Saran untuk karyawan: bagaimana menghormati peralatan kantor

Tolong Jangan Merusak Peralatan Kantor: Ketika Karyawan yang Tidak Berinvestasi Menjadi Nakal

Pernahkah Anda memperhatikan bahwa beberapa karyawan tampaknya tidak terlalu peduli tentang menabung atau mengurus properti perusahaan seolah-olah milik mereka?

Ketika saya masih kecil, ada sejumlah rumah sewa di dekat tempat saya tinggal. Mereka selalu tampak kumuh dengan mobil tua rongsokan di halaman depan, kucing memiliki beberapa set anak kucing yang setengah liar, dan mainan rusak dan rusak berserakan di sekitar halaman.

Ibuku memberi tahu kami bahwa orang-orang yang menyewa rumah sering kali tidak memiliki hak atau tidak peduli untuk merawatnya seperti orang yang memilikinya karena mereka tidak bekerja keras untuk mendapatkan properti dan berencana untuk pindah ke tempat lain, jadi mereka tidak melakukannya. Tidak terlalu peduli jika mereka menghancurkan tempat itu dan meninggalkannya untuk dibersihkan dan diperbaiki orang lain setelah mereka pergi. Meskipun saya pikir ibu saya mungkin sedikit berprasangka buruk, dia ada benarnya.

Terkadang karyawan baru dan karyawan di luar kantor terlihat tidak menghargai persediaan dan peralatan. Mereka tampaknya tidak terikat pada perusahaan dan tidak peduli ketika terjadi kesalahan karena mereka dapat pergi dan membiarkan orang lain menangani masalah tersebut. Mereka menolak untuk bertanggung jawab atas kurangnya perhatian mereka, dan ini dapat menyebabkan banyak ketegangan di kantor serta menghabiskan uang dan menghambat produktivitas kerja.

Pelatihan Kantor Harus Mencakup Penggunaan Peralatan Dasar

Memiliki latar belakang dasar tentang cara menggunakan peralatan kantor dengan benar harus menjadi bagian dari pelatihan setiap orang, dan meskipun tampaknya jelas bahwa semua orang tahu cara menggunakan mesin fotokopi, mesin faks, stapler, dan telepon, menyalakan komputer, mengirim dokumen ke printer, dan meletakkan file dalam urutan abjad, sayangnya hal ini sering tidak terjadi.

Bagaimana Menjadi Karyawan yang Hormat di Kantor

1. Berhati-hatilah dan Sopan Dengan Printer / Mesin Fotokopi

Jangan tinggalkan kertas apa pun di mesin fotokopi dengan bagian atas tertutup sehingga orang harus mengeluarkan kertas Anda sebelum mereka dapat menyalinnya sendiri.
Jangan biarkan bagian atas terbuka (debu dan kotoran dapat masuk dan merusak cermin).
Jangan memutihkan sesuatu lalu mencoba menyalin kertas tanpa membiarkannya mengering.
Jangan menjalankan salinan yang berkerut atau dijilid melalui mesin. Hasil itu harus jelas bahkan sebelum Anda mencobanya.
Jangan membuat kertas macet dan biarkan orang lain mengeluarkannya.
Jangan gunakan semua kertas dan jangan masukkan lebih banyak.
Terakhir, lihat dulu apa yang ingin Anda cetak sehingga Anda tidak membuang ratusan lembar kertas yang mungkin hanya berharga tujuh sen per lembar tetapi menambahkan hingga ratusan dolar terbuang percuma seiring waktu.

2. Pisahkan Penjepit Kertas dari Pin Dorong dan Ganti Tutup pada Spidol

Ada alasan mengapa kami memisahkan penjepit kertas dari pin dan mengganti tutup spidol. Anda akan tahu ini jika Anda sendiri pernah bekerja di kantor. Menempatkan tangan Anda ke dalam kotak penjepit kertas dan terjebak oleh setengah lusin peniti tidaklah seseru kedengarannya.

