Rencanakan pengalaman pameran dagang yang sukses

Alasan Perusahaan Anda Harus Memamerkan di Pameran Dagang

Pameran dagang adalah cara terbaik untuk menghasilkan prospek baru dan bertemu vendor dan mitra potensial. Berpameran di pameran dagang membutuhkan banyak waktu perencanaan, manajemen proyek yang kuat, kemampuan untuk merencanakan dan mengelola anggaran, dan bekerja dengan berbagai orang. Karena pameran dagang adalah investasi, pertimbangan cermat harus diberikan pada lokasi, penonton, dan peserta pameran lainnya.

Jika Anda tahu bahwa pelanggan dan prospek Anda menghadiri pameran dagang tertentu setiap tahun, dan Anda memiliki produk, layanan, atau solusi yang merupakan pembeda yang jelas dari pesaing Anda, maka Anda harus mendaftar untuk pameran. Bergantung pada industri dan penawaran layanan Anda, jangan berharap untuk menutup transaksi di stan Anda. Alih-alih, anggap itu sebagai awal dari membangun hubungan baru dengan calon mitra, vendor, dan agensi.

Alasan Perusahaan Anda Tidak Harus Memamerkan di Pameran Dagang

Jika perusahaan Anda mengadakan pameran di acara yang sama dari tahun ke tahun dan tidak mendapatkan bisnis baru, harus ada diskusi tentang apakah akan melanjutkan pameran di acara tersebut atau tidak.

Jika penonton tidak berubah, peserta pameran tidak berubah, dan jika Anda tidak memiliki hal baru untuk ditawarkan, Anda mungkin dapat menemukan cara yang lebih efektif untuk membelanjakan anggaran tersebut. Misalnya, Anda dapat memasukkan dolar tersebut ke dalam kampanye Bayar per Klik Anda, atau untuk iklan pemasaran ulang. Iklan pemasaran ulang bertujuan menjaga proposisi merek dan nilai Anda di depan pengunjung situs web.

Jika Anda berencana untuk hadir karena Anda menginginkan akses ke daftar harga dan bumbu rahasia pesaing Anda, Anda tidak akan menemukannya di pameran dagang. Jika Anda tidak tertarik untuk membangun hubungan, pameran dagang mungkin bukan investasi yang baik.

Pertanyaan Polling

Berencana untuk Pameran di Pameran Dagang dan Konferensi Tahunan

Perencanaan untuk pameran dagang besar bisa memakan waktu beberapa bulan, dan penting untuk memiliki manajer proyek yang mengepalai jenis perencanaan acara ini. Ini akan memastikan bahwa jadwal terpenuhi, anggaran tetap pada jalurnya, dan semua peluang diperiksa secara menyeluruh.

Sebagian besar pameran perdagangan industri mengikuti satu tahun kalender tetapi berbeda-beda menurut lokasi. Misalnya, pameran dagang biasanya diadakan pada musim gugur setiap tahun, tetapi tanggalnya dapat berfluktuasi selama satu atau dua minggu. Ini mungkin terjadi karena penjadwalan tempat, atau hanya karena pertunjukan selalu dimulai pada hari Minggu, dan selalu berakhir pada hari Rabu.

Mengelola anggaran pameran dagang mengharuskan manajer untuk memilih pameran dagang di mana mereka dapat membuat dampak paling besar. Tinjau materi online untuk mengetahui perusahaan yang mensponsori acara tersebut. Cari tahu siapa yang akan menjadi pembicara, dan tentukan apakah tema tersebut sesuai dengan strategi Anda tahun ini.

Jika tidak ada kompatibilitas, lihat konferensi lain yang akan kompatibel untuk merek Anda, audiens Anda, dan akan memiliki jenis prospek yang tepat.

Kesempatan berbicara biasanya merupakan bagian dari paket sponsor yang besar. Namun, jika seorang eksekutif di tim Anda dapat memberikan pengaruh, pertimbangkan bagaimana sponsor akan menguntungkan perusahaan Anda.

Tata Letak Booth Harus Memiliki Tempat Duduk

Peserta akan menghargai kesempatan untuk duduk selama beberapa menit.

