Bagaimana menulis kebijakan dan prosedur untuk bisnis Anda

Ini adalah panduan tentang bagaimana menulis kebijakan dan prosedur untuk tempat kerja Anda.

David Livermore

Apa itu Kebijakan dan Prosedur?

Jadi apa itu kebijakan dan prosedur? Sederhananya, ini adalah petunjuk langkah demi langkah tentang cara melakukan sesuatu di organisasi Anda. Bisa jadi sesuatu yang umum seperti apa yang diharapkan dari semua karyawan atau bisa juga bagaimana menyelesaikan tugas pekerjaan tertentu. Bagaimanapun, sebuah kebijakan dan prosedur dapat menuliskan pemikiran-pemikiran tersebut di atas kertas untuk dilihat dan diikuti semua orang.

Artikel ini akan membahas yang berikut:

• Apa yang harus dimasukkan dalam kebijakan dan prosedur
• Bagaimana memformat kebijakan dan prosedur.
• Contoh salah satunya
• Tips
• Pro dan kontra menggunakan kebijakan dan prosedur.

Apa yang Harus Dicantumkan dalam Kebijakan dan Prosedur

Di bawah ini adalah apa yang dibutuhkan dalam setiap kebijakan dan prosedur.

• Header - Ini harus mencakup nama organisasi Anda, departemen, dll. Ini akan mengidentifikasi untuk siapa prosedur tersebut ditujukan.
• Judul - Judul prosedur. Cobalah untuk tidak membuat ini terlalu lama. Buat agar mudah diingat dan dirujuk.
• Nomor Prosedur - Ini juga untuk referensi yang mudah. Hal ini memungkinkan prosedur berada dalam urutan tertentu dalam buku, binder, database online, dll. Tidak hanya harus dalam urutan numerik, harus ada spasi yang sama antara nomor prosedur (yaitu 100, 105, 110, dll.).
• Tanggal Efektif - Tanggal pertama kali prosedur diberlakukan. Dapat menjadi penting dalam mencoba menetapkan garis waktu untuk tugas pekerjaan tertentu.
• Tanggal Revisi - Jika ada perubahan pada prosedur pada satu titik, maka tanggal ini perlu diubah ke tanggal prosedur direvisi. Ini membuat semua orang tetap up-to-date dengan perubahan saat ini.
• Tanggal Peninjauan - Jika prosedur telah ditinjau untuk melihat apakah ada perubahan yang perlu dilakukan, maka tanggal ini perlu diubah. Tidak masalah jika tidak ada perubahan yang dilakukan, tanggal ini harus diubah menjadi ditunjukkan saat terakhir kali ditinjau.
• Diotorisasi Oleh - Nama orang yang berwenang mengeluarkan kebijakan dan prosedur. Ini akan menjadi kepala departemen atau supervisor.
• Kebijakan - Ini harus membahas siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana. Namun, porsi ini harus singkat. Paling banyak itu harus menjadi gambaran umum tentang mengapa kebijakan itu berlaku.
• Arahan - Jika sesuatu harus dilakukan atau jika ada instruksi keseluruhan yang harus diikuti orang tersebut, ini harus dalam arahan. Jangan memasukkan ini kecuali ada hal penting yang harus segera diperhatikan.
• Prosedur - Ini akan menjadi mayoritas dari kebijakan dan prosedur Anda. Ini memberikan langkah-langkah terperinci tentang bagaimana mencapai apa yang ditentukan oleh kebijakan.
• Nomor Halaman - Harus ada nomor halaman di setiap halaman.
• Header Halaman - Header halaman harus menyertakan judul dan nomor prosedur dari kebijakan dan prosedur.
• Inisial - Ini harus berupa inisial dari orang terakhir yang meninjau kebijakan dan prosedur. Ini juga harus mencakup tanggal terakhir ditinjau.
• Contoh - Ini akan berada di halaman terpisah yang tidak memiliki header, nomor halaman, dll. Berikut adalah contoh dari apa yang dijelaskan pada langkah-langkah penting dalam prosedur.

