Cara mengelola dan membimbing magang musim panas secara efektif

Mulailah hari pertama magang dengan memperkenalkan diri Anda

MSecond.net

Magang Efektif

Program magang dalam berbagai ukuran berpotensi menjadi aset besar bagi perusahaan. Anda mendapatkan tenaga kerja murah atau gratis, dan karyawan baru Anda masuk ke pintu Anda dengan pikiran terbuka dan ingin membuktikan diri. Jadi mengapa sebagian besar magang merasa kurang dimanfaatkan, dan mengapa banyak manajer melaporkan tidak mendapatkan banyak nilai dari magang yang bekerja untuk mereka? Sebagian besar ini berasal dari praktik yang tidak efektif oleh manajemen yang tidak memberdayakan magang untuk melakukan pekerjaan dengan baik.

Efektivitas Sejak Hari Pertama

Apakah Anda ingat hari pertama Anda sebagai magang? Jika Anda menjalani magang, Anda mungkin sangat gugup pada hari pertama dan tidak tahu apa yang diharapkan. Sebagai mentor atau manajer magang, Anda harus bersiap jauh sebelum hari pertama mereka, karena Anda tahu apa yang diharapkan. Anda tahu apa yang Anda butuhkan untuk dilakukan magang dan Anda tahu budaya dan sikap yang Anda ingin mereka patuhi agar berhasil. Langkah-langkah berikut akan menempatkan Anda berdua pada posisi untuk mewujudkannya.

1. Perkenalkan Diri dan Perusahaan

Ini seharusnya sudah jelas tetapi Anda perlu mendedikasikan waktu pada pagi hari magang Anda tiba untuk menemui mereka. Tidak ada yang memulai magang lebih buruk daripada duduk di meja (atau lebih buruk, tidak tahu di mana harus duduk atau bahkan belum memiliki meja!) Menunggu seseorang memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan.

Temukan mereka segera dan beri tahu mereka siapa Anda. Beri mereka ikhtisar perusahaan dan tim yang akan mereka tangani. Mereka mungkin sudah mengetahui beberapa hal ini, tetapi ini memberi Anda tempat untuk memulai dengan hal-hal yang mudah.

2. Pelajari Tentang Mereka

Sepanjang hari pertama mereka dan mungkin beberapa minggu pertama mereka, para magang Anda sebagian besar akan mendengarkan. Buat titik awal magang mereka untuk memberi mereka waktu untuk membicarakan sesuatu yang tidak terkait dengan bisnis. Dimana mereka bersekolah? Apakah magang ini di luar negara bagian untuk mereka, atau apakah mereka tinggal di rumah? Orang ini memiliki waktu terbatas untuk melakukan tugas untuk Anda sebelum mereka kembali ke sekolah; Anda harus berusaha mempercepat proses pembangunan hubungan.

3. Pelajari Tentang Keterampilan dan Tujuan Mereka

Sebelum Anda dapat melepaskannya, luangkan waktu bersama mereka untuk memahami keterampilan apa yang dapat Anda gunakan di luar resume mereka. Pelajari keterampilan yang tercantum di resume mereka dan minta mereka mengembangkannya. Anda berdua bisa mulai berbicara.

Bagaimana Berbicara dengan Magang

Pada dasarnya berbicara dengan magang seperti Anda melakukan rekan Anda, dengan beberapa pertimbangan tambahan. Kebanyakan magang adalah kombinasi dari percaya diri dan tidak aman. Mereka sangat ingin membuktikan diri tetapi tidak tahu caranya. Terapkan beberapa strategi dan frasa di bawah ini saat Anda membantu magang perusahaan Anda melalui pekerjaan musim panas mereka.

"Kamu Mungkin Sudah Tahu Ini, Tapi…"

Ini adalah cara yang bagus untuk memulai kalimat apa pun kepada magang jika Anda tidak yakin bagaimana melanjutkannya. Ini berguna jika Anda berpikir: "Pasti seseorang sudah mengatakan ini padanya jadi saya akan melewatkannya." atau "Apakah saya akan menyinggung perasaannya dengan menganggap dia belum mengetahui hal ini?" atau "Ini harus begitu jelas sehingga tidak ada yang perlu diberi tahu, bukan?" Anda menghilangkan tekanan dari siswa dengan mulai menunjukkan bahwa Anda memiliki kepercayaan kepada mereka tetapi Anda masih dapat mengkomunikasikan informasi penting untuk membuat mereka bergerak ke arah yang benar.

Jelaskan Seperti Saya Lima

Oke, mungkin bukan lima. Namun pastikan Anda menjelaskannya seperti mereka berusia 18–22 tahun. Mereka mungkin memiliki pengalaman terbatas di kantor, dalam proyek besar, di depan klien, dan berbicara dalam akronim. Itu bukan salah mereka, itulah mengapa mereka belajar di sana sekarang. Tugas Anda adalah memudahkan transisi perguruan tinggi ke perusahaan Anda sehingga magang dapat fokus untuk menghasilkan hasil yang bagus.

