Berurusan dengan pelanggan secara tertulis atau elektronik - bagian 2

Pengantar:

Komunikasi melalui tulisan dan elektronik seringkali membutuhkan penggunaan peralatan. Agar berhasil berkomunikasi, kandidat harus tahu cara mengoperasikan peralatan yang terlibat secara efisien. Ketika ada prediksi penundaan dalam menanggapi komunikasi, pelanggan perlu terus diperbarui tentang situasi dan kemajuan.

Komunikasi elektronik dan tertulis bisa berisiko jika dokumen tidak sampai ke tangan orang yang tepat. Perhatian harus diberikan untuk memastikan pengiriman yang aman dari alat komunikasi di atas.

Ini adalah unit level 3 dengan nilai kredit 6. Unit ini telah dibagi menjadi dua bagian untuk memudahkan pemahaman dan tidak menjejalkan terlalu banyak informasi ke dalam satu hub.

Untuk membaca bagian pertama dari unit ini, silakan ikuti tautan di bawah ini:

Berurusan dengan Pelanggan secara Tertulis atau Secara Elektronik - Bagian 1

123rf.com

4.6 Jelaskan cara mengoperasikan peralatan yang digunakan untuk memproduksi dan mengirim komunikasi tertulis atau elektronik.

Komunikasi tertulis dan elektronik dapat dilakukan dengan cara yang berbeda dan peralatan yang berbeda digunakan untuk jenis komunikasi yang berbeda. Untuk mengirim dan menerima komunikasi ini secara efektif, seseorang perlu mengetahui cara mengoperasikan peralatan ini.

Untuk komunikasi tertulis, seseorang perlu memiliki keterampilan menulis dan juga menggunakan pena, kertas dan pensil yang tepat untuk komunikasi itu. Jika komunikasi akan dicetak dan dikirim, seseorang perlu mengetahui cara menggunakan printer. Dalam komunikasi elektronik, kami menggunakan komputer atau mesin faks. Jadi orang yang berkomunikasi perlu mengetahui cara mengoperasikan komputer atau laptop dan mesin fax. Materi yang dikirim melalui faks dapat berupa tulisan tangan atau cetakan, dan mungkin memerlukan seseorang untuk mengetahui cara mengoperasikan mesin faks, komputer dan printer.

Untuk menghasilkan dokumen, kami membutuhkan

Komputer dengan keyboard, mouse dan monitor atau laptop atau pena dan kertas
Sebuah printer

Untuk mengirim dokumen yang kita butuhkan

Sebuah mesin fax
Komputer dengan keyboard, mouse dan monitor atau laptop
Amplop dan perangko

Mengoperasikan komputer:

Seseorang membutuhkan komputer atau CPU dengan keyboard, monitor dan mouse dan printer yang terpasang.
Komputer harus memiliki sistem operasi, yaitu Windows XP di organisasi kami.
Sebelum menyalakan komputer, orang perlu memastikan kabel daya terpasang dengan sempurna di panel belakang CPU, kabel video di monitor dan kabel ke soket listrik, dan juga bahwa mouse dan keyboard telah terhubung dengan benar. pelabuhan.
Setelah pemeriksaan ini, tombol daya di CPU dihidupkan.
Mesin akan meminta nama pengguna dan kata sandi untuk masuk ke sistem. Ini akan berbeda untuk setiap organisasi tergantung pada bagaimana komputer diatur u.
Mungkin ada logon tambahan untuk sistem atau perangkat lunak khusus perusahaan untuk menggunakan sumber daya dan perangkat lunak, mengakses hard drive, dll.
Seseorang harus mengetahui untuk menggunakan perangkat lunak pengolah kata, aplikasi Microsoft dan aplikasi lain yang digunakan organisasi untuk menghasilkan dokumen.

Setelah menyiapkan dokumen, seseorang harus tahu cara melampirkannya ke email dan mengirimnya menggunakan layanan email yang disediakan oleh organisasi, misalnya Microsoft Outlook atau mencetak jika perlu dikirim melalui surat, tergantung pada metode yang akan digunakan untuk kirim komunikasi.

