Bertemu dan menyambut pengunjung: prosedur, tujuan dan tanggung jawab

Saat pengunjung masuk ke lingkungan bisnis, mereka harus disambut dan disambut dengan sopan.

Foto oleh Helena Lopes di Unsplash

Saat bertemu dan menyapa pengunjung / pelanggan di lingkungan bisnis, Anda memiliki beberapa detik pertama untuk menciptakan kesan baik yang akan memiliki dampak jangka panjang.

Pengunjung datang ke lingkungan bisnis karena berbagai alasan; mereka bisa menjadi pelanggan (yang sudah ada atau baru), perwakilan, pemasok, mitra bisnis, orang-orang dari departemen / area / organisasi yang berbeda, dan sebagainya.

Titik kontak pertama dengan pengunjung tergantung pada struktur organisasi. Lingkungan kantor atau lingkungan industri kemungkinan besar memiliki area resepsionis, di mana petugas administrasi penerimaan akan menjadi titik kontak pertama, sedangkan di lingkungan ritel, staf mana pun dapat menjadi titik kontak pertama.

Ada berbagai hal yang perlu diingat saat bertemu dan menyapa pelanggan. Jika Anda sadar dan memiliki pengetahuan yang baik tentang praktik bisnis, kebijakan, peraturan, peraturan perundang-undangan dan yang terpenting keterampilan interpersonal dan komunikasi, maka Anda akan dapat menciptakan kesan pertama yang terbaik.

Isi di sini didasarkan pada Unit NVQ Level 2 dalam Bisnis dan Administrasi dan unit ini memiliki nilai kredit 3. Kami akan membahas berbagai prosedur yang perlu diikuti dan keramahan yang diharapkan ditawarkan saat bertemu, menyapa dan menyambut pengunjung di lingkungan bisnis.

Ada dua bagian unit ini. Bagian pertama akan dinilai berdasarkan pengetahuan dan pemahaman kandidat tentang tata cara pertemuan dan penyambutan pengunjung dan bagian kedua akan dinilai berdasarkan kinerja kandidat; Yaitu melalui observasi, pernyataan pribadi, kesaksian saksi, dll. Kedua bagian tersebut juga dapat dinilai melalui interogasi dan diskusi profesional.

1. Memahami prosedur pertemuan dan penyambutan pengunjung

1.1. Jelaskan berbagai alasan orang mengunjungi bisnis, persyaratan mereka, dan bagaimana kebutuhan mereka dapat dipenuhi

Mempertimbangkan lingkungan bisnis dan jenis bisnis, pengunjung dapat mengharapkan pengunjung karena berbagai alasan mengunjungi tempat bisnis. Merupakan tanggung jawab organisasi untuk membuat para pengunjung merasa diterima, memenuhi persyaratan dan kebutuhan mereka dan memberikan mereka informasi dan layanan terkait kunjungan tersebut.

Berbagai alasan orang dapat mengunjungi lokasi bisnis adalah:

• Pertanyaan tentang produk dan layanan
• Bicaralah dengan anggota staf tentang layanan yang ada
• Keluhan
• Pemasaran
• Berbagai pertemuan, termasuk rapat dewan / komite, rapat serius, diskusi kelompok, dll
• Pengumpulan dan pengiriman
• Perbaikan dan pemeliharaan
• Audit

Persyaratan berbeda bagi pengunjung yang mengunjungi bisnis dapat berupa:

• Berikan alamat yang benar termasuk kode pos dan juga landmark jika ada.
• Fasilitas parkir - pastikan tersedia cukup ruang parkir dalam jarak yang wajar dan juga ada ruang parkir yang dialokasikan untuk penyandang cacat
• Beberapa klien mungkin memiliki kebutuhan khusus, dan karenanya fasilitas yang berkaitan dengan jenis pelanggan atau pengunjung yang diharapkan organisasi harus ada.
• Tampak rambu-rambu untuk menggiring pengunjung ke area yang tepat tanpa ada kebingungan. Tanda-tandanya juga harus profesional. Periksa apakah pintu masuk jelas, bersih, dan ramah serta mencerminkan sifat bisnis.
• Pastikan ada seseorang yang menyapa dan menyambut pengunjung di area resepsionis, tersedia fasilitas tempat duduk yang memadai, fasilitas toilet, booklet, jurnal, majalah, dll.

Berbagai cara untuk memenuhi kebutuhan pengunjung yang mengunjungi bisnis adalah:

• Selalu jaga agar area resepsionis mudah diakses dengan papan penunjuk arah dan informasi lainnya dimanapun diperlukan.
• Pintu masuk harus rapi dan bersih karena mencerminkan organisasi.
• Semua kebutuhan dan fasilitas dasar harus tersedia - parkir, tempat duduk, fasilitas toilet, koran / majalah di ruang tunggu, air minum.
• Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan apa pun yang terkait dengan bisnis, jika memungkinkan, sediakan selebaran / buklet atau sumber informasi lainnya.
• Area yang dapat diakses pengunjung harus mengikuti standar kesehatan dan keselamatan.

1.2 Jelaskan tujuan berurusan dengan pengunjung dengan segera dan dengan sopan

Saat pengunjung masuk ke lingkungan bisnis, mereka harus disambut dan disambut dengan sopan. Jika organisasi menyajikan sesuatu untuk dimakan atau diminum, tanyakan apakah mereka ingin makan, jika tidak, Anda dapat bertanya apakah mereka ingin minum. Tangani setiap pengunjung secepat mungkin dan tanggapi pertanyaan mereka dengan segera dan sopan.

