Lima elemen agenda yang efektif

Temukan 5 aspek penting dari agenda yang efektif.

Canva

Lima Elemen Penting untuk Agenda yang Efektif

Jika saya memberi tahu Anda bahwa ada satu hal sederhana yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kehadiran dan partisipasi dalam rapat, Anda akan melompati semuanya, bukan? Nah, bersiaplah untuk melompat karena ada adalah satu hal yang dapat menerapkan segera yang akan membuat pertemuan Anda lebih efektif dan produktif: Buat agenda dengan lima unsur penting ini dan produktivitas pertemuan Anda akan meningkat secara dramatis.

Membuat dan Mendistribusikan Agenda

Seperti kebanyakan dari Anda, saya dibanjiri dengan dokumen dan terkadang merasa seperti saya perlu menyatakan perang di atas kertas putih dan mencetak dengan warna lain sehingga saya dapat menemukan apa yang saya cari ketika saya mencarinya. Meski begitu, agenda bukanlah tempat untuk berhemat. Kami dapat mengalihkan sebagian besar produksi kami ke format elektronik dan e-reader, tetapi jika menyangkut agenda, pembuatan dan distribusi hard copy di rapat sangat penting sehingga saya selalu membuat salinan tambahan untuk didistribusikan saat bertemu secara langsung dan ulang. -kirim salinan agenda saat rapat online.

Pikirkan agenda seperti peta jalan yang akan Anda gunakan saat merencanakan perjalanan — komponennya sama, dan Anda perlu mengetahui informasi berikut:

Siapa yang akan pergi dengan Anda, kapan dan jam berapa Anda berangkat dan dari mana?
Kenapa kamu pergi
Kemana tujuan Anda, apa saja landmark atau pencapaian yang akan Anda gunakan untuk mengukur kemajuan ke depan?
Berapa lama waktu yang Anda miliki untuk sampai ke sana?
Apa yang terjadi jika Anda menabrak jalan berlubang dan mengalami flat?

Masing-masing pertanyaan ini berkaitan dengan elemen penting saat membuat agenda yang efektif. Mari kita lihat setiap elemen.

Elemen Penting 1: Judul Agenda

Tujuan utama tajuk adalah dengan cepat mengidentifikasi hal-hal berikut:

Entitas, organisasi, atau komite yang mengadakan rapat
Nama badan penyelenggara; apakah ini Dewan, Kelompok Penasihat, Komite
Kapan tanggal dan waktu rapat dijadwalkan untuk dimulai dan berakhir
Lokasi pertemuan

Meskipun mudah untuk mengasumsikan bahwa jika orang muncul di rapat, mereka harus mengetahui tempat dan waktu, namun, informasi header ini mulai berfungsi sebagai dasar untuk beberapa elemen berikutnya dan juga membuat arsip organisasi untuk menyatakan bahwa pertemuan memang terjadi pada tanggal, waktu, dan lokasi yang sesuai - menghilangkan beban dari semua peserta untuk mengingat atau mencoba mengingat kapan tepatnya mereka memutuskan untuk melakukan sesuatu ketika ditanyai.

Contoh tajuk mungkin terlihat seperti ini:

Asosiasi Perawatan Anak Lokal

Rapat Bulanan Direksi

15 April 2014 1:00 - 2:00

Perpustakaan Umum

Saya lebih suka memusatkan tajuk agenda saya, tetapi pembenaran kiri (di mana semua kata sejajar dengan margin kiri) juga berfungsi. Opsi mana pun yang Anda pilih, gunakan format yang sama untuk setiap rapat jenis itu. Konsistensi dimulai dengan agenda.

Peserta rapat Anda akan menghargai semua informasi rapat penting di satu tempat, di agenda mereka sehingga mereka tidak perlu mencari serbet atau selembar kertas tempat mereka membuat catatan tentang rapat berikutnya. Ada tingkat kredibilitas yang juga disampaikan oleh header, yaitu inklusif, informatif dan resmi dan mulai meletakkan dasar bahwa pertemuan ini akan dianggap serius dan tidak akan membuang-buang waktu.

