Bagaimana menulis surat permintaan untuk menyelesaikan perselisihan dan tetap berada di luar pengadilan

Surat permintaan adalah langkah pertama Anda untuk menyelesaikan perselisihan.

Gambar milik Stuart Miles di FreeDigitalPhotos.net

Jika seseorang berhutang uang kepada Anda, secara pribadi atau profesional. Alih-alih menggugat mereka, Anda dapat mencoba menyelesaikan masalah dengan surat permintaan. Anda tidak harus menjadi pengacara untuk menulis surat permintaan. Faktanya, siapa pun dapat menulis satu dan mengirimkannya ke debitur mereka untuk mencoba menyelesaikan masalah tanpa harus pergi ke pengadilan.

Namun demikian, jika perselisihan Anda rumit, atau jumlah uang yang terlibat tinggi, ada baiknya meminta pengacara untuk menuliskannya untuk Anda.

Pengadilan Tuntutan Kecil: Untuk Menuntut atau Tidak Menuntut

Saya adalah paralegal litigasi dan asisten hukum selama 12 tahun. Sekarang saya punya bisnis sendiri yang menyediakan berbagai jasa penulisan. Menulis surat permintaan adalah salah satunya. Sejak saya mengungkit gugatan di atas, saya ingin mengatakan beberapa hal tentang itu.

Pertama-tama, saya bukan pengacara dan tidak memiliki pelatihan hukum, jadi saya tidak pernah bisa memberikan nasihat hukum kepada siapa pun. Hanya karena saya bekerja dengan pengacara selama 12 tahun tidak berarti saya pernah belajar hukum, atau memiliki kapasitas untuk mempraktikkan hukum. Pekerjaan saya adalah menyiapkan dokumen, berbagai jenis surat, mengumpulkan dan mengatur data dan memberikan dukungan klien / pengacara, di bawah arahan seorang pengacara.

Namun, saya tahu ini tentang menggugat. Jika jumlah yang terhutang kepada Anda berada di bawah yurisdiksi pengadilan gugatan kecil, lembaga pemerintah dan situs web pemerintah memiliki banyak informasi tentang cara menuntut seseorang di pengadilan gugatan kecil. Jika jumlah hutang Anda terlalu besar untuk berada di bawah yurisdiksi pengadilan gugatan kecil, Anda harus menuntut di pengadilan yang lebih tinggi sehingga Anda harus mendapatkan nasihat dari pengacara.

Apa Itu Surat Permintaan?

Surat permintaan adalah pemberitahuan resmi yang meminta debitur untuk melakukan suatu kewajiban hukum tertentu. Ini termasuk memperbaiki masalah, membayar sejumlah uang, atau menghormati kesepakatan. Surat permintaan juga memberi kesempatan kepada penerima surat untuk melaksanakan kewajiban.

Menulis dan mengirim surat permintaan tidak menuntut mereka. Anda dapat memutuskan itu sebagai langkah Anda selanjutnya jika debitur Anda tidak memenuhi persyaratan yang Anda tetapkan dalam surat permintaan Anda.

Surat Permintaan Bukan Jaminan

Menulis dan mengirim surat permintaan tidak menjamin bahwa Anda akan mendapatkan apa yang Anda inginkan, atau situasi tersebut tidak akan terselesaikan. Penerima mungkin mengabaikan surat Anda, atau memberi tahu Anda bahwa mereka akan melakukan tindakan tertentu seperti yang Anda minta, untuk menenangkan Anda, dan kemudian tidak pernah melakukannya.

Apa yang dilakukan surat permintaan adalah menjelaskan posisi Anda, dan apa yang Anda ingin mereka lakukan untuk memperbaikinya. Saya telah menonton banyak episode Judge Judy dan The People's Court. Jadi saya dapat mengatakan bahwa banyak proses pengadilan yang dapat diselesaikan jika kedua belah pihak jelas tentang perselisihannya, dan apa yang sebenarnya diinginkan oleh Penggugat dari Tergugat.

Sekarang kita bisa membahas secara spesifik tentang bagaimana menulis surat permintaan.

Nada, Gaya dan Sasaran Surat Permintaan

Nada: Tulis surat Anda secara langsung dan tegas. Jangan terlalu baik, tapi juga jangan bermusuhan.
Gaya: Seperti halnya tulisan apa pun, ingat kepada siapa Anda menulis surat permintaan. Gunakan ini sebagai panduan untuk kata-kata yang akan Anda gunakan. Anda ingin memastikan mereka memahami surat Anda.
Sasaran: Sasaran surat permintaan Anda adalah untuk meyakinkan kepada siapa Anda menulis bahwa itu adalah kepentingan terbaik mereka untuk menyelesaikan dengan Anda, dengan menggunakan fakta.

