Bagaimana menangani pencurian karyawan

Bagaimana menangani pencurian karyawan

Penulis

Pencurian Karyawan: Itu Bisa Terjadi Pada Anda

Jika Anda adalah pemilik bisnis kecil, mempercayai karyawan Anda perlu dan berisiko. Di satu sisi, Anda membutuhkan orang-orang yang dapat membantu Anda dalam semua aspek menjalankan bisnis, mulai dari berinteraksi dengan pelanggan dan klien, berurusan dengan vendor, melakukan pembayaran, pembukuan, melacak pengeluaran, dan menyimpan stok. Namun, bahkan beberapa karyawan dengan resume dan referensi yang mengesankan mungkin tidak jujur. Ketika karyawan seperti itu bertugas mengambil pembayaran, membeli barang-barang yang berhubungan dengan bisnis, dan / atau akun saldo, godaan untuk keluar dari bisnis Anda mungkin terlalu besar. Beberapa karyawan mahir menyembunyikan pencurian mereka, tetapi yang lain langsung terlibat dalam penipuan.

Statistik pencurian karyawan cukup mengejutkan, jika tidak mengejutkan.

Pada tahun 2011, sebuah survei oleh National Retail Federation menemukan bahwa kerugian akibat pencurian karyawan, pengutilan, kesalahan dokumen dan penipuan pemasok bertambah hingga $ 34,5 miliar, atau 1,41 persen dari penjualan ritel, Dari total itu, 43,9% disebabkan oleh pencurian karyawan, secara signifikan lebih dari kerugian mengutil (35,7%).

Sementara beberapa pencurian karyawan dapat dikategorikan sebagai relatif kecil (mencuri perlengkapan kantor, menggunakan peralatan perusahaan untuk penggunaan pribadi), kerugian yang lebih signifikan terjadi dari pemalsuan catatan waktu, mencuri informasi bisnis eksklusif seperti daftar klien, dan akun dan catatan untuk memasukkan lebih banyak uang di saku karyawan.

Sayangnya untuk penulis ini, saya menemukan bahwa karyawan tepercaya yang telah bersama firma hukum saya sejak hari dibuka ternyata membayar lebih sendiri melalui penggajian dan menggunakan kartu kredit bisnis untuk berbagai macam pembelian pribadi selama periode 5 bulan pada tahun 2019. Dia adalah satu-satunya karyawan saya, dan saya pernah bekerja dengannya ketika kami berdua dipekerjakan oleh perusahaan lain pada tahun sebelumnya. Karyawan ini bertanggung jawab atas penerimaan klien, penggajian (untuk kami berdua), piutang, dan dia juga menjabat sebagai sekretaris dan paralegal saya. Dia memiliki akses ke kartu kredit perusahaan dan rekening giro perusahaan. Karyawan tersebut juga mengatur, atas permintaan saya, layanan penggajian, situs web, periklanan, dan pemasaran kami. Dia berulang kali berkata kepada saya, "Saya ingin Anda dapat fokus pada praktik hukum - saya akan mengurus yang lainnya."Kata-kata itu kembali menghantui saya karena pencurian karyawannya menghabiskan lebih dari $ 20.000 dalam lima bulan yang singkat.

Lima Tanda Pencurian Karyawan

Apa yang Harus Dilakukan jika Anda Menemukan atau Mencurigai Pencurian Karyawan

1. Kecuali Anda menangkap basah karyawan tersebut sedang bertindak (lihat # 7 di bawah), segera laporkan dugaan pencurian tersebut ke departemen sumber daya manusia Anda, jika ada, dan koordinasikan dengan departemen tersebut, dengan mengikuti setiap dan semua prosedur buku pegangan karyawan yang diterbitkan. Anda mungkin ingin mendiskusikan masalah ini dengan departemen akuntansi Anda, jika ada juga.
2. Jika karyawan tersebut memiliki akses ke kartu kredit bisnis, uang tunai, rekening bank, rekening pelanggan atau barang dagangan, segera batasi atau bekukan akses. Ini termasuk melaporkan dugaan pencurian ke bank dan memberhentikan karyawan sebagai penanda tangan atau agen resmi di semua akun. Batasi akses karyawan ke tempat bisnis, dan setiap dan semua lokasi tempat bisnis Anda ditransaksikan, jika memungkinkan.
3. Jika Anda tidak memiliki departemen sumber daya manusia dan / atau tidak memiliki buku pegangan karyawan yang diterbitkan, atur agar pihak ketiga hadir dalam panggilan telepon atau pertemuan dengan karyawan yang dicurigai melakukan pencurian.
4. Mempersiapkan panggilan telepon atau pertemuan dengan karyawan, menarik bukti bahwa Anda memiliki dokumen tersebut atau mendukung kecurigaan pencurian.
5. Segera menangguhkan atau memberhentikan karyawan tersebut, tergantung pada bukti Anda dan jika ada buku pegangan karyawan, setelah mengikuti kebijakan dan prosedur yang diterbitkan. Disarankan agar Anda memiliki orang ketiga yang hadir selama pertemuan atau panggilan telepon ini.
6. Laporkan pencurian tersebut segera ke departemen kepolisian.
7. Jika Anda menangkap basah karyawan tersebut sedang melakukan pencurian, segera hubungi polisi sebelum mengizinkan karyawan tersebut pergi.
8. Segera laporkan pencurian tersebut kepada pelanggan atau klien jika karyawan tersebut memiliki akses ke informasi sensitif termasuk, namun tidak terbatas pada nomor jaminan sosial, nomor rekening bank, dan / atau nomor kartu kredit.
9. Jika karyawan tersebut memiliki komputer laptop yang diberikan kepadanya, atau perangkat portabel lainnya di mana informasi pelanggan atau klien yang sensitif disimpan, segera amankan pengembalian komputer atau perangkat tersebut. Semua properti perusahaan harus diminta dikembalikan, termasuk telepon seluler, kartu anggota, dan metode lain yang dapat digunakan untuk membuat pengeluaran perusahaan (misalnya, kartu kredit bahan bakar).

