Nvq: menangani dan mendistribusikan surat dan paket dalam bisnis dan administrasi

Di setiap kantor, sejumlah besar komunikasi seperti surat, edaran, dan telegram dikirim ke pihak luar atau diterima dari mereka. Di dalam organisasi, materi tertulis dipertukarkan antara departemen yang berbeda. Penanganan surat yang terencana dan efisien sangat penting untuk keberhasilan organisasi bisnis apa pun. Ini digambarkan sebagai tulang punggung dan bagian integral dari sebuah kantor.

Penanganan surat yang efisien memerlukan penetapan prosedur pasti yang melibatkan penanganan surat langkah demi langkah. Surat masuk harus diterima dan didistribusikan dengan cepat dan akurat. Metode penanganan surat masuk yang tepat berbeda dari satu kantor ke kantor lainnya.

Kami memiliki dua sistem surat yang berbeda di organisasi kami, surat internal dan surat eksternal.

• Layanan surat internal yang tersedia adalah untuk distribusi surat di dalam kantor dan departemen ____________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Mereka dikumpulkan dan dikirim setiap hari.
• Kiriman eksternal dikirim melalui ______________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Layanan surat eksternal digunakan, bila surat tidak dapat atau tidak mencakup kriteria layanan surat internal. Misalnya di mana surat harus dikirim ke klien, atau perusahaan lain, atau korespondensi ____________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Mereka juga dikirim dan dikumpulkan setiap hari.

Surat terdiri dari tiga jenis utama - ke dalam, ke luar dan antar departemen. Layanan surat membantu perusahaan untuk menjalin dan berhubungan dengan pelanggan dan masyarakat luas. Departemen pengiriman surat independen dibentuk untuk menangani semua jenis surat di kantor. Keuntungan dari layanan surat terpusat adalah spesialisasi, pengawasan yang lebih baik, ekonomis, kinerja yang lebih baik, penggunaan peralatan ruang surat yang optimal dan staf yang terlatih.

Rutin inward mail mencakup langkah-langkah seperti menerima surat, menyortir surat, membuka surat, menandai surat, mencatat surat (register masuk), dan mendistribusikan surat.

Rutinitas outward mail juga melibatkan berbagai tahapan seperti pengumpulan surat keluar, memasukkan surat keluar (register pengiriman, buku messenger), melipat surat, persiapan amplop, menyortir, menimbang dan mencap dan terakhir pengiriman.

Saya mengumpulkan surat setiap hari pada pagi dan sore hari, baik surat internal maupun surat eksternal. Saya mendistribusikan surat yang dialamatkan ke orang tertentu kepada orang tersebut, dan surat umum lainnya untuk departemen dibuka oleh saya. Saya melihat melalui mereka untuk melihat apa yang mereka pikirkan dan mendistribusikannya sesuai. Ketika manajer lokalitas saya tidak aktif karena cuti tahunan atau absen karena sakit, saya juga mengawasi suratnya, dan menangani yang mendesak, dengan menghubungi Kepala Layanan. Saya juga memastikan bahwa saya mendistribusikannya tepat waktu, sehingga tugas yang ditentukan pada surat diselesaikan dalam skala waktu yang disebutkan dan tenggat waktu terpenuhi.

Kami menggunakan layanan surat eksternal di mana pengiriman keluar dari negara dan di mana itu untuk perusahaan atau klien lain. Ini akan menjadi area yang tidak termasuk dalam area kantor ______________ ( dihapus untuk tujuan kerahasiaan ). Kami menggunakan surat internal di mana pengiriman perlu dilakukan ke kantor atau departemen yang termasuk dalam ___________________ ( dihapus untuk tujuan kerahasiaan ). Email internal menghemat waktu dan uang. Jadi setiap surat yang dapat dikirim melalui surat internal dikirim melalui sarana itu dan hanya sisanya yang dikirim melalui sistem surat eksternal.

