Cara mengelola email Anda dengan lebih efektif di tempat kerja

Bukankah lebih baik jika Kotak Masuk Anda terlihat seperti tumpukan kertas di sebelah kanan, bukan yang di kiri? Berikut cara mulai menyortir email Anda.

Bagaimana Menangani Email Secara Efektif di Tempat Kerja

Apakah Anda merasa menerima terlalu banyak email di tempat kerja? Apakah Anda memutar mata dan mendesah ketika membuka akun email Anda dan menemukan ratusan pesan menunggu untuk dibuka, dipindai, dihapus, atau ditangani?

Kadang-kadang dibutuhkan lebih banyak waktu untuk menangani tugas email daripada untuk benar-benar menyelesaikan pekerjaan apa pun. Email tidak dimaksudkan untuk membuat hari kerja kita lebih sibuk. Email dikembangkan sebagai cara untuk mempercepat pengiriman pesan penting dan mengurangi limbah kertas berlebih. Namun kenyataannya, teknologi email bukanlah obat mujarab untuk meningkatkan efisiensi komunikasi bisnis Anda. Mengapa? Karena seperti semua teknologi, email sepenuhnya bergantung pada cara Anda memilih untuk menggunakannya untuk memenuhi kebutuhan Anda. Pepatah "sampah masuk, sampah keluar" berlaku untuk cara Anda menggunakan (atau menyalahgunakan) akun email kantor Anda.

Dalam bukunya Managing Your E-mail: Thinking Outside the Inbox, pakar komunikasi Christina Cavanagh memberikan tip tentang cara:

Kontrol dan filter secara efektif apa yang berakhir di Kotak Masuk Anda

Identifikasi dan kelola pesan sepele dan bernilai rendah yang membuat kekacauan di Kotak Masuk Anda

Pahami dan kelola masalah yang disebabkan oleh email grup dan daftar distribusi

Buku ini juga menawarkan tip dan saran yang berguna tentang bagaimana menghindari masalah hukum yang disebabkan oleh penggunaan email yang tidak tepat di tempat kerja. Berikut adalah beberapa pengingat sederhana untuk membantu Anda menghindari kesalahan email umum.

1. Selalu ingat bahwa email adalah catatan permanen.

Tidak ada yang namanya surat elektronik yang dihapus. Meskipun sebuah email mungkin tampak telah dihapus dari sistem Anda, Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah pesan Anda telah dihapus oleh penerima. Faktanya, begitu Anda mengirim email, tidak ada cara untuk mengetahui apa yang akan terjadi padanya. Itu bisa diteruskan, disalin, atau disimpan sebagai tangkapan layar. Gunakan hanya email kantor untuk pesan profesional dan sah. Selalu hindari memasukkan informasi apa pun dalam email terkait pekerjaan Anda yang Anda tidak ingin diketahui publik atau diteliti oleh supervisor Anda.

2. Jangan pernah meninggalkan email Anda tanpa pengawasan.

Selalu lindungi akun email Anda dengan kata sandi dan pastikan bahwa program email Anda tidak dibiarkan terbuka di laptop atau komputer desktop Anda. Cavanagh mencatat bahwa jika orang lain mengakses akun email Anda untuk mengirimkan informasi yang menyinggung, berpotensi ilegal, atau merusak atas nama Anda, mungkin sangat sulit untuk membuktikan bahwa Anda bukanlah pembuat pesan itu.

3. Bersikaplah transparan tentang kebijakan organisasi Anda tentang penggunaan, penyimpanan, dan pemantauan email di tempat kerja.

Gunakan spanduk di akhir email untuk memberi tahu pengguna (baik pengirim maupun penerima) tentang hak dan tanggung jawab hukum mereka terkait transmisi email. Spanduk dapat digunakan untuk memberi tahu pengguna email jika dan bagaimana pengiriman email mereka akan dipantau. Kutipan dari Mengelola Email Anda memberikan contoh kata-kata untuk spanduk yang memberi tahu pengguna jaringan email pemerintah tentang batasan privasi:

Lain kali Anda mengirim atau menerima email dari perusahaan atau badan pemerintah, perhatikan baik-baik dan lihat apakah mereka menggunakan spanduk pengungkapan di email mereka.

