Cara menggunakan bagan pert untuk manajemen proyek

Apa PERT?

PERT, Teknik Evaluasi dan Tinjauan Proyek, adalah metode untuk perencanaan proyek terperinci yang mencakup dua komponen ini:

• Rata-rata PERT: Teknik estimasi yang akurat untuk waktu dan biaya, menggunakan rata-rata statistik.
• Bagan PERT: bagan yang memungkinkan penjadwalan terperinci dari semua aktivitas proyek.

PERT dikembangkan oleh NASA, tetapi ini bukanlah ilmu roket. Perhitungannya sederhana - penjumlahan dan pengurangan - dan dilakukan oleh program perangkat lunak manajemen proyek apa pun. Logikanya juga sederhana.

• Kami memperkirakan waktu untuk setiap tugas dengan mempertimbangkan perkiraan optimis, kemungkinan, dan pesimistis.
• Kami menyusun kalender perencanaan yang mencakup semua kegiatan kerja dan juga mempertimbangkan ketergantungan antar kegiatan, yaitu kegiatan mana yang perlu dilakukan sebelum yang lain dapat dilakukan.

Mari kita lihat masing-masing dari dua elemen dari teknik PERT ini: estimasi PERT, dan bagan PERT. Kami akan menyelesaikannya dengan berbicara tentang bagaimana mengubah bagan PERT menjadi jadwal proyek dunia nyata, yang disebut Bagan Gantt.

Daftar isi

• Estimasi PERT

  Hitung perkiraan realistis waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas

• Bagan PERT

  Memperkenalkan bagan PERT klasik

• Istilah pada Bagan PERT

  Glosarium untuk PERT

• Dari Bagan PERT ke Dunia Nyata

  Mari kita ambil tugas kita dan memasukkannya ke dalam kalender!

• Menggunakan PERT pada Proyek Anda,

  estimasi dan jadwal mengurangi biaya dan kerumitan

Penaksir Optimis dan Pesimis

Beberapa penaksir optimis, beberapa pesimis. Gunakan PERT untuk mendapatkan perkiraan realistis dari salah satunya!

Sid Kemp

Estimasi PERT

Ketika Anda bertanya kepada seseorang, "berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini?" Anda biasanya mendapatkan jawaban dengan bias. Beberapa orang secara konsisten pesimis, mengira - atau memberi tahu Anda - pekerjaan itu akan memakan waktu lebih lama dari yang seharusnya. Dengan begitu, mereka terlihat bagus saat menyelesaikannya lebih cepat. Yang lain secara konsisten optimis, membayangkan diri mereka sedang menyelam dan melakukan pekerjaan dengan penuh energi segar, dan tidak mengalami masalah apa pun. Perkiraan mereka sangat rendah, karena tidak ada orang yang memiliki energi dan keberuntungan yang baik sepanjang waktu.

Lebih sulit lagi, orang tidak tahu mereka melakukan ini. Ini umumnya merupakan kebiasaan yang tidak disadari.

Lalu, bagaimana kita mendapatkan perkiraan yang realistis? Kami melakukannya dengan mengajukan tiga pertanyaan tentang setiap pekerjaan yang harus diselesaikan, dan kemudian melakukan perhitungan khusus yang disebut rata-rata PERT.

Apa yang kami perkirakan?

Kami ingin memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap bagian kecil dari proyek kami. Estimasi dan perencanaan PERT harus dilakukan pada tingkat yang rinci, menggunakan Daftar Aktivitas, yang dibuat dari Struktur Rincian Kerja. PERT bukan bagian dari estimasi awal, sebelum WBS dibuat. Ini adalah bagian dari estimasi rinci, bergantung pada rencana ruang lingkup proyek dengan WBS yang dilakukan pada tingkat terperinci, dan daftar aktivitas juga lengkap. Kami memperkirakan upaya (jumlah pekerjaan) yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas, dan jumlah orang yang ditugaskan untuk tugas tersebut.

