Bagaimana menulis siaran pers untuk bisnis kecil

Sebagai pemilik usaha kecil, penting untuk mengetahui cara menulis siaran pers.

Canva

Bagaimana Mendapatkan Media untuk Meliput Cerita Anda

Jika status selebriti atau pengaruh Anda dengan publik sangat tinggi (pikirkan pejabat tinggi pemerintah dan bintang film), media mungkin akan mencari Anda untuk mewawancarai Anda dan memasukkan cerita Anda ke dalam siaran atau publikasi mereka. Tapi jujur saja, kebanyakan pemasar, terutama bisnis kecil, tidak menjamin (atau menginginkan!) Perhatian semacam itu. Jadi, tidak, editor media atau staf reporter kecil kemungkinannya akan mencari Anda dan menulis cerita tentang bisnis atau kejadian Anda.

Namun, bisnis dari semua ukuran memiliki satu alat pemasaran yang hemat biaya untuk membantu mereka mendapatkan liputan media: Siaran pers.

Apa Itu Siaran Pers?

Siaran pers adalah dokumen yang dikirimkan kepada anggota pers — lebih dikenal sebagai media saat ini untuk menyertakan surat kabar, televisi, radio, situs berita Internet, dll. —Untuk mengingatkan mereka tentang berita atau informasi lain yang mungkin menarik kepada pembaca, pemirsa, atau pendengarnya. Editor media outlet kemudian memutuskan apakah akan memasukkan item berita dalam publikasi atau siaran mereka… atau abaikan. Jika diterima untuk dimasukkan, editor dapat menerbitkan siaran pers seperti yang dikirimkan oleh pengirim, dapat mengedit untuk memenuhi pedoman editorial mereka, atau bahkan dapat menugaskan staf penulis dan reporter mereka untuk meliput atau memperluas cerita.

Ketika siaran pers, atau konten rilis, diterima dan disertakan dalam publikasi atau siaran, itu adalah kemenangan bagi orang atau perusahaan yang mengirim rilis. Ini sering dianggap sebagai media yang diperoleh karena, selain biaya untuk menyiapkan dan mengirim rilis, pengirim tidak mengeluarkan biaya untuk menerima tinta atau pers yang berarti hak istimewa untuk dipublikasikan atau disiarkan oleh saluran media. Sebaliknya, iklan dianggap media berbayar karena pengirim (pengiklan) membayar agar informasinya (iklan atau cerita) dimasukkan.

Tentang Apa Siaran Pers Seharusnya?

Sebagai pemasar bisnis kecil, Anda mungkin merasa bahwa berita Anda bahkan tidak layak untuk diperhatikan editor. Itu mungkin benar… atau mungkin tidak. Terkadang itu tergantung pada bagaimana perasaan editor hari itu.

Ingatlah bahwa siaran pers Anda harus "berita", yang berarti bahwa itu melaporkan bahwa sesuatu telah terjadi atau akan terjadi, atau Anda menanggapi sesuatu yang telah terjadi, untuk Anda dan bisnis Anda. Selain itu, harus faktual dan tidak melanggar hak cipta atau merek dagang, tidak memfitnah atau memfitnah, tidak mengganggu privasi siapa pun dan pasti tidak melanggar kerahasiaan apa pun. Didik diri Anda sendiri tentang masalah tanggung jawab media dan cari panduan hukum tentang apa yang pantas dipublikasikan untuk Anda dan bisnis Anda.

Apakah Ini Siaran Pers atau Artikel Berita?

Punya informasi cara melakukan, kiat, atau informasi lain yang akan dihargai oleh pemirsa saluran media? Meskipun item ini mungkin sering diformat sebagai siaran pers, secara teknis sebenarnya tidak demikian. Ini akan dianggap sebagai artikel atau fitur. Tinjau berbagai departemen dari staf editorial media untuk menentukan orang mana yang harus menerima fitur untuk dipertimbangkan, bukan berita.

Struktur Piramida Terbalik untuk Siaran Pers

Agar layak ditinjau oleh editor media yang sibuk, siaran pers harus mengikuti struktur dan format standar.

Dalam hal struktur, siaran pers mengikuti formula penulisan piramida terbalik , yang berarti bahwa informasi terpenting — siapa, apa, mengapa, di mana, kapan, dan bagaimana — dari cerita harus sedekat mungkin dengan awal dokumen., idealnya di paragraf pertama. Kemudian ikuti detail yang kurang penting.

Mengapa mengikuti struktur ini penting? Editor sering kali harus memotong cerita agar sesuai dengan ruang atau waktu yang tersedia. Editor memotong dari bawah ke atas. Jadi, jika informasi terpenting Anda ada di paling bawah, informasi itu hilang.

Bagaimana Memformat Siaran Pers

Ada beberapa ketentuan yang harus diikuti saat Anda menulis siaran pers. Elemen-elemen ini harus disertakan dan biasanya muncul dalam urutan berikut:

Notasi UNTUK DITERBITKAN SEGERA atau DIMILIKI UNTUK DITERBITKAN SAMPAI DENGAN

Ini memberi tahu editor, penulis, atau reporter kapan boleh mempublikasikan apa yang Anda kirim. Biasanya, ini diposisikan di margin kiri.

