10 Keterampilan dan strategi manajemen waktu yang penting

Mempelajari keterampilan dan strategi tentang cara mengelola waktu dengan baik sangat penting untuk menjalani kehidupan yang sebenarnya ingin Anda jalani.

Tidak peduli bagaimana Anda melihatnya, masing-masing dari kita memiliki 24 jam yang sama setiap hari. Ini terlepas dari ras, pangkat, kecerdasan, atau saldo rekening bank kita. Itu sama 24 jam untuk semua orang.

Banyak yang dapat dikatakan tentang orang-orang sukses, tetapi satu kesamaan yang mereka miliki adalah bahwa mereka sengaja berhati-hati dengan cara mereka menghabiskan waktu. Kita semua memiliki 24 jam yang sama, jadi masuk akal bahwa perbedaan kritis terletak pada seberapa bijak kita menggunakan waktu kita .

Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa cara agar Anda dapat menjadi jauh lebih produktif dengan mengatur waktu Anda secara efektif.

10 Keterampilan dan Strategi Penting untuk Manajemen Waktu

1. Nilai situasi saat ini
2. Pertahankan jadwal
3. Prioritaskan tugas Anda
4. Tetapkan batasan tentang apa yang diharapkan untuk Anda lakukan
5. Hilangkan semua gangguan
6. Kendalikan pikiran Anda
7. Tetap berpegang pada rencana
8. Temukan tempat dan waktu Anda yang paling nyaman
9. Gabungkan tugas serupa bersama
10. Menjadi terorganisir

1. Menilai Situasi Saat Ini

Untuk memulainya, Anda perlu berhenti dan menginventarisir bagaimana Anda menggunakan waktu Anda belakangan ini. Ini adalah penilaian diri pribadi yang akan memberi Anda gambaran tentang bagaimana Anda menggunakan sumber yang tak tergantikan ini.

Anda mungkin telah memperhatikan bahwa hari Anda tampaknya berlalu agak cepat. Sebelum Anda menyadarinya, 24 jam telah berlalu, dan Anda hampir tidak dapat mencapai apa yang ingin Anda lakukan. Jika demikian, Anda perlu mulai mencatat aktivitas harian Anda.

Setelah Anda mengidentifikasi aktivitas yang menghabiskan waktu Anda, Anda akan dapat mengisolasi dan fokus pada aktivitas yang menghasilkan keuntungan terbesar. Duduk dan hitung berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas sejak Anda bangun.

Jadi, bagaimana Anda melacak waktu Anda? Ada aplikasi berguna yang tersedia yang dapat Anda unduh untuk membantu Anda melacak waktu Anda setiap hari. Untuk informasi lebih lanjut, lihat daftar 10 aplikasi pelacakan waktu terbaik tahun 2020 ini.

Menetapkan dan memelihara jadwal membantu Anda memecah proyek-proyek besar menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti — dengan begitu, tidak terlalu menakutkan dan lebih mudah diselesaikan.

2. Buat Jadwal

Siapkan templat sederhana yang dapat Anda isi dengan tugas-tugas yang harus diselesaikan untuk setiap hari tertentu. To-do list ini perlu dibagi menjadi beberapa kategori: aktivitas pribadi, aktivitas keluarga, aktivitas bisnis, dan sebagainya.

Proyek-proyek besar perlu dipecah menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti sehingga tidak terlalu menakutkan dan lebih mudah diselesaikan.

3. Prioritaskan Tugas Anda

Jika Anda merasa selalu memiliki lebih banyak hal yang harus dilakukan daripada jam-jam yang ada dalam sehari, maka Anda perlu memprioritaskan. Mengatur tugas sesuai dengan prioritasnya akan memungkinkan Anda mencurahkan waktu untuk masalah yang paling penting dalam hidup Anda.

Di sini Anda dapat melakukan beberapa eksperimen sampai Anda menemukan pengaturan yang paling sesuai untuk Anda. Dengan perangkat lunak pengolah dokumen, Anda dapat menggunakan kode warna untuk membedakan kategori dalam urutan prioritasnya.

Alternatifnya, Anda dapat dengan mudah melabeli mereka sebagai aktivitas A, B, dan C, dengan A sebagai tugas prioritas utama, B sebagai tugas prioritas sedang, dan C sebagai tugas dengan prioritas terendah.