Juga, ketika stabilo baru dan spidol hitam yang kami gunakan hampir setiap hari menjadi buruk atau berdarah di segala hal karena Anda lupa memasang kembali tutupnya atau dengan setengah hati mencoba menggantinya tetapi tidak menunggu untuk mendengarnya klik di tempatnya, itu biaya masing-masing kami minimal $ 1 dan membuat pekerjaan kami jauh lebih sulit daripada yang seharusnya. Ngomong-ngomong, menggunakan Sharpie hitam untuk menyorot teks memiliki efek berlawanan dari yang Anda inginkan dan tidak dapat dibatalkan… sigh!

3. Kembalikan Segala Sesuatu Seperti Anda Menemukannya

Saat kita bekerja dengan pelanggan di lingkungan yang serba cepat, kita tidak perlu memikirkan di mana stapler atau gulungan selotip mungkin bersembunyi atau meraih pena kita dan menemukan segumpal pembungkus gulungan tootsie di tempatnya. Ponsel harus menghadap pengguna, tidak dibalik. Sulit untuk memanggil nomor saat papan tombol dalam posisi terbalik. Silakan ganti semua cara Anda menemukannya atau lebih baik lagi, jangan sentuh sama sekali! Ini tidak seperti Anda menggunakannya untuk sesuatu yang produktif.

4. Gunakan Catatan Tempel sesuai Tujuan

Catatan tempel adalah untuk pesan sementara, bukan untuk membuat kolase di sekitar komputer. Catatan tempel, yang juga agak mahal, sebaiknya tidak digunakan sebagai pengganti pembukuan yang baik. Meskipun sangat bagus untuk menuliskan nomor telepon atau meninggalkan pesan untuk seseorang yang akan datang pada shift berikutnya, catatan tersebut perlu dihapus setelah dibaca, tidak ditinggalkan selama berminggu-minggu sehingga tidak ada yang tahu apakah mereka penting atau tidak dan karena itu berhentilah memperhatikannya sama sekali karena mereka mengumpulkan seperti daun kering di sekitar desktop tanpa ada yang mau mengambil inisiatif untuk menghapusnya kalau-kalau itu mungkin penting.

5. Hormati Peralatan dan Orang Yang Menggunakannya

Jangan menggedor mesin fotokopi, meregangkan kabel telepon di sekitar komputer dan menjebak rekan kerja Anda atau memonopoli ruang meja umum sehingga tidak ada yang bisa mengambilnya atau menggunakan apa pun selain Anda. Gantilah penutup mesin fotokopi dengan hati-hati. Jangan meletakkan secangkir kopi terbuka di dekat keyboard komputer atau meninggalkan noda tetesan atau lebih buruk lagi, bau mulut, kolonye, atau sisa kulit berminyak Anda di permukaan apa pun, terutama receiver telepon!

6. Jangan Download Sesuatu di Komputer Perusahaan Kecuali Itu Adalah Tugas Anda Untuk Melakukannya

Jika Anda belum menyadarinya, ada hal-hal yang disebut virus yang bersembunyi di unduhan dan menonaktifkan komputer. Perusahaan mungkin menginstal perangkat lunak anti-virus, tetapi jangan menggoda nasib. Tidak apa-apa untuk sesekali menjelajahi situs web saat bisnis sedang lesu dan semua pekerjaan Anda selesai, tetapi berhati-hatilah saat mengunduh virus yang dapat menghapus data yang tersimpan dan menjadikan rekan kerja dan atasan Anda sebagai musuh terburuk Anda.

