Departemen sumber daya manusia: melakukan analisis pekerjaan - pro dan kontra

Tujuan khas dari analisis pekerjaan adalah untuk mempertahankan staf saat ini tanpa menyebabkan beban kerja yang berlebihan. Namun, tujuan akhir dari analisis pekerjaan adalah untuk menentukan deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan diperlukan untuk mempekerjakan karyawan paling berkualitas untuk posisi tertentu. Setelah Anda menyelesaikan analisis pekerjaan, Anda akan memahami dengan baik tugas dan tanggung jawab apa yang dibutuhkan posisi.

Ini dapat membantu manajemen menentukan apakah akan mempekerjakan karyawan penuh waktu, paruh waktu, kontrak, atau sementara. Mengetahui kelemahan dari analisis pekerjaan juga akan membantu dalam melaksanakannya. Anda akan dipersenjatai untuk berperang jika bentrokan terjadi di antara karyawan.

Artikel ini akan membahas sejarah analisis pekerjaan, berbagai perspektif analisis pekerjaan, definisi formal analisis pekerjaan, kapan dilakukan, mengapa dilakukan, kerugian melakukannya, bagaimana menyelesaikan tugas (unik dan metode tradisional), dan tautan untuk informasi lebih lanjut.

Michele Jones

Michele Jones

Teori analisis pekerjaan dicetuskan oleh dua psikolog, Fredrick Taylor dan Lillian Moller Gilbreth, pada awal abad ke-20 (Muchinsky, 2012).

Bayangkan Diri Anda sebagai Karyawan…

Kamu lagi sibuk Anda memiliki jadwal penuh untuk hari itu. Anda selalu tahu bahwa Anda dan petugas mencatat beberapa informasi yang sama, sehingga pekerjaan Anda tumpang tindih. Namun, Anda juga tahu bahwa tetap sibuk membuat hari Anda berlalu lebih cepat, jadi Anda tidak pernah menunjukkan hal ini.

Tiba-tiba, Anda diinterupsi. Anda dipanggil ke sebuah rapat dan diberi instruksi tentang bagaimana menyelesaikan bagian Anda dari analisis pekerjaan, yang dari apa yang Anda pahami hanyalah kata-kata indah untuk mengatakan apa yang Anda lakukan sepanjang hari.

Bagian yang tidak aman dari Anda berpikir, “Mengapa mereka perlu tahu apa yang saya lakukan sepanjang hari? Saya menyelesaikan pekerjaan, bukan? Apakah mereka mencoba mempelajari apa yang saya lakukan sepanjang hari sehingga mereka dapat memberikan tugas kepada orang lain? Apakah mereka sedang membiarkan saya pergi? Mungkin saya seharusnya tidak sepenuhnya jujur. Mungkin saya harus menambahkan lebih banyak tugas ke persyaratan posisi saya… ”

Bayangkan Diri Anda sebagai Perwakilan Sumber Daya Manusia…

Dewan Direksi telah memutuskan bahwa mereka menginginkan Anda untuk melakukan analisis pekerjaan terhadap semua karyawan di perusahaan. Anda tahu banyak cara untuk menyelesaikan tugas ini, tetapi Anda juga tahu ada kendala yang terlibat.

Saat ini, masalah yang Anda hadapi di Sumber Daya Manusia meliputi, perselisihan antara karyawan tentang siapa yang bertanggung jawab atas siapa, perselisihan antara karyawan tentang siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu, dan perselisihan di antara karyawan tentang siapa yang menyelesaikan pencapaian tersebut.

Dengan kata lain, Anda berani bertengkar di antara karyawan. Tentu saja, ini bagian dari pekerjaan. Masalahnya adalah bahwa perselisihan ini secara langsung mempengaruhi tugas ini. Mencoba mencari tahu siapa supervisor "sebenarnya", siapa yang melakukan tugas mana, dan siapa yang menyelesaikan pencapaian mana adalah item yang perlu menjadi bagian dari analisis pekerjaan.

