15 Tips tentang cara bekerja dalam pekerjaan layanan pelanggan

Pelanggan Terkadang Benar

Mempersiapkan pekerjaan layanan pelanggan itu sulit, terutama ketika pelanggan mengira mereka selalu benar.

Oleh Nemo, Domain Publik, via Pixabay

Apa itu Pekerjaan Layanan Pelanggan?

Pekerjaan layanan pelanggan melibatkan bekerja dengan pelanggan, biasanya secara penuh waktu. Ini bisa berupa sesuatu yang sederhana seperti makanan cepat saji, atau sesuatu yang jauh lebih sulit seperti menyenangkan klien di perusahaan yang kaya raya. Kedua keadaan itu sama - Anda harus bekerja untuk menyenangkan pelanggan Anda sehingga mereka merasa puas.

Namun, layanan pelanggan adalah hal yang berbahaya sekarang ini. Tindakan Anda dapat tertangkap kamera, kata-kata Anda dapat direkam, dan setiap tindakan ditonton. Jika Anda melakukan pekerjaan Anda dan menjaga kebersihan hidung, Anda bisa baik-baik saja. Tetapi Anda perlu mempersiapkan diri sebelum Anda pergi bekerja setiap hari untuk kemungkinan-kemungkinan itu.

Layanan Pelanggan Starbucks yang Sangat Baik

Tersenyum Saat Membantu Pelanggan

Senyuman yang baik selalu membuat pelanggan tahu bahwa mereka disambut.

Oleh PublicDomainPictures, Public Domain, via Pixabay

Mempersiapkan Pekerjaan Layanan Pelanggan

Sebelum Anda menginjakkan kaki pada pekerjaan Anda, Anda perlu mempersiapkan diri untuk pekerjaan itu secara mental. Layanan pelanggan bisa menjadi pengalaman yang mengerikan, terutama jika Anda berurusan dengan pelanggan yang tidak senang. Jadi, inilah cara Anda mempersiapkan sebelumnya:

1. Ingatlah saat-saat Anda menjadi pelanggan. Pikirkan semua saat Anda mengalami layanan pelanggan yang buruk. Apa yang bisa dilakukan orang tersebut secara berbeda untuk membuatnya menjadi pengalaman yang lebih baik? Lebih penting lagi, pikirkan bagaimana perasaan pelanggan ketika Anda memperlakukan mereka dengan buruk. Jika Anda menempatkan diri Anda pada posisi mereka, maka Anda akan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang kebutuhan mereka.
2. Bersiaplah untuk dimarahi dan dimarahi. Jika pelanggan tidak senang, mereka akan memberitahukannya. Beberapa hanya akan meneriaki Anda, yang lain akan memanggil nama Anda. Anda bahkan mungkin memiliki satu atau dua yang mungkin menggunakan kekerasan fisik. Persiapkan saja untuk insiden itu sehingga Anda dapat melindungi diri sendiri. Jika Anda mencoba meredakan situasi, hal seperti ini mungkin tidak akan pernah terjadi. Jika Anda mudah menangis atau diintimidasi, itu buruk. Hanya memiliki kulit batu, biarkan pelanggan melampiaskan, dan menangani situasi dengan tepat.
3. Berlatihlah tersenyum. Senyuman sangat membantu dalam pekerjaan layanan pelanggan. Itu membuat pelanggan merasa seperti Anda ingin membantu mereka, bahwa Anda menyambut mereka alih-alih membuat mereka merasa mereka mengganggu Anda. Jangan membuatnya sebagai senyuman palsu, tetapi senyuman yang tulus. Saya mendatangi perwakilan layanan pelanggan yang tersenyum, bukan yang tidak. Meskipun Anda membantu pelanggan melalui telepon, tersenyum dapat membantu meningkatkan perilaku Anda!
4. Ketahuilah bahwa Anda tidak bisa menyenangkan semua orang. Tidak mungkin menyenangkan semua orang dalam pekerjaan layanan pelanggan. Entah Anda tidak dapat memberikan apa yang mereka inginkan karena kebijakan internal, atau mereka hanya meminta yang tidak mungkin. Anda harus belajar untuk mengatakan "tidak" kepada mereka saat diperlukan. Saat itulah Anda perlu bersiap untuk dimarahi. Ingatlah bahwa Anda mungkin juga menerima keluhan terhadap Anda. Selama Anda bertindak dengan benar dan mengikuti kebijakan organisasi Anda, Anda tidak perlu khawatir.
5. Lakukan penelitian tentang organisasi Anda. Lihat apa yang dikeluhkan pelanggan sebelumnya. Masuk dan lihat bagaimana karyawan di sana menangani pelanggan, terutama yang memiliki keluhan. Jika Anda melihat apa yang mereka lakukan salah dan melakukan yang benar, Anda akan tahu apa yang harus dilakukan saat Anda masuk ke sana. Jika Anda melihat keluhan pelanggan yang umum, bersiaplah untuk itu dan pelajari apa yang harus dilakukan dalam situasi tersebut sebelum muncul.

Contoh Layanan Pelanggan yang Buruk

Membantu Pelanggan

Layanan pelanggan adalah tentang membantu orang.

