Daftar Isi:
- 1. Kirim Materi Terlebih Dahulu
- 2. Batasi Undangan
- 3. Tetapkan Aturan Dasar Dasar, Tapi Jangan Cerewet
- 4. Putar Peran dengan Bijak
- 5. Mulailah Dengan Yang Positif
- 6. Hindari Pemecahan Masalah Terperinci
- 7. Letakkan Topik yang Paling Tidak Penting di Akhir
rawpixel.dll
Panggilan konferensi sering kali tidak lebih dari sekadar membiakkan multitasking dan percakapan tajam di Slack atau Gchat. Paling buruk, mereka hanya membuang-buang waktu, dan bisa menguras semangat jika panggilan tidak dikelola dengan baik. Terkadang panggilan ini tidak dapat dihindari, baik karena diperlukan secara logistik atau karena beberapa atasan memerlukannya, jadi berikut ini cara memanfaatkannya semaksimal mungkin.
1. Kirim Materi Terlebih Dahulu
Ini membantu untuk mengirim agenda terlebih dahulu sehingga orang dapat berpadu sebelumnya dengan apa pun yang perlu mereka tambahkan. Hal ini mengurangi kemungkinan orang akan berkata "Oh, satu hal lagi!" sama seperti semua orang mengucapkan selamat tinggal saat menelepon.
Jika Anda akan merujuk ke dokumen tertentu atau visual lainnya, mungkin berguna bagi setiap orang untuk menyediakannya selama panggilan. Mengoceh beberapa angka dan kemudian harus mengulanginya tiga kali pasti akan membuang-buang waktu. Meskipun dokumen yang dipermasalahkan harus ada di kotak masuk orang, coba kirim ulang sehari sebelum panggilan, terutama jika dikirim beberapa minggu atau bulan yang lalu.
Anda juga harus memastikan untuk memberi tahu orang-orang sebelumnya jika mereka akan bertanggung jawab untuk memberikan pembaruan pada proyek tertentu. Meskipun terkadang permintaan pada saat-saat terakhir tidak dapat dihindari dan manajer umumnya harus siap untuk kemungkinan ini, yang terbaik adalah memberi tahu orang-orang terlebih dahulu daripada berasumsi bahwa mereka tahu dan menempatkan mereka di tempat.
2. Batasi Undangan
Ada dua kelompok orang yang perlu dipikirkan: orang yang perlu dihubungi, dan orang yang tidak perlu tetapi masih bisa bermanfaat untuk ditelepon. Orang-orang dalam kategori pertama itu mungkin adalah pembuat keputusan dan pemimpin tim dengan pembaruan untuk diberikan. Mengidentifikasi orang-orang ini seharusnya cukup mudah.
Kategori kedua dapat mencakup orang-orang yang dapat menjawab pertanyaan apa pun tentang situasi tertentu, atau yang menghalangi peran kepemimpinan mereka dan dapat mengambil manfaat dari panggilan tersebut. Ini tidak selalu mencakup setiap karyawan atau setiap departemen. Ingat, menghabiskan waktu untuk panggilan konferensi mungkin membuang-buang tenaga ketika manajer bisa saja memberikan pembaruan penting untuk tim mereka nanti. Jika ragu, konsultasikan dengan manajer dan pimpinan tim tentang cara menggunakan waktu mereka secara efektif.
Bergantung pada organisasi Anda, mungkin masuk akal untuk mengundang semua orang tetapi hanya membuat kehadiran wajib untuk orang-orang tertentu. Hal ini memungkinkan pihak yang tertarik untuk bergabung, belajar lebih banyak, dan semoga berkontribusi pada akhirnya. Pastikan untuk mengomunikasikan ekspektasi yang berbeda ini dengan jelas — dan ingat, semakin banyak orang yang menelepon, semakin banyak waktu yang mungkin dibutuhkan!
3. Tetapkan Aturan Dasar Dasar, Tapi Jangan Cerewet
Panduan tentang kapan harus bertanya, siapa yang diharapkan untuk berpartisipasi, dan mengingat nama Anda saat bergabung atau berbicara harus dikomunikasikan, mungkin dalam email yang sama yang berisi agenda. Ingatlah bahwa pedoman ini sering kali memiliki pengecualian yang wajar, atau pemula mungkin tidak terbiasa dengan budaya kerja organisasi Anda. Tidak ada yang akan sempurna dalam mengingat untuk membisukan ponsel mereka, jadi pastikan untuk tidak berbicara dengan orang lain karena kebisingan latar kecil atau pelanggaran kecil lainnya.