Salah satu keuntungan dari analisis pekerjaan adalah dapat membatasi pertengkaran politik dengan memperjelas hubungan pelaporan dan area tanggung jawab, sehingga masalah ini dapat menyelesaikan sendiri dengan cara (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).

Jadi, meskipun ada keuntungan dan tujuan penting dari analisis pekerjaan, baik karyawan maupun analis pekerjaan mungkin memiliki masalah dengan penugasan ini. Apakah Anda seorang karyawan atau analis pekerjaan, cobalah untuk memvisualisasikan sisi lain dari koin untuk melihat kesulitan apa yang mungkin timbul.

Michele Jones

Apa Itu Analisis Pekerjaan?

Analisis pekerjaan adalah prosedur di mana Departemen Sumber Daya Manusia mengumpulkan, mendokumentasikan, dan menganalisis informasi tentang konten dan persyaratan pekerjaan. Ini menunjukkan hubungan yang jelas antara tugas pekerjaan dan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas (US Office of Personnel Management, 2007).

Untuk mendapatkan analisis yang akurat, Departemen Sumber Daya Manusia harus mengandalkan supervisor dan karyawan untuk memberikan analisis pekerjaan yang lengkap, bagan organisasi departemen, dan informasi lain apa pun tentang setiap perubahan di departemen yang telah memengaruhi posisi tertentu itu.

Michele Jones

Kapan Departemen Sumber Daya Manusia Biasanya Mengharapkan untuk Melakukan Analisis Pekerjaan?

• Saat merger atau akuisisi terjadi
• Saat perusahaan baru mengambil alih perusahaan lama
• Saat perusahaan melakukan evaluasi kinerja
• Saat perubahan sedang dilakukan di perusahaan

Michele Jones

Departemen Tenaga Kerja Amerika Serikat membuat database 20.000 deskripsi pekerjaan berdasarkan analisis pekerjaan yang dilakukan oleh Departemen Sumber Daya Manusia. Database tersebut disebut O'NET. Ini gratis untuk mencari dan berisi Alat Eksplorasi Karir yang membantu pengguna mempelajari tentang karir baru. Jelajahi kamus online gelar pekerjaan (O'NET) yang dibuat oleh Departemen Tenaga Kerja Amerika Serikat hari ini untuk mempelajari lebih lanjut.

Michele Jones

Mengapa Analisis Pekerjaan Dilakukan?

1. Untuk mengidentifikasi apa yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan sukses dengan memahami:

• Bagaimana pekerjaan itu dilakukan
• Saat tugas pekerjaan dibutuhkan
• Siapa yang terpengaruh oleh pekerjaan itu
• Kualitas apa yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu
• Fungsi dan tugas apa yang diselesaikan secara teratur
• Persyaratan mental dan fisik apa yang dianggap perlu

2. Untuk mengalokasikan kembali, menghilangkan, menemukan, atau membagi tanggung jawab dan tugas tambahan

3. Membuat deskripsi pekerjaan dan mendokumentasikan atribut posisi tersebut

4. Untuk melakukan perbaikan proses atau prosedur

5. Untuk mengembangkan kinerja karyawan yang lebih baik

6. Untuk secara efektif mengelola sistem pelatihan dan promosi

7. Membantu karyawan memaksimalkan bakat mereka dan memajukan karir mereka

8. Menemukan kualitas karyawan terbaik untuk setiap posisi tertentu

9. Untuk menentukan apakah seorang penyandang cacat mampu melaksanakan tugas suatu posisi dengan atau tanpa akomodasi khusus

10. Untuk membantu pembelaan hukum tentang pemilihan perusahaan atau penghapusan pengisian posisi; untuk informasi lebih lanjut tentang bagaimana analisis pekerjaan terkait dengan hukum, lihat situs web Komisi Kesempatan Kerja yang Setara.