Saat Ada Pertanyaan

Tidaklah cukup hanya mengakhiri instruksi bertele-tele tentang bagaimana menyelesaikan tugas dengan, "Ada pertanyaan? Tidak? Oke, sampai jumpa di pertemuan mingguan dengan itu selesai." Tentu saja mereka tidak akan memiliki pertanyaan yang cerdas saat itu; mereka belum benar-benar menjadi inti dari pekerjaan itu. Yang perlu mereka ketahui adalah apa yang harus mereka lakukan nanti ketika mereka mengalami masalah. Haruskah mereka menyorotnya dan melanjutkan? Tanya Google? Tanya manajer? Kamu? Keterampilan penting yang harus dikembangkan setiap karyawan adalah pemecahan masalah yang otonom, tetapi Anda perlu menjabarkan garis besar yang dapat diterima di perusahaan Anda.

Proyek Magang Berkualitas

Bekerja untuk magang bisa jadi sulit. Kita cenderung memberikan tugas kasar kepada mereka untuk menghindari menghabiskan waktu yang kita butuhkan untuk menjelaskan bagaimana melakukan tugas yang lebih rumit. Tidak apa-apa untuk dilakukan kadang-kadang ketika pekerjaan perlu diselesaikan tetapi cobalah untuk memasukkan tiga jenis tugas berikut ke dalam beban kerja mereka.

1. Proyek yang Sedang Berlangsung

Setiap magang Anda harus memiliki proyek jangka panjang dengan prioritas rendah yang sedang berlangsung di latar belakang beban kerja mereka. Ini adalah proyek yang mungkin memerlukan sedikit waktu tambahan untuk mempelajari cara melakukannya dan tidak harus mendorong batas dari apa yang dapat mereka lakukan atau mengembangkan keterampilan. Sebenarnya, tujuannya adalah agar proyek ini menjadi sesuatu yang sebagian besar dapat mereka lakukan secara mandiri. Proyek ini penting untuk setiap magang karena mereka akan selalu mengalami waktu henti di antara proyek dengan prioritas yang lebih tinggi. Atau mereka akan terjebak pada proyek prioritas tinggi ketika tidak ada yang bisa membantu mereka.

Pikirkan tentang hal ini: Anda mungkin memiliki banyak tugas dengan prioritas rendah yang agak membosankan yang Anda jalani ketika Anda terjebak pada sesuatu yang lebih penting, atau Anda membutuhkan sesuatu yang mematikan pikiran setelah pagi yang sangat menarik. Struktur tugas serupa dapat membuat magang Anda lebih produktif.

2. Proyek Layak Lanjutkan

Magang Anda mungkin bekerja untuk mendapatkan bayaran yang buruk, mengambilkan kopi untuk semua orang, dan menulis memo yang payah setiap hari, karena itulah yang ingin dia lakukan selama sisa hidupnya. Jika itu masalahnya, maka tetap berikan tugas seperti itu, sehingga ketika itu selesai yang bisa dia masukkan ke dalam resumenya adalah "entri data" dan "manajemen file." Kemungkinan besar, dia mengambil magang ini untuk mengatasi tantangan dan mendapatkan pengalaman. Pengalaman itu perlu diterjemahkan ke dalam pencapaian hitam-putih yang dapat dia terapkan pada lamaran pekerjaan di masa depan.

Anda tahu industri Anda dan apa yang ingin dilihat oleh manajer perekrutan. Anda berada di tempat yang tepat untuk membantu magang di bawah Anda mengembangkan keterampilan untuk dipekerjakan nanti: mungkin di perusahaan Anda jika sesuai, atau mungkin di tempat lain. Temukan sebuah proyek yang mereka memiliki keterampilan awal untuk ditangani, yang dapat diselesaikan sebelum mereka pergi, dan yang akan memiliki hasil aktual yang dapat mereka rekam dalam resume dan bicarakan dalam wawancara kerja di masa depan. Beri mereka sesuatu untuk dimiliki.

3. Proyek Get-out-There

Bentuk pasti proyek ini sangat bervariasi berdasarkan industri. Tetapi jika Anda dapat mencoba menemukan proyek yang membuat magang dari meja mereka dan berbicara dengan orang atau melihat sesuatu. Setidaknya, itu harus menjadi proyek yang mengharuskan mereka untuk berinteraksi dengan orang-orang selain mentor mereka, semoga di luar tim mereka. Jika Anda benar-benar tidak dapat menemukan sesuatu, itu mungkin hanya menghadiri pertemuan dengan klien dan hanya mengamati.

Di Akhir Magang

Surat rekomendasi

Melamar pekerjaan atau sekolah pascasarjana seringkali membutuhkan surat rekomendasi dari perusahaan sebelumnya. Ini bisa terlihat sangat bagus berasal dari seseorang yang pernah bekerja dengan dan tahu.

Masa Depan Mereka di Perusahaan Anda

Kecuali jika itu benar-benar pengalaman yang menyedihkan bagi mereka, sebagian besar magang Anda akan sangat ingin tahu apakah Anda ingin mereka kembali untuk musim panas mendatang atau apakah kemungkinan akan ada tawaran pekerjaan penuh waktu di atas meja setelah lulus. Sebelum hari terakhir magang, undang mereka untuk berdiskusi tentang di mana mereka melihat masa depan mereka dan apakah perusahaan memiliki peran terbuka yang sesuai. Mungkin tidak ada sesuatu yang segera tersedia, tetapi bantu mereka memahami langkah selanjutnya untuk mengejar karier di perusahaan.