7. Jangan "Meminjam" Perlengkapan Dari Departemen Lain

Jika Anda berbagi departemen di dekat kantor lain, jangan "meminjam" persediaan mereka dan tidak mengembalikannya atau lebih baik lagi, jangan pinjam sama sekali. Dapatkan milikmu sendiri! Oke, kita semua tahu bahwa beberapa kantor tidak sebaik yang lain tentang pemeliharaan persediaan, tetapi seperti di rumah, jika Anda menggunakan tetes terakhir susu, jangan masukkan kembali karton kosong ke lemari es. Jika Anda perlu menggunakan sesuatu yang bukan milik Anda, tanyakan dulu, pastikan sudah oke, lalu ganti dengan supply fund kantor Anda sendiri.

8. Saat Merencanakan Pekerjaan Besar, Beri Tahu Seseorang Sebelumnya

Jika Anda berencana menyalin 200 buklet yang perlu disusun dan dijilid, Anda harus membuat rencana sebelumnya. Pastikan ada cukup kertas sehingga Anda tidak menggunakan yang terakhir. Pastikan tidak ada orang lain yang perlu menggunakan printer atau mesin fotokopi selama Anda menggunakannya dan manfaatkan fitur mesin fotokopi (yaitu pengelompokan, penjepitan, pelubangan) sehingga Anda tidak memaksa bawahan untuk mengatur 800 lembar kertas secara berurutan dan menjepitnya dengan tangan. Yang membawa kita ke nomor sembilan!

9. Tanyakan Cara Menggunakan Peralatan Kantor

Jika Anda tidak tahu cara menggunakan peralatan kantor, pelajari caranya atau minta seseorang untuk menunjukkannya kepada Anda. Selain itu, alangkah baiknya jika Anda ingat, agar di lain waktu Anda tidak akan mengganggu orang lain yang sedang mengerjakan pekerjaannya sendiri. Saya selalu kagum pada seseorang yang bertanya, ke mana kertas masuk dalam "benda" ini. Terdapat diagram dari semua peralatan kantor modern yang menunjukkan kepada Anda di mana harus meletakkan kertas dan ke arah mana. Saya dapat menunjukkan kepada Anda 'di mana harus meletakkannya', tetapi Anda mungkin tidak menyukai jawaban saya.

10. Gunakan Peralatan yang Tepat untuk Pekerjaan yang Benar

Jangan menggunakan selotip kantor untuk memasang selebaran di dinding yang dicat. Ini akan merobek cat dari dinding.
Jangan macet penjepret lalu kocok dan pecahkan pegas.
Jangan mencoba menjepret 200 eksemplar dengan penjepret yang dirancang untuk pekerjaan kecil, bukan pekerjaan besar, ini akan menyebabkan penjepretan berkinerja buruk dan kemungkinan besar meninggalkan cabang logam tajam yang tidak terlipat untuk memotong tangan orang berikutnya yang menangani dokumen yang dijilid.

11. Gunakan Akal Sehat

Tidak ada salahnya bertanya kepada seseorang bagaimana melakukan sesuatu, tetapi jika Anda mengharapkan mereka melakukannya untuk Anda ketika mereka sibuk melakukan pekerjaannya sendiri daripada melakukannya sendiri dengan benar, maka Anda adalah tanggung jawab kantor, bukan aset. Setiap orang, apa pun statusnya, harus mengetahui keterampilan kantor dasar dan sopan saat berbagi dan menggunakan persediaan. Mungkin terdengar konyol untuk menyebutkan hal-hal ini ketika ada banyak hal yang lebih penting untuk dipertimbangkan, tetapi menjaga kantor tetap berjalan dengan lancar, menghargai peralatan, dan tidak menyalahgunakan persediaan dapat menghasilkan lebih banyak uang dan lebih banyak waktu yang dihabiskan untuk hal-hal lain seperti akhir tahun. bonus dan pesta pizza

