Aturan emas organisasi kantor

Kantor yang terorganisir berarti pikiran yang teratur. Baca terus untuk mengetahui tip organisasi yang hebat.

Canva.com

Kita mungkin telah mengurangi jumlah kertas yang kita tangani, tetapi itu tidak membuatnya lebih mudah untuk menangani semua tuntutan yang bersaing di waktu kita. Sebenarnya ini lebih sulit, karena "dokumen" tersedia dalam berbagai format. Namun, jika Anda ingin menata pekerjaan Anda, aturan emas tetap berlaku.

Aturan Emas Pengorganisasian Pekerjaan Anda

1. Tangani setiap kertas, email, atau pesan telepon hanya sekali
2. Setelah Anda selesai melakukannya, simpan di tempat yang tepat.
3. Setelah selesai, buang atau arsipkan.

Tentu saja, dalam kehidupan nyata, seringkali sulit untuk mencapai tujuan ini. Tetapi hanya dengan mencoba mematuhi aturan, Anda akan membuat hidup Anda jauh lebih mudah.

Aturan Emas: Tangani Setiap Item Hanya Sekali

Saat Anda sibuk, Anda tergoda untuk menyisihkan tagihan atau apa pun dan berkata Anda "akan menyelesaikannya nanti". Kenyataannya adalah, Anda sudah melihatnya, jadi Anda sudah disela. Akan lebih hemat waktu untuk melakukan sesuatu dengannya, daripada menutupnya atau meletakkannya.

Saya tahu, Anda akan berkata, "tetapi saya harus pergi ke bank / mengakses internet / pergi ke Kantor Pos untuk membayar tagihan ini, dan saya tidak dapat melakukannya sekarang." Saya mengerti itu — tetapi idenya adalah untuk melangkah sejauh yang Anda bisa menuju tujuan itu, meskipun itu hanya langkah kecil.

Opsi 1 — Ambil Langkah Kecil ke Depan

Katakanlah Anda harus pergi ke Kantor Pos untuk membayar tagihan ini. Dalam hal ini, taruh tagihan di dompet Anda, jadi saat Anda pergi berbelanja nanti, Anda tidak bisa melupakannya. Atau jika Anda harus terhubung ke internet, taruh tagihan di komputer. Anda mungkin memiliki nampan pengarsipan untuk "hal-hal yang harus dilakukan", atau mungkin Anda hanya akan meletakkan tagihan di atas keyboard, jadi Anda tidak dapat melewatkannya saat Anda logon lagi. Jika itu adalah email atau pesan, pindahkan ke folder "yang harus dilakukan" atau tambahkan pengingat.

Opsi 2 — Delegasikan

Jika orang lain harus melakukan sesuatu dengan dokumen tersebut, sebaiknya Anda segera menelepon atau mengirim email kepada orang tersebut dalam beberapa menit, tidak peduli seberapa sibuknya Anda. Itu berarti bahwa ketika Anda sibuk, orang lain sedang mengerjakan masalah — kemajuan sedang dibuat.

Tip!

Setelah Anda selesai dengan sebuah dokumen, jangan tinggalkan di tempat Anda mendapatkannya: biasakan segera menyimpannya, dan di tempat yang semestinya.

Bagaimana jika Anda Tidak Memiliki "Tempat yang Layak"

Jika Anda tidak memiliki "tempat yang layak", aturlah sesuatu sekarang! Anda membutuhkan "tempat yang tepat" untuk item yang sudah Anda selesaikan, dan tempat yang tepat untuk item yang masih harus Anda lakukan.

Ini mungkin sesederhana file concertina (file karton besar dengan beberapa slot, baik satu untuk setiap huruf alfabet, atau dengan label yang dapat Anda tentukan sendiri). Meskipun yang dapat Anda kelola hanyalah kotak karton berlabel "tagihan", yang lain berlabel "pajak", pastikan Anda memiliki sesuatu.

Tip!

Ingat, terkadang "tempat yang tepat" adalah tempat sampah kertas. Anda tidak perlu menyimpan semuanya!

Anda Tidak Perlu Menyimpan Tagihan Rumah Tangga

Kecuali Anda menjalankan bisnis dari rumah dan perlu mengklaim pajak, Anda tidak perlu menyimpan tagihan rumah tangga selamanya. Tagihan listrik, gas, dan telepon dapat dibuang begitu Anda menerima tagihan bulan berikutnya, dan Anda dapat melihat mereka telah menerima pembayaran Anda. Satu-satunya alasan untuk menyimpan tagihan listrik adalah jika Anda ingin memantau penggunaan, dan banyak pemasok sekarang dapat memberi Anda informasi ini secara online atau berdasarkan permintaan.

Jika Anda berpikir Anda mungkin ingin mengajukan pinjaman dalam waktu dekat, simpanlah laporan bank enam bulan, karena bank mungkin mengenakan biaya untuk mencetaknya kembali untuk Anda. Jika tidak, setelah Anda memeriksa pernyataan dan mengetahui bahwa pernyataan itu benar, tidak ada gunanya menyimpannya, kecuali jika Anda membutuhkannya untuk petugas pajak. Hal yang sama mungkin berlaku untuk slip pembayaran - periksa peraturan pajak setempat Anda.

Pengarsipan

Jika Anda sudah selesai dengan dokumen tetapi perlu menyimpannya, cara yang paling ekonomis adalah dengan amplop.

Amplop besar membutuhkan lebih sedikit ruang daripada folder karton atau pengikat cincin, jadi ini adalah cara yang paling hemat tempat untuk menyimpan dokumen yang harus Anda simpan, tetapi jarang perlu dilihat. Mereka juga murah! Anda dapat menyimpan amplop Anda di dalam koper tua atau di kotak penyimpanan dekoratif dari alat tulis Anda.

Jika Anda telah menyelesaikan suatu proyek, masukkan semuanya ke dalam amplop. Labeli amplop dengan subjek dan tanggalnya dengan tulisan besar yang bagus, dengan pena tebal. Contohnya mungkin mengajukan hipotek - setelah Anda menyelesaikan semua dokumen, kemungkinan besar Anda tidak akan pernah melihat dokumen lagi, Anda hanya akan membayar cicilannya. Jadi, masukkan semua surat pengacara dan dokumen bank ke dalam amplop dan simpan di tempat yang aman.

Folder besar membutuhkan terlalu banyak ruang

Bagaimana dengan Pajak?

Hal yang sama berlaku untuk pajak. Anda memang harus menyimpan informasi tentang pajak tahunan Anda selama beberapa tahun (periksa persyaratan lokal Anda), tetapi Anda mungkin tidak akan pernah melihatnya lagi kecuali Anda diaudit. Masukkan pajak setiap tahun ke dalam amplop terpisah, beri label dan simpan.

Jika Anda mengikuti rutinitas ini, Anda tidak memerlukan banyak ruang untuk menyimpan dokumen aktif Anda, yang akan membuatnya lebih mudah untuk tetap rapi dan untuk menyimpan hal-hal baru.

Tip!

Biasakan untuk meninjau file Anda di akhir setiap tahun keuangan.

Setiap akhir tahun, bersihkan semua dokumen yang tidak Anda perlukan di tahun baru - baik amplop dan simpan di penyimpanan, atau buang. Lakukan hal yang sama untuk komputer Anda.

Dokumen akan lebih mudah untuk diarsipkan dan ditemukan, dan pengarsipan "aktif" Anda tidak akan memakan banyak ruang.

Disortir!