Cara membuat jadwal proyek dan perkiraan biaya yang akurat

Pelajari cara membuat perkiraan proyek yang lebih baik — dan membuatnya lebih cepat.

Canva

Mengapa Akurasi Itu Penting

Sebagai manajer proyek, kita sering ditekan untuk membuat perkiraan dengan sangat cepat dan dengan informasi yang terlalu sedikit. Lebih buruk lagi, kami ditekan untuk mengatakan apa yang ingin didengar oleh sponsor eksekutif: "Saya hanya memiliki $ 15.000 untuk peningkatan basis data ini. Anda dapat melakukannya, bukan? Dan itu harus diselesaikan dalam dua bulan juga!"

Namun, jika kita mengatakan ya, dan itu tidak mungkin, itu memperburuk keadaan. Kami tidak terlihat sangat baik dua bulan dan lima belas ribu dolar kemudian ketika kami kembali dan meminta sepuluh ribu dolar lagi, dan satu bulan lagi. Namun, 3 bulan dan $ 25.000 adalah yang terbaik yang dapat dilakukan siapa pun, dan kami dapat mengetahuinya di awal.

Dunia Profesional Mengharapkan Perkiraan Buruk

Sayangnya, banyak organisasi telah terbiasa menerima perkiraan rendah dan memperkirakan bahwa sebagian besar proyek akan melebihi anggaran dan terlambat dikirim. Menurut Project Management Institute, 55% dari semua proyek tidak memberikan hasil yang memuaskan. Persentase proyek yang memberikan hasil yang memuaskan tepat waktu dan di bawah anggaran jauh di bawahnya.

Manajer proyek, juga, menjadi percaya bahwa kami tidak dapat membuat perkiraan yang realistis, atau, bahkan jika kami bisa, kami tidak dapat melakukannya dalam waktu yang tersedia bagi kami. Dan, jika kami bisa, bos tidak akan mau mendengarnya.

Sederhananya, dunia profesional telah mengharapkan perkiraan yang buruk.

Mengapa Kita Membutuhkan Estimasi yang Baik

Itu berarti kita akan terlihat sangat bagus jika kita bisa melakukan perkiraan yang baik. Sekarang, saya akan jujur, menyajikannya tidak akan mudah. Meyakinkan atasan kita bahwa kita membutuhkan informasi yang baik dan waktu yang cukup untuk memperkirakan dengan baik akan menjadi tantangan. Memberikan perkiraan yang realistis pada awalnya berarti menyajikan anggaran proyek yang lebih tinggi dan jadwal yang lebih lama — lebih banyak argumen. Tapi lihat apa yang terjadi di sisi lain: Kami mulai menyelesaikan proyek kami tepat waktu dan sesuai anggaran — atau hampir selesai. Dan kami satu-satunya yang melakukannya.

Itu sebanding dengan bobot emasnya.

Penutup mata keadilan wanita adalah tanda kebutaannya terhadap agenda pribadi, status, suap, dan elemen lain yang membuat kita menjauh dari kebenaran.

Dengan karya sendiri (Retouched), melalui Wikimedia Commons

Menghilangkan Bias

Dalam estimasi, bias adalah tekanan yang mengarahkan kita untuk menghasilkan estimasi yang terlalu rendah atau terlalu tinggi. Jadi, hal pertama yang harus kita lakukan adalah ingin membuat perkiraan yang akurat. Ingatlah bahwa, di akhir proyek, Anda ingin melihat ke belakang dan berkata: Perkiraan saya tepat; manajemen saya baik, dan saya menyampaikan tepat sasaran.

Faktanya, salah satu cara untuk memahami bias adalah dengan berpikir bahwa itu adalah sesuatu yang membuat Anda terus- menerus keluar dari target. Dalam panahan, angin silang akan meniupkan panah dari target ke arah angin. Itu bias. Kita mengkompensasi bias dengan menyadari tekanan dan menolak membiarkan kita membuang kita.

