Bagaimana agar tetap teratur dengan daftar periksa

Artikel ini akan menjelaskan cara menggunakan daftar periksa agar tetap teratur.

mohamed_hassan, CC0, melalui PIxabay

Apakah Anda Merasa Seperti Anda Kehilangan Kendali?

Pernahkah Anda mengalami hari-hari itu, di mana Anda meninggalkan pekerjaan dengan perasaan seperti Anda tidak mencapai apa-apa?

Meja Anda terlihat lebih berantakan daripada saat Anda tiba.
Kotak masuk Anda sudah maksimal minggu lalu.
Catatan tempel menutupi layar komputer Anda.
Tidak ada ruang tersisa untuk kaki Anda di bawah meja.
Dan pertemuan pagi itu akhirnya selesai satu jam yang lalu.

Tetap teratur adalah sebuah tantangan. Informasi membombardir kita dari segala arah. Pesan teks, media sosial, email, tanggapan formulir web, permintaan rapat, percakapan yang lewat, panggilan telepon, dan surat standar bersaing untuk mendapatkan perhatian kami.

Tidak heran jika tingkat stres tinggi. American Psychological Association (APA) melaporkan 39% orang Amerika pada tahun 2017 menderita dari "agak signifikan" hingga "stres yang signifikan" yang disebabkan oleh "beban kerja yang terlalu berat" di tempat kerja.

Disorganisasi Tempat Kerja

Peran yang tidak realistis atau tidak pasti juga termasuk di antara lima tekanan tempat kerja teratas dalam survei APA pada tahun 2017. Aspek negatif ini, bersama dengan terlalu banyak pekerjaan, membuat sulit untuk tetap berada di puncak pekerjaan Anda.

Dan bukan hanya karyawan kantoran yang bergumul dengan tugas yang terlalu banyak dan kendala manajemen waktu. Pedagang, pekerja eceran, dan penghibur juga berjuang untuk menyelesaikan sesuatu.

Sebagian besar tempat kerja memberi Anda deskripsi pekerjaan yang menyoroti tugas dan tugas. Terkadang, mereka ketinggalan zaman atau tidak mencakup semua yang Anda lakukan. Dan meskipun mereka mungkin mengomunikasikan daftar tanggung jawab, mereka kurang spesifik.

Bahkan ketika tempat kerja memiliki prosedur terdokumentasi langkah demi langkah, masih banyak yang harus Anda lakukan. Mengetahui cara memprioritaskan dan mengelola beban kerja yang berat dengan daftar periksa memiliki manfaat. Dan daftar periksa berfungsi sebagai alat organisasi yang penting.

Jika Anda merasa kewalahan saat bekerja, aturlah dengan bantuan daftar tugas. Di awal setiap pagi, tuliskan semua yang perlu Anda lakukan. Bersikaplah spesifik.

Buatlah Daftar Harian yang Dibawa

Daftar tugas dan aktivitas harian:

Bertindak sebagai pengingat
Membantu Anda memprioritaskan hari Anda
Menunjukkan jika Anda melakukan berlebihan
Menghemat waktu Anda

Kelola Waktu dan Prioritas Anda Ke Atas

Daftar periksa juga membantu alur kerja. Jika Anda seorang sekretaris atau asisten pribadi yang bertanggung jawab atas lebih dari satu manajer lini, daftar periksa membantu Anda mengelola ke atas. Sertakan kolom dalam daftar Anda untuk mencatat perkiraan waktu penyelesaian setiap tugas.

Dorong manajer Anda untuk mencatat tugas yang mereka berikan pada daftar tugas Anda. Daftar periksa memperluas kesadaran mereka tentang beban kerja Anda. Mereka melihat apa lagi yang harus Anda lakukan dan kapan itu diperlukan. Daftar tersebut mengatur ekspektasi mereka.

Meskipun Anda hanya memiliki satu manajer lini, daftar periksa adalah bukti penting dari beban kerja Anda. Gunakan daftar tugas Anda untuk:

Temukan proses kerja yang lebih efisien
Kurangi beban kerja Anda
Minta bantuan
Berdebat untuk asisten atau anggota tim baru

Namun, apa yang akan saya bagikan kepada Anda bukan hanya daftar tugas biasa. Ini adalah penyelenggara daftar periksa.

