Bagaimana menulis pengaduan yang efektif kepada perusahaan: panduan langkah demi langkah dan contoh surat

Menulis Surat Keluhan

Kita semua pernah berada di sana ketika sebuah perusahaan tidak membuat kita puas dengan produk mereka. Membeli barang yang rusak, berkualitas buruk atau tidak melebihi harapan Anda harus selalu ditangani. Kadang-kadang, sebuah restoran menyajikan makanan yang tidak Anda harapkan (rambut dalam daging, siapa?).

Sementara orang pada umumnya senang dengan suatu produk atau layanan, terkadang perusahaan dapat membuat pengecualian atau meninggalkan Anda sama sekali.

Menerima produk yang salah atau diperlakukan dengan buruk oleh pelayan seharusnya tidak luput dari perhatian! Masalah seperti ini dapat diselesaikan dengan mudah - dengan surat atau email keluhan.

Bagaimana Menulis Surat Keluhan dengan Kata-Kata yang Kuat: Ringkasan

Masing-masing langkah ini dijelaskan secara lengkap di bawah ini.

Langkah	Apa yang Perlu Anda Katakan	Contoh - Produk
Langkah 1: Pastikan Anda Mengirimkannya ke Tempat yang Tepat	Alamat departemen dan perusahaan di sebelah kiri. Salam dengan Dear Sir / Madam	Alamat, Dear Sir / Madam atau Dear Mr / Ms Blakey
Langkah 2: Mulai Surat Dengan Nada yang Tepat	Anda membeli produk di _store_ pada _date_. Berikan informasi terkait lainnya seperti kode referensi, detail jaminan, jaminan dan tanggal kedaluwarsa untuk makanan.	Saya baru saja membeli Gorden Lavender Pastel ukuran 1,5mx 2m di Super Stores, Bakers Lane pada 12 September 2020. Kode referensi untuk gorden adalah 338J.
Langkah 3: Jelaskan Masalah Secara Efektif	Apa yang salah dengan produk atau layanan? Singkat, tepat, dan ringkas. Sebutkan dengan tepat apa yang salah dengan produk tersebut.	Tirai memiliki robekan pada jahitan luar yang sangat terlihat dan tidak dapat diperbaiki tanpa merusak kain.
Langkah 4: Sarankan Solusi	Sebutkan bagaimana Anda ingin masalah diperbaiki, apa yang akan mengubah masalah? Bisa jadi pengembalian uang / perbaikan / penggantian / perubahan layanan / kupon / produk gratis	Untuk mengubah masalah ini, saya ingin jenis tirai yang disebutkan di atas dapat diganti dengan pembayaran penuh.
Langkah 5: Lampirkan atau Lampirkan Dokumen yang Relevan dan Diperlukan	Anda juga dapat menyebutkan bahwa ada dokumen terkait terlampir, yaitu: jaminan, kuitansi	Silakan lihat tanda terima terlampir dengan rincian yang diperlukan dan garansi 1 tahun.
Langkah 6: Tetapkan Batas Waktu	Berikan kerangka waktu yang sesuai untuk memberikan tanggapan.	Saya akan senang jika Anda dapat mengirim penggantinya kapan saja dari 6 Juni hingga 15 Juni.
Langkah 7: Tulis Akhir yang Kuat	Akhiri dengan mengatakan Anda berharap mereka akan memperbaiki masalah dan keluar.	Saya sangat yakin bahwa Anda akan mengirim penggantian dan mengubah masalah. Salam sejahtera….

Bagaimana Menulis Surat Keluhan yang Efektif

Langkah 1: Pastikan Anda Mengirimkannya ke Tempat yang Tepat

Hal pertama yang Anda butuhkan adalah

alamat kantor pusat perusahaan di negara Anda, dan
departemen yang akan Anda kirimi.

Awalnya mungkin sulit untuk menemukan tempat menulis surat karena perusahaan mungkin tidak menunjukkan di mana basis mereka sangat efektif. Kemungkinan besar Anda dapat menemukan informasi kontak mereka di:

halaman garansi atau jaminan yang disertakan dengan produk Anda
situs web mereka. Klik pada link "Hubungi Kami" atau "Tentang Kami" yang berisi informasi yang relevan
produk itu sendiri. Makanan dan minuman biasanya memiliki informasi kontak di kemasannya, jadi pastikan untuk memeriksanya! Anda akan terkejut bahwa informasinya ada di tempat yang paling mudah.

Setelah Anda mengetahui alamat mereka, pastikan untuk memeriksa departemen terkait tempat Anda akan mengirimkan surat tersebut. Untuk layanan kecil seperti restoran, tidak perlu, tetapi untuk perusahaan berkekuatan tinggi (Unilever atau Pepsi, misalnya), departemen akan dibutuhkan. Di situs web mereka, perusahaan akan menentukan ke mana harus mengirim surat Anda apakah itu teknis, layanan pelanggan, atau sebagainya.