Ada kalanya area resepsionis sibuk dengan pengunjung yang harus menunggu beberapa saat. Pastikan Anda meminta maaf atas keterlambatan ini dan berterima kasih kepada mereka karena telah menunggu.

Tujuan menangani pengunjung dengan segera dan sopan adalah:

• Para pengunjung akan tahu bahwa mereka dihormati, diberi arti penting dan perusahaan juga menganggap bahwa mereka itu penting.
• Para pengunjung pada gilirannya akan mempertahankan sikap dan perilaku profesional.
• Pengunjung akan mempercayai perusahaan, dan juga akan memiliki komentar dan kesan yang baik tentang organisasi.
• Setiap karyawan dan perilakunya akan menjadi cerminan organisasi dan karenanya respons yang cepat dan sopan akan meninggalkan citra organisasi yang baik.
• Pengunjung akan merekomendasikan organisasi ini kepada orang lain dan menyebarkan kabar baik dan juga akan menggunakan organisasi ini di masa depan.

1.3 Jelaskan tujuan menampilkan citra diri dan organisasi yang positif

Ketika pengunjung mengunjungi lingkungan bisnis, titik kontak pertama mereka adalah orang di resepsi (kebanyakan organisasi memilikinya), atau setidaknya orang yang bertemu dan menyapa. Seperti yang kita semua tahu, kesan pertama selalu membuat perbedaan dan karenanya menampilkan citra positif Anda dan organisasi sangat penting. Dandani dan tampilkan diri Anda dengan rapi. Tetap berpegang pada kode berpakaian organisasi. Tersenyumlah, pertahankan kontak mata, dengarkan, bersikap positif, dan lakukan yang terbaik untuk membantu mereka dengan pertanyaannya.

Tujuan melakukannya adalah:

• Pada titik waktu tertentu, Anda mewakili organisasi untuk pengunjung. Jadi perilaku dan pendekatan Anda akan mencerminkan organisasi secara keseluruhan. Anda dan organisasi akan dinilai atau dievaluasi berdasarkan pendekatan dan layanan Anda.
• Ini menciptakan rasa percaya diri pada pengunjung.
• Para pengunjung mendapatkan kesan positif dari organisasi.
• Ini membantu membangun kepercayaan antara organisasi dan pelanggan serta karyawannya.
• Ini menarik klien berkualitas yang akan meningkatkan bisnis untuk organisasi sehingga meningkatkan keuntungan organisasi.

1.4 Jelaskan tujuan mengikuti prosedur kesehatan, keselamatan dan keamanan saat berurusan dengan pengunjung, termasuk tanggung jawab sendiri

Berbagai prosedur kesehatan dan keselamatan / keamanan tersedia di setiap organisasi. Prosedur ini harus diikuti oleh karyawan secara bertanggung jawab setiap saat termasuk berurusan dengan pengunjung juga.

nioh.ac.za

Tujuan dari mengikuti prosedur ini adalah:

• Untuk menjaga organisasi dan lingkungannya menjadi tempat yang lebih aman untuk dikunjungi dan bekerja
• Untuk memiliki semua fasilitas pertolongan pertama yang dibutuhkan dalam persyaratan yang memadai.
• Mencegah risiko kesehatan bagi karyawan dan pengunjung.
• Untuk memastikan bahwa mesin dan perangkat atau perlengkapan apa pun yang beroperasi di lokasi organisasi aman digunakan.
• Untuk membantu mengambil tindakan pencegahan atau menyiapkan rencana darurat jika diperlukan.
• Untuk mencatat dan melaporkan kecelakaan, cedera, dan masalah kesehatan dan keselamatan lainnya.
• Untuk memastikan bahwa praktik kerja aman dan bahwa langkah-langkah kesehatan dan keselamatan telah diterapkan dan dipatuhi.
• Lantai, tangga, dan area lain harus aman digunakan

• Untuk memastikan bahwa jika bahan berbahaya, jika digunakan, disimpan dengan cara yang aman, di tempat yang aman dan bahwa bahan tersebut ditangani dan digunakan dengan cara yang aman karena dapat menyebabkan kerusakan dalam banyak hal
• Untuk memastikan adanya ventilasi yang baik di area di mana pengunjung memiliki akses dan tempat karyawan bekerja
• Menjaga suhu kerja dan mengunjungi tempat pada tingkat yang memadai serta fasilitas WC, WC, dan WC dalam kondisi baik sehingga pengunjung dapat menggunakannya tanpa masalah atau kesulitan.
• Area kunjungan dan kerja harus bebas dari bahan yang mudah terbakar, bahan peledak, dan bahan radioaktif berbahaya lainnya.

• Mesin dan peralatan besar harus dijauhkan dari area kunjungan untuk menghindari kecelakaan
• Tanda peringatan perlu ditempatkan di area yang dibutuhkan.
• Pastikan tidak ada kabel yang tertinggal dan berhati-hatilah untuk menghindari risiko kesehatan dan keselamatan
• Dapatkan pelatihan yang tepat jika menggunakan peralatan apa pun di tempat kerja dan patuhi kebijakan kesehatan dan keselamatan dan prosedur kecelakaan organisasi.
• Pastikan Anda telah mencatat pengunjung sesuai dengan prosedur organisasi untuk memastikan keamanan.

Saya harap Anda menemukan informasi di sini berguna dan menarik. Harap jangan ragu untuk memberikan umpan balik dan berbagi pemikiran dan pengalaman Anda.

Terima kasih sudah mampir.

Livingsta.

Catatan untuk kandidat NVQ: Ini hanya untuk referensi dan jangan mereproduksi. Juga, harap kaitkan dengan lingkungan bisnis dan deskripsi pekerjaan Anda saat menuliskan unit Anda. Semua yang terbaik!