Bagaimana menghindari sinyal sibuk dengan rollover saluran telepon

Gambar oleh Gerd Altmann dari Pixabay

Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana perusahaan besar dapat menerima begitu banyak panggilan telepon secara bersamaan tanpa mendapatkan sinyal sibuk?

Telepon rumah dan ponsel menyediakan Call Waiting. Anda akrab dengan itu. Tetapi Call Waiting tidak akan berfungsi dengan sistem telepon. Jika Anda ingin sistem telepon, seperti penjawab otomatis PBX, untuk menangani banyak penelepon, Anda memerlukan beberapa saluran telepon dengan rollover.

Rollover saluran telepon adalah metode yang digunakan untuk memungkinkan lebih dari satu penelepon untuk melewati dengan mengarahkan setiap penelepon melalui saluran telepon berikutnya yang tersedia.

Penting untuk dipahami bahwa rollover bukanlah fungsi dari peralatan telepon internal Anda. Penyedia layanan telepon Anda harus melakukannya. Anda perlu meminta perusahaan telepon untuk mengalihkan penelepon tambahan ke saluran berikutnya yang lebih tinggi. Itu juga dikenal sebagai kelompok pemburu.

Semua penelepon Anda akan menghubungi nomor utama Anda, tetapi jika saluran pertama sedang digunakan, penelepon berikutnya berdering di saluran berikutnya yang tidak terpakai. Jika semua saluran sedang digunakan, penelepon berikutnya akan mendapat sinyal sibuk.

Di sisi lain, panggilan tunggu memungkinkan penelepon kedua dijawab dalam satu saluran. Ini tidak baik untuk sistem telepon, yang dirancang untuk mengarahkan setiap penelepon simultan ke departemen atau personel tertentu.

Sistem telepon akan menjawab saluran telepon yang berdering. Jika penyedia layanan telepon Anda tidak mengalihkan saluran sibuk ke saluran berikutnya, maka sistem telepon tidak dapat menjawab penelepon tambahan tersebut.

Berapa Banyak Garis yang Anda Butuhkan?

Jawaban sederhana: Satu baris untuk setiap penelepon. Jadi, jika Anda perlu menangani, katakanlah, sepuluh penelepon simultan, Anda memerlukan sepuluh saluran dari operator telepon Anda.

Anda masih menggunakan satu nomor telepon saja. Jalur tambahan memiliki nomornya sendiri dan dapat dihubungi secara langsung. Tetapi gagasan utamanya adalah bahwa nomor pertama adalah satu-satunya yang diperlukan. Jika saluran sedang digunakan, penelepon beralih ke baris berikutnya yang gratis.

Dengan kata lain, penelepon pertama berdering melalui saluran fisik pertama, dan penelepon berikutnya "beralih" ke saluran fisik berikutnya yang tersedia. Rollover ini berlanjut sampai semua garis digunakan.

Jika semua saluran sedang digunakan, maka penelepon berikutnya akan mendapat sinyal sibuk. Jadi jika Anda ingin mendukung volume panggilan yang tinggi untuk bisnis Anda, Anda perlu mendapatkan saluran tambahan dari perusahaan telepon Anda dan meminta saluran ini untuk dikonfigurasi dengan rollover ke baris berikutnya dalam grup.

Layanan rollover biasanya diberikan tanpa biaya tambahan. Perusahaan telepon mendapat untung dari biaya saluran tambahan.

Beberapa panggilan masuk dapat diterima dengan beralih ke saluran berikutnya yang tersedia.

Mengapa Menunggu Panggilan Tidak Diperlukan

Ingatlah bahwa sistem telepon otomatis untuk merutekan panggilan masuk.

Jika Anda memiliki Panggilan Menunggu di salah satu saluran Anda, penelepon berikutnya TIDAK akan beralih ke baris berikutnya. Mereka akan terjebak di sana menunggu orang di jalur itu untuk menanggapi nada panggilan tunggu.

Itu berfungsi dengan baik untuk satu saluran, seperti telepon rumah atau ponsel. Namun bila Anda menggunakan rollover ke jalur tambahan, panggilan tunggu akan mengganggu pengoperasiannya.

