10 Kiat tentang cara melatih orang lain untuk melakukan pekerjaan Anda

Melakukan on the Job Training

Melatih seseorang untuk melakukan pekerjaan Anda bisa menjadi sangat penting. Ini dapat membantu Anda memiliki cadangan untuk berjaga-jaga jika terjadi sesuatu dan Anda memerlukan bantuan, atau jika Anda harus mengambil cuti yang tidak terduga dan ingin memastikan tugas pekerjaan Anda tetap berjalan. Sekalipun seseorang memiliki gelar dalam sesuatu, itu tidak berarti mereka tahu pekerjaan itu. Mereka harus ditunjukkan bagaimana organisasi Anda bekerja.

Kebanyakan orang merasa bahwa melatih orang lain untuk melakukan pekerjaan Anda bisa menjadi ancaman bagi posisi Anda, tetapi sebenarnya tidak. Jika ada, itu memungkinkan Anda untuk mempromosikan atau pergi ke organisasi lain yakinlah bahwa seseorang akan ada di sana untuk mengisi tempat Anda. Melatih orang lain untuk melakukan pekerjaan Anda mempromosikan pelatihan suksesi, sehingga Anda selalu dapat memastikan seseorang menggantikan Anda.

Terakhir, ini akan terlihat bagus di resume Anda jika Anda adalah pelatih yang cakap. Tidak semua orang mampu berlatih. Jika Anda dapat melatih orang lain terlepas dari kepribadian, masalah sosial, dll yang berbeda, maka itu akan memberi Anda lebih banyak kredibilitas di tempat kerja Anda.

Pelatihan Pekerjaan

Pelatihan di tempat kerja adalah cara terbaik bagi kebanyakan orang untuk mempelajari cara melakukan pekerjaan Anda.

Oleh Wikilmages, Domain Publik, via Pixabay

Pengalaman Pelatihan

Saya telah menjadi supervisor selama lebih dari 15 tahun. Saya harus melatih supervisor di bawah saya, dan staf lini di bawah mereka. Saya juga harus menugaskan karyawan baru untuk menjadi pelatih.

Pengalaman Pelatihan Anda

Apa yang Harus Dilakukan Sebelum Pelatihan Kerja Dimulai

Bahkan sebelum Anda mempertimbangkan untuk melatih seseorang tentang cara melakukan pekerjaan Anda, Anda perlu melakukan beberapa persiapan agar Anda dapat melatih orang lain ini secara efektif:

• Siapkan semua sistem komputer yang diperlukan. Jika orang tersebut memerlukan akses ke perangkat lunak, peralatan, atau apa pun yang melibatkan teknologi, Anda harus berusaha menyiapkannya sebelumnya. Memberi orang itu akses sendiri akan menanamkan kepercayaan diri saat mereka belajar.
• Siapkan prosedur tentang tugas yang terlibat. Jika Anda telah menyiapkan garis besar tentang cara menangani sesuatu langkah demi langkah, itu akan memudahkan prosesnya. Tidak semua orang suka mengikuti instruksi tertulis, jadi buatlah agar dapat diakses dan mudah dibaca.
• Cari tahu informasi tentang orang tersebut. Jika memungkinkan, cari tahu apakah orang tersebut telah bekerja di bidang tempat Anda bekerja, pelatihan apa yang telah mereka miliki, dll. Ini memungkinkan Anda untuk membaca sekilas beberapa bagian pelatihan Anda, atau fokus di bidang lain yang mungkin kurang mereka miliki.

Jenis Pelatihan Kerja Apa yang Anda Pilih?