Judul

Sangat kritis! Ini adalah satu frase yang merangkum seluruh berita Anda. Ingatlah bahwa kebanyakan orang memindai berita utama dan banyak yang tidak benar-benar membaca keseluruhan berita. Buatlah agar relevan dengan audiens Anda sehingga mereka setidaknya mungkin tertarik untuk membaca paragraf pertama yang sangat penting. Judul Anda juga harus menarik bagi editor. Mereka memahami keinginan dan kebutuhan pembaca, pendengar, dan pemirsa mereka. Jadi, jika Anda dapat menunjukkan pemahaman Anda tentang audiens target, Anda memiliki kesempatan yang lebih baik untuk dipertimbangkan untuk dipublikasikan.

Judul biasanya berpusat di tengah halaman atau layar. Cobalah untuk membuat judul menjadi kata-kata sesedikit mungkin. Belajar menggunakan Twitter untuk menulis berita utama yang bagus. Karena Anda hanya memiliki 140 karakter untuk menarik perhatian seseorang, ini adalah tempat latihan yang bagus!

Sub-Judul (Opsional)

Jika judul tidak dapat sepenuhnya menceritakan kisah Anda, subjudul mungkin dapat membantu. Namun, pertimbangkan dengan serius apakah menulis ulang tajuk utama Anda mungkin berdampak lebih besar. Seperti halnya judul, subjudul dipusatkan di tengah halaman atau layar.

Kata bijak: Sebagai editor, sub-judul biasanya membuat saya gila karena terlihat canggung dalam skema tata letak kolom kami. Jadi saya biasanya menghapusnya.

Lokasi dan Tanggal Cerita

Ini seharusnya sudah cukup jelas. Itu diposisikan di margin kiri atau, seperti yang kadang saya lihat, di awal paragraf pertama.

Tubuh

Ceritakan kisah Anda dalam struktur piramida terbalik yang disebutkan di atas. Selalu tulis siaran pers Anda sebagai orang ketiga. Mengapa? Karena ini adalah cerita tentang Anda, bukan Anda yang menceritakan kisah Anda. Jadi hindari kata "saya" dan "kami" saat membicarakan cerita Anda, kecuali jika disertakan dalam kutipan. Contoh: "Kami bangga mengumumkan inovasi baru ini," kata Mr. Small Business. Buatlah tetap singkat dan langsung pada intinya, membatasi total teks cerita menjadi sekitar 500 kata atau kurang adalah target yang baik.

Tentang Informasi (Opsional)

Saya sering melihat siaran pers yang membungkus cerita dengan paragraf tentang yang menceritakan tentang organisasi pengirim rilis. Editor dapat memasukkannya (yang merupakan kemenangan bagi pengirim). Namun seringkali dipotong karena keterbatasan ruang dan dapat dianggap terlalu promosi. Nilai dalam memasukkannya adalah jika editor tidak terbiasa dengan pengirim (seperti yang mungkin terjadi pada banyak bisnis kecil), ini dapat membantu editor memverifikasi kredibilitas pengirim. Sedangkan pada badan dokumen, ini ditulis sebagai orang ketiga dan termasuk dalam jumlah kata total untuk rilis tersebut.

Kontak informasi

Editor, penulis, dan reporter mungkin ingin mengklarifikasi informasi sebelum menerbitkan rilis Anda. Jadi, sertakan cara terbaik untuk menghubungi Anda (telepon, email, dll.) Dan sertakan situs web Anda. Namun jangan heran jika tidak ada yang menghubungi Anda dan — kejutan! —Anda melihat kisah Anda muncul. Berhati-hatilah ketika Anda mengirim siaran pers, Anda memberi tahu media bahwa tidak masalah untuk menerbitkannya dan itu bisa go public! Berhati-hatilah karena apa yang Anda tulis adalah yang ingin Anda dengar di berita malam.

Notasi ### atau END

Ini memberi tahu media bahwa tidak ada informasi tambahan yang perlu dipertimbangkan dan ditempatkan di bagian bawah rilis. Beberapa orang juga menyertakan jumlah kata rilis di akhir (opsional). Notasi ini lebih merupakan masalah di masa lalu ketika siaran pers kertas menjadi norma dan editor perlu tahu apakah ada lebih banyak cerita di banyak halaman. Tapi itu tetap layak dilakukan apa pun yang terjadi.

Sebagai catatan tambahan, jika rilis cetak fisik Anda tidak menyebar ke beberapa halaman, meletakkan notasi LEBIH BANYAK di akhir halaman memberi tahu staf editorial bahwa ada lebih banyak informasi yang perlu dipertimbangkan sebelum AKHIR.