Konfirmasi pengiriman

Setelah menulis surat itu, tanda tangani dan buat salinannya. Kirimkan surat asli ke penerima, dan simpan salinannya. Kirim surat dengan cara yang dapat Anda konfirmasikan bahwa Anda mengirimnya dan mereka menerimanya, seperti surat bersertifikat atau terdaftar.

Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Permintaan

Setelah membaca surat permintaan Anda, penerima harus:

Pahami masalah Anda dengan jelas
Tahu persis apa yang Anda ingin mereka lakukan.

Surat permintaan Anda harus:

Masuk akal, dan persyaratan Anda harus adil.
Jelas, ringkas, langsung ke intinya, dan ditulis dalam bahasa Inggris sederhana. Idealnya, surat permintaan hanya terdiri dari satu sampai satu setengah halaman.
Sopan, dan jangan serang mereka secara pribadi.
Surat Anda tidak boleh menggunakan bahasa yang menghasut, atau salah menyatakan fakta.

Sertakan yang Berikut dalam Surat Anda

Ada contoh surat permintaan di akhir artikel ini. Tapi pertama-tama, berikut adalah garis besar dari apa yang harus Anda masukkan.

Tanggal dan informasi kontak untuk diri Anda sendiri dan kepada siapa Anda menulis surat permintaan.
Bagaimana surat itu dikirim, misalnya: Dikirim melalui Surat Tersertifikasi atau Terdaftar
Tuliskan “SURAT PERMINTAAN” di badan surat Anda (jangan gunakan tanda kutip), untuk memberitahukan kepada siapa Anda menulis apa yang Anda tuntut, sehingga mereka dapat bertindak sesuai dengan itu.
Tulis “Tanpa Prasangka” (gunakan tanda kutip) di pojok kanan atas.
Ringkas masalah atau masalah — jangan terlalu bertele-tele.
Tentukan apa yang Anda tuntut.
Beri penerima tenggat waktu untuk melakukan apa yang Anda minta.
Beri tahu penerima apa yang Anda rencanakan jika mereka tidak menanggapi surat permintaan Anda dalam jangka waktu yang Anda berikan.

Surat Permintaan Adalah Tentang Menyatakan Fakta, Bukan Emosi

Apa yang Tidak Dicantumkan dalam Surat Permintaan

Surat permintaan harus sejujur dan sespesifik mungkin. Surat permintaan tidak boleh berisi ancaman atau asumsi.

Emosi Anda mungkin naik cukup tinggi, terutama jika orang yang berutang uang kepada Anda adalah teman atau kerabat. Meskipun, ketika bisnis tidak memenuhi kewajibannya, itu bisa membuat frustasi.

Surat permintaan bukanlah tempat untuk menulis tentang perasaan. Mengapa?

Karena tujuan surat permintaan adalah untuk meringkas sejarah, menetapkan masalah yang terjadi setelah perjanjian atau insiden asli, dan proposal (Permintaan) yang merinci bagaimana Anda ingin masalah tersebut diselesaikan. Tujuan surat permintaan bukanlah untuk memastikan bahwa orang yang menerima surat Anda memahami bahwa Anda sedang marah, atau frustrasi.

Kapan Mengirim Surat Permintaan

Anda dapat mengirim surat permintaan untuk memberi orang lain kesempatan untuk memperbaiki situasi, jika dia belum memenuhi kewajibannya. Namun, ini bukan prasyarat untuk mengambil tindakan hukum kecuali kontrak mengharuskannya, atau jika tindakan hukum atas surat promes.

Setelah Anda memutuskan untuk mengirimkan surat permintaan, jangan ditunda — ada tenggat waktu untuk mengambil tindakan hukum, seperti menggugat mereka.

Contoh Surat Permintaan

"Tanpa merugikan"

30 September 2013

Dikirim Oleh: Surat Bersertifikat

Alamat John Doe

Tuan Doe yang terhormat:

RE: Perjanjian Kami - Pengiriman 10 Sapi pada tanggal 30 Agustus 2013 seharga $ 10.000,00

SURAT PERMINTAAN

Pada tanggal 30 Agustus 2013 saya memberi Anda, sesuai kesepakatan kami, $ 10.000,00 untuk 10 ekor sapi.

Perjanjian kami

Pada lelang yang kami berdua hadiri pada tanggal 30 Agustus 2013, kami sepakat bahwa saya akan membayar Anda $ 10.000,00, dan Anda akan mengirimkan 10 sapi ke kediaman saya di 101 Tranquility Lane pada tanggal 7 September 2013. Sampai tanggal hari ini, saya belum menerima sapi.

Pada, atau sekitar 6 September 2013, Anda memberi tahu bahwa supir Anda mengalami kecelakaan dan tidak akan dapat mengirimkan sapi pada 7 September 2013. Jadi kami mengubah tanggal menjadi 10 September 2013.