Apa yang Anda Butuhkan untuk Membuat Daftar Periksa Anda

Notebook (Saya merekomendasikan menggunakan buku berukuran A5.)
Sedikitnya empat buah pulpen berwarna, seperti hijau, kuning, ungu dan merah
Penggaris (opsional)
Stiker bintang (warna apa saja)

Setelah Anda menyelesaikan semua tugas di halaman, beri diri Anda bintang.

Penyelenggara Daftar Periksa 7 Langkah

Buka buku catatan Anda ke halaman pertama yang tersedia.
Tulis tanggal hari ini di atas.
Tuliskan semua hal yang perlu Anda selesaikan sebelum pulang.

* Sertakan tugas baru bahkan yang tidak perlu Anda selesaikan hari itu.

* Gunakan satu baris per tugas.

* Prioritaskan setiap tugas dengan pena berwarna (lihat panduan warna di bawah).

Tip: Anda mungkin ingin membagi beberapa tugas menjadi beberapa tugas untuk mengelolanya dengan lebih mudah.
Atur garis lurus melalui setiap tugas saat Anda menyelesaikannya. Atau beri tanda centang di akhir baris.
Mulai daftar baru di halaman baru besok.
Bacalah kembali buku Anda setiap hari dan temukan halaman-halaman tanpa bintang. Nilai tugas yang belum selesai. Jika Anda perlu meneruskan tugas ke halaman baru, selesaikan tugas di halaman lama agar Anda tidak terus-menerus membukanya.
Hadiahi diri Anda dengan bintang ketika daftar hari itu selesai. Tempatkan stiker bintang di halaman yang mudah dilihat. Ketika Anda menghargai usaha Anda secara visual, itu juga menunjukkan setiap item di halaman selesai. Halaman tanpa bintang memiliki urusan yang belum selesai.

Stiker bintang menandakan barang-barang dalam daftar sudah selesai atau dibawa ke hari lain.

Prioritaskan Daftar Anda Dengan Warna

Tugas merah memiliki rasa urgensi. Mereka harus diselesaikan hari itu.
Tugas berwarna biru berulang.
Tugas ramah lingkungan adalah untuk proyek panjang. Anda berharap prosesnya akan memakan waktu lebih dari seminggu.
Tugas hitam adalah tugas umum yang mungkin Anda temukan dalam deskripsi pekerjaan Anda.

Anda dapat menggunakan warna lain untuk kategorisasi lebih lanjut. Misalnya, Anda mungkin ingin menggunakan warna berbeda untuk membedakan antara tugas berulang harian dan mingguan.

Tetap Teratur di Rumah Dengan Daftar Periksa Anda

Pengatur daftar periksa bekerja di mana saja. Anda mungkin ingin menyimpan dua buku catatan: satu untuk bekerja dan satu untuk kehidupan pribadi Anda.

Jaga rumah Anda tetap bersih dan halaman Anda dipangkas dengan menambahkan tugas ke daftar periksa pengatur rumah Anda. Anda juga bisa menggunakannya untuk:

Atur pernikahan Anda
Mencari pekerjaan
Rencanakan pesta pensiun Paman Ben
Prioritaskan dan bayar tagihan
Atur liburan luar negeri Anda berikutnya

Anda dapat menggunakannya untuk mengelola sebagian besar jenis acara atau keadaan kehidupan.

Penyelenggara Daftar Periksa Digital

Apakah Anda memiliki proses di tempat kerja yang memerlukan pemeriksaan rutin? Pertimbangkan untuk mengotomatiskan pengatur daftar periksa Anda untuk digunakan pada ponsel cerdas atau tablet. Buat formulir PDF atau coba salah satu aplikasi yang tercantum di bawah.