Pelatihan Pekerjaan

On the job training hampir dibutuhkan ketika seseorang memulai di tempat kerja Anda. Pertimbangkan langkah-langkah berikut saat mulai melatih seseorang:

1. Tunjukkan orang tersebut di sekitar. Bahkan jika seseorang sedang bekerja di organisasi, tunjukkan orang tersebut di sekitarnya. Ini akan membuat mereka melihat aliran yang Anda lalui. Ini sangat penting bagi orang baru yang datang.
2. Pelajari tentang orang tersebut. Bicaralah dengan orang tersebut untuk mengetahui keterampilan dasar mereka, apa yang mereka alami, dll. Ini akan memungkinkan Anda untuk memastikan orang seperti apa mereka dan bagaimana mereka bereaksi terhadap situasi tertentu.
3. Tanyakan bagaimana mereka lebih suka belajar. Beberapa orang lebih suka membaca buku untuk belajar, beberapa lebih suka belajar sambil mengerjakan tugas. Cobalah untuk menyesuaikan pelatihan Anda dengan apa yang mereka sukai. Mungkin ada kasus Anda harus menggunakan metode yang berbeda untuk menyampaikan maksud Anda.
4. Mulailah pekerjaan kecil, lalu tambahkan lebih banyak bagian ke dalamnya. Jika Anda memiliki pekerjaan multi-langkah yang perlu Anda latih, mulailah dengan langkah pertama dan minta mereka mengulanginya. Saat mereka maju, tambahkan langkah lain, lalu langkah lainnya. Begitu mereka melihat prosesnya dari awal hingga akhir, mereka akan menyelesaikannya tanpa masalah.
5. Bayangkan mereka. Duduklah di sisi mereka dan lihat mereka menyelesaikan setiap tugas. Pada awalnya Anda harus menunjukkan kesalahan saat mereka membuatnya, tetapi kemudian biarkan mereka membuat kesalahan dan melihat apakah mereka menangkapnya. Jika Anda terlalu sering mengarahkan kursor ke mereka, mereka mungkin merasa gugup dan membuat lebih banyak kesalahan, jadi berhati-hatilah saat Anda mengarahkan kursor ke mereka.
6. Mintalah mereka mencoba menebak solusi. Jika orang tersebut mendatangi Anda untuk mengajukan pertanyaan, balikkan pertanyaan itu pada mereka dan tanyakan bagaimana menurut mereka seharusnya mereka menanganinya. Kemudian perbaiki apa yang mereka katakan jika ada yang salah.
7. Jangan melakukan tugas yang sulit untuk mereka. Jika sesuatu yang sulit muncul, jangan hanya mengambil alih dan meminta mereka mengawasi. Bicaralah dengan mereka. Itu adalah satu-satunya cara mereka belajar. Jika mereka melihat Anda akan mengambil alih mereka setiap kali, mereka tidak akan repot-repot mempelajari apa yang Anda ajarkan kepada mereka.
8. Periksa pekerjaan mereka. Setelah mereka menyelesaikan tugas, periksa pekerjaan mereka untuk memastikannya bebas dari kesalahan. Jika ada kesalahan, selesaikan bersama mereka. Jangan mengatakan bahwa mereka melakukan kesalahan, cukup beri tahu mereka apa yang seharusnya mereka lakukan secara berbeda.
9. Kembangkan jadwal. Saat pelatihan mereka berlangsung, beri tahu mereka tentang apa yang Anda harapkan untuk mereka pelajari dalam jangka waktu tertentu. Bukan untuk menekan mereka, tetapi hanya untuk memberi mereka tujuan untuk maju.
10. Bersikaplah fleksibel dalam cara Anda berlatih. Setiap orang berbeda. Anda tidak dapat melatih seseorang dengan cara yang sama setiap saat. Anda harus menyesuaikan diri dengan orangnya. Ingatlah bahwa mereka adalah orang baru, jadi mereka akan gugup, khawatir, dan tertekan untuk belajar secepat mungkin. Tugas Anda sebagai pelatih adalah membuat mereka merasa nyaman.

Ini adalah aturan umum. Tempat kerja Anda mungkin memiliki ekspektasi atau cara untuk memulai pelatihan. Namun, saya telah menemukan mengikuti langkah-langkah ini telah membantu saya melatih orang lain untuk melakukan pekerjaan saya dengan cara yang paling efektif dalam berbagai lingkungan.

Membutuhkan on the Job Training

Pertarungan Trainer dan Trainee

Jika Anda memilih pelatih yang salah untuk karyawan baru, mereka bisa bertengkar satu sama lain, alih-alih bekerja sama.

