Cara mengadakan wawancara kelompok: proses jam, kegiatan & ide

Bacalah untuk mengetahui tip dan trik tentang bagaimana melakukan wawancara kelompok.

Dylan Gillis

Apa Itu Wawancara Kelompok?

Wawancara kelompok bisa menjadi pengalaman yang menakutkan bagi pencari kerja dan pemberi kerja. Wawancara kelompok adalah ketika banyak pelamar untuk suatu peran diundang untuk diwawancarai dalam lingkungan kelompok.

Wawancara kelompok terkadang disalahartikan sebagai wawancara panel. Wawancara panel adalah di mana ada lebih dari satu orang yang bertanggung jawab atas pemilihan kandidat yang berhasil. Menggunakan panel pemilih dalam wawancara kelompok mungkin lebih disukai jika jumlah kandidat pada wawancara kelompok dari ukuran sedang sampai besar. Peran fasilitator dalam wawancara kelompok adalah menciptakan lingkungan di mana pencari kerja dapat merespons secara alami sehingga pemberi kerja dapat memilih kandidat yang paling sesuai dengan posisi tersebut.

Metode Seleksi

Perekrut harus memutuskan metode seleksi sebelum menempatkan pembukaan. Ini dapat mencakup pemutaran telepon, wawancara kelompok, wawancara panel, tes bakat, dan wawancara satu lawan satu. Merupakan hal yang umum untuk menggunakan beberapa putaran metode pemilihan — menggunakan beberapa akan memperluas keberhasilan pemilihan kandidat yang cocok dengan peran tersebut.

Jika ada banyak lamaran, penyaringan pelamar melalui telepon dapat meningkatkan proses seleksi. Ini khususnya benar jika peran tersebut memerlukan penggunaan telepon, seperti pekerjaan di bagian penjualan, penerimaan, dan pusat panggilan. Perekrut dapat menggunakan penyaringan telepon sebagai alat di samping resume dan surat lamaran yang dikirimkan untuk memilih kandidat dan mengundang mereka untuk wawancara kelompok.

Keuntungan-keuntungan

Salah satu manfaat utama wawancara kelompok adalah menghemat waktu dibandingkan mewawancarai banyak kandidat satu lawan satu. Mengapa bertemu dengan dua kandidat yang mungkin dalam interval dua jam ketika Anda dapat bertemu dua puluh? Wawancara kelompok memungkinkan Anda untuk memperluas kumpulan kandidat awal.

Ini juga memungkinkan Anda untuk membandingkan dan mengevaluasi kandidat secara berdampingan dan merupakan alat seleksi yang ideal untuk peran yang melibatkan kerja tim. Lingkungan kelompok akan memberikan kesempatan kepada kandidat untuk berinteraksi satu sama lain, sehingga kepribadian, daya saing, keterbukaan, kualitas kepemimpinan, keterampilan komunikasi, dan pengetahuan mereka tentang peran dan pemberi kerja dapat dievaluasi.

Formulir lamaran kerja dapat digunakan untuk mendapatkan informasi lebih lanjut seperti ketersediaan kandidat dan wasitnya. Sertakan klausul yang memungkinkan Anda memperoleh dan menggunakan informasi pribadi.

Persiapan

Setelah lowongan dikenali, pilih lokasi, tanggal, dan waktu untuk wawancara kelompok. Rencanakan untuk berkumpul di tempat yang tidak akan banyak mengganggu. Tempatkan untuk posisi beberapa minggu sebelum tanggal. Pastikan untuk memasukkan tanggal wawancara kelompok. Ini memastikan pelamar yang membaca mengetahui proses wawancara kelompok dan tanggal wawancara ketika mereka mengirimkan aplikasi mereka.