Formulir Pengatur Daftar Periksa PDF

Tempat kerja di mana pelanggan mengakses fasilitas sering kali memulai hari dengan audit lokasi untuk memeriksa peralatan dan fasilitas. Buat daftar yang diprioritaskan, seperti di bawah ini, untuk dicentang atau dikomentari oleh karyawan yang ditunjuk. Setelah selesai, karyawan tersebut menyimpan dan mengirimkan daftar periksa audit ke manajer atau petugas K3.

Aplikasi Daftar Periksa untuk PC, Ponsel Cerdas dan Tablet

Jika Anda tidak ingin membawa notebook, aplikasi ini juga dapat membantu Anda mengaturnya.

IOS Apple hadir dengan aplikasi Pengingat standar. Gunakan ini sebagai proses alternatif untuk membuat Anda tetap teratur.

Temukan aplikasi Apple Reminder yang membatasi atau tidak menggunakan perangkat IOS? Coba Todoist: To-Do List dan Task Manager. Ini tersedia secara gratis di beberapa perangkat, tetapi juga dilengkapi dengan opsi premium. Masuk ke aplikasi dengan akun Google atau Facebook Anda, atau buat yang baru. Saya menggunakannya di PC Windows 10 saya.

Daftar periksa dan aplikasi organisasi lainnya (beberapa memiliki biaya kecil atau berisi pembelian dalam aplikasi) meliputi:

Wunderlist
Google Keep
Habitica (daftar tugas yang di-gamified)
OmniFocus 2
2Do (daftar tugas, tugas dan catatan)

Aplikasi versus Daftar Periksa Berbasis Kertas

Aplikasi mengotomatiskan daftar periksa. Mereka mempermudah untuk berbagi dan mengintegrasikan alur kerja Anda dengan orang lain, program, dan proses kerja. Namun, ketika sistem komputer mati atau listrik mati, pengatur daftar periksa manual membuat Anda tetap terkendali.

Daftar periksa berbasis kertas adalah alat penting untuk keadaan darurat. Pertimbangkan untuk menyimpan salinan cetak daftar periksa digital Anda.

Jika Anda mengontrol keselamatan tempat kerja Anda, simpan papan klip dan salinan daftar periksa kesehatan dan keselamatan tempat kerja di tempat yang mudah dijangkau. Ada baiknya juga memiliki daftar periksa untuk prosedur pemadaman listrik.

Simpan daftar periksa berbasis kertas untuk mengetahui saat listrik mati.

Mengapa Anda Harus Tetap Teratur dengan Daftar Periksa

Dengan menggunakan pengatur daftar periksa seperti daftar pekerjaan yang harus dilakukan, Anda mengambil kembali kendali atas pekerjaan Anda. Daripada terus-menerus mengingat semua yang perlu Anda lakukan, menuliskan tugas Anda membebaskan pikiran Anda untuk fokus pada pekerjaan yang ada.

Penyelenggara daftar periksa juga melampaui daftar tugas sehari-hari. Gunakan untuk menyelesaikan proses tertentu, seperti pemeriksaan kesehatan dan keselamatan kerja atau audit lokasi. Atau untuk mengatur semua yang perlu Anda lakukan untuk bersantai dan menikmati akhir pekan.

Dengan menjadikan daftar periksa sebagai bagian dari hari Anda, Anda menghilangkan stres di tempat kerja. Anda juga dapat menggunakan daftar tugas untuk:

Ajukan kasus bisnis untuk mendapatkan lebih banyak sumber daya
Perbarui deskripsi pekerjaan dan tetapkan tanggung jawab

Yang terpenting, daftar periksa membantu mengelola dan mengatur secara visual proses atau hal-hal yang perlu Anda lakukan. Akibatnya, tik terakhir itu menghilangkan banyak tekanan dari Anda.

Bagaimana Anda tetap teratur? Apakah Anda menggunakan daftar?

Will English pada 01 Mei 2013:

tidak terorganisir? Itulah saya lol setiap hari. Tak heran aku masih waras. Saya sebenarnya memiliki iphone dan saya menggunakan aplikasi "Reminder" sepanjang waktu, saya tidak tahu seberapa terorganisirnya saya, terima kasih untuk itu, tetapi ini sangat membantu. Hub yang bagus.