Cara terbaik untuk mengatur tanda terima

Langkah-langkah mudah ini dapat membantu Anda mengatur tanda terima.

VirginiaLynne CC-BY melalui Hubpages

Sistem Pengorganisasian Kwitansi yang Cepat dan Mudah

Apakah Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mencari tanda terima untuk mengembalikan barang? Apakah Anda siap untuk waktu pajak, atau apakah Anda berebutan tepat waktu untuk tanggal 15 April? Jika Anda seperti saya, Anda mungkin tergoda untuk membiarkan tanda terima menumpuk sampai menjadi berantakan. Itulah mengapa cara terbaik untuk mengatur tanda terima adalah dengan menyimpan sistem Anda:

• Mudah diingat.
• Cepat untuk mengajukan kertas.
• Mudah menemukan apa yang Anda butuhkan.

Dengan mengingat ketiga tujuan ini akan membantu Anda menggunakan empat langkah mudah berikut untuk membuat sistem yang sesuai untuk Anda.

1. Pilih Sistem

Tidak ada sistem pengarsipan yang sempurna. Anda harus selalu mempertimbangkan biaya untuk memiliki sistem terperinci yang membuat tanda terima mudah ditemukan dengan waktu yang diperlukan untuk mengajukan tanda terima tersebut. Berikut adalah empat sistem berbeda dengan pro dan kontra masing-masing.

Sistem Binder untuk Tanda Terima sedikit lebih berhasil tetapi membantu Anda menemukan sesuatu dengan cepat. Gunakan Pocket Index Dividers untuk mengisi kuitansi yang lebih kecil.

VirginiaLynne CC-BY melalui HubPages

Binder

Dengan binder yang memiliki kartu indeks untuk memisahkan jenis tanda terima, Anda dapat dengan mudah menemukan apa yang Anda butuhkan. Sistem ini bekerja paling baik untuk orang yang sering bolak-balik dan melihat kwitansi karena Anda dapat dengan mudah bolak-balik ke bagian yang berbeda dan karena penjilid menjaga kertas tetap rapi. Jika Anda selalu mengarsipkan kertas baru baik di depan bagian atau di belakang, Anda dapat dengan cepat melihat kuitansi secara kronologis.

Saya menggunakan sistem ini untuk mengatur tanda terima orang tua suami saya ketika dia memiliki perwalian atas mereka karena kami diminta untuk membuat laporan rutin tentang pendapatan dan pengeluaran mereka, dan saya harus dapat menemukan tanda terima dengan mudah.

Pro dan Kontra Menggunakan Binder

• Memakan waktu paling lama untuk mengajukan
• Paling mudah untuk menyimpan file dalam urutan bulan ini.
• Paling baik untuk tanda terima yang perlu sering Anda lihat
• Rapi dan mudah disimpan di rak buku.
• Dibatasi oleh ukuran notebook, atau Anda dapat menggunakan lebih dari satu.

Folder File cepat, mudah, dan dapat diperluas.

VirginiaLynne, CC-BY, melalui HubPages

Folder File

Sistem folder file adalah sistem termudah dan tercepat untuk digunakan, jadi Anda memiliki kesempatan lebih baik untuk benar-benar mengatur semuanya. Setelah tertinggal 6 bulan dalam pengarsipan sistem notebook saya untuk kuitansi keluarga kami, akhirnya saya memutuskan untuk kembali ke folder file. Saya meletakkan kertas yang tidak tersusun di depan dan biasanya meletakkannya ketika area depan itu terisi atau sekitar sebulan sekali.

Petunjuk: simpanlah dokumen-dokumen yang Anda tahu akan Anda butuhkan nanti dalam sebuah file bersama. Saya memasukkan semua informasi pajak saya, termasuk kontribusi amal, dalam satu file.

Pro dan Kontra Menggunakan Folder File

• Murah dan sederhana.
• Hanya perlu folder file dan lemari atau kotak file.
• Cepat untuk mengajukan.
• Dapat diperluas ke berbagai ukuran dan jumlah file.
• Lebih sulit menemukan kertas daripada Sistem Notebook.

VirginiaLynne, CC-BY melalui HubPages

Memperluas File

Untuk proyek pengorganisasian yang lebih kecil, ambil file yang diperluas yang memiliki bagian dan tab. Jika Anda seorang pelajar dengan hanya beberapa jenis kwitansi, atau jika Anda ingin mengatur kwitansi dari suatu proyek seperti proyek renovasi rumah, ini adalah cara terbaik untuk melakukannya. Saya juga menggunakan sistem ini untuk semua dokumen untuk adopsi kami dan saya sering menggunakan file kecil yang diperluas untuk rencana liburan.

Pro dan Kontra Menggunakan Memperluas File

• Menyimpan semuanya dalam file portabel yang rapi.
• Sangat bagus untuk mengatur tanda terima yang ingin Anda simpan secara permanen.
• Cocok untuk sejumlah kecil kertas.
• Portabel.
• Tidak berfungsi untuk banyak kertas.

File Digital

Saya mulai kehabisan kertas, dan Anda mungkin juga. Banyak perusahaan ingin Anda "tidak menggunakan kertas" dan mungkin memberi Anda bonus untuk melakukannya. Sekarang, beberapa toko seperti Home Depot mengizinkan Anda mendapatkan tanda terima email daripada yang berbentuk kertas. Selain itu, Anda dapat memindai untuk mengambil gambar tanda terima yang bukan digital. Namun, Anda tetap perlu mengingat:

• Atur File Digital: jangan hanya membuang semua tanda terima Anda ke dalam satu file, luangkan waktu untuk membuat grup file Anda dan pastikan untuk memberi label pada setiap tanda terima Anda saat Anda membuatnya atau Anda akan pusing karena harus membukanya ketika Anda mencoba menemukan sesuatu.
• Cadangan: virus komputer atau kerusakan komputer dapat mengganggu sistem Anda, jadi pastikan Anda memiliki tanda terima di komputer yang memiliki cadangan cloud seperti Carbonite.

Tanda terima digital dapat meredakan banyak sakit kepala dalam mengisi kertas, tetapi hanya jika Anda berhati-hati. Anda harus yakin untuk benar-benar mengunduh tanda terima pernyataan penting yang mungkin Anda perlukan nanti karena banyak perusahaan hanya menyimpan catatan 12 bulan dari tanda terima laporan Anda. Misalnya, ketika saya mengajukan klaim Garansi Perpanjangan Kartu Kredit pada mesin pencuci piring yang rusak, mereka meminta laporan asli kami dari 15 bulan sebelumnya. Itu tidak tersedia