Daftar Isi:
Julie DeNeen 2012
Di era internet, menulis memo sepertinya sudah ketinggalan zaman. Siapa yang perlu mengirim memo saat Anda bisa mengirim pesan teks atau email? Tetapi faktanya adalah masih banyak alasan untuk mengirimkannya, dan jika Anda ingin tampil profesional, ada aturan yang harus diikuti. Berikut cara melakukannya dengan benar.
Situasi yang Membutuhkan Hardcopy Memo
- Mengirimkan dokumen melalui faks ke organisasi yang memerlukan salinan cetak alih-alih email (praktik medis, kantor pemerintah, dll.)
- Mengirim paket, buku, atau dokumen yang membutuhkan catatan yang menjelaskan item tindakan untuk penerima
- Pesan pribadi yang tidak pantas dikirim melalui email
- Pengiriman informasi secara massal kepada pekerja yang didistribusikan di kotak surat mereka (jika sistem email di seluruh kantor belum tersedia)
Perlu diingat bahwa meskipun Anda dapat mengirim informasi melalui email, menggunakan format memo informal di email adalah cara profesional untuk berkomunikasi.
Judul
Semua memo dimulai dengan kata "memo" atau "memorandum." Jika Anda menggunakan Microsoft Word, temukan templat yang sesuai dengan gaya bisnis atau organisasi Anda. Banyak kantor menggunakan file header yang dikustomisasi untuk bisnis mereka. Kemudian Anda ingin mencantumkan informasi terpenting di bagian atas agar mudah bagi pembaca.
- Untuk siapa
- Dari siapa ini
- Tanggal
- Siapa lagi yang mungkin telah menerima memo itu
- Baris subjek
Julie DeNeen 2012
Tubuh
Menulis badan memo cukup sederhana. Katakan apa yang ingin Anda katakan dengan kata-kata sesedikit mungkin. Jika Anda dapat menggunakan subpos dan daftar yang dicetak tebal, lanjutkan dan lakukan, karena itu akan memudahkan pembaca Anda untuk mendapatkan informasi penting dengan cepat. Gunakan aturan dan tata bahasa yang sama dengan yang Anda gunakan jika Anda menulis artikel online. Jangan gunakan kata-kata gaul seperti "akan" atau "ingin." Hindari akronim seperti "LOL" atau "TTL". Ini terlalu informal bahkan untuk memo informal.
Gunakan pemeriksa ejaan di program Word Anda dan pastikan Anda bebas dari kesalahan ketik dan frasa yang canggung. Gunakan huruf besar pada setiap dan semua nama dan tempat, tapi jangan gunakan huruf besar pada kata di judul (dengan pengecualian kata pertama).
Di akhir dokumen Anda, tanda tangani seperti Anda akan menulis surat. Meskipun Anda meletakkan informasi "dari" di tajuk, itu bagus untuk menandatanganinya. Karena sebagian besar memo merupakan salinan cetak, sisakan ruang untuk menandatanganinya. Jika Anda mengirimkannya melalui email, itu tidak perlu.
Julie DeNeen 2012
Berbagai Jenis Memo
- Arahan: Jenis ini menginstruksikan rekan kerja Anda tentang tindakan baru yang Anda ingin mereka ikuti.
- Respons: Tipe ini biasanya ditulis sebagai hasil dari perubahan item tindakan. Jika memo direktif Anda mengumumkan perubahan dalam waktu pertemuan mingguan, maka memo tanggapan mungkin dari rekan kerja yang memiliki konflik.
- Laporan Perjalanan: Jenis ini memberikan informasi ringkasan tentang pertemuan, perjalanan bisnis, atau usaha lain yang mengharuskan anggota staf untuk melaporkan kembali ke supervisor atau kelompok yang lebih besar.
- Laporan Lapangan: Jenis ini biasanya menanggapi suatu inspeksi.
- Memo Kredit: Jenis ini adalah format yang sangat berbeda karena biasanya menggambarkan informasi keuangan mengenai jasa atau barang. Lihat templat Microsoft Word untuk memo kredit guna melihat formatnya.
A Memo Hilang Salah!
Seperti biasa…
Ingatlah bahwa informasi apa pun yang tertulis tidak dapat ditarik kembali. Pastikan Anda berhati-hati dalam kata-kata Anda agar terdengar profesional dan faktual, meskipun itu adalah memo informal. Dengan latihan, Anda juga akan menjadi ahli menulis memo!