Saya membawa posting keluar ke resepsi di sore hari. Saya mengurutkan posting menurut ukuran. Saya meninggalkan surat internal keluar di kotak yang relevan yang diurutkan menurut area. Juga saya menyortir surat internal keluar menurut urgensi dan kepentingannya sebagai kelas satu atau kelas dua. Setiap pos luar negeri juga harus diselesaikan.

Sebelum pengiriman kiriman, biaya perangko yang tepat dihitung, tergantung pada apakah kiriman tersebut kelas satu, atau kelas dua atau kiriman tercatat. Untuk menghindari penundaan, saya mengirim surat pada waktu yang tepat dengan perangko yang benar. Paket atau surat yang mencurigakan ditangani dengan sangat hati-hati, dan jika ditemukan mencurigakan, akan dilaporkan ke manajer kantor, dan dicatat dalam buku insiden di bagian penerima tamu.

Saat menangani surat, saya harus mematuhi dan mengikuti prosedur tertentu.

1. Pertama-tama saya memeriksa email untuk setiap departemen, dan mengurutkannya berdasarkan ukuran dan kelas, dan kemudian menemukan metode terbaik untuk mengirimnya - baik normal atau tercatat.
2. Saya kemudian melihat bobot dan ukuran dan mencari biayanya. Bobot bisa dicari di mesin yang digunakan untuk menimbang tiang.
3. Jika karena alasan apa pun pengiriman khusus melalui kurir diperlukan, saya akan berbicara dengan manajer saya untuk mendapatkan otorisasi dan kemudian kepada manajer kantor, dan kemudian kami akan mengatur agar uang keluar dari kode biaya kami. Jika tidak, layanan yang digunakan di perusahaan kami ___________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) .
4. Di mana saya melihat item yang mengatakan kelas satu direkam, saya mencatat semua detail pos termasuk alamat pengirim dan penerima dan melakukan pelabelan yang diperlukan untuk pengiriman yang mendesak dan tercatat.
5. Setiap paket surat yang lebih berat dari berat normal dan lebih besar dari ukuran normal, saya menggunakan mesin yang digunakan untuk menimbang kiriman dan parsel, dan menghitung perangko dengan benar. Untuk sisa pengiriman surat, kami memiliki bagan yang memiliki biaya sesuai dengan ukuran untuk pengiriman kelas satu dan kelas dua.
6. Posting diberi keterangan sesuai untuk setiap departemen. Jadi biaya untuk setiap departemen masuk ke pusat biaya yang relevan. Untuk pengiriman tercatat lainnya, biayanya dicatat dalam buku di bagian penerima tamu.
7. Semua kiriman dicap dan disortir serta siap dikirim pada pukul 15:45 setiap hari. Kami memiliki anggota kru________ (dipindahkan untuk tujuan kerahasiaan) , yang datang untuk mengambil pos dari gedung di resepsi, setiap hari.

Banyak masalah dapat terjadi saat menangani mail dan paket.

1. Semua pos dan paket yang masuk dicap dengan stempel perusahaan di resepsi. Setiap email dari alamat atau orang yang mencurigakan atau paket apa pun yang terasa tidak normal atau terlihat mencurigakan akan dikesampingkan, tanpa ditangani.
2. Surat dan paket yang mencurigakan dilaporkan ke manajer kantor. Manajer kantor dan administrator di bagian penerima tamu mencatat insiden di buku insiden, dan mengambil tindakan yang diperlukan. Mereka juga akan memastikan ____________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) diberi tahu tentang masalah tersebut.

pertanyaan

Pertanyaan: Apa itu junk mail?

Jawaban: Junk mail adalah materi iklan atau promosi / publisitas yang tidak diinginkan atau tidak diminta yang diterima melalui pos atau email. Ini biasanya dikirim oleh perusahaan pemasaran untuk memperkenalkan produk baru atau untuk memberi tahu peluang investasi, dll. Jika diterima tanpa diminta melalui email, ini juga disebut spam.