Bagaimana menulis laporan bisnis dan presentasi yang lebih baik

Pikirkan laporan dan presentasi sebagai sebuah perjalanan — untuk Anda dan audiens Anda.

Pixabay (dimodifikasi oleh Catherine Giordano)

Dalam bisnis, kita sering dipanggil untuk menulis laporan atau memo atau memberikan presentasi. Berikut beberapa tip untuk membantu Anda menjadi komunikator yang lebih efektif.

Anggap saja tugas ini sebagai sebuah perjalanan. Ada hal yang harus dilakukan di awal perjalanan, hal yang harus dilakukan untuk membuat perjalanan lebih mudah dan menyenangkan, dan hal yang harus dilakukan di akhir perjalanan.

Tip untuk Presentasi Dari Awal hingga Selesai

1. Mulailah Dengan Garis Besar
2. Utamakan Hal Pertama
3. Pergi Dari Gambaran Besar ke Detail
4. Ikuti Kesimpulan Dengan Dukungan
5. Tidak apa-apa untuk Memulai di Tengah
6. Gunakan Bahasa Inggris Biasa
7. Bersikaplah Ringkas dan Lugas
8. Jangan Menyalahgunakan Power Point
9. Pastikan Pemformatan Anda Bekerja Dengan Baik
10. Jadikan White Space sebagai Teman Anda
11. Menulis untuk Audiens Anda
12. Ikat Semuanya Dengan Ringkasan
13. Capai Tujuan Anda

Mulailah dengan awal yang baik dengan perencanaan dan pengorganisasian.

Pixabay (dimodifikasi oleh Catherine Giordano)

Memulai Perjalanan

Sebelum memulai perjalanan, Anda mungkin ingin mengumpulkan informasi — misalnya, meneliti pilihan transportasi dan penginapan serta mendapatkan brosur untuk tujuan tersebut. Demikian pula, tahap pertama untuk menyiapkan laporan bisnis atau presentasi adalah mengumpulkan dan mengatur informasi tentang fakta dan data yang ingin Anda masukkan.

Berikut beberapa tip untuk membantu Anda memulai.

1. Mulailah Dengan Garis Besar

Buat daftar semua poin yang ingin Anda buat dalam laporan, memo, atau presentasi Anda. Kelompokkan mereka ke dalam area topik. Putuskan poin mana yang menjadi kesimpulan Anda dan mana yang merupakan bukti pendukung Anda.

Ini adalah peta jalan Anda. Petakan rute Anda — bagaimana Anda akan memulai dari awal hingga akhir. Anda mungkin menemukan rute yang lebih baik saat Anda berjalan, jadi silakan membuat perubahan saat Anda maju.

2. Utamakan Hal Pertama

Jika Anda merencanakan sebuah perjalanan, ada beberapa hal yang harus Anda ketahui terlebih dahulu sebelum dapat melanjutkan. Misalnya, Anda tidak akan memutuskan pakaian apa yang akan dikemas sebelum Anda memutuskan tujuan Anda.

Demikian juga, dalam sebuah laporan, poin Anda harus disajikan dalam urutan yang benar. Jangan mulai membahas suatu poin sebelum Anda memperkenalkan semua informasi yang dibutuhkan audiens Anda untuk memahami poin itu.

Jika Anda akan menggunakan istilah teknis yang mungkin tidak dikenal oleh audiens Anda, Anda harus mendefinisikan istilah tersebut sebelum Anda memperkenalkannya ke dalam laporan atau presentasi.

3. Beralih dari Gambaran Besar ke Detail

Jika Anda sedang dalam perjalanan darat, Anda akan mulai dengan jalan antarnegara bagian, lalu pindah ke jalan negara bagian, dan akhirnya tiba di jalan kota atau jalan tanah.

Saat menulis laporan, Anda ingin memulai dengan gambaran besar - masalah utama, poin terpenting. Dari sana, Anda akan beralih ke detail dan poin yang kurang penting.

4. Ikuti Kesimpulan Dengan Dukungan

Di sinilah garis besar Anda akan berguna.

Setiap paragraf harus dimulai dengan kesimpulan. Selanjutnya, Anda akan memberikan bukti yang mendukung kesimpulan tersebut. Setiap kesimpulan harus memiliki dua atau tiga pernyataan pendukung.

Jika Anda memiliki daftar panjang pernyataan pendukung, Anda perlu memikirkan kembali kerangka Anda. Mungkin Anda mencoba memadukan dua atau tiga kesimpulan berbeda menjadi satu kesimpulan. Cobalah untuk mengelompokkan kembali poin Anda menjadi dua atau bahkan tiga judul alih-alih menempatkan semuanya di bawah satu judul.