Saat menentukan cara memprioritaskan tugas, Anda perlu bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Tugas apa yang perlu dilakukan hari ini?
• Tugas mana yang bisa dijadwal ulang?
• Tugas mana yang bisa didelegasikan?
• Tugas mana yang penting untuk tujuan pribadi saya?
• Tugas apa yang bisa dihilangkan?

4. Tetapkan Batasan pada Apa yang Anda Harapkan

Sadarilah bahwa Anda tidak harus menyetujui segala sesuatu atau permintaan semua orang. Belajar mengatakan tidak. Jika daftar tugas Anda terlalu panjang, kemungkinan ada hal-hal yang Anda curahkan waktu untuk itu yang bisa diabaikan.

Bersikaplah tegas dalam tekad Anda dan tetapkan batasan yang jelas dalam hidup Anda. Sebelum Anda menyetujui atau menyetujui sesuatu, tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah saya benar-benar memiliki kapasitas dan waktu untuk menangani hal ini?
• Apakah akan menguntungkan?
• Apakah itu sejalan dengan prioritas, misi, dan tujuan saya?
• Berapa biaya jika tidak melakukan tugas ini?

5. Hilangkan Semua Gangguan

Ke mana pun Anda berpaling hari ini, selalu ada pengisap waktu. Gangguan berlimpah. Berhenti dan pikirkan sejenak hal-hal tak terduga yang terjadi dalam kehidupan sehari-hari Anda yang tidak terencana dan menyita waktu Anda.

Bisa apa saja mulai dari email dan pesan teks di ponsel Anda hingga pertemuan sosial yang tidak direncanakan. Anda dapat menolak tren ini dengan memastikan bahwa Anda mematikan email Anda saat bekerja. Jika anggota keluarga atau teman memberi Anda panggilan sosial, tanyakan dengan sopan apakah Anda bisa membalasnya nanti.

Interupsi bisa mengganggu saat Anda mengerjakan manajemen waktu, terutama saat interupsi itu tidak mendesak atau penting. Di sinilah Anda perlu mempraktikkan disiplin berpegang teguh pada tugas dari awal hingga akhir. Jika ada hal lain yang perlu dijaga, catat di daftar Anda, dan lanjutkan mengerjakan proyek atau tugas yang ada.

6. Kendalikan Pikiran Anda

Namun, tidak semua gangguan bersifat eksternal. Banyak dari mereka bersifat internal dan berkaitan dengan "kehidupan pikiran" kita. Terkadang terasa seperti pikiran Anda sendiri berkonspirasi melawan Anda dan menyabotase usaha Anda.

Anda mungkin berusaha keras untuk mencurahkan perhatian Anda pada suatu tugas, tetapi kemudian pikiran tentang sesuatu yang terjadi di masa lalu, atau berita buruk yang Anda terima baru-baru ini, atau pertukaran emosional yang Anda alami dengan seseorang, menyelinap masuk dan menggagalkan Anda dari tujuan Anda..

Rata-rata orang memiliki sekitar 70.000 pikiran per hari. Jika Anda ingin menyelesaikan sesuatu dalam hidup Anda, Anda perlu mengatur pikiran Anda. Kapan pun Anda mendapati diri Anda memikirkan alur pemikiran yang mengganggu alih-alih berfokus pada proyek Anda, segera hentikan dan tanyakan pada diri sendiri:

Berlatihlah melakukan ini dan Anda akan melihat bahwa akan mudah untuk menghilangkan pikiran yang mengganggu dan memfokuskan kembali perhatian Anda pada apa yang benar-benar penting di masa sekarang.

7. Patuhi Rencana

Ini sangat penting sehingga membutuhkan bagiannya sendiri. Setelah Anda membuat strategi manajemen waktu, Anda harus tetap setia apa pun yang terjadi.

Sadarilah bahwa banyak orang yang tidak tertarik untuk mengatur waktu mereka akan mengalami keadaan darurat yang mereka harapkan untuk Anda tangani. Dengan kata lain, ada yang salah dalam hidup mereka karena mereka salah urus waktu, maka mereka berbalik dan ingin Anda untuk memperbaiki masalah.