Cegah Pencurian Karyawan dalam Bisnis Anda

Langkah-Langkah yang Dapat Anda Lakukan untuk Mencegah atau Meminimalkan Pencurian Karyawan

Mempekerjakan karyawan adalah praktik yang rumit. Anda mungkin ingin berkonsultasi dengan pengacara ketenagakerjaan untuk memastikan bahwa praktik perekrutan Anda tidak diskriminatif. Seorang pengacara juga dapat membantu Anda mengembangkan buku pegangan karyawan yang membahas situasi seperti pencurian karyawan. Perjanjian non-persaingan mungkin juga disarankan untuk melindungi rahasia dagang dan daftar klien.

Bersikaplah proaktif dalam mencegah kerugian sejak awal. Ini, ditambah dengan praktik penyaringan karyawan yang legal dan hati-hati, dapat memberikan jaminan bagi pemilik usaha kecil.

Berikut beberapa langkah yang dapat Anda lakukan untuk mencegah atau meminimalkan pencurian karyawan:

• Minta dan hubungi setidaknya tiga referensi profesional yang dicantumkan oleh calon karyawan sebelum mempekerjakan
• Jika karyawan akan memiliki akses ke kas dan / atau akun, lakukan audit rutin dan sering-seringlah menyeimbangkan pembukuan (tidak kurang dari sekali per bulan)
• Menjelaskan dan meminta karyawan menandatangani kebijakan dan prosedur ketenagakerjaan terkait penggunaan yang sah atas kartu kredit perusahaan dan pembayaran dengan dana perusahaan untuk setiap pembelian terkait bisnis
• Jelaskan dan minta karyawan menandatangani kebijakan dan prosedur ketenagakerjaan yang melarang penggunaan kartu kredit perusahaan dan pembayaran dengan dana perusahaan untuk pengeluaran pribadi apa pun
• Pertimbangkan meminta pengacara untuk membuat draf perjanjian non-persaingan yang dapat diberlakukan untuk melindungi daftar klien milik perusahaan dan strategi pemasaran bisnis
• Pertimbangkan untuk mewajibkan pra-otorisasi pengeluaran apa pun untuk pembelian terkait bisnis yang melebihi seratus dolar dalam satu transaksi, dan untuk situasi apa pun di mana beberapa transaksi terkait bisnis melebihi tiga dalam minggu tertentu.
• Pertimbangkan untuk meminta setiap karyawan (bukan pada jam waktu) untuk memperhitungkan jam yang dihabiskan setiap hari untuk tugas kerja dengan deskripsi dari setiap tugas
• Jika Anda setuju untuk membayar asuransi kesehatan atau pengeluaran lainnya (misalnya layanan telepon seluler), pertimbangkan untuk mengatur pembayaran langsung ke penyedia, daripada mengganti biaya karyawan secara langsung.

Ketahui hak Anda jika ada karyawan yang mencuri dari Anda

Penulis

Pencurian Karyawan: Take-Away

Pelajaran yang saya pelajari sebagai akibat dari pencurian karyawan itu sulit. Pada tanggal penulisan ini, masalah tersebut sedang dalam proses peradilan pidana. Saya belum memutuskan apakah akan mengejar mantan karyawan saya dalam proses pengadilan sipil.

Pemilik usaha kecil ini mungkin tidak akan pernah bisa mengganti kerugian yang saya derita. Saya pasti tidak akan memulihkan waktu yang tak terhitung banyaknya yang dihabiskan untuk mengajukan laporan dengan polisi dan FBI, bertemu dengan bank dan lembaga kartu kredit, menindaklanjuti dengan klien untuk mengingatkan mereka tentang pencurian dan menangani potensi kompromi informasi sensitif klien. Kali ini dan kerugian emosional yang ditimbulkannya jauh melebihi jumlah uang sebenarnya yang dicuri dari bisnis kecil saya.

Sejak menemukan pencurian karyawan, saya telah mengetahui bahwa banyak teman dan kolega lain mengalami situasi serupa yang terjadi pada mereka. Meskipun saya percaya bahwa pencegahan total sulit dicapai, usaha kecil pasti dapat mengambil langkah-langkah tertentu untuk meminimalkan risiko kerugian.

Seberapa Umum Pencurian Karyawan?

Berbicara dengan Orang Asing: Yang Harus Kita Ketahui Tentang Orang Yang Tidak Kita Kenal

Tindakan hukum mungkin diperlukan dalam kasus pencurian karyawan

Penulis

© 2020 Stephanie Marshall