5. Tidak masalah untuk Memulai di Tengah

Saat Anda bepergian, Anda tidak bisa memulai di tengah perjalanan. Untungnya, saat Anda menulis, tidak masalah untuk memulai dari tengah.

Terkadang kami memiliki blok penulis. Kami tidak dapat menemukan cara yang tepat untuk memulai. Jika itu terjadi, lihat kerangka Anda. Temukan bagian yang paling nyaman bagi Anda. Tulis bagian itu. Setelah Anda selesai melakukannya, sisanya akan sering mengalir dengan mudah.

Anda dapat mengatur ulang bagian-bagian laporan atau presentasi nanti untuk mendapatkan alur yang tepat.

Pergilah ke kelas satu. Selalu menulis dengan gaya.

Pixabay (dimodifikasi oleh Catherine Giordano)

Bepergian dengan Style

Dalam perjalanan, selalu menyenangkan untuk bepergian dengan gaya — jika Anda mampu membelinya.

Untungnya, tidak ada biaya tambahan untuk menulis dengan gaya. Anda harus selalu menulis dengan gaya karena cara Anda menulis atau berbicara sama pentingnya dengan apa yang Anda katakan.

Berikut beberapa tip untuk menulis dan menyajikan dengan gaya.

6. Gunakan Bahasa Inggris Biasa

Lupakan kata-kata buzz dan jargon. Anda mungkin mencoba terdengar seperti orang dalam atau mencoba membuat audiens Anda terkesan, tetapi Anda mungkin akan terdengar sombong.

Gunakan bahasa biasa yang bisa dimengerti semua orang. Gunakan nada percakapan sebanyak mungkin. Nasihat ini tidak hanya untuk presentasi, tetapi juga untuk laporan tertulis dan memo.

7. Bersikaplah Ringkas dan Lugas

Jaga agar tetap sederhana. Berikan kesimpulan dan pernyataan pendukung, lalu lanjutkan. Jangan berulang-ulang. Jangan padukan presentasi. Jangan membebani dengan tipu muslihat.

Jika Anda menggunakan bagan atau tabel, batasi jumlah informasi pada masing-masing hanya pada hal-hal penting.

• Usahakan untuk hanya memiliki satu hingga tiga kolom dalam satu bagan - lima harus maksimal. Anda selalu dapat memberikan data yang tersisa di bagan atau tabel lain.
• Pembaca atau penonton harus bisa melihat grafik atau tabel secara sekilas. Anda dapat memberikan tabel rinci di lampiran laporan Anda atau di handout terpisah.

8. Jangan Menyalahgunakan Power Point

Hanya karena perangkat lunak Power Point hadir dengan banyak fitur, tidak berarti Anda harus menggunakan semuanya dalam satu presentasi. Anda tidak ingin mempesona audiens Anda; Anda ingin memberi tahu mereka.

Jaga agar slide tetap minimal. Terkadang satu kata atau kalimat singkat sudah cukup. Tujuan slide adalah untuk bertindak sebagai isyarat untuk poin yang ingin Anda buat dan untuk memfokuskan perhatian audiens pada topik.

• Anda tidak ingin orang membaca slide Anda saat Anda berbicara.
• Selain itu, jika ada banyak teks pada slide, teks tersebut menjadi terlalu kecil untuk dilihat oleh orang yang berada di belakang ruangan.

Jika dibutuhkan dua atau tiga slide untuk menyelesaikan poin yang ingin Anda buat, ulangi header Anda pada setiap slide. Mengulangi tajuk membuat audiens tahu bahwa Anda masih membuat poin yang sama. Misalnya, saya ingin melaporkan daftar angka penjualan untuk dua belas pasar utama. Header saya adalah "Angka Penjualan," dan saya akan mengulangi header itu untuk setiap slide dengan hanya tiga atau empat pasar yang terdaftar di setiap slide.

9. Pastikan Pemformatan Anda Bekerja Dengan Baik

Jangan biarkan slide terlihat "terlalu sibuk". Jika Anda ingin menggunakan gambar atau efek khusus, minimalkan.

Tentukan skema pemformatan, dan konsistenlah sepanjang laporan atau presentasi Anda. Ulasan akhir Anda harus menyertakan pemeriksaan format.