Bagaimana Memformat Kebijakan dan Prosedur

Ada beberapa aturan dasar dalam menulis kebijakan dan prosedur:

• Font - Font harus salah satu yang umum digunakan dan dikenali, tetapi tidak dianggap tidak profesional. Comic Sans, misalnya, adalah font yang tidak profesional.
• Ukuran Font - Paling-paling Anda tidak boleh menggunakan ukuran font besar yang digunakan selama prosedur. Itu harus selalu konsisten dari prosedur ke prosedur.
• Warna - Warna tidak terlalu penting. Prosedurnya harus pada latar belakang putih dengan font hitam. Namun, warna bisa digunakan sebagai contoh.
• Jarak - Bagian prosedur harus diberi jarak yang tepat agar mudah dibaca. Jika tidak ada spasi di antara langkah-langkah, teks akan berjalan bersamaan saat seseorang membaca kebijakan.
• Margin - Ini harus dibuat sesuai standar organisasi Anda untuk dokumen lain. Ini membuat pengguna lebih cenderung membaca dan menggunakan prosedur.

Di bawah ini adalah persyaratan gaya yang direkomendasikan untuk setiap kategori yang saya sebutkan di atas.

• Header - Header harus selalu di tengah, tebal, dengan huruf kapital semua, dan di bagian paling atas kebijakan. Ini juga harus memiliki ukuran font terbesar dibandingkan dengan kebijakan dan prosedur lainnya.
• Judul dan Nomor Prosedur - Keduanya harus berada pada baris yang sama karena keduanya digunakan sebagai referensi dalam kebijakan dan prosedur. Ini bisa berukuran sama atau sedikit lebih kecil dari header tapi harus dicetak tebal dan menggunakan huruf kapital juga. Judul harus di paling kiri, dengan nomor prosedur di paling kanan.
• Tanggal Efektif, Direvisi, dan Ditinjau - Saya telah melihat ini dilakukan dengan berbagai cara. Terkadang mereka berada di kolom mereka sendiri, sementara di lain waktu saya telah melihat mereka di baris mereka sendiri. Ini adalah preferensi pribadi, tetapi mereka harus selalu di bawah judul dan memiliki ukuran font yang kecil. Sama seperti kategori sebelumnya, kategori ini harus dicetak tebal dan berhuruf besar.
• Diotorisasi Oleh - Ini bisa menjadi baris terakhir di bagian atas kebijakan dan prosedur. Ini harus dicetak tebal, berhuruf besar, dan di ujung kiri dokumen.
• Kebijakan - Harus ada sesuatu yang menunjukkan bahwa kebijakan dimulai pada saat ini. Biasanya, Anda dapat membuat kata "polis" dengan huruf kapital semua dan dicetak tebal, sedangkan polis itu sendiri dijelaskan tidak dengan huruf tebal atau kapital. Anda juga ingin membenarkan teks pada dokumen.
• Petunjuk - Ini adalah sesuatu yang biasanya ingin Anda tonjolkan, jadi akan dicetak tebal dan menggunakan huruf kapital semua. Ratakan paragraf sehingga terlihat bagus pada kebijakan dan prosedur.
• Prosedur - Ini adalah bagian yang paling sulit untuk dijelaskan karena berorientasi pada detail. Pada dasarnya, Anda ingin memisahkan langkah Anda sebanyak mungkin. Anda tidak ingin paragraf informasi, Anda ingin teks sederhana untuk diikuti. Jadi, pisahkan sebanyak yang Anda bisa dengan menggunakan jenis daftar yang berbeda pada indentasi yang berbeda. Misalnya, A.1.ia, masing-masing pada lekukan yang berbeda dari yang sebelumnya. Namun, saat beralih ke "B", lekukannya harus sama dengan "A" sebelumnya. Contoh di bawah ini akan menunjukkan contoh nyata dari ini.
• Nomor Halaman - Harus dipusatkan di footer dokumen. Buatlah nomor untuk setiap halaman, atau tunjukkan halaman saat ini dan jumlah halaman total (yaitu Halaman 1 dari 2). Halaman pertama tidak harus memiliki nomor halaman.
• Header Halaman - Header halaman pada setiap halaman berikutnya setelah halaman pertama harus terlihat sama seperti untuk judul dan nomor prosedur ada di halaman pertama.
• Inisial - Di akhir setiap prosedur, orang yang meninjau / merevisi prosedur harus menyertakan inisial mereka dan tanggal terakhir mereka meninjau / merevisinya.
• Contoh - Ini terpisah dari prosedur yang sedang ditulis. Mereka dapat mencakup tangkapan layar dari suatu program, tabel untuk ditinjau, dll. Pada bagian yang relevan dalam prosedur, contoh harus dirujuk (yaitu Contoh A). Kemudian di sudut kanan atas setiap contoh harus ada referensi ke contoh apa itu.