Terkadang dokumen mungkin perlu dikirim dengan enkripsi pada flash drive, CD atau DVD. Dalam situasi tersebut, seseorang perlu mengetahui cara menyalin file ke flash drive dan mengenkripsinya, dan jika membakarnya di CD atau DVD, orang perlu mengetahui cara menggunakan perangkat lunak pembakar atau penulisan.

wikihow.com

Mengoperasikan mesin faks:

Mesin faks sebagian besar digunakan ketika tidak ada fasilitas untuk mengirim dokumen melalui email, atau ketika organisasi merasa bahwa komunikasi email tidak aman untuk jenis dokumen tertentu atau dokumen mungkin memerlukan waktu berhari-hari untuk sampai melalui pos. Untuk mengirim dokumen melalui fax, seseorang perlu mengetahui bagaimana mengoperasikan mesin fax. Untuk mengoperasikan mesin faks, Anda memerlukan nomor faks, nomor faks penerima, kartrid atau pita atau toner tergantung pada model mesin faks, dokumen yang diperlukan yang perlu dikirim bersama dengan lembar sampul dan kertas putih kosong jika menerima fax.

Anda perlu mengatur dan mengkonfigurasi mesin faks sebelum dapat digunakan. Awalnya saluran listrik dan telepon harus dicolokkan dan daya dinyalakan. Saluran telepon harus masuk ke soket yang benar, mengikuti instruksi manual. Pastikan ada nada panggil. Sebagian besar organisasi memiliki nomor telepon khusus untuk saluran faks dan karenanya mesin faks dapat diatur ke jawab otomatis. Pastikan toner / kartrid / pita dimuatkan dan selalu ada jumlah kertas yang diperlukan di baki kertas untuk menerima faks.

Untuk tujuan pencatatan, sebaiknya menyiapkan halaman konfirmasi untuk faks, yang akan memberi tahu Anda jika pengiriman berhasil atau jika ada kesalahan. Ini membantu saat mengirim dokumen rahasia dan penting atau hukum. Namun jika Anda hanya menggunakan fax untuk urusan sederhana, Anda dapat mematikan fitur ini untuk menghemat kertas.

Pengaturan berguna lainnya adalah opsi kop yang akan menyertakan baris di atas dokumen untuk mengatakan dari mana faks itu berasal, ditambah tanggal, waktu dan nomor faks. Ini akan sangat berguna untuk mengidentifikasi detail pengirim dan juga untuk berkomunikasi dengan pengirim melalui faks jika perlu.

Saat mengirim faks, pastikan daya telah dihidupkan, dan selalu kirim kertas sampul untuk faks yang menyebutkan rincian dokumen yang dikirim, siapa yang mengirimnya dan untuk tujuan apa dikirimkan. Ini akan membuat segalanya menjadi sangat jelas dan mudah. Tempatkan dokumen pada baki yang benar pada posisi yang benar dan tekan nomor yang ingin Anda kirimi faks. Tekan tombol kirim dan tunggu semua kertas dipindai dan faks dikirim. Setelah proses selesai, mesin fax akan mencetak laporan konfirmasi, tergantung pada pengaturannya.

Jika mesin sudah diatur dengan benar, baki kertas sudah diisi dan kartrid atau toner sudah siap, menerima faks adalah proses yang sangat mudah. Jika mesin faks diatur untuk menerima faks secara otomatis, ketika saluran faks berdering, mesin secara otomatis akan menerima faks dan mencetaknya. Mengatur faks untuk menjawab secara otomatis sangat berguna, agar Anda tidak ketinggalan dokumen penting yang masuk kapan saja sepanjang hari.

Mengoperasikan printer:

Agar Anda dapat mengirim dokumen yang diketik melalui layanan surat atau faks, Anda perlu mencetaknya terlebih dahulu. Untuk mencetak dokumen, Anda memerlukan printer yang terpasang ke komputer Anda atau jaringan yang terhubung ke komputer Anda. Sangat mirip dengan mesin faks, Anda perlu memastikan bahwa printer telah terpasang dan daya dihidupkan. Tergantung pada jenis printer, apakah inkjet atau laser jet, printer akan memiliki kartrid tinta atau kartrid toner. Pastikan kompartemen kartrid diisi dengan tinta atau toner. Tergantung pada jenis pencetak, Anda mungkin memiliki baki berbeda untuk jenis kertas berbeda dan ukuran kertas berbeda. Pastikan baki kertas sudah diisi. Buat beberapa pengaturan awal pada printer untuk kualitas cetak, pencetakan dupleks, dll.

