Bagaimana menyusun rencana manajemen proyek

Rencana Proyek: Apa dan Mengapa?

Rencana sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun. Sejujurnya, sebagian besar proyek gagal, bahkan proyek dengan rencana bagus. Tetapi proyek tanpa rencana tidak ada harapan. Tim proyek pasti akan memberikan satu hal ketika pelanggan menginginkan yang lain, atau terlambat, atau melebihi anggaran. Rencana proyek yang baik dapat membuat kita sukses dengan menghindari semua masalah ini, dan banyak masalah lainnya, juga.

Sebuah rencana proyek menyiapkan kita untuk mengelola proyek tersebut. Apa sebenarnya maksudnya itu? Dengan suatu rencana, kami akan dapat:

• ikuti langkah-langkah dalam rencana tersebut
• mengoordinasikan upaya tim dengan banyak keterampilan
• cukup fleksibel untuk menghadapi perubahan, termasuk ide-ide baru yang baik dan penanganan masalah
• memberikan hasil yang diinginkan tepat waktu dan sesuai anggaran

Sebagai manajer proyek, tujuan saya lebih dari sekadar kepuasan pelanggan — ini kesenangan pelanggan. Dan rencana manajemen proyek adalah alat terpenting saya.

Rencana manajemen proyek yang baik mencakup setiap aspek proyek. Menurut Project Management Institute (PMI), ada sembilan area yang harus kita rencanakan dan kelola agar proyek berhasil. Berjalanlah dengan saya, dan saya akan menunjukkan kepada Anda apa itu, dan bagaimana menyusun rencana manajemen proyek untuk proyek Anda berikutnya.

Saya telah mengajar lebih dari 4.000 manajer proyek dan menulis empat buku tentang manajemen proyek. Anda tidak perlu membaca semuanya. Faktanya, jika Anda mengikuti langkah-langkah dalam artikel ini, Anda akan menjadi yang terdepan dari kebanyakan profesional yang saya temui!

Daftar isi

• Rencana Lengkap Membayar

  Proyek dengan rencana diselesaikan lebih cepat, dengan biaya lebih rendah.

• Rencana Proyek Paling Sederhana: Cakupan, Waktu, dan Biaya

  Rencanakan apa yang akan Anda berikan, kapan Anda akan menyelesaikannya, dan berapa biayanya.

• Elemen Krusial dari Rencana Proyek yang Hebat

  Pelajari bagaimana merencanakan enam proses (p) faktor yang memastikan keberhasilan proyek

• Lay Out Rencana Proyek Anda Berikutnya

  Mengikuti langkah-langkah dalam artikel ini, Anda dapat mengatur rencana proyek Anda berikutnya.

• Gunakan Rencana Proyek Anda Setiap Hari

  Rencana Anda memandu proyek Anda — setiap hari!

Rencana Lengkap Membayar

Setelah selesai membaca artikel ini, Anda akan tahu cara membuat rencana manajemen proyek yang lengkap, yang mencakup sembilan masalah yang memerlukan perencanaan dan manajemen.

Kedengarannya seperti banyak pekerjaan — tetapi itu belum tentu benar.

Saya dapat menyusun rencana seperti ini dalam waktu sekitar 45 menit untuk proyek kecil. Dan, jika saya melakukannya, proyek itu kemungkinan akan memakan waktu 5 jam, bukan 8, dan menyenangkan pelanggan, alih-alih membuatnya frustrasi. Secara efektif, saya baru saja menggandakan pendapatan saya dengan menyusun rencana proyek. Saya bekerja lebih cerdas - saya telah mengurangi frustrasi dan pemborosan.

Tentunya rencana proyek untuk proyek besar membutuhkan waktu lebih lama. Tapi itu selalu terbayar. Waktu yang dihabiskan dalam perencanaan akhirnya menghemat lebih banyak waktu pada proyek daripada yang dibutuhkan — setiap saat.