11. Untuk mengklasifikasikan pekerjaan dengan benar dalam hal judul dan kisaran gajinya yang sesuai

Mengapa Ada Kerugian Analisis Pekerjaan?

• Setiap orang mungkin diperlakukan berbeda karena mereka melakukan tugas yang berbeda.
• Banyak pekerja tidak suka beradaptasi dengan lingkungan baru.
• Sikap mengganggu dapat terjadi jika orang merasa terancam dalam pekerjaannya.
• Kualifikasi mental bisa sulit dideteksi karena tidak bisa diamati secara langsung.
• Setelah analisis selesai, dapat ditentukan bahwa beberapa posisi akan dihilangkan.
• Bias pribadi di pihak analis pekerjaan dapat merusak data yang dikumpulkan.
• Jika orang merasa tidak aman dengan posisi mereka saat ini, mereka dapat mengubah kebenaran menjadi apa yang sebenarnya mereka lakukan dalam sehari.
• Analisis pekerjaan sangat memakan waktu karena informasi yang akurat diinginkan.
• Jika pekerja tidak memahami apa itu analisis pekerjaan, mereka mungkin tidak berpartisipasi secara berguna.
• Menyelesaikan analisis pekerjaan bisa menjadi sangat sulit jika pekerjaan sering berubah.
• Mengkoordinasikan analisis pekerjaan yang komprehensif membutuhkan banyak tenaga dan kerja sama.

• Kisah Mengejutkan tentang Kegagalan Menyelesaikan Analisis Pekerjaan.

  Kisah ini adalah contoh kerugian yang terkait dengan analisis pekerjaan. Mempekerjakan kandidat yang tidak memenuhi syarat untuk suatu posisi adalah hasil dari kegagalan perusahaan ini untuk melakukan analisis pekerjaan yang sukses.

Michele Jones

Bagaimana Analisis Pekerjaan Dilakukan?

Seringkali, Departemen Sumber Daya Manusia memiliki caranya sendiri dalam melakukan analisis pekerjaan untuk membuat deskripsi pekerjaan yang seragam berdasarkan metode mereka. Namun, ada cara lain agar analisis pekerjaan dapat dilakukan.

Ada banyak metode unik dan tradisional yang dapat diterapkan dalam melakukan analisis pekerjaan untuk memudahkan karyawan selama prosedur ini. Enam contoh cara untuk melaksanakan tugas ini akan diilustrasikan di bawah ini.

Michele Jones

1. Partisipasi Karyawan

Minta setiap karyawan mengisi analisis pekerjaan. Semua karyawan harus diminta untuk menyelesaikan analisis pekerjaan. Jika ada pertanyaan atau masalah dalam mengisi analisis pekerjaan, Departemen Sumber Daya Manusia harus membantu setiap karyawan.

Ini akan memberi kesempatan kepada Departemen Sumber Daya Manusia untuk melihat di mana ada kelebihan beban atau di mana tugas dapat dialihkan. Departemen dapat menganalisis informasi yang diperoleh dari karyawan dan supervisor, dan menentukan apakah ada perubahan yang perlu dilakukan.

Jika posisi seorang karyawan dianggap telah dieliminasi, biasanya tujuan perusahaan adalah menemukan peran yang berbeda untuk mereka, dan melatih mereka kembali jika perlu. Perusahaan yang baik harus percaya bahwa individu berbakat akan menyambut tantangan dari peran baru, dan menikmati pertumbuhan karier dengan tanggung jawab tambahan yang menyertainya.

Michele Jones

2. Sistem Bonus

Setelah analisis dari setiap pekerjaan selesai, sebuah perusahaan dapat memutuskan bonus harus diberikan kepada mereka yang ditentukan untuk memenuhi syarat. Kelayakan ini dapat ditentukan pada evaluasi kinerja terbaru supervisor dan lamanya karyawan telah bekerja di perusahaan. Jumlah persentase bonus harus sama untuk semua karyawan yang memenuhi syarat.