Jadi jangan membuang stapler dengan staples yang macet ke tempat sampah atau menukarnya dengan stapler rekan kerja Anda seolah-olah Anda tidak pernah merusaknya. Jangan menyalin pantat atau wajah Anda pada mesin fotokopi dan hormati ke mana perginya dan ketika Anda meminta untuk meminjam sesuatu, gantilah barang-barang sesegera mungkin karena kemungkinan stapler, selotip, dan gunting dibutuhkan satu menit demi menit. dasar dan bukan sesuatu yang dapat Anda tinggalkan selama sepuluh hari tanpa harus meminjam milik orang lain sementara Anda memesan yang lain sampai yang lama muncul sepuluh menit sebelum yang baru tiba. Mengembalikan segala sesuatu dan melakukan bagian Anda untuk menjaga kebersihan dan pemeliharaan akan sangat membantu dalam memastikan tempat kerja yang bahagia dan produktif untuk semua!

Pernah merogoh tempat penjepit kertas dan mendapatkan kalung rantai sepanjang dua puluh kaki? Ya, seseorang memanfaatkan $ 10 itu per jam untuk mempelajari perdagangan baru.

Siapa yang Tahu Membutuhkan Bakat untuk Menggunakan Benda-benda Seperti Pemotong Kertas, Stapler, dan Pukulan Lubang?

Saya telah menghabiskan sebagian besar masa dewasa saya dengan bekerja di beberapa jenis kantor dan menghabiskan setengah dari itu bekerja sebagai manajer kantor, jadi saya bisa menceritakan beberapa cerita. Saya telah melihat kertas terbuang oleh beban hutan, senjata mematikan yang terbuat dari karet gelang dan pensil yang diluncurkan pada kotak kosong yang ditumpuk di sepanjang dinding, dan kursi kantor baru hancur dalam waktu kurang dari seminggu dengan lengan kursi dan sandaran kursi benar-benar robek. mati. Apakah menurut Anda itu kursi malas atau anak tangga?

Baru-baru ini, pemotong kertas yang kami gunakan di kantor selama hampir dua puluh tahun ditemukan terjepit di antara mesin fotokopi dan mesin penghancur kertas dengan pegangan terlepas. Model pengganti dengan kaliber yang sama akan berharga $ 150, tetapi dengan beberapa perbandingan online yang hemat, kami dapat membujuk pemasok kami untuk mengganti dengan yang layak seharga $ 35.

Kurang dari sebulan setelah membeli pemotong baru, saya datang pada suatu pagi untuk mendengar suara yang mengerikan dan menemukan seorang karyawan baru mencoba memotong 20 lembar kertas dengan pisau yang dirancang untuk tidak lebih dari lima sekaligus !!!

Saya menahan keinginan untuk berteriak, "Menurutmu apa yang sedang kamu lakukan?" dan sebaliknya bertanya, "Kamu tahu kamu tidak seharusnya memotong lebih dari lima lembar sekaligus, kan?"

Karyawan itu menatap saya dengan tatapan kosong dan terus mencoba untuk memotong 20 lembar, memberikan sedikit tenaga lebih banyak ke dalam pemotongan dengan berpikir ini akan menyelesaikan masalah daripada membuat yang lebih besar dan menghancurkan pemotong kertas kedua kami dalam waktu kurang dari dua bulan.

'Ca-Runch, Quoosh,' terdengar suara saat bilah memotong enam inci ke dalam kertas dan membengkokkan serta mencabik-cabik sisanya. dalam waktu kurang dari dua detik, dua puluh lembar kertas robek, bengkok dan pracetak dibuang ke tempat sampah, bukan ke tempat sampah dan hanya itu yang bisa saya lakukan untuk tidak mencengkeram hati saya dan pingsan di atas karpet yang sudah usang.