Padahal, penghematannya bisa sangat besar. Saya pernah dipanggil untuk menyelamatkan proyek dengan anggaran $ 10 juta. Itu sudah menjadi bencana total— $ 1,5 juta dihabiskan, tidak ada yang bisa ditunjukkan, dan berbulan-bulan terbuang. Saham perusahaan akan merosot jika produk ini keluar terlambat juga. Saya mengajari tim cara membuat rencana proyek, dan kami menyusun rencana tersebut bersama-sama. Kurang dari sebulan kemudian, kami memiliki rencana baru yang menggunakan keterampilan terbaik setiap anggota tim dan setiap konsultan, dan produk baru dijadwalkan untuk pengiriman tepat waktu di bawah rencana proyek baru.

Tentu, biaya pembuatan paket itu sekitar $ 10.000. Tapi itu menyelamatkan perusahaan $ 10 juta, dan membantu perusahaan menghasilkan sekitar seratus juta dolar dalam beberapa tahun ke depan.

Gambar # 1: Segitiga Besi

The Iron Triangle: Peningkatan cakupan menuntut lebih banyak waktu dan lebih banyak uang.

Sid Kemp

Rencana Proyek Paling Sederhana: Cakupan, Waktu, dan Biaya

Rencana proyek paling sederhana memiliki setidaknya tiga elemen: ruang lingkup, waktu, dan biaya. Atau, dalam bahasa Inggris sederhana:

• Cakupan: Apa yang kita buat?
• Waktu: Berapa lama waktu yang dibutuhkan? Kapan kita akan mulai, dan kapan kita akan selesai?
• Biaya: Berapa biayanya?

Katakanlah seorang pelanggan menyewa tim saya untuk membangun situs web bagi mereka. Jika saya berkata, "Saya akan menyelesaikan situs web yang Anda inginkan dalam dua minggu seharga $ 1.200," maka itu adalah ringkasan dari ruang lingkup, waktu, dan biaya proyek. Tetapi saya perlu menjelaskan rencana lengkapnya untuk memastikan bahwa situs web yang kita buat sesuai dengan keinginan pelanggan, dan bahwa kita benar-benar dapat menyelesaikannya dalam dua minggu dengan harga $ 1.200.

Lingkup, Waktu, dan Biaya disebut "Segitiga Besi", seperti yang ditunjukkan pada Gambar # 1. Mengapa? Karena besi tidak meregang, dan, sekali segitiga memiliki dua sisi tetap, sisi lainnya tidak dapat berubah tanpa memutus segitiga. The Iron Triangle adalah cara untuk mengingatkan pelanggan bahwa mereka tidak bisa mendapatkan lebih dari yang mereka bayarkan. Jika mereka menyetujui ruang lingkup tertentu untuk waktu dan biaya tertentu, mereka tidak dapat kembali lagi nanti dan berkata, "Saya ingin lebih." Jika mereka melakukannya, kami menunjukkan kepada mereka diagram Segitiga Besi dan berkata, "Anda tidak dapat meregangkan segitiga besi. Jika Anda menginginkan hasil yang lebih banyak, kami memerlukan lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan itu, dan itu akan membutuhkan lebih banyak uang juga."

Mari kita lihat lebih dekat ketiga elemen ini.

Cakupan: Apa yang kita buat?

Ini mungkin tampak sederhana: Kami sedang membuat situs web. Tetapi pelanggan mungkin berasumsi bahwa akan ada video dan enam belas halaman dan keranjang belanja, meskipun penawaran Anda dengan jelas menyatakan bahwa situs web seharga $ 1.200 memiliki hingga lima foto, enam halaman, tanpa video, dan tidak ada keranjang belanja. Jadi, untuk membuat pernyataan ruang lingkup, yang merupakan bagian pertama dari rencana proyek, kami menuliskan apa yang akan kami sampaikan.