Berikut adalah beberapa hal yang dapat membuat kita bingung, dan apa yang harus dilakukan untuk masing-masingnya:

Anggaran yang diperlukan atau dibebankan, dan pernyataan dana yang tersedia. Anggaran yang diperlukan atau dikenakan adalah pernyataan tentang apa yang sponsor proyek, atau pelanggan, bersedia belanjakan. Pernyataan dana yang tersedia menyebutkan berapa banyak uang dalam anggaran. Perjelas bahwa semua ini tidak ada hubungannya dengan perkiraan. Entah tidak tahu jumlah itu sebelum Anda memperkirakan (seperti keadilan wanita buta pada Gambar # 2) atau, jika Anda mengetahuinya, sisihkan. Setelah Anda membuat estimasi realistis, Anda dapat menyajikan perbandingan estimasi anggaran dan anggaran yang dibutuhkan.
Angan-angan atau kesal. Jika kita menyukai bos kita, kita ingin menyesuaikan pekerjaan dengan apa yang dia katakan mampu dia lakukan. Jika kita berpikir atasan kita tidak realistis, kita ingin menuntut dua kali lebih banyak. Ini wajar, reaksi manusia terhadap keramahan atau kebencian. Tolong sisihkan. Fokus pada kebanggaan profesional yang muncul dengan membuat perkiraan pekerjaan yang realistis dan akurat yang harus diselesaikan beserta biaya dan waktunya.
Hanya ingin menggunakan salinan perkiraan proyek lama. Jangan hanya menyalin perkiraan dari proyek lain. Akan ada dua kesalahan jika Anda melakukannya. Pertama, perkiraan itu mungkin tidak akurat. Selalu gunakan laporan dan jadwal biaya aktual yang akurat, bukan perkiraan sebelumnya. Kedua, tidak ada dua proyek yang sama. Sekalipun proyek Anda sangat mirip dengan proyek sebelumnya, fokuslah pada perbedaannya, bukan pada persamaannya.
Memperkirakan keseluruhan proyek hanya sebagai satu hal. Ini tidak berhasil. Estimasi yang akurat didasarkan pada detail. Pikirkan berapa biaya setiap bagian dari proyek, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih akurat. Juga, jika satu barang tinggi, dan yang lain rendah, semuanya akan seimbang.

Sekarang Anda tahu bagaimana menghindari tekanan yang menciptakan bias. Mari kita lihat beberapa tip untuk membuat perkiraan yang bagus.

Terlalu sering, orang di tempat kerja berdebat tanpa mendengarkan. Memberikan perkiraan yang realistis kepada atasan kita mungkin menjadi tantangan dalam budaya perusahaan Anda.

Tambako the Jaguar (CC BY-ND), melalui flickr

Tip untuk Membuat Estimasi yang Hebat

Berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat perkiraan yang bagus:

Pastikan Anda mengetahui apa yang diharapkan dari proyek tersebut. Tanpa ruang lingkup yang jelas, perkiraan yang akurat tidak mungkin dilakukan.
Beri diri Anda waktu sebanyak yang Anda bisa. Beberapa perkiraan pertama Anda dengan metode baru akan berjalan lambat. Setelah itu, Anda akan tahu berapa lama yang Anda butuhkan.
Dapatkan informasi yang baik. Jangan hanya mengabaikan beberapa email. Luangkan waktu untuk berbicara dengan orang lain, untuk menjelaskan apa yang Anda lakukan, untuk memastikan mereka mengerti, dan untuk memastikan mereka memikirkan apa yang Anda tanyakan dan memberi Anda informasi yang baik.
Fokus pada bagian unik terlebih dahulu. Setiap proyek memiliki beberapa elemen unik. Perkirakan dulu dengan cermat. Kemudian Anda dapat menyalin dari anggaran aktual proyek sebelumnya dan jadwal untuk bagian-bagian yang lebih rutin.
Jangan tinggalkan apapun. Setelah bias dihilangkan, kesalahan estimasi terbesar muncul hanya karena melupakan sebagian dari rencana proyek.

