Bagaimana memberi umpan balik kepada staf Anda

Pemimpin dan supervisor yang cerdas tahu bagaimana memberikan umpan balik yang jelas.

Pemimpin tempat kerja yang kuat telah menguasai seni memberikan umpan balik yang berarti kepada staf mereka. Berikut adalah beberapa tip tentang bagaimana membantu Anda berkomunikasi secara efektif dengan seorang karyawan selama tinjauan kinerja.

Manfaat Memberikan Umpan Balik yang Efektif

Ketika supervisor dan manajer terampil dalam memberikan umpan balik kepada staf mereka, hasilnya secara umum selalu positif bagi staf dan pemimpin tim. Anggota staf mencapai tujuan mereka. Mereka mempelajari keterampilan baru saat para pemimpin memberikan panduan dan umpan balik tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak. Keyakinan mereka ditingkatkan, dan energi serta antusiasme mereka untuk proyek mereka diperbarui setiap kali mereka diakui atas upaya mereka.

Umpan Balik Apa yang Harus Difokuskan

Agar organisasi tumbuh dan berkembang, pemimpinnya harus mampu menawarkan umpan balik dengan nyaman kepada anggota staf. Umpan balik yang efektif di tempat kerja umumnya berfokus pada empat hal utama:

Perilaku anggota staf: Apakah karyawan tersebut datang tepat waktu? Apakah dia menjalankan tugasnya dengan aman dan teliti? Apakah dia mengikuti instruksi dan memperhatikan detail?
Sikap: Apakah sikap anggota staf positif dan energik? Atau negatif dan lamban? Apakah anggota staf tampak bangga dengan pekerjaannya?
Hubungan interpersonal: Seberapa baik karyawan bergaul dengan anggota staf lainnya? Bagaimana anggota staf memperlakukan pelanggan? Apakah karyawan tersebut menunjukkan batasan yang baik?
Kemajuan menuju tujuan yang ditetapkan: Seberapa baik kinerja karyawan dibandingkan dengan tujuan dan sasaran yang ditetapkan?

Bagaimana Memberikan Evaluasi yang Berarti

Saat menyiapkan, mempersiapkan, dan memberikan evaluasi, dengan mengikuti empat langkah berikut ini, manajer dapat memberikan umpan balik yang bermakna dan sesuai kepada staf dan relawan mereka.

1. Tetapkan Tujuan yang Jelas

Salah satu langkah pertama untuk memberikan umpan balik yang efektif kepada staf adalah menyiapkan mereka untuk sukses sejak awal. Dan cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menetapkan tujuan dan sasaran konkret dan kemudian mengkomunikasikannya dengan jelas dan ringkas sebelum proyek atau tugas dilaksanakan.

2. Amati Kinerja Staf Tanpa Terlalu Banyak Melayang

Untuk menjadi pemimpin yang efektif yang memberikan umpan balik yang berguna kepada staf, penting untuk hadir dan mendukung saat mengawasi staf. Anda tidak dapat menawarkan saran yang berguna untuk perbaikan jika Anda tidak meluangkan waktu untuk mengamati staf Anda melakukan tugas mereka di lingkungan kerja yang 'sealami' mungkin.

Saat Anda mengamati kinerja karyawan, buatlah catatan yang cermat dan cermat tentang apa yang dia lakukan dengan baik dan area apa yang perlu ditingkatkan. Catatan yang Anda buat akan sangat berharga saat Anda menyampaikan tanggapan Anda kepada anggota staf.

3. Check In Secara Teratur Dengan Staf Anda

Selalu berikan umpan balik pada waktu yang tepat. Cara terbaik untuk memastikan bahwa umpan balik Anda kepada staf dipahami dan ditindaklanjuti adalah dengan memastikan bahwa Anda memberikan umpan balik kinerja sedekat mungkin dengan tindakan atau aktivitas tersebut secepat mungkin. Dengan demikian, jika anggota staf menuju ke arah yang salah, Anda dapat membantu mengarahkannya kembali ke jalurnya secepat mungkin.

Sangat mengecilkan hati untuk mengerjakan proyek, mendekati penyelesaiannya, dan kemudian meminta manajer memberi tahu Anda bahwa menurutnya Anda melakukannya dengan tidak benar. Karyawan tersebut mungkin akan berteriak, "Mengapa Anda tidak memberi tahu saya secepat itu!" di kepalanya, jika tidak mengatakannya dengan keras.

4. Kenali Kinerja

Para pemimpin yang baik tahu bahwa penghargaan dan pengakuan adalah landasan untuk menciptakan dinamika tim yang sehat. Pastikan Anda selalu menemukan hal-hal positif untuk dikomentari saat mengevaluasi seorang karyawan.

Memberikan umpan balik yang jelas dan relevan kepada staf Anda tidak hanya akan meningkatkan kinerja tempat kerja, tetapi juga akan meningkatkan kepuasan kerja karyawan.

Bagaimana Menjaga Umpan Balik Bermanfaat dan Mendukung

Ingatlah selalu bahwa ketika umpan balik disampaikan secara efektif, itu selalu mengangkat orang daripada menjatuhkan mereka. Berikut adalah beberapa tip dan saran tentang bagaimana agar umpan balik tetap membantu dan mendukung.

1. Akui Kemajuan

Umpan balik yang efektif harus selalu mencakup mengenali peningkatan yang telah dilakukan karyawan selama proyek atau periode evaluasi.