Font Terbaik untuk Digunakan untuk Kebijakan dan Prosedur

Ada empat font yang saya rekomendasikan:

1. Arial - Font ini dianggap sebagai standar industri untuk sebagian besar dokumen. Banyak komputer default menggunakan font ini dan mudah dibaca. Anda tidak akan pernah salah dengan font ini.
2. Times New Roman - Standar industri lain. Ini juga digunakan sebagai font default untuk beberapa program komputer. Beberapa orang menganggap ini sebagai gaya lama yang dikenali oleh pengguna komputer generasi pertama.
3. Calibri - Untuk pendekatan yang lebih lembut, Anda dapat menggunakan font ini. Mudah dilihat dan memperhalus tampilan dokumen. Karena kebijakan dan prosedur bisa membosankan untuk dibaca dan ditulis, ini bisa menjadi salah satu font yang lebih baik untuk digunakan.
4. Georgia - Ini adalah font yang jarang digunakan, tapi bisa membuat Anda terkejut. Saya menganggapnya sebagai persilangan antara Arial dan Times New Roman.

Saya tidak akan menggunakan bagian depan yang terlalu sulit untuk dibaca atau terlihat tidak profesional. Tidak ada yang akan menganggap serius kebijakan dan prosedur jika menggunakan font yang tidak profesional.

Gambar di bawah menunjukkan keempat font beraksi.

Contoh font yang disebutkan di atas.

David Livermore

Contoh kebijakan dan prosedur.

David Livermore

Pemformatan yang Digunakan dalam Contoh Kebijakan dan Prosedur di Atas

Tabel ini mencakup pemformatan yang saya gunakan pada contoh di atas. Font yang digunakan adalah Arial dan teks default pada sisi let kecuali ditentukan lain.

Kategori	Format
Header	14 pt., Tebal, Tengah
Judul	14 pt., Tebal
Nomor Prosedur	14 pt., Tebal
tanggal	12 pt., Tebal, Tengah
Disahkan oleh	12 pt., Tebal, Tengah
Kebijakan	12 pt., "Kebijakan" dicetak tebal, Dibenarkan
Pengarahan	12 pt., Tebal, Rata
Prosedur	12 pt., Dibenarkan
Nomor halaman	10 pt., Tengah
Kepala halaman	12 pt., Tebal
Inisial	12 pt.

Tips Seputar Kebijakan dan Prosedur

Berikut adalah beberapa tip umum yang harus diikuti terkait dengan kebijakan dan prosedur.