• Gunakan hanya satu font. Jika Anda memvariasikan ukuran font, bersikaplah konsisten. Misalnya, header mungkin menggunakan font yang lebih besar. Jika demikian, periksa apakah Anda telah menggunakan font ukuran yang sama untuk setiap header.
• Apakah Anda menggunakan indentasi atau poin-poin? Jika demikian, periksa apakah format ini digunakan dengan cara yang seragam dan jumlah spasi yang di-indentasi sama.
• Apakah Anda menggunakan efek khusus di PowerPoint? Jika demikian, pilih hanya satu efek khusus dan gunakan secara konsisten. Misalnya, pernyataan dukungan mungkin masuk akal, tetapi tidak untuk header atau kesimpulan.

Jika Anda menggunakan format kerangka, jangan melewati dua tingkat. Jika ya, teks Anda akan berada sangat jauh di sebelah kanan sehingga akan terlihat seperti akan jatuh dari halaman.

10. Jadikan White Space Teman Anda

Halaman teks yang padat tidak ramah pembaca. Ruang putih itu seperti tempat istirahat kecil di pinggir jalan raya.

Buat paragraf Anda tetap pendek. Buat grafik Anda pendek. Gunakan indentasi untuk memulai pernyataan pendukung dari kesimpulan.

Anda harus memandu audiens Anda ke tujuan.

Pixabay (dimodifikasi oleh Catherine Giordano)

Mencapai Tujuan

Anda hampir sampai - Tinggal beberapa perhentian lagi dan perjalanan Anda selesai.

Berikut beberapa tips untuk "selamat mendarat".

11. Menulis untuk Audiens Anda

Apakah Anda menulis untuk audiens Anda? Apakah Anda mempertimbangkan apa yang sudah mereka ketahui dan apa yang ingin mereka ketahui? Apakah Anda mengatasi kesalahan persepsi yang mungkin mereka miliki? Apakah Anda memberi tahu mereka informasi yang akan mereka dengar dengan senang hati atau mereka ingin membantah Anda?

Tinjau teks Anda dengan mengingat pertanyaan-pertanyaan ini dan buat perubahan yang diperlukan. Anda ingin mengantisipasi pertanyaan dan keberatan dan menjawabnya selama laporan atau selama presentasi.

12. Ikat Semuanya Dengan Ringkasan

Ringkasan eksekutif bukanlah tempat untuk mengulang data yang ditampilkan di bagian utama laporan atau presentasi. Itu adalah tempat untuk menceritakan kembali kisah itu. Itu adalah tempat untuk mengikat semuanya.

Dalam presentasi tertulis, ringkasan biasanya akan mendahului teks. Dalam presentasi, itu akan muncul di bagian akhir. Ini adalah ringkasan.

Hindari menggunakan angka dalam ringkasan. Sebaliknya, laporkan arti di balik angka tersebut. Tekan dan diskusikan implikasi dari informasi yang telah Anda berikan.

Anda tidak perlu menyajikan fakta dalam urutan yang sama dengan yang Anda gunakan untuk laporan. Itu pengulangan, bukan penjumlahan. Sebutkan fakta dalam urutan yang paling baik menceritakan kisah tersebut. Hilangkan informasi tangensial atau tidak penting.

Gunakan ringkasan untuk menjelaskan kontradiksi dalam data. Jika Anda tidak bisa menjelaskan kontradiksi dalam data, Anda belum siap untuk menyerahkan laporan Anda atau memberikan presentasi. Bekerja dengan data sampai Anda menemukan jawabannya.

13. Capai Tujuan Anda

Ke mana Anda ingin pembaca dan pendengar pergi? Apakah tujuan Anda untuk menganjurkan suatu tindakan? Apakah Anda ingin audiens Anda mencapai kesimpulan tertentu?

Anda mungkin telah menetapkan tujuan Anda sebelum Anda mulai menulis, tetapi terkadang tujuannya tidak jelas sampai Anda telah bekerja dengan datanya. Ketika Anda telah menyelesaikan draf pertama Anda, tinjau pekerjaan Anda dan edit untuk memastikan bahwa Anda mencapai tujuan Anda.

Bayangkan diri Anda seperti menggandeng tangan audiens dan menuntun mereka selangkah demi selangkah ke tempat yang Anda inginkan kemudian pergi. Saat Anda mencapai kesimpulan atau rekomendasi akhir, Anda ingin audiens mengangguk ya, ya, ya. Anda telah membawa mereka tepat ke tempat yang Anda inginkan.

Anda menceritakan sebuah cerita, bukan memuntahkan banyak data. Penonton harus bisa melihat bagaimana semua bagian cerita cocok satu sama lain. Seperti plot cerita, setiap informasi mengarah ke bagian akhir.