Oleh tpsdave, Domain Publik, via Pixabay

Menentukan Pelatih untuk Karyawan Baru

Anda mungkin memiliki beberapa orang di organisasi Anda yang dapat melakukan pekerjaan Anda, dan orang lain mungkin perlu ditugaskan sebagai pelatih untuk karyawan baru yang masuk. Sebagai supervisor, ini memungkinkan Anda memiliki seseorang yang menangani pekerjaan setiap hari bertanggung jawab atas pelatihan, sementara tidak membuat karyawan gugup karena supervisor melatih mereka. Pertimbangkan hal-hal berikut saat memilih pelatih untuk karyawan baru:

• Beberapa orang tidak mampu berlatih. Anda akan memiliki mereka yang tidak cukup peduli untuk melatih seseorang, atau yang kurang memiliki keterampilan untuk menjadi guru yang baik. Apa pun itu, Anda harus tahu siapa yang tidak mampu menjadi pelatih dalam pekerjaan itu. Jangan pernah memaksa seseorang menjadi pelatih.
• Tidak semua pelatih akan bekerja dengan baik dengan karyawan baru. Mungkin ada pelatih hebat di kantor Anda yang telah melatih semua orang, tetapi pelatih ini dan karyawan baru tampaknya tidak setuju. Tidak apa-apa, tetapkan karyawan baru ke orang lain. Itu tidak berbicara buruk untuk pelatih. Sama seperti pernikahan, tidak semuanya adalah pasangan yang sempurna.
• Cobalah untuk tetap berpegang pada satu pelatih. Jika Anda memiliki karyawan baru yang sering berpindah-pindah karena berbagai alasan, orang dapat melatih mereka dengan berbagai cara dan menyebabkan kebingungan. Jika Anda harus mengganti siapa yang melatih mereka, coba lakukan sejak dini.

Tentang Contoh Pelatihan Kerja

Pengalaman Anda Dengan Pelatihan

Pengalaman dalam Melatih Orang Lain untuk melakukan Pekerjaan saya

Selama bertahun-tahun saya memiliki pengalaman baik dan buruk dalam melatih seseorang untuk melakukan pekerjaan saya. Saya belajar banyak, yang membantu saya menjadi pelatih yang efektif. Saya akan membagikan sedikit pengalaman saya di bawah ini.

• Saya menyewa supervisor baru untuk kantor saya, tetapi dia dan saya tidak cocok. Dia hebat selama wawancara, tapi begitu dia memulainya, itu adalah cerita yang berbeda. Itu bukan salahnya, juga bukan salahku. Kami hanya tidak berhasil, yang membuat pelatihan menjadi jauh lebih sulit. Pada akhirnya dia memilih untuk tidak tinggal, yang merupakan keputusan yang bagus.
• Saya melatih seseorang yang sudah saya kenal sejak lama. Saya sebelumnya bekerja dengan orang ini di pekerjaan lain. Kami kemudian pindah ke organisasi lain pada waktu yang hampir bersamaan. Akhirnya kami bekerja di departemen yang sama. Saya adalah supervisornya dan harus melatihnya untuk melakukan pekerjaan itu. Mengenalnya membuatnya jauh lebih mudah karena aku tahu orang seperti apa dia.
• Saya memiliki karyawan yang menolak untuk melatih karyawan baru yang datang. Meskipun memiliki kemampuan untuk memerintahkannya untuk melatih karyawan baru ini, saya tidak melakukannya. Jika seseorang tidak ingin melatih, mereka akan melampiaskannya pada karyawan baru.
• Seorang karyawan yang banyak dilatih tidak dapat melatih karyawan baru. Saya menugaskan seorang karyawan untuk melatih karyawan lain. Dia berlatih berkali-kali sebelumnya tanpa masalah. Tetapi pegawai baru itu tidak bisa belajar sama sekali. Mereka bentrok dalam cara mereka melakukan sesuatu, jadi itu tidak tepat. Akhirnya saya berhasil melatih karyawan baru.
• Saya gagal memecat seorang karyawan yang tidak mempelajari pekerjaan itu. Karyawan ini memulai shift lain dan dia tidak melakukannya dengan baik selama pelatihannya. Saya memindahkannya ke shift saya sehingga saya dapat mengamati kemajuannya. Dia perlahan mulai mengerti, tetapi hampir tidak cukup untuk melewati masa percobaan. Sayangnya dia mulai menurun setelah itu. Saya seharusnya memberhentikannya saat dia berlatih karena dia tidak bisa mengambil tugas pekerjaan secara efektif. Hanya mempelajari sedikit tugas selama pelatihan tidak cukup untuk tetap bekerja.