Langkah pertama dalam proses seleksi adalah menyaring kandidat berdasarkan lamaran mereka. Seperti yang disebutkan sebelumnya, penyaringan telepon dapat sangat membantu. Jika Anda memiliki banyak kandidat, Anda tidak ingin menyaring setiap orang. Menilai pelamar berdasarkan kriteria seleksi dan layar telepon mereka yang Anda pilih sesuai dari resume dan surat lamaran mereka. Selama panggilan berlangsung, Anda dapat mengajukan pertanyaan tentang kemungkinan celah dalam riwayat pekerjaan mereka, menanyakan alasan mereka meninggalkan posisi sebelumnya, dan memberi mereka informasi tambahan tentang peran tersebut seperti harapan dan kapasitas penghasilan. Anda mungkin ingin memasukkan kriteria penilaian dengan penyaringan Anda untuk membantu menentukan kandidat mana yang akan menerima undangan untuk wawancara kelompok.

Menjelang wawancara kelompok, Anda perlu membuat agenda. Apa yang Anda masukkan dalam agenda Anda akan bergantung pada sumber daya yang Anda miliki. Saat pelamar tiba, Anda mungkin ingin mereka mengisi formulir aplikasi. Formulir lamaran mungkin berisi beberapa pertanyaan yang belum pernah Anda tanyakan sebelumnya atau yang ingin Anda konfirmasikan sekarang karena mereka ada di wawancara, seperti ketersediaan mereka untuk peran tersebut.

Item lain dalam agenda mungkin termasuk:

• Sambutan singkat dengan agenda run-through.
• "Siapa saya?" Ini memberi setiap kandidat kesempatan untuk memperkenalkan diri kepada para penyeleksi. Anda juga dapat meminta setiap kandidat untuk menjawab pertanyaan spesifik yang akan memberikan informasi yang berguna kepada penyeleksi untuk membantu proses eliminasi.
• Gambaran tentang ekspektasi peran. Jika Anda memiliki karyawan yang saat ini mengisi posisi ini, undang mereka untuk berpartisipasi dalam proses wawancara. Mereka dapat menjawab pertanyaan yang mungkin dimiliki kelompok tentang peran tersebut dan membantu dalam pemilihan anggota tim baru mereka.
• Setidaknya dua kegiatan kelompok yang bervariasi dan saling melengkapi. Kegiatan kelompok harus terstruktur dengan tujuan mendorong kandidat untuk mengekspresikan diri secara alami dan memungkinkan penyeleksi untuk meninjau setiap kandidat terhadap nilai dan kualitas yang diinginkan pemberi kerja pada seorang karyawan. Kegiatan juga harus dirancang untuk membantu penyeleksi mengevaluasi tingkat keterampilan dan pengetahuan calon.
• Tur lingkungan kerja. Ini sangat berharga jika lingkungan kerja mencakup produk konsumen seperti tempat hiburan atau klub kesehatan, lokasi konstruksi, atau pabrik. Tur informal yang dilakukan menjelang akhir wawancara kelompok dan difasilitasi oleh penyeleksi dapat memberikan informasi berharga tentang seorang kandidat.
• Tes pilihan ganda tertulis seperti tes literasi, berhitung, pengetahuan pekerjaan, situasional dan kepribadian. Tes ini juga dapat dilakukan pada langkah berbeda dalam proses wawancara.
• Kesimpulan termasuk ringkasan proses rekrutmen dan kapan kandidat dapat menunggu kabar dari Anda selanjutnya.

Sehari sebelum wawancara kelompok, baik panggilan atau SMS peserta kelompok untuk mengkonfirmasi kehadiran mereka. Siapkan lencana nama yang mudah dibaca dan cetak aplikasi peserta dan hasil wawancara sebelumnya, seperti jawaban dan penilaian penyaringan telepon.

Melakukan Wawancara Kelompok

Peran Fasilitator

Peran fasilitator dalam wawancara kelompok adalah untuk memastikan kandidat memiliki kesempatan yang sama untuk memberikan kepercayaan kepada penyeleksi bahwa mereka dapat berhasil menjalankan peran yang diperlukan. Peran fasilitator harus mengkoordinasikan kegiatan wawancara kelompok dengan tujuan untuk menghasilkan kualitas yang diinginkan dan memberikan kesempatan kepada kandidat untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki keterampilan dan pengetahuan agar berhasil dalam peran tersebut.