Dan kami juga menuliskan apa yang tidak akan kami berikan. Pelanggan cenderung mengingat Anda mengatakan "ya" untuk semua yang mereka inginkan, bahkan ketika Anda berkata, "tidak". Jadi, katakanlah pelanggan meminta video, dan Anda berkata, "Saya akan dengan senang hati menautkan video jika Anda menyediakannya. Tetapi membuat video tidak termasuk dalam harga $ 1.200, dan tidak dapat dilakukan dalam dua minggu. " Jika itu terjadi dalam rapat perencanaan, pastikan itu juga ada dalam rencana proyek, di bagian yang disebut "pengecualian". Kita bisa bersikap sopan. Kami tidak perlu mengatakan "DENGARKAN: TIDAK ADA VIDEO". Namun kami dapat mengatakan, "Paket $ 1.200 saat ini tidak termasuk produksi video apa pun. Jika Anda ingin video ada di situs, kami dapat membuat video 3 menit dan menambahkannya dengan tambahan $ 350 setelah situs selesai.Ini akan membutuhkan waktu satu minggu tambahan untuk membuat video. "

Kesalahan umum lainnya dalam pernyataan lingkup adalah apakah dukungan disertakan. Seorang pelanggan mungkin berasumsi bahwa, setelah situs web selesai, Anda akan membuat perubahan dan penambahan secara gratis. Pernyataan cakupan Anda harus menyertakan dukungan yang akan Anda berikan, dan secara eksplisit mengecualikan dukungan apa pun yang tidak akan Anda berikan.

Pernyataan ruang lingkup yang baik menjabarkan semua asumsi dengan jelas, sehingga Anda dapat yakin bahwa setiap orang yang terlibat dalam proyek memiliki tujuan yang sama. Saat proyek berjalan, Anda akan mengingatkan orang-orang tentang pernyataan ruang lingkup untuk menjaga semua orang pada halaman yang sama. Dan setelah selesai, Anda akan membandingkan hasil kerja Anda dengan pernyataan cakupan Anda. Anda akan memberikan semua yang diinginkan klien, dan memastikan kepuasan pelanggan!

Waktu: Berapa lama waktu yang dibutuhkan?

Mungkin tampak sederhana untuk mengatakan, "Saya dapat membangun situs web dalam dua minggu." Tapi, apa arti sebenarnya? Perencanaan dan estimasi waktu proyek yang baik lebih dari sekadar klaim seperti itu. Berikut beberapa masalah yang perlu dipertimbangkan:

• Upaya adalah jumlah total jam kerja kami dan tim kami.
• Durasi adalah total waktu yang dibutuhkan proyek, dari awal hingga selesai.
• Durasi dan usaha tidak memiliki hubungan yang sederhana. Misalnya, kami mungkin mengirimkan lebih cepat dengan lebih banyak orang yang mengerjakan proyek yang sama pada waktu yang sama. Atau kita mungkin membutuhkan waktu lebih lama untuk menunggu penyampaian informasi dari customer, atau karena kita sedang mengerjakan beberapa project sekaligus.

Jika kita mengerjakan proyek yang sangat rutin untuk kita dan tim kita, kita dapat memperkirakan waktu dengan membandingkan dengan proyek serupa sebelumnya. Namun berhati-hatilah untuk tidak membuat asumsi tentang proyek tersebut. Periksa perbedaan ruang lingkup dengan hati-hati, karena perbedaan kecil dalam ruang lingkup dapat membuat perbedaan besar dalam waktu. Misalnya, jika semua situs web Anda sebelumnya dihosting di satu host web, dan klien ini ingin Anda menggunakan host yang berbeda, mungkin diperlukan waktu lebih lama.

Ada beberapa jebakan waktu lain juga. Bagaimana jika klien tidak mengirimkan teks untuk situs web di awal proyek? Bagaimana jika mereka tidak menyetujui grafik dan halaman Anda dengan cepat? Ini bisa menambah durasi proyek. Dan, kecuali Anda berkomunikasi dengan sangat jelas, klien tidak akan tahu bahwa dia adalah orang yang menunda proyeknya sendiri.

Biaya: Berapa biayanya?

Rencana biaya yang paling sederhana adalah waktu dan bahan: jam kerja dikalikan dengan tarif layanan, ditambah biaya barang apa pun yang Anda beli untuk klien. Seringkali, ini sudah cukup. Tetapi Anda juga harus memasukkan persyaratan penagihan, dan pernyataan tentang bagaimana pembengkakan biaya akan ditangani.