Untuk mencetak dokumen, gunakan menu file pada dokumen yang telah Anda buat dan pilih opsi print. Kotak yang muncul akan memiliki tombol opsi atau properti untuk mengatur pengaturan cetak. Pencetakan warna dapat dilakukan jika diperlukan pada printer warna. Pencetakan dua sisi dapat dilakukan untuk menghemat kertas.

Meskipun semua peralatan ini digunakan setiap hari di lingkungan kantor, pastikan Anda mematikan komputer dan printer setiap hari untuk menghemat energi. Ini juga membantu umur panjang untuk peralatan.

4.7 Jelaskan pentingnya memberi tahu pelanggan Anda jika ada kemungkinan akan ada penundaan dalam menanggapi suatu komunikasi.

Layanan pelanggan adalah elemen yang sangat penting dalam setiap organisasi. Kontak dan hubungan dengan pelanggan sangat penting dan harus dijaga terus menerus agar organisasi dapat berjalan dengan lancar. Menjaga informasi pelanggan adalah tugas yang sangat penting dan bagian dari layanan pelanggan. Ini akan membantu menghindari begitu banyak masalah, kesalahpahaman dan frustrasi dan akan membantu memperkuat hubungan dengan pelanggan hampir sepanjang waktu. Pelanggan akan dengan senang hati mendengar masalah dari perusahaan atau organisasi, daripada mencari tahu sendiri. Jadi pendekatan proaktif jauh lebih baik daripada pendekatan reaktif.

Misalnya (dari sudut pandang pekerjaan saya), jika Anda mengetahui bahwa ada masalah yang terjadi dan ada daftar tunggu pada referal yang diterima, Anda dapat menelepon pelanggan untuk memberi tahu mereka tentang penundaan dan alasan mengapa penundaan itu terjadi dan juga beri mereka kerangka waktu untuk menyelesaikan masalah. Anda juga dapat mengirimkan surat yang menyatakan alasan penundaan dan kapan akan ditindaklanjuti. Jika ini tidak dilakukan, pelanggan akan menelepon lagi, dan ketika mereka mendapat tanggapan negatif, akan menjadi frustrasi atau mencari organisasi atau perusahaan lain.

Berbagi informasi dengan pelanggan tentang keterlambatan layanan atau penundaan dalam menanggapi komunikasi atau layanan akan memberi tahu pelanggan bahwa perusahaan memperhatikan mereka. Ini juga akan menghentikan pelanggan menelepon layanan pelanggan dan menjadi khawatir atau frustrasi. Ini akan membantu memperkuat hubungan pelanggan. Selalu tempatkan diri Anda pada posisi pelanggan, dan pikirkan apa yang Anda harapkan. Hal yang sama dan seterusnya harus disediakan untuk pelanggan.

Ketika Anda menerima permintaan dari pelanggan, pelanggan menunggu untuk mengantisipasi apakah permintaan mereka akan dipenuhi atau tidak. Mereka bahkan mungkin bertanya-tanya apakah permintaan mereka sampai kepada Anda. Jadi sebagai langkah awal, ada baiknya untuk mengakui penerimaan dan memberi tahu pelanggan bahwa Anda telah menerima permintaan dan akan menanganinya atau mengerjakannya. Jika ini adalah permintaan yang memerlukan waktu untuk diselesaikan, terus beri tahu pelanggan tentang perkembangannya. Itu akan membantu pelanggan tetap tenang, mengetahui bahwa pekerjaan sedang berlangsung dan bahwa mereka dijaga.

Saat masalah teratasi, pastikan Anda menelepon pelanggan dan memberi tahu, daripada menunggu pelanggan menelepon Anda untuk meminta informasi. Ini akan membantu pelanggan tetap tenang dan menjadi produktif, jika tidak, menurut pelanggan, masalah masih belum terselesaikan.

Menjaga informasi pelanggan meningkatkan kepuasan pelanggan. Apakah itu kabar baik atau buruk, mereka perlu diberi tahu, sehingga mereka tahu bahwa mereka diingat dan tidak diabaikan.

viseven.com

4.8 Jelaskan risiko yang terkait dengan kerahasiaan komunikasi tertulis atau elektronik.

Semua bentuk komunikasi tidak sepenuhnya aman. Ada celah dan kerugian dalam semua bentuk komunikasi.