Yang terbaik adalah jika setiap pekerja membuat daftar aktivitasnya sendiri dan perkiraan PERT. Sebagai manajer proyek, Anda dapat mengajari setiap orang di tim untuk melakukannya. Atau, jika mereka sudah terbiasa dengannya, mereka dapat bekerja berpasangan, saling menanyakan pertanyaan perkiraan PERT dan juga memeriksa pekerjaan satu sama lain.

Tiga Pertanyaan PERT

Alih-alih menanyakan "Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan ini", ajukan tiga pertanyaan:

• Jika pekerjaan berjalan sangat lancar, tanpa masalah, berapa lama waktu yang dibutuhkan? (Jawaban Optimis)
• Jika Anda melakukan ini saat Anda lelah, dan Anda mengalami masalah, berapa lama waktu yang dibutuhkan? (Jawaban Pesimis)
• Dengan jawaban tersebut, berapa lama waktu yang dibutuhkan? (Jawaban yang Mungkin)

Ajukan pertanyaan dalam urutan ini, dapatkan kemungkinan jawaban terakhir. Dengan begitu, orang yang biasanya selalu optimis atau pesimis akan menyesuaikan diri, memberikan jawaban realistis yang sebenarnya cukup realistis. Dengan sedikit latihan, siapa pun bisa menjadi sangat ahli dalam hal ini.

Kami memasukkan ketiga perkiraan dalam spreadsheet, di bawah judul, "Pesimis", "Mungkin" dan "Optimis," seperti yang ditunjukkan pada Tabel 1.

Menghitung Rata-Rata PERT

Menggunakan tiga angka sebagai perkiraan untuk setiap item rinci akan membuat penjadwal gila! Kami mencegah hal ini dengan menyelesaikan tiga perkiraan menjadi satu angka, rata-rata PERT. Logikanya adalah bahwa waktu yang Mungkin lebih mungkin daripada pesimis atau optimis, tetapi ketiga angka itu penting. Menggunakan O, L, dan P untuk Optimis, Mungkin, dan Pesimistik, inilah persamaan kita: (O + (4xL) + P) / 6 = PERT Perkiraan waktu. Kemungkinan dikalikan dengan empat karena kami mengatakan bahwa empat kali lebih mungkin waktu aktual akan cocok dengan waktu yang mungkin dibandingkan waktu yang akan cocok dengan waktu Optimis atau waktu Pesimistis.

Dari mana sih 6 itu berasal? (Semua orang menanyakan hal itu ketika saya mengajarkan ini di kelas.) Sederhana saja: Kami memiliki total enam poin data: 4 Kemungkinan, 1 Optimis, dan 1 Pesimis. Untuk mendapatkan rata-rata, kami membagi total dengan jumlah total poin data. (Lihat bilah sisi tentang Banyak Jenis Rata-rata, dan semuanya akan masuk akal.)

Rata-rata PERT ditunjukkan di kolom kanan Tabel # 1.

Banyak Jenis Rata-rata

Beberapa orang berpikir bahwa hanya ada satu cara untuk menghitung rata-rata: Kami menjumlahkan semua item, dan membaginya dengan jumlah total item. Dalam statistik, itu sebenarnya adalah salah satu dari tiga jenis rata-rata yang umum, dan ini disebut mean . Ada juga median dan mode . Bahkan orang yang akrab dengan statistik mungkin berpikir bahwa hanya ada tiga jenis rata-rata. Tapi sebenarnya, setidaknya ada selusin lagi.

Misalnya, dalam olahraga Olimpiade yang dinilai, skor akhir dihitung dengan cara ini: Hilangkan skor tertinggi dan terendah, lalu ambil rerata rata-rata skor lainnya. Ini menghilangkan bias yang datang dari hakim dari negara asal dan saingan utama seseorang. Itu adalah tipe rata-rata khusus.

Rata-rata PERT, yang menghitung skor kemungkinan empat kali lebih mungkin daripada waktu optimis atau waktu pesimis, adalah jenis lain dari rata-rata keterpusatan. Ini didasarkan pada ide sederhana, bahwa peristiwa yang mungkin terjadi, memang, lebih mungkin terjadi daripada peristiwa ekstrem. Empat kali lebih mungkin dipilih berdasarkan teori statistik, bekerja dengan kurva normal dan deviasi standar.