Langkah 2: Mulai Surat Dengan Nada yang Tepat

Setelah Anda mengetahui alamat sial itu dan siap berangkat, Anda dapat memulai suratnya!

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah meletakkan alamat pengirim di pojok kanan atas dan alamat Anda di pojok kiri. Ini demi formalitas, yang selalu menambah sentuhan manis pada surat Anda.
Selanjutnya, tulis Dear Sir / Madam jika Anda tidak tahu siapa customer service representative tersebut. Jika Anda menulis kepada manajer atau CEO, tulis Dear Mr / Ms…..

Kemudian, Anda mulai badan surat yang sebenarnya yang akan menjadi pusat perhatian bagi siapa pun yang akan membacanya!

Mulailah dengan mengatakan bahwa Anda membeli barang di toko mana pun pada tanggal berapa pun. Untuk makanan, sebutkan tanggal kadaluwarsa dan kode toko. Untuk hal lain, itu relevan. misal: Saya baru saja membeli sebotol Pepsi Max 2L di Super Stores pada 19 November 2014. Tanggal kedaluwarsa botol tersebut adalah 30 November 2014 dan kode di leher botol tertulis 113A.
Katakanlah Anda selalu mengharapkan kualitas tertinggi dari perusahaan itu dan pada hari itu, ekspektasi Anda berkurang, misalnya: Saya selalu menghargai TechnoPC dengan tinggi dan mempercayai setiap laptop Anda. Saya pergi ke Super Store untuk membeli laptop dengan harapan yang sama tetapi pengalaman saya dengan laptop menganggap pernyataan itu tidak benar.

Langkah 3: Jelaskan Masalah Secara Efektif

Bagian selanjutnya adalah yang paling penting karena menyebutkan dengan tepat apa yang terjadi ketika Anda menggunakan produk atau menghadiri kebaktian.

Katakan seperti apa produk itu saat Anda membuka kemasannya dan apa sebenarnya yang salah dengannya. Jika Anda tidak dapat mengidentifikasi apa yang salah secara internal, katakan saja bahwa itu tidak berfungsi dengan benar dan perusahaan akan memeriksanya, misalnya: Saya menemukan bahwa kamera tidak berfungsi dengan benar. Setiap kali saya menyalakan kamera, itu akan masuk ke galeri foto. Ini tidak memungkinkan saya untuk mengambil gambar karena hanya memungkinkan saya mengakses galeri.
Jika Anda berbicara tentang layanan, sebutkan apa yang terjadi dalam kunjungan Anda, misalnya: Ketika saya punya janji dengan penata rambut dengan nama "Lizze", dia menghabiskan 30 menit untuk berbicara dengan teman-temannya dan saya akhirnya menunggu lama!

Kiat untuk menyampaikan nada yang tepat:

Tetaplah tenang setiap saat. Jangan marah, Anda memang berhak, tetapi bayangkan berapa banyak keluhan yang diterima tim layanan pelanggan hari itu. Pembaca bisa menjadi frustrasi, kesal dengan Anda dan membuangnya dengan anggapan sebagai palsu atau spam.
Tetap ringkas, jangan mengacaukan surat Anda dengan pernyataan yang tidak relevan seperti mengatakan betapa membuang-buang uang, seberapa banyak Anda menderita atau betapa buruknya produk itu. Mereka hanya ingin tahu apa yang salah dan memperbaikinya, mereka biasanya tidak pernah membaca bahkan setengah dari surat itu, hanya kalimat-kalimat kuncinya.
Jelaskan seakurat mungkin saat mengatakan apa yang salah dengan produk atau layanan. Ini akan menghemat banyak waktu bagi perusahaan.

Jika Anda punya keluhan, jangan ragu! Untuk itulah layanan pelanggan. Lakukan!

Langkah 4: Sarankan Solusi

Di bagian ini, Anda akan mengatakan apa yang ingin Anda lakukan untuk memperbaiki masalah tersebut. Anda memiliki sejumlah opsi yang dapat Anda minta ke perusahaan termasuk:

Pengembalian dana untuk produk
Voucher untuk digunakan dengan jangkauannya
Produk yang akan diperbaiki
Perubahan pada layanan mereka seperti menyajikan lebih banyak makanan berkualitas tinggi, meningkatkan kebersihan atau perubahan sikap staf.
Kupon makanan

Contoh: Saya ingin pengembalian dana penuh untuk kamera saya karena saya ingin membeli kamera pengganti.