Bagaimana Sistem Telepon PBX Bekerja Dengan Rollover?

Semua saluran masuk yang diatur dalam grup berburu rollover terhubung ke sistem telepon (PBX), dan semua telepon internal terhubung ke soket ekstensi.

Penelepon pertama akan menelepon melalui saluran pertama. Penelepon berikutnya akan datang melalui saluran kedua, dan seterusnya.

Tidak ada bedanya saluran mana yang digunakan penelepon. PBX akan menangani semua penelepon dengan cara yang sama. Jika sistem menyertakan petugas otomatis, ini akan membantu memandu penelepon ke tujuan yang diinginkan dengan menyediakan menu opsi.

Ada dua metode untuk mencapai hasil yang sama.

Setiap telepon diberi nomor ekstensi internal. Semua penelepon menghubungi nomor utama yang sama, pilih opsi dari penjawab otomatis untuk menelepon ekstensi yang diinginkan atau menghubungi nomor ekstensi yang dikenal jika sistem telepon menyediakan opsi itu.
Setiap telepon dapat memiliki nomor sambungan langsung. Biasanya, empat digit terakhir nomor telepon mewakili ekstensi. Sistem telepon akan mendeteksi empat digit terakhir dan secara otomatis mengarahkan penelepon ke ekstensi itu.

Perhatikan bahwa dalam kasus kedua, Anda tidak memerlukan baris individu untuk setiap nomor. Anda hanya perlu jalur yang cukup untuk mendukung jumlah maksimum penelepon yang diharapkan pada waktu muat terburuk.

Bagaimana Memanggil Bekerja Dengan Banyak Garis?

Memanggil bekerja secara berbeda dengan berbagai model PBX. Ketika ada personel internal yang mengambil sambungan telepon, kebanyakan sistem telepon mengharuskan penelepon menekan 9 untuk saluran luar. Sistem akan memberikan nada panggil dari salah satu jalur luar yang tersedia.

Beberapa PBX secara otomatis akan memberikan nada panggil dari saluran luar yang tersedia tanpa memanggil 9, sehingga panggilan dapat dibuat tanpa menekan tombol lain.

Gambar oleh Pete Linforth dari Pixabay

Singkatnya, Semua Hal Dipertimbangkan

Jika Anda adalah orang yang bertanggung jawab untuk mengatur sistem telepon, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan.

Apakah Anda tahu bagaimana Anda akan menangani semua penelepon Anda secara bersamaan? Apakah Anda memiliki cukup personel untuk menjawab semua panggilan? Jika tidak, mengapa tidak hanya memiliki satu saluran dan membiarkan luapan masuk ke pesan suara yang disediakan oleh perusahaan telepon Anda.

Sudahkah Anda memutuskan bagaimana Anda akan mengarahkan semua panggilan? Tentu saja, Anda dapat menghubungkan telepon ke setiap saluran. Tetapi kemudian Anda tidak memiliki cara untuk mentransfer panggilan dari satu ke yang lain. Anda juga tidak memiliki transisi yang mulus untuk mengarahkan penelepon ke personel atau departemen.

Di situlah sistem telepon PBX menjadi sangat penting. Sistem telepon sederhana memungkinkan resepsionis langsung menjawab semua panggilan masuk dan mentransfernya ke lokasi yang tepat.

Sistem telepon penjawab otomatis adalah langkah selanjutnya, terutama jika Anda tidak memiliki resepsionis penuh waktu untuk menjawab semua panggilan. Itu memungkinkan Anda memberikan salam selamat datang kepada semua penelepon Anda dan menu opsi yang dapat mereka pilih untuk diarahkan ke personel atau departemen yang diinginkan.

Sistem telepon lengkap juga harus menyertakan pesan suara untuk setiap ekstensi yang akan memainkan salam pribadi untuk setiap personel dan menerima pesan untuk panggilan tak terjawab.

Sekarang Anda tahu apa yang ada di balik front end yang dilengkapi dengan baik untuk perusahaan dengan banyak penelepon.