Saya sering ditanya siapa yang harus menyusun agenda dan mengirimkannya dan tanggapan itu adalah artikel yang sama sekali berbeda, tetapi tanggapan singkatnya adalah bahwa orang yang bertanggung jawab untuk mengadakan pertemuan harus mengambil inisiatif untuk mengumpulkan lima elemen yang dibahas dalam ini. artikel. Orang lain mungkin sudah didelegasikan atau ditugaskan untuk benar-benar mengetik atau mengirimkan dokumen, tetapi isi agenda harus berada di tangan orang yang bertanggung jawab untuk memfasilitasi rapat.

Elemen Penting 2: Tujuan Rapat

Tujuan dari pertemuan tersebut adalah menjawab pertanyaan, “Mengapa kita bertemu? Apa yang ingin kami capai? ”

Sebutkan di awal agenda tujuan diadakannya pertemuan ini. Menjawab pertanyaan “mengapa kita bertemu? Apa yang ingin kami capai? ” di awal agenda membantu untuk membuat dan menjaga kelompok tetap fokus terutama jika hal-hal mulai tidak terkendali. Jika rapat tersebut adalah rapat bulanan yang dijadwalkan secara rutin, tuliskan hal itu dalam agenda, jika Anda rapat untuk membahas suatu acara, atau masalah, atau topik - buat daftar spesifiknya. Dan, terakhir, jika organisasi Anda memiliki pernyataan misi pastikan untuk mencantumkan pernyataan misi di tempat ini dalam agenda sehingga Anda tetap fokus.

Mencantumkan tujuan rapat dalam agenda memungkinkan fasilitator dan semua peserta memiliki kesempatan untuk memfokuskan kembali percakapan yang telah menyimpang ke topik lain. Merupakan kebiasaan yang baik untuk membaca tujuan pertemuan dan pernyataan misi sebelum pertemuan berlangsung sebagai pengakuan bahwa Anda serius tentang apa yang Anda rencanakan untuk dicapai dan bahwa ada rencana. Para peserta tidak akan sembarangan berdiskusi atau bergosip, atau berbagi cerita yang tidak berhubungan jika mereka memiliki tujuan, atau jika sesuatu bergerak ke arah itu, adalah tugas sederhana untuk memfokuskan kembali percakapan di sekitar tujuan yang ada.

Dari perspektif kearsipan organisasi, membuat daftar tujuan rapat menciptakan proses dokumentasi tertulis untuk melihat kembali apa yang sedang Anda kerjakan saat yang sangat membantu saat merencanakan acara serupa, atau mencoba mengingat saat Anda melakukan sesuatu. Mencantumkan tujuan rapat Anda juga membantu Anda mengevaluasi pencapaian dan kemajuan Anda dalam rapat.

Contoh pernyataan tujuan untuk agenda rapat:

Tujuan: Untuk bertemu untuk merencanakan pelatihan kepemimpinan

Menulis tujuan rapat itu semudah menjawab pertanyaan, "Mengapa kita rapat?" Jika tidak ada jawaban untuk pertanyaan itu atau jawabannya adalah "Saya tidak tahu", jangan jadwalkan rapat, atau batalkan jika rapat rutin. Waktu terlalu berharga untuk menjadi rapat demi rapat.

Elemen Penting 3: Badan Agenda (Rencana Kerja Rapat)

Inilah inti dari rapat, apa yang perlu diselesaikan selama rapat, mencantumkan hal-hal yang paling sensitif waktu terlebih dahulu, lalu yang paling kontroversial atau memakan waktu berikutnya dan kemudian yang kurang sensitif dan berdampak rendah dan diakhiri dengan makalah tempat parkir.

Pada elemen berikutnya (# 4) saya akan berbicara tentang berapa banyak waktu yang didedikasikan untuk masing-masing bidang ini, jadi jangan panik ketika Anda melihat masalah yang memakan waktu di bagian atas agenda - tidak ada alasan untuk tidak menyelesaikan agenda sibuk dalam satu jam. Tidak hanya satu jam jumlah waktu yang biasanya dapat disumbangkan atau dihabiskan untuk satu kelompok, tetapi rentang perhatian kita hanya dapat menangani begitu banyak. Pertemuan yang efektif dengan hasil yang sangat produktif dalam satu jam, tidak hanya mungkin tetapi norma dalam satu jam, jika semua elemen ini digunakan.

