Bagaimana mengatur atasan Anda yang tidak teratur

Mereka Bos karena Suatu Alasan (Tapi Keterampilan Organisasi Bukankah)

Membantu atasan Anda terorganisir akan meningkatkan citra profesionalnya. Bantu mereka menyelesaikannya tanpa harus pamer.

Maggie via Flickr, CC-BY-SA 2.0, dimodifikasi oleh FlourishAnyway

Bantu Atasan Anda Mendapatkan Barang (Atau Dia) Bersama-sama

Dia bos karena alasan yang bagus, tetapi alasan itu jelas bukan keahlian organisasinya.

Terkadang dia mengabaikan detail penting. Kantornya dipenuhi tumpukan file yang salah tempat. Ketika atasan Anda tidak dapat menemukan dokumen penting itu, tenggat waktu yang akan datang dapat membuat kantor terasa seperti penanak nasi. Terdengar akrab? Jika demikian, bantuan bos Anda mengatur waktu dan memprioritaskan-sambil membiarkan dia berpikir bahwa itu nya ide.

Saat atasan Anda menjadi lebih terorganisir, dia akan meningkatkan citra profesionalnya. Dia juga akan lebih sadar akan apa yang ada di jadwalnya dan akan mengembangkan penguasaan yang lebih besar pada waktunya. Pada gilirannya, Anda dapat memperoleh manfaat sisa dari lebih sedikit stres dan lebih banyak efisiensi.

Pikirkan waktu dan upaya ekstra yang diperlukan untuk membuatnya terorganisir sebagai investasi. Dengan mengelola, Anda akan mengelola kemajuan karier dan citra profesional Anda sendiri pada saat yang bersamaan.

Siap memulai?

Anda Punya Ini!

Menurut contoh. Pertama-tama tunjukkan keterampilan berorganisasi yang solid sendiri.

StartUpStockPhotos via Pixabay, Domain Gratis

Pertama Bangun Kepercayaan

Sebelum Anda mencoba memperbaiki apa pun, Anda harus memiliki hak untuk melakukannya. Itu berarti membangun fondasi kepercayaan.

Menurut contoh

Pastikan Anda sendiri mendemonstrasikan keterampilan organisasi yang solid dengan menyempurnakan sistem Anda agar tetap pada jalurnya. Jaga kerapian ruang kerja Anda. Muncul ke pertemuan yang disiapkan. Memenuhi semua tenggat waktu. Selain itu, tunjukkan kemampuan Anda dengan memiliki informasi yang paling sering diandalkan di ujung jari Anda (misalnya, kontak utama, laporan yang sering diakses).

Berusaha untuk Memahami

Saat Anda mendapatkan kepercayaan bos Anda, dengarkan juga, berikan perhatian khusus pada perasaan apa pun yang diungkapkan. Dengarkan tanda-tanda bahwa keterampilan organisasi bos Anda yang buruk menyebabkan dia frustrasi, konflik, atau bahkan konsekuensi dalam organisasi. Contohnya termasuk tenggat waktu atau rapat yang terlewat, dokumen yang hilang, dan komentar dari orang lain.

Nilai situasinya terlebih dahulu sebelum membantu, dan terutama hindari memberikan umpan balik yang bisa menjadi bumerang bagi Anda. (Ingatlah bahwa Anda berada dalam mode pengumpulan informasi.) Mungkin ada metode untuk kegilaannya, betapapun tidak efektifnya, yang perlu Anda pahami.

Juga, tidak peduli betapa jengkelnya kecerobohannya membuatmu, jangan pernah ikut campur dengan siapa pun yang menjelek-jelekkan dia. Pelampiasan Anda bisa membuatnya kembali, dan komentar kritis seperti itu tidak sejalan dengan niat Anda untuk membantu.

Membangun Kemitraan yang Mempercayai Adalah Kunci Sukses

Tunjukkan keterampilan organisasi yang kuat sendiri dengan datang ke pertemuan yang disiapkan dan menjaga ruang kerja Anda tetap rapi. Dengarkan perasaan atau konsekuensi apa yang terkait dengan perasaan atau konsekuensi keterampilan organisasi bos yang buruk.

rdubois vis Flickr, CC-BY-SA 2.0

Memberikan Dukungan Strategis

Pastikan bahwa peran dan perilaku Anda mendukung kinerja terbaik atasan Anda dengan meminimalkan gangguan dan meningkatkan efisiensinya.

Sejajarkan Tujuan

Pelajari apa tujuan atasan Anda dan bagaimana dia diukur di perusahaan. Pastikan bahwa tujuan kinerja Anda terhubung dengannya. Jika Anda merasa ada keterputusan, katakan padanya Anda ingin mencari kejelasan tentang bagaimana tujuan Anda dapat lebih mendukung dirinya dan organisasi.

Minimalkan Gangguan

Tanyakan padanya bagaimana dia lebih suka menerima informasi, baik dalam hal salurannya (misalnya, elektronik, secara langsung, telepon) dan preferensi waktu. Beberapa orang adalah "orang pagi" dan menikmati menyelam langsung ke hari mereka, sedangkan yang lain lambat dalam pemanasan.

Juga pahami bagaimana dia ingin interupsi ditangani, dan bantu dia untuk menghindari interupsi yang tidak perlu. Penelitian menunjukkan bahwa karyawan kantor diinterupsi rata-rata sekali setiap tiga menit. ¹ Mengingat bahwa perlu waktu hingga 23 menit untuk kembali ke tugas awal, tidak heran siapa pun dapat menyelesaikan apa yang mereka mulai.