Ketika rencana proyek Anda mencakup ruang lingkup, waktu, dan biaya, Anda telah memiliki dasar-dasarnya. Apakah rencananya sudah selesai? Jauh dari itu! Cakupan, waktu, dan biaya adalah hasil dari melakukan pekerjaan dengan baik, bukan membuat kesalahan, dan menangani masalah segera setelah terjadi. Jadi kita perlu merencanakan faktor proses tersebut juga.

Gambar # 2: Segitiga Besi Didukung oleh 6 Faktor Proses

Kami dapat memberikan ruang lingkup tepat waktu dan sesuai anggaran hanya jika kami mengelola enam area proses lainnya juga.

Sid Kemp

Elemen Krusial dari Rencana Proyek Besar

Merencanakan segitiga besi tidaklah cukup. Jika kita hanya merencanakan dan mengatur ruang lingkup, waktu, dan biaya, maka semuanya akan beres sebelum kita menyadarinya. Kami akan gagal, terlambat mengirimkan, atau kehabisan anggaran. Faktanya, terakhir kali ada yang mengira bahwa rencana proyek yang disusun dengan ruang lingkup, waktu, dan biaya selesai adalah sekitar 50 tahun yang lalu.

Gambar # 2 di atas menunjukkan bagaimana Segitiga Besi, tiga faktor Hasil (r), bergantung pada enam faktor Proses (p) lainnya. Kami memastikan keberhasilan pengiriman hasil tepat waktu dan sesuai anggaran dengan mengelola kesembilan faktor, tiga (r) faktor yang dijelaskan di atas, dan enam faktor (p) ini, juga:

• Kualitas: Apa yang membuatnya bagus?
• Risiko: Apa yang bisa salah, dan apa yang akan kita lakukan?
• Sumber Daya Manusia: Siapa yang akan melakukan pekerjaan itu, dan siapa yang akan melakukan pekerjaan mana?
• Komunikasi: Bagaimana kami akan tetap berhubungan dan tetap pada halaman yang sama?
• Pengadaan: Apa yang akan kita beli, dan bagaimana kita akan mendapatkannya?
• Integrasi: Bagaimana kita akan menjaga kesembilan area ini bersama-sama, dan bagaimana kita akan mengelola perubahan?

Sekarang, Anda mungkin tidak perlu membuat rencana untuk masing-masing dari sembilan area ini. Tetapi Anda perlu bertanya apakah Anda perlu membuat rencana untuk setiap area. Area mana pun yang membutuhkan rencana dan tidak mendapatkannya dibangun berdasarkan dugaan dan asumsi. Kemungkinannya berhasil seperti pesawat yang diikat dengan kawat pengaman dan permen karet. Jadi, inilah panduan singkat ke enam area proses (p) dari rencana manajemen proyek yang ditata dengan baik.

Kualitas: Apa yang membuatnya bagus?

Pertanyaan kunci: Apa bagian terpenting dari hasil kerja bagi pelanggan? Apa yang membuat mereka senang? Bagaimana kita memastikan bahwa kita melakukan pekerjaan dengan baik pada item spesifik tersebut?

Risiko: Apa yang bisa salah? Dan apa yang bisa kita lakukan?

Cara termudah untuk membuat rencana risiko adalah dengan bertanya: Apa yang salah selama lima kali terakhir kami melakukan proyek seperti ini? Kami mungkin mendapatkan daftar seperti:

• Kami terlambat melahirkan karena ada yang sakit.
• Klien membutuhkan tiga hari untuk memberikan persetujuan untuk grafik, dan kami mendapatkannya pada hari Jumat, dan kami harus bekerja sepanjang akhir pekan untuk menyelesaikannya.
• Klien tidak memberi tahu kami kata sandi ke situs, dan kami mulai terlambat tiga hari.
• Klien menyukai situs web tersebut, tetapi tidak pernah membayar tagihannya.