Beberapa tip lain-lain tambahan:

Tidak ada font yang funky atau format yang mewah. Publikasi akan memformat informasi Anda untuk publikasi sesuai keinginan mereka. Menggunakan font standar, seperti Times New Roman atau Helvetica, membuat rilis Anda lebih mudah dibaca oleh editor dan membantu merek Anda sebagai profesional.
Miliki kit media. Selain siaran pers Anda, disarankan agar kit media tersedia. Saat ini, kit media digital di situs web populer karena biayanya yang murah dan mudah bagi media untuk mengaksesnya.

Kemana Anda Mengirim Siaran Pers?

Publikasi yang lebih besar sering kali memiliki beberapa editor, masing-masing didedikasikan untuk irama tertentu, yang berarti bahwa mereka mencakup segmen industri tertentu, lokasi geografis, atau jenis cerita. Sekali lagi, lihat situs web outlet media untuk melihat siapa yang akan menjadi kandidat editor ideal Anda dan bagaimana mereka ingin dihubungi.

Kuncinya adalah Anda biasanya akan mengirimkannya ke editor. Untuk media yang lebih kecil, mungkin ada satu orang yang menjadi penerbit, editor, reporter, dan penulis! Periksa situs web outlet media untuk menentukan kontak yang tepat.

Alternatifnya, beberapa orang lebih suka mendistribusikan siaran pers mereka dengan bantuan siaran pers dan layanan hubungan masyarakat. Contohnya adalah PRWeb. Layanan ini dapat menyiarkan rilis Anda ke ratusan, bahkan ribuan, media. Itu bisa efektif, tetapi bisa juga mahal karena layanan ini biasanya mengenakan biaya baik per siaran pers atau biaya berlangganan bulanan. Juga pertimbangkan bahwa jika cerita Anda hanya memiliki kepentingan lokal, distribusi yang luas dapat menjadi kontraproduktif dan mahal.

Layanan distribusi rilis pers gratis juga dapat dipertimbangkan, tetapi mereka mungkin tidak memiliki jangkauan seperti layanan berbayar, dan dapat mengirimkan rilis Anda ke media yang tidak relevan. Pertimbangkan dengan cermat kemampuan dan biaya setiap layanan sebelum menempuh rute ini.

Ini bermanfaat untuk mengembangkan hubungan dengan outlet media utama untuk industri dan audiens Anda. Kemudian ketika editor atau reporter menerima rilis Anda, mereka mungkin lebih bersedia untuk mempertimbangkan cerita Anda untuk dimasukkan. Selain itu, mendistribusikan rilis Anda ke media bukanlah satu-satunya cara untuk menyebarkan berita tentang cerita Anda. Mengirimkan siaran pers Anda kepada pelanggan dan menyiarkan melalui media sosial juga bisa sangat efektif dan hemat biaya.

Bisakah Anda Mengirim Siaran Pers Melalui Email?

Siaran pers email sangat umum, bahkan disukai, hari ini. Namun, setiap outlet media berbeda. Periksa saluran atau situs web publikasi untuk instruksi pengiriman.

Bagaimana Seharusnya Anda Menindaklanjuti dengan Editor Tentang Siaran Pers Anda?

Ketika saya melakukan hubungan masyarakat untuk industri pameran dagang, saya ingat pernah menelepon editor dan membuat mereka gila dengan panggilan tindak lanjut. Hei, aku baru saja melakukan pekerjaanku. Tapi kemudian ketika saya berada di ujung lain sebagai editor, mendapatkan panggilan tindak lanjut digunakan untuk membuat saya gila!

Kecuali Anda telah menjalin hubungan dengan editor atau reporter yang akan menerima panggilan Anda, berhati-hatilah saat menindaklanjuti siaran pers yang Anda kirimkan. Satu hal yang tidak ingin Anda bangun adalah reputasi sebagai hama. Gunakan selalu etiket bisnis yang benar saat menindaklanjuti melalui telepon.

Jika mereka belum mengambil rilis Anda untuk publikasi atau menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut, itu pertanda bahwa Anda tidak memiliki sesuatu yang menarik bagi mereka… setidaknya tidak hari ini. Jangan putus asa. Terus kirimkan cerita yang menarik dan relevan ke outlet media yang paling berharga bagi Anda dan audiens Anda. Mereka tidak menyebutnya "mendapatkan media" tanpa alasan!

Dari Meja Editor: Bagaimana Saya Memutuskan Siaran Pers Apa yang Akan Dijalankan

Sebagai editor surat kabar perdagangan selama lebih dari 15 tahun, berikut adalah beberapa pertanyaan yang muncul di benak saya ketika saya mempertimbangkan tumpukan rilis pers untuk digunakan:

Apakah itu memiliki signifikansi lokal? Karena publikasi yang saya edit bersifat lokal, berita lokal menjadi yang pertama.
Apakah ada tenggat waktu atau tanggal pengumuman penting yang harus diketahui audiens?
Apakah berita tersebut relevan dan signifikan bagi audiens atau industri yang disajikan oleh publikasi tersebut?
Apakah ini benar-benar berita? Atau haruskah dipertimbangkan untuk fitur atau bahan pengisi?
Apakah sumbernya dapat dipercaya?