Belajarlah untuk membedakan antara keadaan darurat yang sebenarnya dan apa yang hanya akan membuat Anda mundur. Tentukan sendiri tenggat waktu untuk proyek yang Anda miliki dalam daftar dan atur diri Anda untuk memenuhi tenggat waktu tersebut. Saat gangguan terjadi, siapkan sistem penyaringan untuk menghindari pemborosan waktu.

8. Temukan Tempat dan Waktu Anda Yang Paling Nyaman

Saat menjalani aktivitas yang telah Anda rencanakan untuk hari itu, lakukan tugas yang membutuhkan tingkat pemikiran tertinggi pada saat Anda paling segar.

Apakah Anda paling produktif di pagi hari, atau apakah Anda suka tidur malam? Jadwalkan rencana Anda sedemikian rupa sehingga Anda dapat menangani tugas-tugas yang paling menuntut saat Anda paling produktif.

Pastikan ruang yang Anda tentukan untuk pekerjaan Anda bersih dari semua kekacauan dan gangguan. Sejauh mungkin, latar harus memiliki perasaan yang menginspirasi yang memotivasi Anda untuk menciptakan hasil dengan waktu Anda.

9. Gabungkan Tugas Serupa Bersama

Tinjau daftar yang telah Anda buat. Jika ada kegiatan yang sifatnya serupa, atau termasuk dalam subkategori yang sama, kelompokkanlah bersama-sama dan lakukan dalam satu urutan.

Ini sebenarnya akan menghemat lebih banyak waktu untuk beralih di antara berbagai tugas dalam subkategori, dan Anda akan dapat memproses aktivitas Anda lebih cepat.

Saat Anda menggabungkan tugas dengan cara ini, otak Anda akan lebih mudah menavigasinya. Seiring waktu, Anda akan mulai mengkondisikan diri Anda sendiri untuk bekerja secara sistematis, sebagai lawan dari pendekatan umum yang tidak biasa dalam hidup yang begitu lazim di zaman modern kita.

10. Menjadi Terorganisir

Ketika semuanya berada di tempat yang tepat, Anda menghemat waktu dan menyediakan ruang untuk berkonsentrasi pada tugas yang ada. Organisasi pribadi berbeda-beda dari satu orang ke orang lain, karena kita tidak sama dalam hal bagaimana kita mendekati situasi.

Inilah sebabnya mengapa karyawan di sebuah perusahaan mungkin merasa terjebak dan tertahan ke tingkat kontraproduktif ketika manajemen menerapkan proses organisasi selimut yang terlalu spesifik dan tidak memungkinkan mereka untuk membentuk ritme mereka sendiri.

Jadi bagaimana kita bisa menjadi terorganisir dalam kehidupan pribadi kita?

Banyak waktu di zaman kita dihabiskan dalam berbagai bentuk komunikasi. Salah satu cara untuk mengaturnya adalah dengan menyusun daftar telepon atau kontak Anda ke dalam grup dan memberi label sesuai dengan cara Anda menggunakannya, misalnya: keluarga, kerabat, teman, rekan kerja, dan sebagainya.

Kelompokkan email Anda ke dalam kategori dan buat folder untuk masing-masing kategori. Jika Anda secara teratur menerima banyak email dari sumber tertentu, sebaiknya buat aturan kotak masuk yang secara otomatis mentransfer semua pesan tersebut ke folder yang relevan. Alih-alih menggunakan beberapa kalender atau perencana untuk melacak janji kerja, acara lain, dan rapat, jadwalkan semuanya dalam satu.

Seperti yang dinyatakan sebelumnya, tata ruang kerja Anda untuk memastikan tidak ada yang mengganggu konsentrasi Anda. Biasakan mempersiapkan semua yang Anda butuhkan untuk hari di malam sebelumnya sebelum pensiun.

Jika Anda mengatur waktu dengan benar, Anda akan mencapai lebih banyak dengan sedikit usaha. Jangan biarkan waktu berlalu begitu saja. Sebaliknya, ambil kendali dan kendali.

Bersikaplah selektif dalam cara Anda menghabiskan waktu. Arahkan fokus Anda pada aktivitas yang selaras dengan visi dan tujuan Anda.

Ini tidak akan mudah pada awalnya, tetapi semakin Anda terbiasa memantau, mengukur, dan mengatur waktu Anda, semakin Anda akan mulai melihat hasil yang sukses dalam hidup Anda. Imbalannya sepadan dengan usahanya.