Bagaimana Memilih Ruang Pameran Terbaik untuk Perusahaan Anda

Memilih ruang pameran membutuhkan perencanaan yang matang. Jika pesaing dengan sejarah panjang di pameran dagang tahunan memilih ruang mereka terlebih dahulu, Anda mungkin tidak ingin berada di seberang lorong atau di samping mereka. Perusahaan yang mengelola ruang pameran biasanya akan memasang tata letak lantai di situs web mereka, dengan ruang stan yang dipilih, dan nama perusahaan peserta pameran lainnya. Tidak mungkin untuk bersaing dengan perusahaan yang memiliki layar LED besar dan dua lusin tenaga penjualan. Jadi, sangat penting untuk memilih ruang Anda dengan cermat. Jika tidak, stan Anda akan tersesat dalam kebisingan.

Penyimpanan Pameran adalah Biaya Berbisnis

Lebih mudah untuk membayar penyimpanan dan biarkan profesional mengelola bilik kandang Anda.

Manfaat Membayar untuk Penyimpanan Booth

Booth 20 x 30 dikemas dalam beberapa peti besar dan membutuhkan forklift untuk bergerak. Itu terlalu besar untuk disimpan atau dikelola di kantor perusahaan. Kami bisa saja membawa gerai 6 'di rumah dan mengatur pengiriman ke dan dari berbagai acara. Manfaat menempatkannya di perusahaan pameran berarti bahwa panel dan bingkai stan diperiksa keausannya, dan kerusakan setiap kali dikembalikan ke gudang. Jika panel rusak, mereka dapat mencetak dan menggantinya sebelum mengembalikan stan ke penyimpanan.

Setelah informasi dimasukkan ke portal online, dan item menu 'a la carte' dipilih sebagai bagian dari pengiriman, perusahaan pameran akan mengirimkan proposal melalui email kepada saya. Proposal tersebut merupakan perkiraan untuk pengiriman pulang pergi. Proposal tersebut termasuk pengepakan, pengiriman, dan pengembalian stan.

Prospektus Pameran Dagang dan Kit Servis Peserta Pameran

Perusahaan yang menyelenggarakan pameran dagang akan memiliki Prospektus dan Perlengkapan Layanan Peserta Pameran. Prospektus memuat informasi tentang tanggal, lokasi, penetapan ruang booth, dan informasi reservasi hotel. Ini juga akan berisi informasi tentang program Mitra, statistik tentang tahun sebelumnya, demografi peserta, dan peluang untuk iklan dan sponsor selama acara.

Alat Servis Peserta Pameran memiliki lebih banyak detail dan lebih relevan dengan biaya dan peluang tertentu di pertunjukan. Kit juga akan berisi informasi tentang pemasok acara. Jika bilik Anda memiliki lampu, Anda perlu memesan listrik. Jika Anda berencana menggunakan pemindai di stan Anda untuk menangkap informasi pengunjung di lencana mereka, Anda memerlukan internet nirkabel atau Wi-Fi. Jika Anda berencana menggunakan tanaman hijau dalam bentuk tanaman palsu, dekorator acara akan memiliki banyak pilihan yang tersedia.

Jika pameran dagang diselenggarakan di pusat konvensi, Anda perlu memahami ekspektasi tentang tenaga kerja di tempat. Banyak pertunjukan besar menggunakan serikat pekerja untuk mengumpulkan dan merobohkan stan. Jika demikian, sangat penting untuk mengetahui apa yang Anda bisa dan tidak bisa lakukan dalam bentuk set up dan break.

Beriklan di Pameran Dagang Mahal

Habiskan uang periklanan Anda di tempat yang akan dilihat oleh audiens Anda.

Sponsorship dan Peluang Iklan

Selama Anda merencanakan ratusan detail seputar stan Anda di pameran dagang, Anda akan menerima banyak email dan panggilan telepon tentang peluang menjadi Sponsor dan beriklan.

Perbedaan antara Mensponsori dan Periklanan bisa menjadi $ 10.000- $ 25.000. Manfaat mensponsori pertunjukan akan ditawarkan dalam bentuk pembelanjaan berjenjang. Sponsor senilai $ 25.000 dapat memberi Anda manfaat dari email pra-pertunjukan, dan penempatan logo perusahaan Anda di berbagai tempat di sekitar aula konvensi atau ballroom hotel.