Ada banyak pengalaman yang saya alami, untungnya sebagian besar bagus. Mungkin ada saat-saat Anda bertemu dengan orang-orang yang tidak dapat dilatih atau tidak tepat untuk posisi tersebut. Pada akhirnya Anda mungkin harus mengurangi kerugian Anda. Tidak semua orang cocok untuk suatu pekerjaan, tidak peduli seberapa banyak Anda melatih mereka.

Terkadang Anda memiliki karyawan yang tidak dapat dilatih, jadi Anda tidak punya pilihan selain memecat mereka.

Oleh geralt, Domain Publik, via Pixabay

pertanyaan

Pertanyaan: Atasan kepala saya bertanya apakah saya bersedia menjadi pelatih, dan saya menjawab ya. Satu-satunya masalah adalah, saya tidak memiliki pengalaman sebagai pelatih, hanya sebagai trainee. Bagaimana saya bisa melakukan pengalihan itu tanpa terlalu banyak kesulitan?

Jawaban: Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan mempelajari bagaimana orang tersebut belajar. Apakah mereka ingin diperlihatkan bagaimana melakukan sesuatu? Atau melakukannya melalui trial and error? Cari tahu bagaimana mereka belajar dulu.

Pertanyaan: Orang yang saya latih ingin melakukan sesuatu dengan caranya. Dia perlu mengikuti cara kita melakukan sesuatu. Bagaimana saya bisa mewujudkannya?

Jawaban: Itu yang sulit! Sekarang tanpa detail lebih lanjut, sulit untuk mengatakannya. Ada alasan mengapa sesuatu dilakukan sebagaimana adanya, tetapi mungkin ada cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu.

Saya telah mengalami hal itu, dan saya selalu memberi tahu orang tersebut untuk melakukan sesuatu sesuai dengan kebijakan atau prosedur perusahaan, lalu kita dapat melihat bagaimana meningkatkan proses itu. Tetapi Anda perlu mempelajari cara yang ditentukan sebelum kita keluar dari kotak itu. Jangan menahan tujuan itu untuk mencari cara yang berbeda, tetapi perkuat bahwa kita tidak dapat melihatnya sampai proses yang ditetapkan diikuti. Kemudian minta karyawan untuk "menunjukkan pekerjaan mereka" untuk menunjukkan bahwa mereka mempelajari proses tersebut, kemudian bicarakan tentang bagaimana proses itu dapat ditingkatkan.

Pertanyaan: Saya memerlukan bantuan untuk melatih dua rekan kerja baru yang berada di departemen yang berbeda satu sama lain. Manajer saya mengharapkan saya untuk melakukan semua pelatihan sambil melakukan tugas pekerjaan saya sendiri pada saat yang bersamaan. Nasihat?

Jawaban: Itu kasar! Saran saya adalah pergi ke atasan Anda dan lihat apakah Anda dapat mendelegasikan tugas Anda kepada orang lain. Atau, delegasikan beberapa tugas Anda kepada para pemula. Ketika saya harus melatih satu atau dua karyawan baru, saya menemukan bahwa mendelegasikan tugas kepada mereka membuat pekerjaan saya lebih mudah, memungkinkan saya untuk fokus pada pelatihan mereka, dan memberi mereka keterampilan yang mereka butuhkan. Tetapi jika itu tidak memungkinkan, Anda perlu merencanakan bagaimana Anda ingin melatih mereka dan tetap mengelola tugas Anda. Jika Anda dapat memberi mereka tugas dan membiarkannya berjalan sendiri, kemudian periksa pekerjaan mereka setelahnya, itu bisa menjadi solusi lain.

© 2013 David Livermore