Pada 10 September 2013, sapi-sapi tersebut tidak dikirim, dan saya tidak menerima panggilan telepon untuk menjelaskan alasannya.

Sampai saat ini saya belum menerima panggilan telepon dari Anda, atau kontak sama sekali. Saya telah menelepon Anda berkali-kali, tetapi setiap kali saya menelepon orang yang menjawab tidak dapat berbicara bahasa Inggris.

Oleh karena itu, karena saya tidak memiliki sapi, dan belum mendengar kabar dari Anda, saya meminta Anda:

Kurir pengembalian uang saya sebesar $ 10.000,00 melalui cek bersertifikat, paling lambat tanggal 14 Oktober 2013, ke alamat rumah saya.

Jika saya belum menerima cek bersertifikat sebesar $ 10.000,00 pada akhir bisnis pada tanggal 14 Oktober 2013, saya akan memulai tindakan di (pengadilan tempat Anda berada) tanpa pemberitahuan lebih lanjut kepada Anda.

Hormat kami, Big Mike

Lampiran (2)

Jika Anda harus menyertakan lampiran, pastikan Anda merujuknya di surat, dan berapa banyak yang Anda lampirkan.

Apa yang Anda Taruh di Setiap Bagian Surat itu

"Tanpa merugikan"

Tanggal

Dikirim Oleh: Surat Bersertifikat

Nama dan Alamat Penerima

Siapapun yang terhormat:

RE: Apa fokus utama surat itu. Transaksi apa yang membuat Anda menulis surat permintaan, atau nomor referensi.

Pendahuluan:

Di sinilah Anda merangkum apa yang terjadi, tujuan surat Anda, dan mengidentifikasi masalahnya. Gunakan hanya fakta. Gunakan tanggal jika Anda bisa, jika Anda tidak dapat menggunakan (pada atau sekitar). Untuk menambahkan lebih banyak detail, gunakan dua paragraf atau lebih di badan surat Anda.

Tubuh:

Lanjutkan dari pendahuluan dan gunakan fakta untuk mendukung posisi Anda.

Anda dapat menggunakan bagian surat ini untuk menjelaskan:

Tanggal rapat, panggilan telepon, email, atau jenis kontak lainnya. Tetapi jika itu telah berlangsung selama bertahun-tahun, buatlah tetap singkat atau coba rangkum tanggalnya. Ingat Anda tidak ingin panjangnya lebih dari 11/2 halaman.

Gunakan informasi dan fakta apa pun yang Anda bisa untuk membuktikan posisi Anda dan bahwa Anda bersikap masuk akal.

Tentukan apa yang Anda minta: Gunakan poin-poin agar mudah dibaca, jika Anda memiliki lebih dari satu permintaan. Saya menuntut Anda (tindakan yang Anda ingin mereka lakukan).

Beri mereka tenggat: Beri mereka tanggal tertentu, atau katakan dalam dua minggu sejak tanggal surat ini, atau sepuluh hari sejak diterimanya surat ini, atau akhir bisnis pada (beri tanggal). Pastikan tanggal yang Anda berikan bukan pada akhir pekan.

Apa yang akan Anda lakukan jika mereka tidak mematuhinya: Beri tahu penerima apa yang Anda rencanakan jika mereka tidak menanggapi surat permintaan Anda dalam jangka waktu yang Anda berikan.

Di footer, ketikkan nama, alamat, nomor telepon, nomor ponsel, dan alamat email Anda.

Surat Permintaan Layak Dicoba

Litigasi membuat stres dan memakan waktu. Jika ada cara untuk menyelesaikan perselisihan sebelum menuntut seseorang, yang terbaik adalah mengambil jalan itu. Beberapa kasus membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk diselesaikan.

pertanyaan

Pertanyaan: Jika saya terluka karena terpeleset dan terjatuh, apakah saya perlu mengirim surat permintaan kepada adjuster?

Jawaban: Saya bukan pengacara dan tidak dapat memberi Anda nasihat hukum, tetapi saya akan menjelaskan caranya. Ini adalah jenis surat permintaan yang berbeda dari yang saya bahas di artikel ini.

Bergantung di mana Anda tinggal, surat permintaan dalam kasus cedera pribadi dengan perusahaan asuransi biasanya merupakan alat negosiasi. Ini akan merinci cedera Anda (apa yang terjadi dan apa yang sekarang), perawatan medis yang Anda terima dan berapa biayanya dari kantong Anda, kehilangan pendapatan Anda, dan kerusakan lainnya.

Jenis surat ini akan mencakup dokumentasi untuk mendukung klaim Anda, dan akan diakhiri dengan pembayaran sekaligus untuk menyelesaikan klaim Anda.