Daripada muncul untuk mengajukan pertanyaan singkat itu — yang seringkali tidak secepat itu, bukan? —Cobalah teknik ini. Kelompokkan bersama beberapa item yang kurang penting, lalu pesan 15 menit di kalender atasan Anda untuk mengurus semuanya dalam satu kesempatan. Setelah menggunakan teknik ini beberapa kali, jelaskan kepadanya bahwa alasan Anda adalah efisiensi dan meminimalkan gangguan. Diskusikan cara kerjanya untuk Anda berdua. Anda mungkin menemukan bahwa ini adalah pembuka percakapan yang bagus tentang efisiensi.

Jadikan Bos yang Baik Menjadi Yang Terorganisir

Bersikaplah ringkas dalam komunikasi dan bantu manajer Anda menghindari gangguan.

ernestoeslava melalui Pixabay, Domain Gratis

Polling Pembaca

Berkomunikasi dengan Jelas

Bersikaplah Singkat

Because time is so precious, keep both verbal and written communication succinct. If the text of your email is longer than two paragraphs, consider shortening it or using another mode of communication.

Use "Reply All" Sparingly

Email chains can become overwhelming when long lists of employees volley back and forth using "Reply All." Help your boss manage his inbox by asking him to specify under what circumstances he wants to be included on emails. If you see a lot of back and forth replies, then a meeting, conference call, or the use of email voting buttons are more appropriate venues for discussion of the issue.

You might also volunteer to be a key contact person for a project so that your boss can delegate inquiries to you. This increases your visibility within the organization at the same time it helps your boss manage his priorities.

Form a strong partnership with your boss by helping her organize her work.

Sacha Quester-Séméon via Flickr, CC-BY-SA 2.0, modified by FlourishAnyway

Employ Consistent Labeling

Agree on consistent labeling in the email status line for confidential, action-needed, and similar items. For example, draw attention in the status line to items that need special handling (ACTION REQUIRED by date) or those that are CONFIDENTIAL. Consider using built-in email system reminders to help with deadlines. For best results, ask to include the entire team on the conversation so that everyone is on board with the labeling structure. Then, apply it across the department.

Help Your Boss Share Information

In staff meetings or other appropriate venues, prompt your boss to share what is going on elsewhere in the company by simply asking him. He may otherwise forget. You will appear eager and interested in the company while helping him to do his job. That's a win/win!

Present Solutions, Not Problems

When you present a problem to your manager, avoid simply "dumping" it on him with the expectation that he fix it. Instead, present the problem along with three solutions. (More than three solutions is overwhelming, however.)

One solution should usually be to do nothing because let's face it: staying the course is an easy option. A second solution can be one that is ideal or expensive. The third is a compromise or more reasonable solution. This should be the one you are advocating. Be ready to discuss advantages, disadvantages, and the financials associated with each solution you present.

Manage Your Time and Help Your Boss Manage His

Use automatic meeting notices to remind your boss about meetings.

anlebed91 via Pixabay, Free Domain

Time Management

Help your boss with time management using the following tips:

Create and Share a Calendar

Help your boss create a calendar that he can share with the team. Update it and refer to it often as projects and other due dates approach. Ask questions that reference the calendar (e.g., "I see that the Chairman's report is due next week. Would you like me to pull the numbers for you so we can start working on it?") He should also have access to calendars of his subordinates, and calendars should be linked. This can be done with ease electronically.

When you have important discussions with your manager, integrate due dates, dates for status checks, and progress milestones to keep you both on track. Stay organized by keeping all notes of meetings that you have with your boss in one notebook.

Follow up any key discussions with email verification of agreements you make with him. Honor any time-bound commitments, and hold your boss accountable for his end as well.

Meeting Management

If your boss frequently runs late to meetings, offer to prepare an agenda. Email her the bullet-points several hours prior to the meeting and remind him how he will be needed in the meeting. Use automatic meeting notice reminders in the email system to assist attendees in being timely.

Conquer Disorganization Together

Make changes in small increments and get your boss' buy-in so you can both succeed.

rawpixel via Pixabay, Free Domain

Divide and Conquer

Divide and conquer your boss' mess using the following pointers.

Label, File, and Store

Well organized people have a mantra: "A place for everything and everything in its place." Develop a system of folders, bins, or file drawers that works for your business. For example, use color coding based on project type or topic. Where relevant, prominently include the date to help you purge out-of-date files later.

First organize your own files, then request permission to tackle some of the common files (perhaps with the help of teammates). After you receive compliments for your efforts, offer to help your boss with some of his files.

Adopt the "One Touch" Rule

As new items come across your desk or email in-box, resolve to touch them once rather than allowing them to accumulate. Either read, respond, dispose of the item, or direct it to an appropriate file. As you gain success with the technique, resolve to share your learnings with your boss.

Yes, Change Is Possible

When you feel organized, you feel more in control of your calendar and your world.

Jill Clardy via Flickr, CC-BY-SA 2.0

The Soft Sell

Small Changes and Buy-In

Making changes in small increments and getting her buy-in as you go along will work wonders. You may find that he asks your coworkers to adopt your new efficiency techniques.

Don't Be a Know-It-All

Rather than telling him how to organize, try asking if you can help him or suggesting that "we" try something new. No one wants to be schooled by a sassy-pants, event if that person is right. Try these lead-ins when suggesting something new:

"How about if I help you…"
"I bet we can figure out how to…"
"I've learned…"
"One thing I have found is…"
"What do you think if…?"
"Would you find it helpful…?"

Encourage

Since your boss is not naturally organized, he will need your encouragement. Don't expect change overnight. Encourage him and celebrate small successes, and keep working at it.

Sources

¹ The Wall Street Journal. "Gangguan di Tempat Kerja: Inilah Mengapa Anda Tidak Akan Menyelesaikan Artikel Ini." Terakhir diubah 11 Desember 2012.