Risiko yang terkait dengan kerahasiaan komunikasi tertulis:

Segala bentuk komunikasi tertulis akan disimpan sebagai salinan cetak atau dikirim melalui layanan surat. Komunikasi dapat memiliki informasi rahasia yang tidak diizinkan untuk dibaca atau diperiksa oleh orang yang tidak berwenang.

Risiko yang terkait dengan kerahasiaan komunikasi elektronik:

Bentuk komunikasi elektronik termasuk telepon, telepon genggam, mesin fax dan email.

Telepon: Komunikasi yang dilakukan melalui telepon rumah tidak sepenuhnya aman karena ada kasus di mana saluran telepon disadap. Sebagai bagian dari proses dan prosedur, perusahaan telepon dapat memantau panggilan telepon, membuatnya kembali menjadi masalah serius yang berkaitan dengan kerahasiaan. Juga ada baris yang dapat memiliki banyak ekstensi, di mana percakapan satu orang dapat didengar oleh orang lain, sehingga melanggar kerahasiaan.

Ponsel: Komunikasi ponsel menggunakan gelombang radio, yang dapat disadap dengan mudah. Setiap pesan yang diterima oleh ponsel, jika ponsel tidak dikunci dengan kata sandi, dapat dilihat oleh siapa saja jika sampai ke tangan orang yang salah. Selain itu, ponsel cerdas memiliki opsi yang lebih mudah untuk menyiapkan email dan fungsi lainnya. Jika tidak diamankan dengan kata sandi, fungsi-fungsi ponsel cerdas ini bisa menyebabkan masalah serius pada kerahasiaan jika fungsi tersebut mengirimkan informasi ke tangan orang yang tidak berwenang untuk mengakses informasi itu.

Mesin faks: Meskipun mesin faks adalah cara yang aman untuk mengirim dan menerima informasi, Anda harus sangat berhati-hati saat mengirim informasi melalui faks. Jika Anda salah memasukkan nomor saat mengirim fax, bahkan jika satu digit salah, data rahasia dapat jatuh ke tangan orang yang salah, bahkan ke pihak lawan dalam masalah hukum. Jadi seseorang perlu memeriksa ulang nomor yang mereka kirimi faks sebelum menekan tombol kirim atau kirim. Ada juga akses tidak sah ke mesin faks di ujung penerima. Jadi selalu baik untuk memeriksa dengan penerima apakah ini waktu yang tepat untuk mengirim faks dan apakah penerima telah menerima dokumen di tangan. Bahkan di kantor Anda sendiri, mesin faks harus disimpan di tempat yang hanya dapat diakses oleh personel yang berwenang karena jika tidak, dokumen rahasia yang diterima dapat disimpan oleh orang yang salah.

Email: Seperti halnya transmisi faks, seseorang harus sangat berhati-hati saat berkomunikasi melalui email. Seseorang perlu memastikan untuk memasukkan alamat email dengan benar dan memeriksa ulang apakah sudah benar, jika tidak, email dapat masuk ke kotak masuk penerima yang salah. Ada ancaman lain yang terlibat dalam komunikasi melalui email. Email dan lampirannya dapat dibaca dan dilihat oleh administrator sistem dan peretas. Jadi saat mengirimkan informasi rahasia dan sensitif, Anda harus menghindari penggunaan jaringan publik dan menggunakan metode terenkripsi.

Secara umum, selalu baik untuk memberi tahu pelanggan atau penerima komunikasi bahwa ada risiko yang terlibat dalam komunikasi tertulis dan elektronik dan bahwa pertemuan pribadi adalah metode terbaik.

Organisasi kami telah menerapkan langkah-langkah untuk menjaga keamanan data dalam penggunaan teknologi komputer.

E-mail

Untuk membaca bagian pertama dari unit ini, silakan ikuti tautan di bawah ini:

Berurusan dengan pelanggan secara tertulis atau elektronik - Bagian 1

Saya harap informasi di hub ini bermanfaat bagi Anda. Ini murni untuk tujuan referensi saja. Jika Anda memiliki pertanyaan atau ingin berbagi pengalaman, silakan lakukan di bagian komentar di bawah.

Semua yang terbaik!