Saat Anda menyajikan setiap fakta baru, tunjukkan bagaimana fakta itu cocok dengan fakta yang diberikan sebelumnya.

Saatnya merayakan pekerjaan hebat.

Pixabay (dimodifikasi oleh Catherine Giordano)

Nikmati perjalanannya

Jika Anda telah mengikuti saran di atas, Anda akan merasa percaya diri saat menyampaikan laporan atau memo Anda atau saat Anda menyampaikan presentasi Anda. Sama pentingnya, audiens Anda akan senang.

Jadi sekarang Anda bisa memiliki mai-tai itu di pantai. Anda sudah mendapatkannya.

© 2016 Catherine Giordano

Saya menyambut pertanyaan dan komentar Anda.

Catherine Giordano (penulis) dari Orlando Florida pada 12 September 2016:

Terima kasih Larry Rankin. Saya senang Anda menyukainya.

Larry Rankin dari Oklahoma pada 12 September 2016:

Analisis proses yang luar biasa.

Catherine Giordano (penulis) dari Orlando Florida pada 25 Agustus 2016:

teahes12345 Senang sekali seorang guru memberi tahu saya bahwa esai saya tentang menulis laporan dan presentasi yang lebih baik (khususnya Power Point) berguna. Bagian yang paling saya suka adalah bagian tentang melihat laporan atau presentasi sebagai sebuah perjalanan dan penulis / presenter sebagai panduan mengarahkan audiens ke kesimpulan.

Dianna Mendez pada 25 Agustus 2016:

Saya menemukan tip Anda tentang Powerpoint sangat baik. Ini adalah informasi yang saya berikan kepada siswa untuk presentasi dan ini membantu menunjukkan hal-hal penting. Artikel Anda memberi pembaca informasi berharga yang akan membawa kesuksesan.

Catherine Giordano (penulis) dari Orlando Florida pada 21 Agustus 2016:

AudreyHowitt: Terima kasih telah memberi tahu saya bahwa Anda menyukai keterampilan yang saya ajarkan di artikel ini.

Catherine Giordano (penulis) dari Orlando Florida pada 21 Agustus 2016:

heidithorne: Terima kasih banyak telah menunjukkan penghargaan Anda. Saya senang Anda menemukan salah satu tip saya bermanfaat.

Audrey Howitt dari California pada 21 Agustus 2016:

Artikel yang sangat informatif - ada keahlian hebat dalam presentasi bisnis yang efektif--

Heidi Thorne dari Chicago Area pada 21 Agustus 2016:

Beberapa tip hebat tentang slide PowerPoint dan ruang putih. Berbagi di sini di HP!

Catherine Giordano (penulis) dari Orlando Florida pada 21 Agustus 2016:

ChitrangadaSharan: Terima kasih atas tanggapan Anda. Sepertinya Anda sudah mengetahui sebagian besar tentang ini, tetapi saya harap Anda mengetahui satu atau dua tip. Seperti yang Anda katakan, menulis laporan dan presentasi yang baik adalah keterampilan bisnis yang penting.

Chitrangada Sharan dari New Delhi, India pada tanggal 21 Agustus 2016:

Presentasi bisnis adalah keterampilan yang dimiliki banyak profesional sementara yang lain mempelajarinya melalui pengalaman.

Anda telah menjelaskan poin demi poin dengan sangat baik bagaimana menulis laporan dan presentasi yang lebih baik. Sangat mengesankan.

Saya yakin ini akan membantu banyak profesional yang peduli.

Terima kasih telah berbagi!

Catherine Giordano (penulis) dari Orlando Florida pada 21 Agustus 2016:

FlourishAnyway: Saya setuju. Presentasi PowerPoint yang terlalu sibuk lebih menjengkelkan daripada informatif. Merupakan tugas pembicara untuk mengisi detailnya. Teks di PowerPoint hanya untuk memfokuskan perhatian pemirsa pada topik. Gambar sebaiknya digunakan hanya jika menambahkan sesuatu pada presentasi, bukan hanya untuk kepentingan memiliki gambar. Terima kasih atas komentar Anda.

FlourishAnyway from USA pada tanggal 21 Agustus 2016:

Kiat hebat di sini untuk laporan dan presentasi bisnis. Salah satu kekesalan saya adalah slide PowerPoint yang penuh sesak yang begitu sibuk sehingga perhatian audiens dialihkan ke membaca daripada mendengarkan. Tidak ada alasan untuk pembicara kok.