Point biasanya membutuhkan nominasi dari

Wakil Presiden
Senator atau Perwakilan Amerika Serikat pemohon atau
Sekretaris Angkatan Darat.

Stanford Medical School membutuhkan minimal tiga tetapi tidak lebih dari enam surat rekomendasi.

Untuk mengajukan Beasiswa American Rhodes, diperlukan lima hingga delapan surat rekomendasi. Empat huruf harus dari orang yang dapat menilai kemampuan akademis kandidat, dan setidaknya satu huruf harus sesuai dengan karakter mereka.

Poin Ringkasan

Sebagai seorang pemberi rekomendasi, peran Anda adalah memberi panitia seleksi penilaian yang adil dan akurat tentang kemampuan dan karakter pelamar. Dengan demikian, Anda dapat membantu komite membuat keputusan yang tepat.
Temui pelamar untuk memahami kriteria seleksi secara menyeluruh.
Bangun kasus tentang bagaimana pelamar memenuhi kriteria tersebut.
Jangan hanya mencantumkan kata sifat dan kekuatan utama. Lampaui konten yang Anda temukan di resume pelamar. Jelaskan bagaimana Anda secara pribadi telah melihat pelamar menunjukkan kekuatannya.
Gunakan contoh yang menyeluruh dan spesifik, mendongeng, perkenalan surat yang tidak standar, dan antusiasme sebagai teknik untuk membantu Anda menyampaikan keunikan kandidat.

Bahkan siswa miskin dan mereka yang tidak menonjol mungkin membutuhkan surat rekomendasi. Ketahui cara merespons saat Anda tidak nyaman mengatakan "ya" untuk permintaan.

Éole Wind melalui Flickr, CC-BY-SA 2.0