2. Gunakan Pengakuan sebagai Alat untuk Menginspirasi Orang Lain

Ketika disampaikan dengan cara yang adil dan penuh hormat, berbagi pencapaian dan kesuksesan anggota tim dengan anggota staf lain dapat membantu menginspirasi mereka untuk terus melakukannya. Mengakui seorang anggota staf di depan anggota staf lain tidak boleh dilakukan dengan tujuan mempermalukan karyawan yang berkinerja buruk. Hal itu kemungkinan besar akan menimbulkan perasaan kesal karena beberapa karyawan akan dianggap diperlakukan lebih baik daripada karyawan lain.

3. Berikan Contoh Spesifik tentang Apa yang Dilakukan Karyawan dengan Baik

Dengan begitu akan lebih mudah bagi mereka untuk tetap melakukan tugas tertentu dengan baik. Jika Anda menggunakan pernyataan dan frasa yang luas seperti "Itu adalah presentasi yang luar biasa yang Anda sampaikan kepada pemangku kepentingan kami minggu lalu, Anda hanya memberikan pujian dan bukan umpan balik yang dapat digunakan untuk membantu karyawan melanjutkan ke arah yang benar.

Sebaliknya, coba katakan sesuatu yang spesifik seperti "Saya dapat melihat dari infografis yang Anda rancang bahwa Anda benar-benar memiliki pemahaman yang kuat tentang struktur manajemen rantai pasokan. Saya pikir slide Anda ditata dengan baik, mudah dimengerti, dan ditulis dalam bahasa yang dapat dimengerti oleh penonton. Anda tidak menggunakan terlalu banyak jargon dan saya pikir itu membantu orang lebih mudah menyerap informasi. ”

4. Ungkapkan Rasa Syukur

Bersyukur atas upaya karyawan Anda. Beri mereka satu atau dua contoh bagaimana pekerjaan baik mereka berdampak positif pada organisasi.

5. "Cuci. Bilas. Ulangi."

Pastikan untuk mendorong karyawan Anda untuk terus melakukan lebih banyak pekerjaan baik yang sama.

Cara Anda berbicara dengan karyawan Anda selama evaluasi dapat berdampak besar pada apakah karyawan tersebut berhasil mengintegrasikan umpan balik ke dalam pekerjaan mereka atau tidak.

Tips untuk Memberikan Umpan Balik

Bukan hanya apa yang Anda katakan, tetapi bagaimana Anda mengatakannya.

Perhatikan frasa yang terdengar menghakimi. Membuat pernyataan selimut seperti "Pemimpin yang baik tidak…" atau "Jika Anda baru saja melakukan ini, bukan…".
Ingat siapa Anda berbicara: diri Anda sendiri. Anda tidak mengevaluasi karyawan atas nama dunia. Gunakan frasa orang pertama "Saya" seperti "Saya pikir…" atau "Dalam pengalaman saya…" Bahkan jika Anda adalah CEO teratas dari perusahaan terbesar di dunia, Anda tetap hanya dapat berbicara untuk diri sendiri.
Jangan meremehkan poin Anda. Saat memberikan umpan balik kepada anggota staf, tetap fokus dan jangan mengulangi item yang sudah Anda diskusikan dalam percakapan. Melakukannya akan terdengar seperti karyawan tersebut sedang dimarahi. Tujuan Anda adalah untuk mengomunikasikan kekhawatiran Anda, bukan terus-menerus membicarakan hal-hal negatif.
Jangan gunakan yang absolut dalam evaluasi Anda. Frasa yang menggunakan absolut mencakup "Anda tidak pernah" atau "Anda selalu". Jarang sekali orang berperilaku dengan cara yang sama berulang kali. Bersikaplah realistis tentang penilaian Anda. Memberi label dan karyawan dengan absolut, apakah positif atau negatif, menempatkan tekanan kinerja yang tidak mungkin pada individu. Misalnya, jika karyawan tersebut mendengar bahwa Anda yakin dia selalu terlambat, sepertinya Anda telah membuat penilaian tentang karyawan tersebut, jadi di mana insentifnya untuk memperbaiki perilaku.

Hormati martabat karyawan Anda. Jika Anda perlu memberikan umpan balik yang tegas tentang kinerja karyawan, lakukan secara pribadi. Tidak perlu meneriaki, mempermalukan atau mempermalukan karyawan di depan orang lain. Tidak hanya memperlakukan karyawan dengan tidak hormat di depan orang lain akan merusak kepercayaan dan motivasi individu, orang lain yang menyaksikan nama dan rasa malu Anda akan terpengaruh. Tugas Anda sebagai pemimpin adalah menumbuhkan suasana yang saling menghormati, aman, dan sehat di tempat kerja.

Dari buku panduan Evaluasi Efektif: Tip dan Teknik untuk Memberikan Evaluasi Bermanfaat yang diterbitkan oleh Toastmasters International.

Seorang karyawan harus merasa diberdayakan dan termotivasi untuk melakukan yang terbaik pada akhir evaluasi.

Evaluasi Membantu Karyawan dan Manajer Mencapai Tujuan Mereka

Meluangkan waktu untuk mempersiapkan dan memberikan evaluasi yang berarti atas kinerja pekerjaan seorang karyawan tidak hanya akan memperkuat dan meningkatkan kemampuan karyawan untuk melakukan pekerjaannya, tetapi juga akan membantu Anda sebagai manajer atau supervisor mencapai tujuan yang telah ditetapkan organisasi Anda untuk Anda!