Oleh geralt, Domain Publik, via Pixabay

Mengerjakan Pekerjaan Layanan Pelanggan

Begitu Anda memulai pekerjaan layanan pelanggan, Anda harus banyak belajar. Bahkan jika Anda memiliki gelar, itu tidak akan memberi tahu Anda bagaimana perusahaan Anda menangani pelanggan Anda. Jadi itu adalah sesuatu yang harus Anda pelajari, dan mudah-mudahan akan dilatih. Ingatlah tip-tip berikut ini ketika sedang belajar untuk membantu pelanggan Anda:

1. Pelajari kebijakan organisasi Anda dalam hal membantu pelanggan. Mengetahui cara menangani pelanggan di organisasi Anda itu penting. Banyak tempat yang tidak memiliki buku untuk Anda ulas dalam setiap situasi. Jadi, Anda harus bertanya kepada supervisor Anda, dan belajar dari pengalaman Anda.
2. Tekuk aturan untuk pelanggan Anda. Aturan tidak dimaksudkan untuk dilanggar, tetapi dimaksudkan untuk dibengkokkan untuk pelanggan Anda dari waktu ke waktu. Jangan membuat diri Anda bermasalah, tetapi jika Anda menemukan bahwa Anda bisa menyelesaikan sesuatu untuk pelanggan tanpa melewati batas, lakukanlah. Mereka akan menghargainya dan terus datang kembali.
3. Cobalah untuk menghindari penggunaan kata-kata, "Saya tidak tahu". Jika Anda harus mengatakan bahwa Anda tidak tahu sesuatu, nyatakan bahwa Anda akan mengetahuinya. Misalnya, "Saya tidak tahu, tapi biarkan saya mencari tahu untuk Anda." Pelanggan tidak tahu apakah ini hari pertama Anda bekerja atau hari ke 1.000 bekerja. Mereka akan mengharapkan Anda untuk mengetahui, dan jika tidak, bahwa Anda tahu bagaimana menemukan jawaban untuk mereka.
4. Tetap tenang. Beberapa pelanggan akan mencoba membuat Anda kesal dan membuat Anda kesal. Motifnya tidak penting, Anda hanya perlu mencegah diri Anda sendiri menunjukkan bahwa Anda sedang marah. Ini bukanlah sesuatu yang dapat Anda persiapkan, Anda hanya perlu mengetahuinya pada saat itu untuk membuat diri Anda tetap tenang. Jika emosi Anda tidak berkurang, Anda akan melewati situasi itu dengan baik.
5. Lindungi dirimu sendiri. Meski kedengarannya buruk, beberapa pelanggan akan dengan sengaja mencoba membuat Anda mendapat masalah, bahkan jika Anda menanganinya dengan benar. Jadi simpan dokumentasi yang benar dan beri tahu supervisor Anda tentang situasi apa pun yang muncul. Anda tidak pernah tahu dengan siapa Anda berhadapan yang akan mencoba membuat Anda dalam masalah, atau lebih buruk lagi, dipecat dari pekerjaan Anda.

Contoh Tercatat Memberikan Layanan Pelanggan yang Buruk

Kamera, Video, dan Layanan Pelanggan

Kamera akan selalu tertuju pada Anda di setiap pekerjaan layanan pelanggan.

Oleh PublicDomainPictures, Public Domain, via Pixabay

Melindungi Diri Anda di Pekerjaan Layanan Pelanggan

Meski terdengar menakutkan, Anda harus melindungi diri sendiri saat bekerja dengan pelanggan. Anda tidak pernah tahu siapa yang bisa mengawasi Anda dan melacak apa yang Anda lakukan - supervisor atau pelanggan. Tip berikut akan membantu mencapai itu:

1. Asumsikan Anda selalu diawasi. Jika Anda berada di lantai penjualan, anggaplah Anda sedang diawasi dari langit-langit. Jika Anda berada di pusat panggilan, maka Anda mungkin meminta orang lain mendengarkan panggilan telepon Anda.
2. Anda dapat direkam kapan saja. Alat perekam sangat kecil, Anda bahkan tidak tahu bahwa alat itu ada di sana. Anda bisa menjadi berita utama jika melakukan sesuatu yang sangat keterlaluan hingga muncul di berita. Itu cara mudah untuk diberhentikan dari pekerjaan Anda dan tidak akan pernah menemukan pekerjaan lain lagi.
3. Bersiaplah untuk memanggil keamanan. Orang cenderung menjadi lebih fisik sekarang hari. Mereka tidak akan ragu untuk menghadapi Anda, mulai merusak barang-barang, dll. Jadi jangan ragu untuk menghubungi petugas keamanan jika diperlukan. Jika mereka adalah pasukan keamanan yang baik, Anda bahkan tidak perlu menelepon mereka, mereka akan ada di sana.
4. Perhatikan barang dagangan dan uang Anda. Orang akan mencoba menipu dan mencuri dari Anda, jika mereka melihat itu mudah. Jika Anda membuka kasir dan mereka mencoba mengalihkan perhatian Anda, seseorang dapat datang dan mengeluarkan sejumlah uang dari laci Anda. Meskipun bukan tugas Anda untuk menghentikannya ketika itu terjadi, tugas Anda adalah mencegahnya terjadi.
5. Dokumentasikan semuanya dengan benar. Jika sesuatu yang buruk terjadi dengan pelanggan, dokumentasikan semuanya. Ketika itu terjadi, apa yang terjadi, apa yang mereka katakan, dll. Jika Anda memiliki dokumentasi dan dokumen yang terlibat, simpanlah di tempat yang aman. Jika organisasi Anda dituntut atas insiden tersebut, Anda bisa ditarik ke pengadilan dan harus membela tindakan Anda.

© 2013 David Livermore