Jika ada sesuatu yang benar-benar mengganggu panggilan, cobalah kalimat "Bisakah semua orang memastikan telepon mereka dibisukan jika mereka berada di tempat yang bising?", Bahkan jika Anda tahu persis siapa pelakunya. Membuat umpan balik yang tidak langsung mungkin dapat membuat karyawan yang bermaksud baik tidak merasa dimarahi atau tidak diinginkan.
4. Putar Peran dengan Bijak
Menugaskan peran orang tanpa mempertimbangkan kemauan dan keterampilan mereka cenderung hanya membuat panggilan konferensi Anda lebih membosankan. Cobalah memberikan peran pencatatan, pengaturan agenda, dan fasilitasi kepada orang-orang yang benar-benar tertarik untuk memimpin. Dalam kasus lain, Anda mungkin ingin mencari anggota tim yang memiliki kepentingan dalam topik panggilan tertentu. Apa pun alasannya, pastikan untuk memberi tahu orang-orang mengapa Anda meminta mereka untuk mengambil peran tersebut, karena ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan diri dan semangat mereka.
Sangat menyenangkan juga memiliki suara segar yang menjalankan panggilan sesekali. Mungkin salah satu manajer regional sangat disukai, dan tim Anda mungkin menikmati dia menjadi pembawa acara.
Meskipun rotasi peran yang acak atau terjadwal mungkin tampak adil, ini bisa menjadi bumerang. Pemula mungkin akan membenci Anda jika Anda membuat mereka bertanggung jawab atas catatan tentang sesuatu yang baru mereka lakukan. Mungkin juga tidak baik untuk memberikan tugas kepada seseorang yang bertanggung jawab untuk menangani keadaan darurat dan mungkin harus keluar di tengah panggilan.
5. Mulailah Dengan Yang Positif
Meskipun Anda tidak ingin melakukannya secara berlebihan dan terkesan tidak tulus, ada baiknya Anda mengakui ketika pekerjaan hebat telah dilakukan, atau upaya khusus telah dilakukan. Jika kelompok atau individu tertentu baru saja mencapai sesuatu yang besar, bukalah dengan itu, bahkan jika itu tidak terlalu relevan dengan panggilan tersebut. Anda juga dapat memberikan sapaan kepada seseorang yang baru kembali dari perjalanan bisnis besar, atau mungkin seluruh kantor jika mereka melompat dari zona waktu yang masih pagi. Ini dapat mengatur nada positif untuk panggilan yang sebaliknya menguras tenaga.
Jangan membuat bagian ini terlalu lama, jika tidak maka hanya akan membuang-buang waktu. Juga berhati-hatilah untuk menghindari menghujani orang yang sama dengan pujian setiap panggilan, karena ini dapat menjadi bumerang dan menurunkan moral orang lain.
6. Hindari Pemecahan Masalah Terperinci
Tetap pada topik jelas merupakan tujuan untuk panggilan konferensi, tetapi kadang-kadang Anda mengalami situasi sulit di mana pertanyaan seseorang sesuai topik, tetapi rumit atau sangat spesifik untuk situasi mereka. Jika itu sama sekali tidak berlaku untuk orang lain yang sedang menelepon, jangan takut untuk menjawab dengan “Itu rumit yang cukup spesifik untuk kantor. Bisakah kita mendiskusikan ini secara offline? ”
Dalam beberapa kasus, Anda juga dapat mencoba alasan yang lebih spesifik, seperti “Saya tahu beberapa orang di tim SDM memiliki rapat lain yang harus dilakukan dalam 10 menit; bisakah kita menunda diskusi ini karena tidak melibatkan mereka? ” Bagian yang penting adalah memastikan penanya tidak merasa pertanyaan mereka tidak pantas atau membebani — ini hanya perlu ditangani di waktu atau tempat yang berbeda.
7. Letakkan Topik yang Paling Tidak Penting di Akhir
Meskipun tujuannya adalah agar panggilan konferensi selalu diakhiri tepat waktu, ada kalanya masalah teknis atau masalah rumit mungkin membutuhkan waktu lebih lama. Mungkin juga keadaan darurat akan muncul, memaksa setidaknya satu orang untuk keluar dari panggilan.
Jika panggilan Anda dijadwalkan lebih dari setengah jam, ada kemungkinan besar bahwa manajer yang sibuk atau pembuat keputusan lainnya harus lari ke rapat lain yang lebih mendesak, baik yang direncanakan atau tidak. Cobalah untuk meletakkan item sensitif waktu yang membutuhkan masukan mereka lebih awal dalam panggilan. Meskipun memungkinkan untuk membawa kembali manajer yang hilang ke dalam lingkaran setelahnya, itu membutuhkan waktu dan perhatian dari hari Anda — atau hari orang lain.