Katakan seperti apa produk yang Anda inginkan di masa mendatang jika Anda akan membelinya lagi, misalnya: Saya berharap masalah ini tidak akan terjadi lagi pada pelanggan lain dan saya akan selalu menerima kualitas tertinggi dari produk Anda.

Langkah 5: Lampirkan atau Lampirkan Dokumen yang Relevan dan Diperlukan

Jika Anda memiliki gambar yang ingin Anda lampirkan (terutama untuk email), halaman referensi seperti jaminan, halaman garansi atau kwitansi, Anda perlu menyebutkannya di dalam surat.

Katakan bahwa ada garansi / garansi / tanda terima yang terlampir.

Contoh: "Silakan temukan lampiran salinan tanda terima asli saya, bersama dengan halaman jaminan jam alarm dan informasi mengenai nomor serinya."

Jika Anda memiliki produk rusak yang ingin diperbaiki, pastikan untuk menyebutkannya juga.

Contoh: Silakan temukan juga terlampir, kamera rusak yang saya sebutkan dalam surat saya.

Langkah 6: Tetapkan Batas Waktu

Mengapa menetapkan batas waktu? Nah, perusahaan menerima puluhan surat setiap hari, bahkan ratusan. Kemungkinannya, diperlukan waktu dari 6 minggu hingga 3 bulan untuk mendapatkan tanggapan dari perusahaan dan jika Anda menginginkan perbaikan, akan memakan waktu lebih lama. Nah, itu penantian yang cukup lama!

Sebagian besar perusahaan akan memeriksa surat Anda sekitar 2 minggu setelah Anda mengirimkannya, karena adanya backlog. Untuk menghindari mereka melemparkannya ke backburner, Anda dapat mengatur kerangka waktu kapan Anda menginginkan tanggapan. Nah, itu bagus.

Contoh: Saya ingin mendapatkan tanggapan secepatnya, kapan saja dari 16 Agustus hingga 30 Agustus. Itu akan sangat dihargai.

Langkah 7: Tulis Akhir yang Kuat

Anda dapat menyelesaikan surat Anda dengan mengatakan bahwa Anda berharap masalah ini akan diselesaikan dan menandatangani dengan Hormat kami - jika Anda tidak tahu nama mereka atau Hormat kami - jika Anda tahu nama mereka.

Contoh: Saya berharap masalah ini akan teratasi dan saya sangat yakin bahwa Anda akan memperbaiki masalah tersebut.

Kirimkan surat Anda dan Anda akan mendapatkan tanggapan dalam jangka waktu yang Anda tetapkan.

Alasan Menulis Surat Keluhan

Banyak orang mengabaikan produk yang mengecewakan mereka dengan tidak melakukan apapun sama sekali. Sebagai konsumen, Anda berhak mendapatkan pengembalian uang atau penggantian produk Anda dengan yang lain. Berikut beberapa alasan mengapa menulis surat pengaduan efektif:

Perusahaan akan diberi tahu jika ada produk yang salah di lini mereka yang dapat menyebabkan lebih banyak bahaya bagi orang lain. Dengan menghubungi mereka, mereka dapat melihat mengapa itu salah dan mencegahnya terjadi lagi.
Perusahaan benci melihat pelanggan yang tidak puas sehingga Anda memiliki peluang bagus untuk mendapatkan produk Anda diganti atau dikembalikan.
Untuk minuman dan bahan makanan, alih-alih penggantinya, Anda dapat menerima kupon gratis atau bahkan produk gratis! Perusahaan selalu menggunakan ini untuk mempermanis Anda.
Sebuah restoran atau perusahaan lain yang menyediakan layanan dapat menjadi perhatian anggota staf yang mungkin tidak melakukan pekerjaannya dengan benar.
Jika ada sesuatu yang tidak benar, akui! Anda membayar uang Anda untuk produk atau layanan itu sehingga Anda harus memiliki produk berkualitas tinggi. Jangan pernah diam tentang itu, karena Anda akan menyelesaikan masalah Anda dengan cukup cepat!

Surat berikut adalah keluhan untuk smartphone yang rusak.

William, Domain Publik, melalui Pixabay

Contoh Surat untuk Smartphone yang Rusak

Dear Sir / Madam, Saya baru-baru ini membeli smartphone Samsung Galaxy S5 di Super Stores, Baker Street, London pada tanggal 17 Juli. Garansi ini berlaku selama satu tahun dan nomor referensi di kotak tertulis SSF319.

Ponsel cerdasnya rusak dan saya sangat kecewa dengan produk Anda. Ponsel cerdas terus menampilkan layar menu tetapi tidak mengizinkan saya mengakses aplikasi atau membuka jendela baru. Layar tetap membeku di layar menu.

Saya meminta Anda untuk memperbaiki telepon secepat mungkin, sebaiknya dalam jangka waktu yang disebutkan di bawah.