Anda mungkin diberi kesempatan untuk beriklan di majalah organisasi, dan Anda mungkin menerima ruang digital di situs web pameran dagang (dengan tingkat sponsor Anda), dan di situs web organisasi. Iklan yang tidak bersponsor sudah cukup jelas. Anda cukup membayar untuk ruang cetak atau digital tanpa manfaat sponsor.

Trade Show Daftar Email dan Ajakan Bertindak

Anda perlu memahami audiens Anda dan peserta di acara tersebut. Perusahaan tuan rumah biasanya akan mengirim email ke daftar peserta 30 hari sebelum acara. Namun, daftar tersebut biasanya dibatasi sebagai berikut: Nama Depan, Nama Belakang, Nama Perusahaan, Jabatan, Kota, dan Negara Bagian. Ketentuan yang Anda setujui untuk dipatuhi dengan perusahaan tuan rumah biasanya akan mencakup ketentuan bahwa Anda (perusahaan) tidak akan mengirim email kepada peserta pameran lainnya. Tetapi mungkin ada keberatan atas perjanjian tersebut jika Anda adalah perusahaan Sponsor.

Salah satu keuntungan menjadi perusahaan sponsor dapat memberi Anda akses ke pihak ketiga, penyebaran email pra-pertunjukan. Dalam pengalaman saya sebagai perusahaan Sponsor, kami diberi kesempatan untuk memberikan teks email dan tautan ke perusahaan pihak ketiga yang disetujui. Perusahaan memiliki akses ke alamat email dan akan menyebarkan dua email atas nama kami. Saya bekerja sama dengan perusahaan untuk menjadwalkan tanggal dan waktu, dan menguji email di berbagai saluran untuk memastikan pesan berfungsi sebagai desain responsif untuk perangkat yang berbeda, dan untuk browser yang berbeda. Saya akan menyertakan baris subjek, badan email, ajakan bertindak, dan link ke halaman arahan kami untuk kedua email.

Tujuan dari kedua email tersebut adalah untuk mengarahkan penerima ke halaman arahan tertentu di situs kami. Baris subjek dirancang untuk menarik minat penerima, sehingga mereka akan membuka email tersebut. Ajakan bertindak adalah undangan untuk mendaftar untuk memenangkan hadiah teknologi tinggi pada pengundian yang akan diadakan setelah pertunjukan. Tiga tautan berbeda di dalam email akan mengarahkan penerima ke laman landas kontes. Mengirimkan informasi mereka, termasuk alamat email dan nomor telepon mereka akan secara otomatis memasukkan mereka ke dalam kontes kami, dan mereka dapat mengambil kartu Starbucks $ 5 selama jam buka aula pameran.

Ajakan bertindak lainnya adalah undangan untuk meminta janji temu di stan selama jam ruang pameran. Tahun pertama saya menggunakan taktik ini, kami menerima 24 permintaan janji temu. Di tahun kedua, kami menerima 48 permintaan janji temu. Setiap pagi acara, saya mengirim email yang dipersonalisasi kepada orang-orang yang telah meminta janji, sebagai pengingat waktu yang mereka minta. Kami memiliki penampilan yang bagus selama dua tahun, tetapi tidak semua orang muncul sesuai jadwal. Namun, janji yang terlewat itu diberikan kepada tim penjualan kami untuk ditindaklanjuti, setelah pertunjukan.

Banyak Konferensi Tidak Membagikan Daftar Email Peserta

Banyak konferensi menggunakan pihak ketiga untuk menyebarkan email ke daftar peserta. Untuk mengirim email ke peserta, Anda biasanya perlu membeli paket pameran dagang yang menyertakan manfaat pemasaran email.

Menurut pengalaman saya, Anda (merek) akan menulis email dan bekerja sama dengan penyedia layanan email mitra. Mitra akan menawarkan serangkaian tanggal dan waktu untuk menyebarkan email Anda ke daftar pameran dagang peserta, vendor, dan mitra lainnya.

Uji Email Sebelum Tanggal Penerapan

Menguji email Anda sangatlah penting. Beberapa email terburuk yang saya terima dikirim melalui mitra, tetapi merek tidak menguji email tersebut. Saya telah menerima email yang dimulai dengan;

- Terhormat, - Halo {First_Name}

bersama dengan sejumlah bencana pemasaran email yang dapat dicegah lainnya.

