Metodologi manajemen perubahan: metode kotter vs. prosci

Bandingkan kedua strategi manajemen ini dan lihat mana yang paling membantu bisnis Anda.

Canva.com

Mengubah arah organisasi bukanlah sesuatu yang mudah untuk diselesaikan. Faktanya, satu studi menunjukkan bahwa lebih dari 70% perubahan organisasi gagal. Ada banyak alasan untuk ini. Untungnya, masalah manajemen perubahan telah dipelajari secara mendalam; pakar industri telah menemukan banyak metode yang menguraikan proses untuk mengubah organisasi. Dua dari metode paling umum yang digunakan saat ini adalah metode 8 langkah John Kotter dan metode 3 fase Prosci. Kedua metode tersebut memiliki rekam jejak yang terbukti. Dalam artikel ini saya akan membahas gambaran umum dari masing-masing metode dan memberikan perbandingan singkat dari keduanya.

8 Langkah untuk Berubah John Kotter

Diperkenalkan dalam buku Leading Change tahun 1995, proses 8 langkah perubahan yang dilakukan oleh penulis dan profesor bisnis Harvard John Kotter adalah metodologi yang terkenal di dunia untuk mengubah organisasi modern. Di dunia yang serba cepat, menjaga agar organisasi tetap relevan dan efisien membutuhkan transformasi dan penyesuaian yang konstan. Proses 8 langkah Kotter adalah metode yang bagus untuk menerapkan dan mengelola perubahan dengan cara yang dapat mengubah organisasi secara berkelanjutan. Komponen model manajemen perubahan Kotter dijelaskan secara mendetail di bawah ini.

8 Langkah untuk Berubah

Membangun rasa urgensi
Membentuk koalisi pemandu yang kuat
Menciptakan sebuah visi
Mengkomunikasikan visi
Memberdayakan orang lain untuk bertindak berdasarkan visi
Merencanakan dan menciptakan kemenangan jangka pendek
Mengkonsolidasikan perbaikan dan menghasilkan lebih banyak perubahan
Melembagakan pendekatan baru

Langkah 1: Membangun Rasa Mendesak

Kepemimpinan pertama-tama harus menciptakan rasa urgensi dalam organisasi untuk menggerakkan roda perubahan. Langkah ini termasuk memeriksa peluang untuk tumbuh dan berkembang sambil juga mencari potensi ancaman bagi perusahaan dan kondisi pasar yang merugikan di masa depan. Kepemimpinan sering kali memulai langkah ini dengan pertemuan staf, rapat tim, atau bahkan komunikasi di seluruh perusahaan. Tujuannya adalah untuk menarik semua karyawan agar mereka termotivasi untuk membantu mengarahkan organisasi ke masa depan yang lebih baik.

Langkah 2: Membentuk Koalisi Pemandu yang Kuat

Setelah karyawan menerima perubahan, koalisi orang-orang yang efektif dan berpengaruh perlu dibentuk untuk membantu memandu dan mengoordinasikan perubahan. Koalisi ini membantu menciptakan dukungan tambahan dan motivasi karyawan lebih lanjut. Individu yang membentuk koalisi harus dari semua bidang dan jajaran perusahaan. Transformasi organisasi skala besar hanya bisa berhasil jika sebagian besar karyawan bergerak menuju perubahan. Perubahan lebih mungkin terjadi dengan sukses ketika karyawan memilih untuk melakukan perubahan daripada diberitahu bahwa mereka harus berubah

Langkah 3: Membuat Visi

Visi strategis adalah tujuan tunggal dan jelas yang ingin dicapai oleh perusahaan. Visi tersebut membantu memastikan bahwa semua yang berpartisipasi bekerja untuk mencapai tujuan bersama dan bahwa setiap orang memahami alasan perubahan tersebut. Strategi harus ditulis dengan cara yang mudah dimengerti sehingga semua karyawan dapat memahaminya.