Tabel # 1: Menghitung Waktu Rata-Rata PERT untuk sebuah Tugas

Untuk setiap tugas, pekerja memberikan 3 perkiraan: Optimis, Mungkin, dan Pesimis. Spreadsheet menghitung Rata-Rata PERT sebagai (Optimis + 4xLikely + Pesimistis) / 6. Dalam kasus ini, (3 + 4x6 + 18) / 6 = 45/6 = 7,5.

Tugas	Optimis	Mungkin	Pesimistis	Rata-rata PERT
Memasang Framistat	3	6	18	7.5

Apakah Anda menggunakan PERT?

Gambar # 1: Node Bagan PERT

Ini adalah format node tunggal pada bagan PERT. Setiap aktivitas mendapat satu node. Di masa lalu, manajer proyek menggunakan ini untuk menjumlahkan jadwal proyek - dengan tangan!

Sid Kemp

Bagan PERT

Anehnya, bagan PERT hampir tidak pernah terlihat lagi, meskipun itu adalah bagian utama dari setiap jadwal proyek yang terperinci.

Bagian ini memperkenalkan beberapa istilah yang mungkin baru bagi Anda. Anda mungkin ingin membacanya, kemudian membaca bagian selanjutnya, Ketentuan pada Bagan PERT, kemudian kembali dan membaca bagian ini lagi. Beri diri Anda sedikit waktu dengan ini, dan itu semua akan masuk akal. Ini juga merupakan ide bagus untuk merujuk pada Gambar # 2: Bagan PERT yang Disederhanakan, saat Anda membaca

Bagan PERT dikembangkan sebagai alat kalkulasi. Kembali pada tahun 1970-an, manajer proyek akan mengisi semua nama dari setiap aktivitas dan perkiraan PERT untuk waktu. Setiap tugas pada Daftar Aktivitas proyek akan mendapatkan sebuah kotak, yang disebut simpul pada bagan PERT. Node sampel ditunjukkan pada Gambar # 1. Kemudian mereka akan menggambar panah yang menunjukkan ketergantungan, seperti ketika satu tugas tidak dapat dimulai hingga tugas lainnya selesai. Kemudian mereka akan melakukan forward pass, menjumlahkan waktu untuk semua tugas ke depan, untuk menghitung jadwal mulai lebih awal, termasuk tanggal Mulai Awal dan Mulai Terlambat. Jika kami mengikuti jadwal Mulai Awal, kami memulai setiap tugas proyek sesegera mungkin. Kemudian manajer proyek akan menambahkan melakukan backwards pass , menambahkan semuanya mundur, dari akhir proyek, dan menghitung tanggal terakhir setiap tugas dapat berakhir (tanggal Akhir Akhir) dan tanggal terakhir setiap tugas dapat dimulai (tanggal Mulai Terlambat).

Jika, misalnya, Tugas 2 tidak dapat dimulai hingga Tugas 1 selesai, maka Tugas 2 bergantung pada Tugas 1. Katakanlah Tugas 1 adalah "Mengirim Framistat" dan Tugas 2 adalah "Instal Framistat." Jelas, kami tidak dapat menginstal Framistat sampai setelah itu dikirim, dan itu tiba. Tugas 1 dimulai pada Hari 1 dan membutuhkan waktu 4 hari. Tanggal Mulai Awal untuk Tugas 1 adalah Hari 1, dan Durasinya adalah 4, jadi Selesai Awal adalah Hari 4. Tugas 2 dapat dimulai satu hari kemudian, pada Hari 5. Lewat maju memungkinkan kita menghitung waktu setiap tugas ini cara, menentukan tanggal Awal Awal dan Selesai Awal. Langkah mundur dimulai dari akhir proyek, dan mengurangi Durasi dari Akhir Akhir untuk menghitung tanggal Mulai Terlambat untuk setiap tugas.