Saran terbaik saya adalah bekerja dengan mitra email, dan menguji email Anda secara menyeluruh untuk memastikan merek diwakili dengan tepat, dan ditanggapi dengan serius oleh penerima.

Gunakan Baris Subjek Email yang Penuh Perhatian dan Menarik

Tujuan email Anda adalah untuk membawa peserta lain ke stan Anda. Ada berbagai cara berbeda untuk mendapatkannya, tetapi pertama-tama Anda harus membuatnya untuk membuka email Anda.

Sertakan Ajakan Bertindak di Email

Kontes adalah cara yang bagus untuk menarik orang ke stan Anda. Namun, kontes menarik orang yang hanya ingin memenangkan kontes, jadi Anda harus bersiap untuk itu.

Tujuan pertama email Anda adalah mendapatkan tipe orang yang tepat ke stan Anda. Tujuan kedua dari email adalah untuk menarik orang-orang yang dapat memenuhi syarat secara real time oleh pengambil keputusan atau tim penjualan. Peserta yang memenuhi syarat adalah orang-orang yang ingin Anda tindaklanjuti segera setelah pertunjukan, sehingga mereka akan mengingat Anda, sehingga Anda dapat memajukan hubungan.

Hadiah Pameran Dagang versus Hadiah Produk

Agunan tercetak mahal dan langsung diberi tanggal. Satu-satunya orang yang diberi jaminan tercetak adalah mereka yang datang untuk membuat janji atau meminta janji saat mereka mampir di stan. Kami menyertakan folder yang berisi brosur perusahaan, White Paper, Studi Kasus dan satu lembar dengan Tim Eksekutif. Kami juga memberi mereka pena Balmain bermerek yang sangat bagus yang mencantumkan logo perusahaan, nomor telepon, dan situs web. Kami juga memberi mereka drive USB yang cocok. Kami memiliki item lain untuk dibagikan kepada orang-orang yang hanya ingin agar Peta Jejak mereka ditandatangani. Setiap tahun kami membagikan lusinan pena bermerek yang lebih murah, ratusan kartu Starbucks seharga $ 5, dan ember permen.

Intinya adalah hanya memberikan jaminan tercetak kepada orang-orang yang benar-benar tertarik dengan solusi perusahaan. Jika tidak, semua materi cetakan itu akan dibuang ke tempat sampah dan menghabiskan tempat di tempat pembuangan sampah kita. Tujuan dari pena yang lebih murah adalah untuk memberi pengunjung stan sesuatu yang cukup kecil untuk dibawa pulang, yang diberi merek dan memiliki URL situs web dan nomor telepon. Barang itu adalah sesuatu yang bisa mereka gunakan setiap hari dan cukup bagus untuk rumah atau kantor.

Fungsi Staf dan Ukuran Booth



Ukuran Booth	# Pekerja Booth	Fungsi
10x10	1-2	Penjualan
10x30	2	Penjualan
20x30	6-8	Penjualan & Pemasaran

Pelajaran dari Pameran

Salah satu dari banyak pelajaran yang didapat adalah berhenti melakukan apa yang selalu Anda lakukan jika tidak berhasil. Evaluasi kesuksesan dan kegagalan dari setiap pameran dagang dan gunakan pelajaran tersebut untuk menentukan apakah layak berinvestasi di tahun berikutnya.

Coba taktik baru seperti menjadi sponsor perusahaan. Mensponsori sangat mahal, tetapi dapat memberikan visibilitas dan manfaat yang tidak Anda miliki sebelumnya.

Jangan berikan materi cetakan kepada semua orang, karena tidak semua orang adalah calon konsumen.

Tindak lanjut pasca-pertunjukan itu penting. Anda akan bertemu lusinan orang selama pertunjukan, jadi pastikan Anda menindaklanjuti dalam satu atau dua minggu sebelum mereka melupakan Anda. Jadwalkan waktu untuk mengirim email ke klien dan mitra potensial, atau tindak lanjuti dengan panggilan telepon.

Dan yang terpenting, luangkan waktu sejenak untuk merenungkan pelaksanaan acara yang sempurna sebelum Anda menyelami perencanaan untuk tahun berikutnya.