Tanggung jawab terbesar fasilitator dalam menangani rapat yang efisien dan efektif dengan menggunakan elemen-elemen ini adalah mengumpulkan konten untuk agenda rapat dan kemudian memprioritaskan berbagai bagian. Ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, favorit saya adalah mengirimkan pengumuman pertemuan tidak lebih dari 2 minggu sebelum pertemuan kepada semua orang yang bertanggung jawab untuk hadir dan meminta umpan balik mereka tentang apa pun yang ingin mereka diskusikan terkait memiliki tujuan atau memiliki informasi apa pun dari pertemuan sebelumnya yang ingin mereka perbarui kepada kelompok.

Tip berguna - Pengumuman pertemuan mencakup semua informasi dari Essential Elements # 1 & # 2, header dan tujuan.

Jika Anda mengetahui topik yang akan dilaporkan, atau memiliki beberapa laporan standar yang diperlukan atau diinginkan untuk grup Anda, tambahkan setiap item tersebut ke agenda serta item apa pun dari pertemuan terakhir yang belum terselesaikan. Saya menggunakan tempat parkir kertas untuk jenis masalah ini.

Tip bermanfaat untuk menjalankan rapat yang sukses - Anda tidak perlu menyelesaikan setiap masalah dalam agenda, cukup mulai diskusi dan ketika Anda berada beberapa menit dari waktu yang ditentukan, sarankan agar area yang masih belum terselesaikan, atau dalam perselisihan, ditinjau kembali pada pertemuan berikutnya dan orang-orang melakukan penelitian atau memikirkan tentang strategi dan pilihan untuk mengatasi masalah tersebut. Ini hanya akan berfungsi jika Anda dengan sengaja menempatkan masalah di tempat parkir dan kemudian menempatkannya sebagai prioritas pada pertemuan berikutnya dan benar-benar meninjau kembali topik tersebut. Meskipun topik tersebut masih diperdebatkan atau memakan waktu saat Anda bertemu lagi, topik tersebut perlu ditinjau kembali jika Anda mengatakan akan ditinjau kembali, meskipun untuk menempatkannya kembali ke tempat parkir, atau untuk menjadwalkan pertemuan yang didedikasikan untuk menyelesaikan satu topik atau masalah.

Sekarang mari kita satukan isi agenda (rencana kerja rapat) bersama:

Jika grup adalah salah satu yang diharuskan untuk mengikuti Roberts Rules of Order, atau beberapa prinsip pengorganisasian lainnya, masing-masing komponen tersebut perlu dimasukkan dalam agenda. Contoh item tersebut dapat mencakup: Panggilan untuk memesan, Roll call, Persetujuan agenda, Membaca risalah rapat sebelumnya, Persetujuan risalah rapat sebelumnya, Laporan Presiden, Laporan staf, Bisnis baru, Bisnis lama, Tanggal rapat berikutnya, Penundaan.

Mungkin ada elemen lain yang diperlukan untuk badan agenda Anda, jadi pastikan untuk mengkonfirmasi peraturan apa pun yang terkait dengan grup spesifik Anda sebelum Anda membuat perubahan signifikan, namun, saya akan memasukkan sebagian besar elemen ini, hanya dalam urutan yang sedikit berbeda dan tambahkan beberapa elemen. Badan agenda yang ideal bagi saya mencakup item berikut dalam urutan ini:

Telepon untuk memesan (2 menit)
- Memanggil pertemuan untuk memesan, pada waktu yang dijadwalkan dan membaca tujuan pertemuan
Selamat datang dan perkenalan (5 menit)
- Setiap orang menyatakan nama mereka, peran pada rapat dan hal lain yang relevan dengan tanggung jawab mereka dengan organisasi atau dalam rapat
Housekeeping (5 menit)
- Tinjau format dan aturan operasi rapat
- Konfirmasikan tanggal dan waktu rapat berikutnya sebelum membahas inti rapat
Review agenda (2 menit)
- Tanyakan apakah ada yang ingin ditambahkan
Persetujuan risalah rapat sebelumnya (3 menit)
- Konfirmasikan bahwa risalah rapat telah didistribusikan, ditinjau dan minta perubahan atau koreksi
- Setujui jika perlu, atau didikte oleh dewan pengatur yang menjadi tanggung jawab Anda
Laporan Presiden (5 menit)
- Gunakan waktu ini untuk membuat semua orang terpusat dan fokus pada tugas yang ada dan mungkin berbagi bahwa kita memiliki banyak pekerjaan, atau memiliki satu hal khusus yang harus ditindaklanjuti, menyambut anggota baru ke komite dll., Beberapa menit yang dibutuhkan fasilitator untuk mengatur suasana, semakin lancar pertemuan tersebut - bagian ini hanya memerlukan beberapa menit.
Laporan Staf (5 menit)
- Di area inilah saya melihat banyak rapat berjalan serba salah, jika ada staf yang perlu melapor ke grup, bekerjasamalah dengan staf tersebut untuk hanya melaporkan informasi yang penting untuk tugas yang ada selama rapat itu.
- Semua laporan staf yang meninjau operasi organisasi harus ditulis dan didistribusikan sebelum rapat.
- Laporan staf yang efisien tidak boleh lebih dari 5 menit, jika mereka melaporkan tentang suatu masalah atau topik yang sedang dibahas selama rapat, maka mereka harus melaporkan informasi itu selama waktu itu (bisnis baru atau lama).
- Jika Anda tidak memiliki staf, maka ini bukan masalah, namun, hal yang sama terjadi ketika komite melapor dan selanjutnya saya membahas laporan komite yang tepat.
Laporan Komite Tetap, yaitu Keuangan, Personalia, dll. (2 laporan @ 5 menit - 10)
- Laporan Komite Tetap dapat menjadi hal buruk bagi keberadaan rapat yang efisien, jadi ingatlah strategi berikut saat menempatkan laporan komite tetap dalam agenda:
- Sebagian besar laporan komite tetap dapat disajikan secara tertulis dan idealnya sebelumnya, jika laporan tidak dapat didistribusikan lebih awal dari tanggal rapat, maka telah disusun dan dalam satu paket dengan semua hal lain yang akan didistribusikan selama itu pertemuan.
- Jika mengacu pada laporan, orang yang melapor harus hanya menyoroti hal-hal yang perlu ditindaklanjuti oleh kelompok pada pertemuan itu dan jika membuat laporan lisan - satu-satunya hal yang harus dilaporkan adalah yang akan menjadi bahan tindakan kelompok (memutuskan tentang) selama pertemuan itu.
- Jika komite memiliki informasi baru untuk melaporkan sesuatu yang baru ke grup - itu harus dimasukkan dalam Bisnis Baru, namun, itu dapat direferensikan selama laporan komite, seperti "kami akan merekomendasikan metode pembayaran baru selama bisnis baru." tetapi itu adalah cakupan pelaporan - jika orang ingin tahu lebih banyak, mereka harus duduk di komite itu.
- Sebagian besar panitia harus diberi waktu 5 menit untuk melaporkan dan jika tidak ada laporan selain laporan tertulis (khususnya, jika mereka tidak memiliki laporan baru yang perlu ditindaklanjuti oleh kelompok Anda) tidak masalah.
- Untuk pertemuan yang efisien dan produktif, hiburlah bisnis di mana kelompok memiliki kebutuhan untuk bertindak atau membuat keputusan. Pembaruan dan latar belakang informasi dapat disajikan dalam bentuk tertulis sebelumnya, atau didistribusikan pada pertemuan untuk ditinjau sebelum pertemuan berikutnya.
Bisnis Lama (dari Tempat Parkir pada pertemuan sebelumnya) (2 tindakan @ 5 menit - 10)
- Diskusi, pelaporan, dan tindakan berbatas waktu terkait bisnis yang tidak terselesaikan pada rapat sebelumnya.
- Pastikan Anda sebagai fasilitator pertemuan mengetahui segala sesuatu yang akan dibahas selama waktu ini dan apakah itu akan menjadi informasi, atau tindakan (perlu voting atau keputusan).
- Bersedia menempatkan kembali masalah tersebut di tempat parkir jika setelah waktu yang ditentukan ternyata kelompok tersebut belum siap untuk bertindak.
- Sebagai aturan praktis, setelah masalah masuk ke tempat parkir selama lebih dari 4 pertemuan, dan / atau ada emosi atau energi yang signifikan di sekitar masalah, atau sangat kompleks - Saya menjadwalkan pertemuan untuk mulai menyelesaikannya isu. Jika komunitas menanggapi masalah mendesak yang memiliki beberapa komponen yang disebutkan sebelumnya, maka pertemuan khusus yang berdedikasi akan berguna.
- Setiap item agenda dalam bisnis baru sebaiknya dialokasikan tidak lebih dari 10 menit.
Bisnis Baru (2 tindakan @ 5 menit - 10 menit)
- Bisnis baru adalah setiap item atau masalah yang muncul dari suatu komite, staf atau kelompok yang memerlukan tindakan atau keputusan oleh kelompok yang berkumpul.
- Metode paling efisien dalam menangani bisnis baru adalah dengan menentukan prioritas item yang akan ditangani oleh yang paling kompleks dan memakan waktu terlebih dahulu dan membatasi waktu pengenalan.
- Inti dari bisnis baru adalah memperkenalkan topik, memastikan informasi atau sumber daya apa yang akan dibutuhkan untuk maju dan kemudian memberikan informasi yang diperlukan sebelum pertemuan berikutnya di mana masalah tersebut sekarang akan muncul sebagai Bisnis Lama
- Saya cenderung memberikan waktu maksimal 10 menit untuk item bisnis baru kecuali jika grup yang mengemukakan masalah tersebut bersedia untuk mempersiapkan grup sebelumnya sehingga semua orang yang datang ke rapat siap untuk bertindak.
Tempat Parkir (3 menit)
- Area agenda ini adalah tempat isu-isu yang membutuhkan pemahaman, sumber daya, atau informasi lebih lanjut sampai muncul pada pertemuan berikutnya sebagai Bisnis Lama.
- Agenda inilah yang membuat penting bahwa setiap orang memiliki salinan tertulis, mereka dapat mengisi kekosongan di area parkir dan menggunakannya untuk membuat catatan tentang apa yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan tentang topik atau masalah tertentu.
- Di slot waktu ini Anda akan bernegosiasi di mana, kapan dan bagaimana melanjutkan dengan setiap item)