Proses dan Teknik Estimasi

Dalam proyek berukuran sedang atau besar, kami dapat membuat dua perkiraan. Perkiraan pertama, atau awal, dilakukan setelah kita memiliki pernyataan ruang lingkup yang jelas, tetapi sebelum itu dikerjakan persis di Struktur Perincian Kerja. Perkiraan awal dapat dibuat dengan membandingkan proyek awal, dengan Metode Bucket, atau dengan teknik canggih (dan mahal) yang disebut Delphi Pita Lebar Modifikasi.

Setelah WBS dan daftar aktivitas selesai, perkiraan yang sangat akurat dibuat menggunakan PERT, Teknik Evaluasi dan Review Proyek. Hubungan antara proses perencanaan proyek dan estimasi awal dan akhir dijelaskan lebih lengkap dalam Teknik Estimasi Waktu & Biaya Manajemen Proyek: Sebuah Gambaran.

Dimanapun Anda berada dalam proses perencanaan proyek, dan teknik estimasi apa pun yang Anda gunakan, semua metode dalam artikel ini untuk mencegah bias dan membuat estimasi mudah diterapkan.

Membuat Perkiraan yang Baik — Cepat

Saat Anda membuat beberapa perkiraan pertama, Anda pasti ingin mengatur segalanya untuk melakukannya lebih cepat di lain waktu. Begini caranya:

Atur dan simpan data Anda. Anda akan sering menggunakan data aktual dari proyek sebelumnya (jadwal dan anggaran). Pastikan itu tersedia, terorganisir dengan baik, dan, jika mungkin, dalam format standar dan dapat dicari. Idealnya, ini harus dalam format yang mudah untuk disalin, seperti database, spreadsheet, atau dokumen yang dapat diedit, daripada dokumen siap cetak seperti file PDF.
Buat daftar kontak. Anda akan menemukan bahwa orang-orang tertentu sangat membantu. Mereka memahami jenis data yang Anda inginkan. Beberapa akan menjadi manajer proyek lainnya. Beberapa akan menjadi akuntan. Beberapa akan menjadi vendor yang dengan senang hati melakukan perkiraan cepat, dengan harapan Anda akan membeli dari mereka. Buatlah daftar kontak orang-orang yang sangat ahli dalam memberi Anda informasi tentang perkiraan, dan catat bidang keahlian mereka.
Buat template. Buat templat, formulir, dan spreadsheet estimasi Anda sendiri. Ini akan membuat segalanya sangat cepat di lain waktu. Pastikan Anda menghapus semua data dari perkiraan saat ini dari template Anda - Anda tidak ingin kesalahan terjadi. Memiliki template ini juga sangat memudahkan untuk melatih orang lain untuk membantu Anda menyelesaikan estimasi lebih cepat.
Bangun tim. Cara tercepat untuk memeriksa nomor adalah meminta satu orang membaca sumbernya, sementara yang lain memeriksa dokumen akhir. Anda juga dapat membagi beberapa bagian proyek, dan meminta pekerja untuk memperkirakan waktu dan biaya mereka sendiri. Ini jauh lebih akurat, dan juga mendorong untuk memiliki perkiraan, sehingga mereka mencoba untuk memenuhi apa yang mereka katakan dapat mereka lakukan.

Terakhir, ketika proyek selesai, bandingkan apa yang sebenarnya terjadi pada proyek dengan perkiraan Anda. Jika perkiraan Anda tepat, Anda mendapatkan proses yang hebat. Jika perkiraan Anda meleset - dan tidak apa-apa, terkadang memang demikian - maka gali dan cari tahu alasannya, dan perbarui templat Anda untuk meningkatkan proses Anda.

Anda akan menjadi penaksir yang cepat dan akurat dalam waktu singkat. Tidak, itu tidak akurat. Itu hype yang bias. Anda akan segera menjadi penaksir yang cepat dan akurat, dan lebih cepat jika Anda memberikan upaya terbaik Anda!