Apakah salah satu dari ini terdengar asing? Nah, buatlah daftar Anda sendiri seperti ini, dan kemudian tuliskan bagaimana Anda dapat mencegah masalah, mengurangi kemungkinannya terjadi, atau menanganinya dengan baik jika itu terjadi. Berikut adalah solusi manajemen untuk masing-masing risiko tersebut:

• Latih dua orang dalam tim untuk melakukan setiap tugas, atau mintalah seorang konsultan untuk mengisi kekosongan dalam tim.
• Mendidik klien sebelum proyek dimulai, memberi tahu mereka seberapa cepat kami mengharapkan persetujuan atau permintaan perubahan, dan penundaan oleh klien menunda tanggal pengiriman proyek.
• Buat daftar periksa dari semua yang kita butuhkan dari klien, kirimkan ke klien, dan jangan memulai proyek sampai kita memiliki semuanya di tangan.
• Membutuhkan uang muka. Untuk klien tanpa riwayat pembayaran yang terbukti, memerlukan escrow.

Rencana risiko bisa jauh lebih rumit dari ini. Faktanya, manajer proyek tugas berat merencanakan risiko menggunakan statistik! Tetapi jika Anda telah membuat daftar risiko, dan merencanakan cara mencegah atau menangani masing-masing risiko, Anda berjalan jauh di atas rata-rata.

Sumber Daya Manusia: Siapa yang ada di tim, dan apa yang akan dilakukan setiap orang?

Di sini, hal terpenting adalah memastikan bahwa kami memiliki tim dengan semua keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu. Namun, pada proyek besar dan rumit, Perencanaan Sumber Daya Manusia Proyek dapat mencakup hal-hal seperti perekrutan, retensi, lembur, jadwal liburan, dan aturan serikat pekerja.

Komunikasi: Bagaimana kami akan tetap berhubungan dan tetap pada halaman yang sama?

Sebagian besar proyek tertunda karena keputusan penting tidak dibuat tepat waktu, dan pekerjaan terhenti. Ada adegan dalam film Aviator, tentang Howard Hughes, di mana dia mulai gila, dan ratusan pekerja menganggur, menunggu instruksi, sementara Hughes mencoba memutuskan bentuk yang tepat untuk joystick. Sayangnya, pemandangan ini terlalu akrab bagi kami manajer proyek, bahkan ketika tidak ada yang gila!

Saya juga melihat proyek gagal karena anggota tim yang berbeda diberi versi rencana yang berbeda. Suatu kali, kami memutuskan untuk melepaskan modul tertentu dari suatu produk, dan pelanggan setuju. Tapi tidak ada yang memberi tahu programmer, dan dia benar-benar begadang semalaman mencoba membuatnya berhasil. Saya tidak perlu memberi tahu Anda bagaimana perasaan programmer keesokan paginya, ketika kami memberi tahu dia bahwa dia terjaga sepanjang malam tanpa alasan. Anggap saja kesalahan komunikasi seperti itu tidak membangun loyalitas! Dengan komunikasi yang buruk, separuh tim mengira kami sedang membuat kuda, dan separuh lainnya mengira kami membuat keledai. Ketika proyek selesai, kita mendapatkan sesuatu dengan kepala kuda dan ekor keledai, dan itu membuat manajer proyek terlihat seperti punggung kuda!

Jadi, komunikasi adalah kuncinya. Dan itu bahkan lebih benar hari ini, ketika banyak proyek dilakukan melalui web, email, dan telepon. Seringkali, kami bekerja dengan anggota tim yang tinggal di zona waktu berbeda dan berbicara dalam bahasa yang berbeda. Dalam kasus ini, rencana komunikasi adalah kunci sukses. Cukup tanyakan kepada setiap orang kapan dan bagaimana menghubunginya, dan tuliskan pedoman untuk rapat, percakapan, dan persetujuan atau permintaan perubahan.

Pengadaan: Apa yang akan kita beli, dan bagaimana kita akan mendapatkannya?

Beberapa proyek tidak membutuhkan pengadaan. Jika kita tidak membeli, menyewa, atau menyewakan apa pun, dan tidak mempertahankan layanan subkontraktor, kita dapat melewati bagian ini. Tetapi jika kita melakukan salah satu dari hal-hal ini, maka kita perlu mengkoordinasikan kontrak, surat perjanjian, asuransi, kepatuhan terhadap peraturan, dan lain sebagainya dengan rencana proyek. Begitulah cara kami menyusun Rencana Pengadaan Proyek.