• Tinjau prosedur sesering mungkin. Hanya karena Anda menulis prosedur tidak berarti sudah selesai. Secara berkala Anda perlu kembali dan meninjau prosedur Anda untuk setiap perubahan. Beberapa merekomendasikan untuk meninjaunya setiap beberapa tahun, tetapi saya suka mengulasnya setiap tahun, jika memungkinkan. Selain itu, ketika ada sesuatu yang berubah dalam organisasi yang mempengaruhi suatu prosedur, kebijakan dan prosedur harus segera diubah.
• Minta prosedurnya ditinjau sebelum tersedia. Minta beberapa orang meninjau prosedur untuk memverifikasi masuk akal. Libatkan karyawan baru serta yang berpengalaman dalam proses ini. Mereka dapat memberikan informasi yang mungkin tidak Anda pikirkan. Jika Anda memiliki komite reguler yang meninjau prosedur, itu bahkan lebih baik.
• Minta semua orang mengonfirmasi bahwa mereka meninjau prosedur setelah dirilis. Setelah saya selesai menulis atau merevisi prosedur, saya mengirimkan semuanya ke semua staf saya. Mereka menandatangani dan memberi tanggal saat mereka memeriksanya. Saya juga mengirim email kepada staf untuk memberi tahu tentang perubahan yang dilakukan pada kebijakan dan prosedur. Dengan cara ini saya memiliki dokumentasi yang saya beri tahu kepada semua orang. Dalam organisasi besar, ini harus ditangani oleh supervisor di tingkat tim atau bagian.
• Kembangkan daftar isi. Jika Anda akhirnya mengembangkan banyak kebijakan dan prosedur, kembangkan daftar isi agar mudah menemukan kebijakan tertentu.
• Berikan ruang gerak dalam prosedur. Staf tidak diharapkan untuk mengikuti kebijakan dan prosedur dalam surat tersebut. Ini harus berfungsi sebagai panduan untuk menyelesaikan pekerjaan. Selama tidak ada kesalahan yang dilakukan dan tidak ada hukum yang dilanggar, maka kelonggaran dapat diberikan saat mengikuti prosedur.
• Jaga prosedurnya sesingkat mungkin. Jangan sertakan setiap skenario atau situasi yang mungkin muncul. Jika sesuatu terjadi setahun sekali, mengapa mengembangkan prosedur untuk itu? Itu paling baik disajikan dalam memo atau email.
• Pastikan Anda tidak melanggar aturan atau hukum apa pun dalam suatu prosedur. Dalam organisasi besar Anda mungkin harus memverifikasi bahwa Anda tidak membahayakan atasan atau karyawan saat mengembangkan prosedur. Jika perlu, masukkan dasar hukum mengapa suatu kebijakan dan prosedur dikembangkan dalam bagian kebijakan dari prosedur tersebut.
• Google itu. Sebelum Anda mulai menulis kebijakan, telusuri online untuk melihat apakah ada organisasi lain yang telah menulis kebijakan serupa. Jangan menjiplak prosedurnya. Sebaliknya, baca saja dan buatlah milik Anda berdasarkan ide-ide yang Anda temukan.

Pro Menggunakan Kebijakan dan Prosedur

Di bawah ini adalah kelebihan dalam mengembangkan kebijakan dan prosedur:

• Memungkinkan cara berseragam untuk melakukan sesuatu. Tanpa adanya kebijakan dan prosedur, hal itu dapat memungkinkan orang untuk melakukan sesuatu dengan cara yang mereka inginkan. Mereka dapat salah langkah atau menyebabkan kesalahan dalam prosesnya. Kebijakan dan prosedur menyelesaikan masalah itu.
• Ini menghilangkan pertanyaan terus-menerus dari staf. Sebagai supervisor, saya selalu menerima pertanyaan dari staf saya. Sekarang kebijakan dan prosedur kami telah sepenuhnya diperbarui, saya dapat mengarahkan mereka ke prosedur untuk menjawab pertanyaan mereka. Namun, terkadang klarifikasi tentang prosedur diperlukan.
• Kebijakan dan prosedur meminta pertanggungjawaban karyawan. Jika dilakukan dengan benar, penggunaan kebijakan dan prosedur dapat menahan staf Anda pada standar tertentu. Seseorang tidak dapat mengatakan bahwa mereka tidak mengetahui sesuatu atau tidak ada yang dapat mereka rujuk. Dengan kebijakan dan prosedur, itu membuat staf sadar akan apa yang diharapkan dari mereka.
• Bagus untuk melatih karyawan baru. Ketika saya menerima karyawan baru, saya menghabiskan satu atau dua hari pertama bekerja sama dengan mereka. Saya menunjukkan sebagian besar pekerjaan kepada mereka, tetapi kemudian saya pergi. Satu hal yang saya tinggalkan adalah kebijakan dan prosedur. Karena mereka memiliki pertanyaan, saya mengarahkan mereka ke prosedur itu. Mereka belajar tentang pekerjaan itu dan ke mana harus pergi jika mereka memiliki pertanyaan. Ditambah ini membebaskan saya untuk melakukan pekerjaan saya.
• Itu bisa menetapkan tujuan. Hal yang hebat tentang memiliki tugas pekerjaan secara tertulis adalah dapat menetapkan tujuan untuk staf Anda. Prosedurnya dapat menjelaskan apa yang harus dilakukan dan kapan harus tidur satu per satu. Staf dapat memperlakukan itu sebagai tujuan mereka sendiri dalam upaya untuk mempromosikan, mendapatkan kenaikan gaji, dll.

Kontra Menggunakan Kebijakan dan Prosedur

Berikut adalah kerugian dalam menyusun kebijakan dan prosedur:

• Itu melumpuhkan kreativitas. Staf merasa seolah-olah mereka tidak memiliki kebebasan dalam pengambilan keputusan. Mereka tidak akan berpikir di luar kotak atau menemukan solusi baru dan kreatif untuk suatu masalah jika mereka merasa harus selalu mengikuti prosedur yang ditetapkan. Saya selalu memberi tahu staf saya bahwa prosedur dimaksudkan sebagai pedoman, bukan aturan yang keras dan cepat. Selama Anda mencapai tujuan dengan sukses, bagaimana pun tidak menjadi masalah.
• Membutuhkan pembaruan konstan yang dapat memakan waktu. Setiap kali sesuatu berubah, seseorang harus kembali ke kebijakan untuk merevisinya. Ketika tugas pekerjaan baru muncul, seseorang harus menuliskan prosedur bagaimana melakukannya. Ini proses yang sangat memakan waktu. Setiap minggu saya berurusan dengan memperbarui, meninjau, atau merencanakan cara memperbarui kebijakan dan prosedur.
• Itu dapat menghambat pertumbuhan organisasi. Banyak karyawan kembali ke frase bahwa sesuatu "selalu dilakukan dengan cara ini jadi mengapa mengubahnya?". Ini tidak sama dengan menghentikan seseorang untuk menjadi kreatif. Sebaliknya, kebijakan dan prosedur dapat menahan perubahan dalam suatu organisasi jika seseorang memiliki dokumen yang menyatakan sesuatu selalu dilakukan dengan cara tertentu.
• Karyawan dapat menafsirkan suatu langkah dalam prosedur dengan berbagai cara. Seseorang mungkin membaca satu langkah dengan satu cara, sementara yang lain bisa membaca langkah dengan cara yang berbeda, ketika penulis prosedur itu bisa memaksudkan sesuatu yang sama sekali berbeda. Kata-kata di selembar kertas terbuka untuk interpretasi. Jadi ketika suatu prosedur dikembangkan, terutama yang panjang, harus ada komunikasi verbal tentang itu.
• Menulis itu membosankan. Saya terkadang menghabiskan beberapa hari berturut-turut untuk menulis dan merevisi prosedur. Ini bisa menjadi proses yang sangat panjang dan berlarut-larut, jadi ini bukan hal yang paling menarik dalam pekerjaan saya. Masalahnya menjadi membosankan adalah Anda lebih cenderung membuat kesalahan, itulah mengapa meminta banyak orang memeriksa kebijakan setelah revisi apa pun itu penting.

© 2014 David Livermore