Silakan temukan terlampir jaminan yang disertakan dengan telepon bersama dengan tanda terima yang diberikan toko kepada saya saat membeli. Anda akan menemukan semua kode referensi yang diperlukan pada dokumen-dokumen ini.

Saya ingin menerima tanggapan dalam jangka waktu 27 Juli - 10 Agustus dan saya ingin telepon diperbaiki sepenuhnya dan berfungsi normal.

Saya berharap ini tidak terjadi lagi dan untuk pelanggan lain. Saya akan terus menjadi pelanggan Anda jika masalah tersebut diubah. Saya berharap masalah ini teratasi dan saya sangat yakin itu akan terjadi.

Salam sejahtera, Susan Wells

Contoh Surat untuk Pelayanan yang Buruk di Restoran

Dear Sir / Madam, Saya menulis untuk merinci pengalaman mengecewakan saya di Taco Hut, pada hari Rabu tanggal 26 Juli. Sebagai pelanggan tetap Anda, saya sangat kecewa mengatakan bahwa saya memiliki pengalaman yang paling menghebohkan di restoran Anda.

Ketika saya memesan taco saya, staf benar-benar menunda prosesnya dengan mengabaikan pesanan saya! Ketika saya bertanya kepada mereka, bisakah saya memesan, mereka mengambilnya tetapi sangat tajam dan kasar. Salah satu anggota staf dengan nama "Emma" melayani pesanan tetapi itu bukan yang saya pesan sejak awal. Dia tidak akan mengubah urutan dan saya dibiarkan makan makanan yang tidak saya minta sejak awal!

Menurut saya, staf membutuhkan perubahan sikap terhadap pelanggan mereka. Saya ingin mereka melakukan pekerjaannya dengan benar dan ramah serta membantu. Ketegasan dan sikap "ugh, pelanggan lain" seharusnya hilang. dan Satu-satunya cara menuju restoran yang sukses adalah dengan staf yang ramah yang bersedia membantu.

Saya akan terus menjadi pelanggan Anda setelah masalah tersebut diperbaiki. Tolong beritahu saya jika sudah ada perubahan.

Dengan hormat, Susan Wells.

Apa Cara Terbaik untuk Mengeluh: Surat atau Email?

Sulit untuk memutuskan apakah akan menulis email atau surat. Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan tetapi umumnya lebih disukai jika Anda menulis surat dengan tulisan tangan. Ini karena perusahaan akan menanggapi Anda dengan lebih serius dan dapat mengirimkan perbaikan / penggantian kepada Anda dengan lebih cepat.

Namun, beberapa perusahaan (seperti Apple) tidak memiliki alamat valid yang dapat Anda kirimi untuk perbaikan sehingga Anda harus mengirim email kepada mereka ke departemen terkait.

Tips Teratas

Kiat teratas berikut akan membantu Anda dalam kursus untuk menyelesaikan masalah!

Ringkas. Segala jenis mengomel atau mengomel tentang masalah hanya akan menimbulkan kebingungan dan frustrasi bagi pembaca dan itulah hal terakhir yang Anda inginkan! Perusahaan menginginkan surat yang ringkas dan formal yang dapat dengan mudah dipindai dan kemudian digunakan untuk mendapatkan kembali informasi penting seperti apa yang salah, kerangka waktu tanggapan yang Anda inginkan dan apa yang akan memperbaiki masalah. Ini akan membuat prosesnya cepat dan mudah.
Jangan bersumpah, bersikap kasar, atau menunjukkan amarah! Itu adalah getaran yang sangat buruk untuk diberikan dan hanya akan memperburuk keadaan!
Jangan membuat ancaman apa pun kepada perusahaan kecuali Anda telah berkonsultasi dengan pengacara. Untuk masalah kecil seperti produk yang rusak, tidak perlu membuat ancaman hukum.
Pastikan untuk memberi mereka kesan bahwa Anda akan terus menjadi pelanggan mereka jika mereka menyelesaikan masalah. Jika Anda mengatakan bahwa Anda tidak akan pernah membeli produk mereka lagi, mereka mungkin mengabaikan surat Anda dan tidak akan pernah memperbaiki masalahnya. Tetapi dengan mengatakan bahwa jika mereka mengembalikan Anda / mengubah masalah, maka mereka akan melakukannya untuk mempertahankan Anda sebagai pelanggan.
Berikan kerangka waktu ketika Anda menginginkan jawaban atau resolusi. Ini membuat semuanya cepat dan berjalan lancar. Tanpa kerangka waktu, perusahaan mungkin tidak membalas selama berminggu-minggu.

Semua komentar dihargai! Apakah Anda pernah mengalami produk atau layanan yang tidak memuaskan? Bagikan pengalaman Anda di bawah ini. Terima kasih sudah membaca!