Untuk beberapa tugas, tanggal mulai awal dan tanggal mulai terlambat berbeda. Tugas-tugas ini telah mengambang. Dalam bahasa Inggris sederhana, ini berarti Anda dapat memulai tugas pada tanggal tertentu, atau Anda dapat membiarkannya mengambang selama beberapa hari, dan memulainya kapan saja hingga tanggal mulai terlambat. Tidak masalah, karena proyek akan selesai pada hari yang sama.

Tugas lain tidak memiliki float. Tanggal mulai awal mereka sama dengan tanggal mulai terlambat mereka. Jika salah satu dari tugas ini dimulai satu hari terlambat, itu akan berakhir satu hari terlambat, dan mendorong beberapa tugas lain terlambat. Ini akan berlangsung hingga akhir proyek, dan proyek akan dikirim terlambat sehari. Tugas yang tidak memiliki float berada di jalur kritis. Ini berarti kami ingin memastikan setiap tugas ini selesai tepat waktu. Tidak ada float: Penundaan memulai tugas apa pun di jalur kritis akan menunda pengiriman proyek.

Bagan PERT dihitung tanpa mengacu pada kalender nyata. Hari 1 adalah tanggal pertama proyek, dan tanggal terakhir ditentukan oleh berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan semua tugas dalam urutan yang benar.

Dengan semua informasi itu, mereka dapat membuat bagan Gantt, yang merupakan kalender yang mudah dilihat berdasarkan bagan PERT.

Sekarang, kami menggunakan perangkat lunak manajemen proyek. Kami memasukkan tanggal mulai dan akhir proyek, kemudian PERT memperkirakan waktu untuk setiap tugas. Kami masuk ke program grafik lucu untuk membuat tautan, atau ketergantungan, antar tugas. Kami mengklik tombol hitung, dan bagan Gantt, kalender proyek muncul, dalam warna penuh, dengan tonggak sejarah. Apakah kamu tidak senang kamu punya komputer?

Jika ini tidak masuk akal bagi Anda, lihat daftar Ketentuan Jadwal PERT di bawah ini.

Anda dapat melihat bagan PERT di perangkat lunak manajemen proyek apa pun, tetapi tidak ada yang melihatnya, karena sulit dibaca. Dan tidak ada yang pernah mencetaknya - kecuali sebagai wallpaper raksasa. Ingat, setiap tugas proyek memiliki kotaknya sendiri, seperti kotak pada Gambar 1. Dan bahkan proyek kecil pun cenderung memiliki lusinan tugas. Proyek besar memiliki puluhan ribu tugas - atau lebih.

Jika tidak ada lagi yang menggunakan bagan PERT, mengapa mempelajarinya? Ada dua alasan yang sangat bagus. Pertama, semua istilah pada bagan PERT sangat penting untuk manajemen proyek yang baik. Anda perlu mengetahui cara bekerja dengan Analisis Jalur Kritis dan menjaga jadwal tetap terkendali, atau proyek Anda akan terlambat dikirim. Kedua, Anda mungkin hanya ingin mendapatkan sertifikasi sebagai Profesional Manajemen Proyek, dan PERT pasti akan diuji!

Gambar # 2: Bagan PERT yang Disederhanakan

Bagan PERT yang disederhanakan ini menunjukkan Tugas 1 - 5, yang masing-masing tidak dapat dimulai hingga tugas sebelumnya selesai, di jalur kritis, dan Tugas 6, yang harus dilakukan setelah Tugas 1 dan sebelum Tugas 5, dengan float

Sid Kemp

Ketentuan pada bagan PERT

Bagan PERT membutuhkan glosariumnya sendiri. Kita mulai!