Ini adalah komponen rencana kerja yang efisien untuk rapat, atau dikenal sebagai agenda. Fitur penting dari setiap orang yang memiliki salinan tertulisnya sendiri adalah bahwa mereka dapat memantau sejauh mana perjalanan setiap orang dalam perjalanan. Setiap item agenda dapat dicentang begitu selesai dan pencapaiannya berlalu begitu saja. Berbicara tentang berdetak…

Jam, pengatur waktu, lonceng, dan tongkat bicara membantu fasilitator memastikan bahwa rapat akan mengalir dan dimulai serta diakhiri tepat waktu

Kathy Stutzman

Elemen Penting 4: Alokasikan Waktu, Pertahankan Waktu, dan Ajukan Pertanyaan

Mengalokasikan dan menjaga waktu, termasuk memulai dan mengakhiri tepat waktu adalah masalah rasa hormat yang sederhana. Pertemuan yang tepat waktu menunjukkan bahwa waktu peserta sangat berharga. Alokasikan jumlah waktu maksimum untuk setiap item agenda dan pertahankan. Meskipun beberapa orang mungkin merasa tidak nyaman dengan "mengajukan pertanyaan", ini adalah salah satu elemen terpenting dari rapat yang produktif.

Karena ini sangat penting, saya suka bersenang-senang dengannya dan memiliki reputasi dunia untuk pertemuan tepat waktu saya, Anda dapat membaca bahwa saya menghormati orang-orang yang saya temui. Jadi, inilah beberapa cara menyenangkan untuk membuat rapat tepat waktu:

Gunakan pengatur waktu dan setel di awal setiap laporan,
Mulai dan akhiri tepat waktu, apa pun yang terjadi. Jika tidak semua orang ada di sana, jangan berputar-putar untuk merangkum semua yang mereka lewatkan, itu adalah tanggung jawab mereka. Karena rapat hampir waktunya untuk diselesaikan dan masih banyak yang tampaknya perlu diselesaikan, jajak pendapat grup untuk melihat apakah ada sesuatu yang MEMBUTUHKAN tindakan sebelum diakhiri dan pindahkan ke puncak diskusi - semua yang lain bisa buka dalam bentuk laporan tertulis atau tunggu sampai pertemuan berikutnya.
Saya memiliki bel yang sangat besar yang saya bawa dan tempatkan di meja utama - saya telah dikenal untuk membunyikannya untuk memindahkan barang-barang atau untuk mengadakan kelompok yang telah terpecah menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil untuk diskusi lebih lanjut, dan kadang-kadang saya bertemu seseorang yang tidak mau berhenti berbicara dan akan menelepon dengan sopan untuk berkumpul kembali dengan kelompok.
Berilah laporan dan tugas bacaan jauh-jauh hari agar waktu tidak digunakan dalam pertemuan membaca dan mempersiapkan.
Negosiasikan dengan orang lain yang dijadwalkan untuk melaporkan tentang waktu yang mereka butuhkan jika orang lain menunjukkan bahwa mereka membutuhkan lebih banyak waktu.
Jika ada satu masalah yang benar-benar membutuhkan lebih banyak waktu, jadwalkan pertemuan terpisah untuk mempelajari masalah yang lebih kompleks dan laporkan kembali ke kelompok lain.
Gunakan tongkat bicara, atau mikrofon untuk memberi kesempatan kepada semua orang untuk berbicara.

Mengembangkan reputasi untuk memulai dan mengakhiri tepat waktu serta mengontrol waktu yang dijadwalkan untuk memulai bisnis akan memastikan bahwa orang-orang menghadiri dan berpartisipasi dalam rapat yang Anda fasilitasi. Ini adalah salah satu cara paling sederhana untuk mengatakan, "Saya menghormati Anda, waktu Anda, dan kontribusi Anda untuk pertemuan ini."

Elemen Penting 5: Menanggapi Masalah Mendesak dan Kritis yang Muncul

Tak pelak, keadaan darurat kritis akan muncul selama rapat, dan perencanaan hal itu dalam agenda sangat penting untuk mencapai rapat yang efektif dan produktif. Atau seseorang yang merupakan "ahli" ingin bersaksi tentang pengetahuan mereka, atau membuat daya tarik yang bersemangat tentang sesuatu di luar topik, atau seiring waktu. Fasilitator yang fleksibel akan menggunakan Tempat Parkir untuk “memarkir” masalah yang kontroversial, emosional, atau kompleks. Semua agenda yang saya buat memiliki fitur Tempat Parkir.

Tidak peduli seberapa serius masalahnya, apa pun dapat diparkir, meskipun sementara, hingga rapat selesai, atau hingga rapat khusus baru dapat diatur. Hanya fakta bahwa ada tempat untuk memarkir masalah yang sulit, menciptakan izin bagi setiap peserta untuk mengidentifikasi bahwa suatu topik atau masalah akan dibahas seiring waktu dan perlu perhatian lebih lanjut pada pertemuan lain.

Kesetiaan tempat parkir hanya akan sebaik perhatian yang diberikan untuk mendorong masalah-masalah itu keluar dari tempat parkir dan ke pertemuan lain yang lebih tepat atau tepat waktu, jadi untuk memastikan bahwa ini adalah alat yang efektif, harus digunakan, itu harus digunakan dengan baik, dan harus digunakan secara konsisten - maka itu akan menjadi strategi yang efektif untuk pertemuan yang produktif.

Jika Anda memfasilitasi rapat, atau menjadi peserta rapat, 5 elemen penting ini untuk menyusun peta jalan yang bagus akan membantu memandu Anda ke tujuan akhir; pertemuan di mana setiap orang merasa dihargai, didengar, dan terlibat. Hal ini dimungkinkan dengan menyusun agenda terlebih dahulu, tetapi juga dengan mendistribusikannya dan kemudian mengikuti elemen yang tercantum di sini; hasilnya akan cepat dan segera Anda akan melihat peningkatan kehadiran dan partisipasi. Jika Anda tiba-tiba menemukan diri Anda berada di tengah-tengah pertemuan “ad-hoc”, hentikan grup dan segera buat draf agenda agar tidak menjadi pesta gosip, kecuali tentu saja, itu adalah sesi curah pendapat; dan itu adalah artikel lainnya.

Seperti biasa, saya menantikan umpan balik dari Anda tentang strategi yang menurut Anda berguna dan bermakna dalam menciptakan hubungan di antara orang-orang.

Agenda yang baik akan memandu Anda seperti peta jalan menuju kesuksesan, meningkatkan produktivitas dan efisiensi