Tidak selalu perlu bagi fasilitator untuk membuat calon merasa nyaman, meskipun hal ini dapat membantu menumbuhkan tanggapan yang alami dan tulus atas pertanyaan dan kegiatan. Fasilitator perlu menjaga agar wawancara terus mengalir dari satu kegiatan ke kegiatan lainnya dan tetap sesuai jadwal. Menjelaskan tujuan dari setiap kegiatan dan memberikan instruksi yang jelas tentang apa yang dibutuhkan dari setiap orang dapat mengurangi pertanyaan yang berulang.

Para Selektor

Para penyeleksi pada wawancara kelompok harus berasal dari dalam bisnis. Penyeleksi tidak harus manajer atau direktur lini — mereka juga bisa menjadi anggota tim. Para penyeleksi harus diberikan pengarahan tentang wawancara kelompok sebelum dimulai dan dengan materi apa pun yang dapat membantu mereka mencatat pemikiran mereka tentang kandidat selama wawancara. Ini juga membantu untuk membahas nilai-nilai perusahaan dan kriteria peran untuk membantu mereka membuat keputusan. Partisipasi harus didorong, dan setiap pemilih harus memperkenalkan diri mereka di awal sesi.

Para Kandidat

Berikan waktu mulai kepada kandidat dan minta mereka mengisi formulir aplikasi pada saat kedatangan. Beri setiap orang lencana nama untuk dipakai, sehingga fasilitator dapat dengan mudah menyapa kandidat dengan namanya. Pada awal wawancara, kumpulkan formulir aplikasi yang telah diisi dan materi lain yang mungkin ingin diberikan oleh kandidat, seperti resume, sertifikat, atau daftar referensi yang diperbarui. Jika proses wawancara akan memakan waktu beberapa jam, Anda mungkin ingin memberi kandidat istirahat dan kesempatan untuk menyegarkan diri.

Kesan pertama seorang kandidat tidak boleh dilupakan. Jika Anda memiliki resepsionis yang akan bertemu dan menyapa kandidat, tanyakan pendapatnya tentang pelamar untuk mengetahui mana yang memberi kesan dan mengapa.

Berikan semua pelamar kesempatan untuk menunjukkan pengetahuan mereka tentang peran dan keahlian mereka. Anda dapat mengetahui banyak tentang pelamar dengan melibatkan mereka dalam percakapan tentang pekerjaan dan pengalaman hidup mereka.

Selama wawancara, dorong kandidat untuk mengajukan pertanyaan tentang peran tersebut. Ini adalah kesempatan yang baik bagi penyeleksi (terutama anggota tim) untuk berpartisipasi. Kandidat paling vokal yang mencoba mendominasi wawancara kelompok belum tentu merupakan kandidat terbaik untuk posisi tersebut. Pertimbangkan nilai-nilai perusahaan dan kriteria penting saat membuat seleksi singkat.

Langkah Berikutnya untuk Memilih Karyawan Anda

Segera setelah wawancara kelompok, kumpulkan para penyeleksi untuk mendiskusikan masing-masing kandidat, melakukan seleksi (jika ada kandidat yang berkesan), dan tanya jawab tentang wawancara. Fasilitator harus memberikan kesempatan kepada penyeleksi untuk membaca lamaran dan hasil individu dalam kegiatan kelompok. Bagikan keprihatinan dan pujian tentang kandidat dan berikan umpan balik yang sangat berharga tentang proses wawancara kelompok.

Setelah wawancara kelompok, Anda mungkin memutuskan untuk memilih kandidat mana yang akan melanjutkan ke tahap proses seleksi berikutnya.

Langkah selanjutnya dapat mencakup:

• Tes psikometri
• Wawancara satu lawan satu
• Wawancara panel
• Pengujian dalam keranjang
• Tes bakat
• Pemeriksaan referensi.

Hubungi semua kandidat untuk berterima kasih atas waktu dan kesabaran mereka selama proses seleksi. Wawancara kelompok bisa membuat stres dan mungkin membuat kandidat enggan melanjutkan proses karena itu berarti keluar dari zona nyaman mereka. Kandidat harus selalu berterima kasih atas upaya mereka dalam berpartisipasi dalam wawancara kelompok.