Integrasi

Dalam menyusun rencana proyek, integrasi memiliki dua arti. Yang pertama adalah ini: Kita perlu memastikan bahwa semua bagian dari rencana saling terkait. Misalkan pelanggan meminta halaman tambahan di situs web, dan kami setuju. Lalu kami menambahkan sepuluh jam kerja. Tetapi apakah kami memperbarui biaya untuk mencerminkan perubahan dalam ruang lingkup dan waktu? Bagaimana jika 10 jam itu dihitung sebagai lembur, dan menurut aturan Sumber Daya Manusia, kita harus membayar setengah jam? Kesembilan area tersebut saling terkait, dan, ketika kami menyusun rencana proyek, kami harus memeriksa ulang semuanya.

Bahkan jika kita memeriksa ulang semuanya, itu tidak cukup. Proyek berubah di tengah, menjadi. Jadi, bagian kedua dari integrasi muncul setelah perencanaan — yaitu mengelola kontrol perubahan selama proyek untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya.

Susun Rencana Proyek Anda Berikutnya

Dengan mengikuti langkah-langkah dalam artikel ini, Anda dapat menyusun rencana proyek Anda berikutnya. Jika Anda telah merencanakan sebuah proyek sebelumnya, Anda mungkin dapat membuat yang ini jauh lebih baik, hanya dengan memperhatikan kesembilan area.

Institut Manajemen Proyek menyebut sembilan bidang pengetahuan ini dalam manajemen proyek. Tapi saya mendorong Anda untuk tetap sederhana. Akal sehat jauh lebih penting dalam manajemen proyek daripada pengetahuan. Luangkan waktu untuk memikirkan semuanya dalam kaitannya dengan kesembilan area yang akan membutuhkan manajemen ini, dan apa yang Anda hasilkan akan menjadi hebat.

Tentu saja, beberapa rencana proyek jauh lebih mudah daripada yang lain. Keunikan proyek adalah faktor kunci: Semakin rutin suatu proyek, semakin mudah untuk merencanakannya. Dan tentu saja, ukuran, kompleksitas, dan tekanan untuk mengurangi biaya atau pengiriman dengan cepat semuanya juga menuntut perencanaan. Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut, Anda dapat melihat buku saya Manajemen Proyek Dibuat Mudah, atau melihat sumber daya yang tersedia dari PMI.

Gunakan Rencana Proyek Anda Setiap Hari

Alasan terbesar kegagalan proyek adalah kurangnya rencana yang baik. Selamat! Anda sudah melewati masalah itu. Sekarang, Anda siap untuk membuat kesalahan terbesar kedua, yaitu membuang rencana ke dalam laci, mulai bekerja, dan tidak memanfaatkan pekerjaan yang telah Anda lakukan dengan baik.

Saat Anda mengemudi ke suatu tempat yang belum pernah Anda kunjungi sebelumnya, apakah Anda menyetel GPS di mobil Anda, lalu mengabaikannya, dan terus mengemudi sampai Anda benar-benar tersesat. Tentu saja tidak!

Namun, terlalu banyak manajer proyek yang melakukannya. Menggunakan rencana proyek Anda setiap hari dan setiap minggu seperti mendengarkan GPS Anda. Setiap hari, biarkan rencana Anda memberi tahu Anda:

• apa yang harus dilakukan hari ini
• apa yang harus dilakukan selanjutnya
• apa yang harus dilakukan oleh tim Anda
• kapan harus menghubungi pelanggan Anda dan apa yang harus dikatakan
• risiko apa yang harus diperhatikan dan dicegah atau dikelola

Setiap minggu, periksa pekerjaan yang telah Anda selesaikan dengan rencana Anda dan selesaikan masalah yang muncul. Jika Anda hanya melacak waktu dan biaya berdasarkan hasil, Anda hanya akan mengetahui bahwa Anda terlambat dan anggaran terlalu banyak. Tetapi jika Anda juga mengawasi enam faktor proses, Anda akan menemukan masalah sebelum mereka menghabiskan anggaran Anda, membuat penundaan besar, dan memperdalam proyek Anda. Dengan rencana yang bagus, Anda sedang menuju kesuksesan.