• Tanggal pada grafik PERT dimulai dengan Hari 1, hari pertama proyek, dan berakhir pada tanggal akhir proyek, yang dihitung saat kita melakukan penerusan. Bagan PERT tidak ada di kalender dunia nyata. Itu datang kemudian, setelah analisis PERT selesai.
• Ketergantungan antara dua tugas mengatakan bahwa kedua tugas ini saling terkait. Jenis ketergantungan yang paling umum adalah selesai-untuk-memulai. Artinya, Tugas A harus diselesaikan sebelum kita dapat memulai Tugas B. Misalnya, kita harus berbelanja dan membawa pulang makanan sebelum kita bisa memasak makan malam. Ada jenis dependensi lain, seperti kapan tugas harus dimulai pada waktu yang sama, atau diakhiri pada waktu yang sama. Tetapi 90% dari semua dependensi bersifat finish-to-start, membuat rangkaian tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Dependensi juga disebut link.
• Awal Awal adalah tanggal paling awal untuk memulai tugas tertentu. Tugas pertama pada sebuah proyek memiliki tanggal mulai yang lebih awal. Tapi tugas yang ditautkan ke tugas itu tidak dapat dimulai hingga tugas pertama selesai, dan seterusnya.
• Durasi adalah jumlah hari (atau jam) yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas.

• Selesai Awal adalah tanggal paling awal sebuah tugas dapat diselesaikan. Untuk satu tugas, penyelesaian awal = mulai + durasi awal.
• Forward Pass adalah perhitungan yang dilakukan pada setiap tugas, menentukan tanggal mulai awal dan tanggal selesai awal. Tiket maju juga menentukan durasi proyek total dan tanggal penyelesaian proyek.
• Total Durasi Proyek adalah lamanya waktu yang dibutuhkan seluruh proyek, semua tugas, mulai sampai selesai, seperti yang dihitung oleh operan maju. Ini sama dengan panjang Jalur Kritis.
• Tanggal Selesai Proyek adalah jumlah hari proyek akan selesai. Sebuah proyek selalu dimulai pada hari pertama. Jadi proyek dengan durasi 50 hari akan berakhir pada Hari ke 50, dan itu adalah tanggal penyelesaian proyek.
• Backward Pass adalah perhitungan kedua untuk setiap tugas pada proyek, dimulai pada tanggal penyelesaian proyek, dan bekerja mundur ke tugas pertama. Ini menghitung tanggal selesai terlambat dan tanggal mulai terlambat dari setiap tugas.
• Tanggal Selesai Terlambat adalah tanggal terakhir tugas dapat diselesaikan tanpa menunda proyek.
• Tanggal Mulai Terlambat adalah tanggal terakhir tugas dapat dimulai tanpa menunda proyek.
• Float adalah jumlah hari kita dapat membiarkan tugas mengambang tanpa memulainya setelah tanggal mulai awal. Ini dapat dihitung dengan dua cara. Float = Tanggal Mulai Terlambat - Tanggal Mulai Awal, dan juga Float = Tanggal Selesai Terlambat - Tanggal Selesai Lebih Awal.
• Jalur Kritis adalah semua tugas yang memiliki nol float, yaitu tugas yang memiliki tanggal mulai awal dan tanggal mulai terlambat yang sama. Tentu saja, tanggal Selesai Awal mereka sama dengan tanggal Selesai Terlambat mereka juga. Masing-masing tugas ini harus dimulai dan diselesaikan tepat waktu agar proyek selesai tepat waktu.

Dari Bagan PERT ke Dunia Nyata

Pada bagan PERT, proyek dimulai pada Hari 1 dan berakhir pada tanggal selesai Proyek, yang kami hitung saat kami membuat bagan PERT di jalur maju. Tetapi kapan Hari 1? Dan kapan proyek itu akan selesai? Jawabannya datang dengan meletakkan bagan PERT ke dalam kalender dunia nyata. Itu lebih sulit dari kedengarannya. Bahkan setelah bagan PERT selesai, membuat jadwal kerja dunia nyata, atau Gantt Chart, untuk proyek kami, memerlukan pertimbangan hal-hal berikut:

• Kalender kerja, termasuk akhir pekan dan hari libur saat tidak ada pekerjaan yang dilakukan.
• Menyelesaikan konflik sumber daya. Bagaimana jika satu karyawan dengan keterampilan tertentu ditugaskan untuk dua tugas pada waktu yang sama? Atau bagaimana jika satu lokasi kerja atau peralatan, seperti ruang pertemuan atau buldoser, diperlukan untuk dua tugas berbeda pada waktu yang sama? Konflik ini perlu diselesaikan, dan itu dapat memperpanjang jadwal.
• Perataan sumber daya. Jika sebuah perusahaan menugaskan sejumlah karyawan untuk keseluruhan proyek, itu mungkin tidak sesuai dengan proyek seperti yang direncanakan pada bagan PERT. Bagan PERT mungkin menunjukkan bahwa, satu minggu, kami hanya membutuhkan 10 orang, dan minggu berikutnya, kami membutuhkan 50 orang. Kami tidak dapat membayar 40 orang untuk duduk-duduk dan tidak melakukan apa-apa selama minggu pertama. Penyesuaian sumber daya menyesuaikan tugas sehingga kami menggunakan semua orang yang kami miliki setiap saat, tetapi ini juga dapat memperpanjang durasi proyek.
• Memilih tanggal mulai atau tanggal akhir. Manajemen kemudian memilih bahwa proyek akan dimulai pada tanggal tertentu. Atau memilih bahwa itu akan berakhir pada tanggal tertentu, dan, oleh karena itu, harus dimulai pada tanggal tertentu. Tanggal ini sering kali dipengaruhi oleh pertimbangan praktis, seperti ketersediaan dana untuk proyek di tahun fiskal baru. Dan itu memiliki konsekuensi untuk durasi proyek. Proyek dua bulan yang dimulai pada 15 September kemungkinan akan selesai pada 15 November. Proyek yang sama yang dimulai pada 15 November mungkin tidak akan selesai pada 15 Januari, karena kita harus mempertimbangkan hari libur Thanksgiving, Natal, dan Tahun Baru AS.

Ketika kami meletakkan proyek di kalender dunia nyata, kami menyebutnya bagan Gantt. Bagan Gantt adalah alat manajemen dan pelaporan yang akan memandu proyek menuju kesuksesan.

Menggunakan PERT di Proyek Anda

Ketika saya mengajar kelas manajemen proyek, saya menemukan bahwa siapa pun yang telah mempelajari manajemen proyek telah mempelajari PERT, tetapi hampir tidak ada yang pernah menggunakannya. Itu bisa dimengerti - sepertinya sangat merepotkan untuk membuat tiga perkiraan waktu untuk setiap tugas dan melakukan semua pemikiran itu. Ini tampaknya masuk akal untuk hanya membuat cepat untuk-do list dan melompat dan mendapatkan pekerjaan.

Mungkin terlihat seperti itu, tetapi itu tidak benar sama sekali. Kenyataannya adalah bahwa estimasi dan perencanaan PERT membutuhkan waktu yang sangat sedikit, dan sepenuhnya bermanfaat. Faktanya, estimasi dan perencanaan PERT dapat menghemat banyak waktu dan kerumitan pada setiap proyek.

Ketika saya mengajar tim proyek benar-benar melakukan estimasi PERT, mereka pikir itu akan merepotkan, tetapi mereka akhirnya menikmatinya. Kuncinya adalah mereka membayangkan melakukan pekerjaan, mengalami masalah, dan menyelesaikannya. Mereka serius melihat apa yang optimis, realistis, dan pesimis. Akibatnya, mereka menjadi bersemangat untuk duduk dan melakukan pekerjaan. Dan mereka juga tahu apa yang ada di depan mereka. Seringkali, mereka melihat masalah dan membuat catatan untuk mengatasinya lebih awal, untuk melakukan sedikit riset, dan untuk memeriksa hal-hal sebelumnya.

Ada dua hasil dari meminta tim membuat bagan PERT. Salah satunya adalah manajemen memiliki rencana kerja dan jadwal proyek yang sangat nyata dan andal. Yang lainnya adalah bahwa setiap anggota tim jelas, siap untuk pergi, dan bersemangat dengan pekerjaannya. Saat pekerjaan dimulai, tim berjalan seperti mesin yang diminyaki dengan baik. Masalah telah diramalkan, dan tim menyelesaikannya sebelum masalah menyebabkan penundaan. Tim sering menemukan bahwa itu bekerja lebih cepat dari jadwal, dan semua orang - tim, manajer, dan pelanggan, senang dengan pekerjaan dan hasilnya.