Apakah e-book gratis yang Anda dapatkan untuk mendaftar ke buletin elektronik benar-benar layak untuk kekacauan ekstra di Kotak Masuk Anda?

4. Berhenti mendaftar untuk langganan email yang tidak akan pernah Anda baca.

Saya pernah memiliki akun email tambahan yang terlihat seperti ini. Saya terus menunda menangani email sehingga email terus menumpuk. Saya akhirnya memutuskan untuk menutup seluruh akun. Saya telah mengaturnya untuk membaca e-newsletter, feed, dan langganan gratis lainnya, tetapi saya tidak punya waktu untuk membaca semua e-letter gratis yang telah saya daftarkan.

5. Gunakan email lebih jarang.

Mengontrol jumlah email yang Anda hasilkan membantu mengontrol jumlah email yang Anda terima sebagai balasannya.

Jika Anda ingin mengurangi jumlah email sampah dan informasi tidak berguna yang Anda terima, perhatikan berapa banyak email yang Anda kirim ke orang lain. Cavanagh mencatat bahwa hal yang paling kami sukai dari email juga merupakan hal yang paling kami benci. Dia berkata, "Kami menyukainya karena kami dapat mengirim pesan yang sama ke banyak orang dengan satu penekanan tombol; kami membencinya karena kami mendapatkan terlalu banyak pesan ini.”

Dari menggunakan fitur "balas semua" alih-alih meluangkan waktu untuk memilih penerima yang sesuai, hingga meneruskan surat berantai yang "menginspirasi atau lucu", kebanyakan dari kita telah terlibat dalam praktik email buruk yang memperlambat kita dan rekan kerja kita. Cobalah mengadopsi beberapa kebiasaan email yang baik seperti ini:

Jaga agar pesan Anda tetap singkat dan langsung pada intinya.

Selalu perbarui daftar distribusi Anda dan hapus penerima email yang tidak lagi menjadi bagian dari suatu departemen atau secara aktif terlibat dalam proyek bersama.

Jangan gunakan daftar distribusi organisasi Anda untuk mempromosikan proyek pribadi atau kegiatan penggalangan dana anak Anda berikutnya. Bagikan jenis pemberitahuan ini di ruang makan atau papan pin umum.

Bagaimana menurut anda? Apa yang paling membuat Anda kesal tentang mengelola email? Bagikan pemikiran Anda di komentar.

Pengingat: Jangan terlalu bergantung pada email!

Tidak peduli seberapa efisien Anda dalam mengelola email dan menjaganya agar tidak mengambil alih hari kerja Anda, terkadang panggilan telepon pribadi adalah cara terbaik untuk menghadapi suatu situasi. Tetapi jika pikiran untuk mengangkat telepon dan berbicara dengan manusia nyata membuat Anda gugup, rileks, Anda berada di perusahaan yang baik. Ada banyak orang yang lebih suka mengirim teks atau email daripada berbicara melalui telepon. Sebuah artikel online di The Science of Us menawarkan beberapa tip dan wawasan dari para psikolog tentang mengapa sebagian dari kita takut melakukan panggilan telepon dan apa yang dapat kita lakukan untuk mengatasi ketakutan itu.

Psikolog Menjelaskan Kecemasan Ponsel Anda dan Cara Mengatasinya

Tip Bonus Email: Jika salah satu hal yang membuat Anda tergila-gila menggunakan email adalah kenyataan bahwa orang membutuhkan waktu lama untuk membalas pesan Anda, mungkin inilah saatnya untuk memeriksa ujung belakang pesan Anda. Apakah Anda mengakhiri pesan email Anda dengan ajakan bertindak yang jelas dan spesifik atau apakah persetujuan Anda terlalu plin-plan?

Alih-alih menutup pesan panjang dengan, "Apa pendapat Anda tentang rencana ini?" coba ajukan pertanyaan yang lebih spesifik. Anda dapat mencoba bertanya, "Manakah dari lima poin yang saya cantumkan yang menurut Anda harus segera kita terapkan?" Anda mengajukan pertanyaan spesifik yang berkaitan dengan poin yang Anda buat di email Anda dan Anda menciptakan rasa urgensi dengan menanyakan item mana yang paling membutuhkan perhatian saat ini.