Langkah 4: Mengkomunikasikan Visi

Membuat pesan dikomunikasikan kepada semua karyawan sangat penting jika perubahan ingin berhasil. Semua jalan dan metode komunikasi harus dieksplorasi dan digunakan semaksimal mungkin. Informasi yang dikirimkan kepada karyawan harus menjawab pertanyaan yang dapat mengantisipasi keraguan mereka tentang perubahan tersebut. Selain itu, penekanan harus ditempatkan pada tujuan dan menetapkan cara baru dalam menjalankan bisnis sebagai norma baru.

Langkah 5: Memberdayakan Orang Lain untuk Bertindak sesuai Visi

Memberdayakan karyawan adalah langkah kunci lain yang penting untuk proses perubahan. Pemberdayaan memungkinkan karyawan untuk membuat keputusan, mengembangkan ide-ide baru, dan mengubah proses yang ada agar sesuai dengan visi baru perusahaan. Pemberdayaan juga mengarahkan karyawan untuk mengambil tindakan lebih cepat dan lebih efisien atas upaya yang akan mendukung perubahan.

Langkah 6: Merencanakan dan Menciptakan Kemenangan Jangka Pendek

Tujuan jangka pendek membantu bertindak seperti batu loncatan yang mengarah pada tujuan keseluruhan akhir organisasi. Ketika setiap tujuan jangka pendek tercapai, karyawan dapat merayakan "kemenangan" yang membantu meningkatkan motivasi dan meningkatkan momentum perubahan. Koalisi pemandu dapat membantu mengatur batubara jangka pendek, mengembangkan indikator perubahan sementara dan mengkomunikasikan keberhasilan perubahan dalam organisasi.

Langkah 7: Mengkonsolidasi Peningkatan dan Menghasilkan Lebih Banyak Perubahan

Karena semakin banyak tujuan jangka pendek terpenuhi, dukungan tambahan adalah kredit. Carilah peluang untuk area peningkatan tambahan sambil juga mengembangkan karyawan menjadi agen perubahan yang dapat melanggengkan jalur menuju tujuan. Reorganisasi karyawan atau perubahan struktur organisasi dapat diterapkan untuk mengkodifikasi lebih lanjut perubahan perusahaan.

Langkah 8: Melembagakan Pendekatan Baru

Setelah perubahan dilakukan, penting untuk memperkuat perubahan untuk membantu membuatnya melekat. Hal ini dicapai dengan komunikasi yang sering dengan karyawan tentang bagaimana perubahan tersebut bekerja serta dengan menyelaraskan rencana operasional dan strategis dengan pendekatan baru. Kebijakan dan prosedur baru harus diterapkan untuk melanggengkan perubahan di dalam dan di seluruh organisasi.

Metodologi Manajemen Perubahan Prosci

Prosci lahir pada tahun 1994 ketika sebuah perusahaan riset independen mulai mempelajari perubahan organisasi. Pada tahun 2002 itu diperbarui setelah studi benchmarking selesai dan ditinjau. Saat ini, ini adalah salah satu metode yang paling umum digunakan untuk mengimplementasikan perubahan; itu relatif mudah digunakan dan mengutamakan orang. Metode Prosci adalah proses tiga fase untuk perubahan (mempersiapkan, mengelola, dan memperkuat) yang memanfaatkan apa yang mereka sebut model ADKAR. ADKAR adalah singkatan dari: Awareness, Desire, Knowledge, Ability, & Reinforcement. Tujuan model ini adalah memungkinkan para manajer dan pemimpin untuk fokus pada faktor terpenting yang akan mendorong perubahan. Memperhatikan bahwa organisasi hanya berubah jika setiap karyawan melakukannya, model ini memudahkan karyawan untuk menerima perubahan.

