Apa yang harus dilakukan jika proyek Anda jelek

Tidak ada perasaan yang lebih buruk sebagai manajer proyek daripada saat Anda menyadari bahwa proyek Anda penuh dengan masalah dan kegagalan tidak dapat dihindari. Perasaan itu hanya bertambah buruk ketika Anda harus menjelaskan masalah ini kepada pemangku kepentingan, dan kemungkinan eksekutif tingkat senior.

Apakah masalah yang Anda hadapi dapat dihindari atau tidak, penting untuk tetap tenang dan ingat bahwa semua proyek menghadapi tantangan. Tindakan terpenting yang dapat Anda ambil pada saat itu adalah memiliki pemahaman menyeluruh tentang masalah, merumuskan solusi, melibatkan pemangku kepentingan utama, dan mendorong semua orang menuju solusi. Artikel ini membahas setiap langkah tersebut secara mendalam untuk membantu Anda menangani proyek yang gagal.

Ada banyak sekali alasan mengapa sebuah proyek bisa mulai gagal.

Freelancermap

Pahami Masalahnya

Begitu Anda menyadari bahwa proyek sedang menuju ke kursus kilat, langkah pertama adalah memastikan Anda memahami tidak hanya semua masalah yang mengganggu proyek Anda, tetapi juga sumber masalah tersebut. Sebagai manajer proyek, Anda harus memiliki pemahaman tingkat tinggi tentang masalah yang membuat proyek Anda gagal. Namun, perhatikan lebih dekat indikator kinerja utama yang Anda gunakan untuk memantau kemajuan proyek Anda untuk melihat apakah data tersebut memberi tahu Anda cerita yang berbeda.

Libatkan tim pengembangan untuk membicarakan titik-titik rasa sakit yang mereka alami untuk melihat apakah mereka menarik perhatian Anda ke satu atau dua pekerjaan tertentu yang membutuhkan waktu lebih lama daripada yang diperkirakan semula. Selain itu, kumpulkan seluruh tim proyek dan kerjakan melalui diagram tulang ikan untuk membantu menyelesaikan semua masalah.

Solusi Bangun

Setelah Anda merasa telah memahami masalah secara menyeluruh, susunlah beberapa rekomendasi untuk mencari solusi. Jadilah sekreatif yang Anda butuhkan, tetapi Anda tidak boleh pergi ke pemangku kepentingan Anda dengan tangan kosong. Meskipun gagasan yang Anda kumpulkan terasa aneh, mereka akan bersyukur Anda telah mencobanya, dan kemungkinan besar akan lebih terlibat dalam membantu Anda mengatasi masalah. Dan Anda tidak pernah tahu, mereka mungkin memutuskan untuk menjalankan ide Anda, yang akan membuat Anda terlihat seperti pahlawan.

Atau, jika Anda hanya menyampaikan masalah kepada pemangku kepentingan utama tanpa memikirkan solusinya, mereka mungkin menjadi frustrasi dengan Anda atau merasa seperti Anda malas, yang dapat membuat penyelesaian masalah menjadi lebih menantang.

Pertanyaan yang Harus Ditanyakan Manajer Proyek Saat Memulai Proyek

Libatkan Stakeholder

Segera setelah Anda memiliki solusi untuk masalah yang mengancam proyek Anda, penting untuk melibatkan pemangku kepentingan utama secepat mungkin dengan ringkasan masalah dan solusi yang telah Anda kumpulkan. Jangan keluar dari cara Anda untuk menyalahkan individu atau tim tertentu. Ini hanya akan memperburuk situasi, dan jika seseorang benar-benar bersalah, tim pemangku kepentingan kemungkinan besar akan mendapatkan kesan itu dari data dan informasi yang Anda berikan.

Jangan kaget atau kecewa jika mereka marah jika ini adalah pertama kalinya mereka mendengar tentang masalah tersebut. Pemimpin yang baik akan menghargai bahwa Anda membuat mereka sadar akan masalah dengan cepat dan Anda memiliki solusi di atas meja. Namun, beberapa pemimpin akan menjadi frustrasi, dan mungkin melampiaskan rasa frustrasi itu kepada Anda, apakah itu benar-benar kesalahan Anda atau bukan. Apa pun itu, tetap fokus pada penggunaan rekomendasi Anda sebagai landasan untuk solusi akhir. Juga, tanyakan apakah ada orang lain yang mereka ingin Anda bawa ke meja. Kemungkinan besar orang lain di perusahaan Anda mengalami masalah yang sama dengan yang Anda alami pada proyek Anda, dan dapat membantu Anda mengatasinya.

Terkadang bagian tersulit dalam menyelesaikan masalah proyek adalah membuat pemangku kepentingan utama menyetujui solusi.

Industri eLearning

Setuju pada suatu Solusi

Mungkin diperlukan lebih dari beberapa pertemuan kelompok, pertemuan individu, dan panggilan telepon, dan Anda mungkin harus bekerja dengan tim pelaporan untuk menghasilkan lebih banyak data, tetapi Anda harus membuat semua orang tetap fokus bekerja untuk mendapatkan solusi untuk masalah tersebut. sehingga proyek dapat kembali ke jalurnya.

Akan ada godaan yang kuat untuk mengambil jalan pintas; jangan lakukan itu, dan jangan biarkan orang lain mengarahkan kelompok untuk melakukannya, karena ini hampir selalu berakhir dengan bencana. Selalu bekerja untuk membuat kelompok sadar akan risiko, biaya, dan implikasi terhadap garis waktu yang terkait dengan solusi apa pun yang sedang dieksplorasi. Jika setiap orang di tim proyek memiliki informasi tersebut, maka solusi yang disetujui tim kemungkinan besar adalah untuk kepentingan bisnis terbaik.

Benar dan Maju

Setelah semua orang menyetujui solusi yang perlu diterapkan, langkah selanjutnya adalah memasukkan pekerjaan yang terkait dengan solusi tersebut ke dalam rencana proyek dan melakukan baseline ulang proyek. Merancang ulang proyek memungkinkan Anda membuat penyesuaian yang diperlukan pada jadwal, anggaran, dan ruang lingkup proyek, dan mengatur ulang ekspektasi dengan pemangku kepentingan utama. Setelah melakukan ini, penting untuk tidak memikirkan masalahnya, melainkan menjaga tim tetap berjalan menuju garis finis.