Tidak Ada Manajer Kantor yang Ingin Mengelola Pekerjaan Kecil Secara Mikro, tetapi Kesalahan Kecil Dapat Menghabiskan Banyak Uang Seiring Waktu

Jika Anda harus memesan persediaan, Anda tahu berapa harganya dan ketika Anda tahu bahwa departemen Anda memiliki anggaran dan jam kerja karyawan akan dipotong dan kenaikan gaji bergantung pada anggaran Anda, Anda cenderung ekstra hati-hati tentang hal-hal kecil yang menghasilkan banyak uang dari waktu ke waktu seperti menggunakan lebih dari setengah tisu dalam kotak tisu baru untuk membersihkan tumpahan kopi, ketika ada kain pel dan handuk tua di belakang lemari, atau klip kertas yang bengkok menjadi bentuk binatang atau memecahnya menjadi potongan-potongan kecil dan membiarkannya tergeletak di atas meja seperti anjing tua yang hancur berkeping-keping.

Tentu, setiap orang kadang-kadang menggunakan peralatan kantor untuk keperluan pribadi, seperti saat menyalin resep, tetapi ketika Anda mencetak 200 halaman komentar pada mesin fotokopi berwarna ketika yang Anda inginkan hanyalah resep satu halaman tetapi tidak mempratinjaunya sebelum mencetak daftar lebih dari 600 orang berkomentar tentang bagaimana mereka menyukai atau dapat meningkatkan resepnya, maka penyalahgunaan peralatan menjadi mahal bagi semua orang.

Saya telah melihat karyawan menggunakan gunting kantor untuk mengikis kotoran anjing dari sepatu mereka dan dan meletakkan gunting itu kembali ke laci bahkan tanpa menyekanya, atau mengunyah bagian atas semua pena, atau menyemprotkan setengah kaleng Lysol di kamar mandi. setelah melewati angin atau gunakan lima handuk kertas ukuran penuh untuk mengeringkan tangan mereka dan setengah gulungan tisu untuk menyeka pantat mereka dan menyumbat toilet sehingga meluap ke lantai dan membiarkannya dibersihkan oleh orang lain.

Meskipun Anda tidak ingin menghitung menit yang dihabiskan orang di toilet atau membatasinya menjadi lima lembar kertas toilet untuk nomor satu dan sepuluh untuk pekerjaan yang lebih besar, ada saatnya Anda harus mengingatkan orang bahwa membuang-buang persediaan sama saja seburuk membuang-buang waktu dengan sia-sia ketika ada pekerjaan yang harus diselesaikan.

Semua Baik Itu Diurus dengan Baik

Ada beberapa hal yang berbahaya untuk diabaikan, seperti membiarkan pemanas ruangan menyala tinggi semalaman tanpa mencabutnya atau membiarkan pemotong kotak terbuka dan menghadap ke luar dan menekan permukaan yang keras. Ada hal lain yang mengganggu seperti meninggalkan pulpen hitam di celah-celah keyboard hitam sehingga saat Anda mulai mengetik, pulpen melompat ke arah Anda dan berguling di bawah jari Anda sehingga mencegah Anda memasukkan kode akses dan memaksa Anda untuk memulai kembali.

Menjadi rekan kerja yang baik seperti menjadi teman sekamar yang baik. Jika Anda menghormati orang lain dan lingkungan tempat Anda bekerja, semua akan berjalan dengan baik, tetapi jika Anda membuat hidup lebih sulit dengan kehadiran Anda, kecil kemungkinan Anda akan bertahan lama di posisi itu atau memiliki banyak teman.

Mari kita hadapi itu, kita semua menyia-nyiakan dan membuat kesalahan dan jarang ada karyawan yang tidak memanfaatkan peralatan kantor modern untuk melakukan beberapa pekerjaan pribadi yang tidak dapat mereka lakukan di rumah, tetapi penyalahgunaan peralatan terus-menerus dan sesama karyawan mengatur tempat kerja menjadi tempat yang tidak menyenangkan dengan banyak pertengkaran dan keluhan. Jika Anda berkontribusi pada tempat kerja yang tidak menyenangkan maka Anda adalah bagian dari masalah, bukan bagian dari tim dan mengurus persediaan dan menghormati ruang pribadi orang lain sangat membantu dalam menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan produktif.