Pendekatan 3 fase Prosci hampir mencerminkan metode 8 langkah Kotter. Berikut tahapannya:

Prosci Tahap 1: Mempersiapkan

Fase ini mencakup mengidentifikasi kebutuhan dan parameter perubahan, siapa yang harus dilibatkan, dll. Dalam metode Kotter, ini adalah langkah 1 hingga 3. Menurut Kotter, Anda perlu membangun rasa urgensi, membentuk koalisi untuk membantu memandu perubahan, dan kemudian menciptakan visi masa depan. Ketiga langkah ini bisa masuk ke dalam tahap perencanaan dan persiapan. Langkah ^keempat, mengkomunikasikan visi, bisa ditempatkan di fase ini atau fase berikutnya tergantung pada jenis atau organisasi dan jenis perubahan yang diterapkan.

Prosci Tahap 2: Mengelola

Ini adalah bagian dari Prosci yang berfokus pada pembuatan rencana dan memastikannya berhasil. Ini adalah saat rencana pelatihan, rencana komunikasi, dan pedoman lainnya dibuat. Dalam metode Kotter ini seperti Langkah 4 sampai 6. Kotter menyarankan pertama-tama mengkomunikasikan visi, kemudian memberdayakan orang lain untuk bertindak diikuti dengan menciptakan kemenangan jangka pendek dan kemudian diakhiri dengan konsolidasi perbaikan. Di sinilah perubahan terjadi dan kapal mulai berlayar ke arah yang baru.

Prosci Tahap 3: Penguatan

Fase penguatan adalah tempat Anda memastikan bahwa perubahan berlaku. Banyak metode dan alat yang dapat digunakan untuk melakukannya. Dalam metode Kotter, fase ini pada dasarnya adalah langkah 7 dan 8 yang mengatakan bahwa pendekatan baru (perubahan) perlu dilembagakan agar perubahan menjadi permanen. Ini dicapai melalui komunikasi, pelaporan serta kebijakan dan prosedur baru.

Perbandingan Metode

Satu kesamaan yang kami lihat antara metode Prosci dan Kotter adalah bahwa keduanya fokus pada orang (karyawan) daripada organisasi secara keseluruhan atau sistem. Kedua metodologi perubahan mengakui pentingnya peran orang dalam membuat perubahan terjadi. Prosci dimulai pada tingkat individu dan bekerja ke luar sampai sebanyak mungkin orang yang mempercayainya. Metode ini terkadang dapat merindukan individu penting seperti mereka yang berada di waktu eksekutif. Metode Kotter serupa dalam hal siapa pun yang pertama kali mengidentifikasi alasan perubahan perlu membentuk sekelompok orang (koalisi) untuk membuat segalanya bergerak. Meningkatnya dukungan menciptakan momentum yang membantu mendorong perubahan. Semakin banyak dukungan yang dimiliki organisasi, semakin banyak momentum yang diperoleh untuk membantu mendorong perubahan.

Secara keseluruhan, pendekatan 8 langkah Kotter untuk mengimplementasikan perubahan tampaknya merupakan pendekatan yang lebih detail. Dengan detailnya, datanglah kemenangan kecil untuk dirayakan. Kemenangan kecil membuat peserta tetap terlibat sekaligus membangun momentum untuk memastikan bahwa perubahan yang berhasil terjadi.

Referensi

^{Kotter, JP 8 Langkah untuk Mempercepat Perubahan di 2015. Kotter International. Diakses 15 Juni 2016.}

^{Kotter, John P. Leading Change . Boston, MA: Harvard Business School, 1996. Pencarian Buku Google. Web. Diakses 15 Juni 2016.}

^{Prosci, Inc. Model Manajemen Perubahan ADKAR. Diakses 16 Juni 2016. <https://www.prosci.com/adkar/adkar-model>}

^{Richards, Bill. Model Manajemen Perubahan: 8 Langkah John Kotter untuk Memimpin Perubahan. Keterampilan Motivasi Karyawan. Diakses 15 Juni 2016.}

^{Scheid, Jean. Bagaimana Menerapkan Metodologi Manajemen Perubahan Prosci. Manajemen Proyek Bright Hub. 23 Mei 2013. Diakses 15 Juni 2016}