Jadwal bonus yang ditetapkan seperti ini akan memotivasi supervisor dan karyawan untuk berpartisipasi dengan sukarela dan dengan senang hati dalam analisis pekerjaan. Mereka mungkin akan melihatnya sebagai peluang, bukan ancaman.

Bersamaan dengan jadwal bonus, sistem insentif dapat dibuat sehingga mereka yang terlewatkan oleh bonus akan termotivasi juga. Pada dasarnya, sistem dapat memberikan "harapan" kepada pekerja non-bonus. Mereka dapat mempelajari mengapa mereka tidak menerima bonus dan apa yang dapat mereka lakukan di masa depan untuk meningkatkan kinerja posisi mereka.

Michele Jones

3. Rincian Analisis Pekerjaan

Untuk mendapatkan analisis posisi yang akurat, karyawan mungkin perlu membuat jurnal aktivitas mereka selama beberapa hari untuk mengamati bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka di tempat kerja. Analisis pekerjaan juga harus disetujui oleh setiap supervisor.

Analisis harus mencantumkan:

• Nama departemen
• Ringkasan posisi dari keseluruhan tanggung jawab atau tujuan utama mereka
• Penjelasan rinci tentang semua tugas yang terlibat dalam menjalankan posisi mereka
• Perkiraan jumlah rata-rata waktu yang dihabiskan untuk melakukan setiap tugas yang berjumlah seratus persen, mengaturnya dalam urutan kepentingan
• Daftar karyawan yang aktivitasnya dikoordinasikan atau diawasi oleh posisi ini
• Daftar yang mengidentifikasi jenis tanggung jawab pengawasan yang terlibat, seperti menugaskan pekerjaan, mempekerjakan, atau memberikan evaluasi kinerja

Supervisor harus menjelaskan secara singkat pengalaman minimum, pendidikan, dan lisensi apa pun yang diperlukan untuk posisi tersebut.

Michele Jones

4. Dua Pendekatan Analisis Pekerjaan

Dua pendekatan populer untuk analisis pekerjaan adalah berorientasi tugas dan berorientasi pekerja. Metode berorientasi tugas berkonsentrasi pada tugas-tugas yang terlibat dalam melakukan pekerjaan itu. Metode berorientasi pekerja berusaha untuk memeriksa kualitas manusia yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan dengan sukses.

Karakteristik ini biasanya dikategorikan menjadi empat bagian yang disebut KSAO:

• Pengetahuan
• Keterampilan
• Kemampuan
• Lainnya (kepribadian, minat, dan pengalaman)

Michele Jones

5. Metode Analisis Pekerjaan

Beberapa cara untuk melakukan analisis pekerjaan mencakup metode tradisional dan metode unik. Banyak Departemen SDM yang memiliki cara mereka sendiri dalam melakukan analisis pekerjaan. Mereka mungkin ingin melakukan ini karena cara mereka berencana menggunakan analisis pekerjaan mereka.

Alasan utama untuk melakukan analisis pekerjaan adalah untuk menghasilkan deskripsi pekerjaan yang sesuai. Banyak spesialis Sumber Daya Manusia ingin membuat semua deskripsi pekerjaan mereka serupa. Mereka ingin mereka memiliki format yang sama dan dibuat menggunakan metode yang sama.

Cara Unik Melakukan Analisis Pekerjaan
Contoh kerja
Analisis latar belakang
Kuesioner
Pengamatan - baik langsung maupun tidak langsung
Wawancara dengan karyawan atau supervisor
Investigasi insiden kritis
Buku harian kerja
Teknik Repertory Grid
Daftar periksa
Analisis Tugas Hierarki

Apa itu PAQ? PAQ adalah instrumen analisis pekerjaan yang dilengkapi oleh analis pekerjaan profesional dan mengukur validitas komponen pekerjaan dari kualitas yang ditemukan dalam pengujian bakat. Apa itu JASR? Metode ini berorientasi pada tugas dan cepat.

Cara Tradisional Melakukan Analisis Pekerjaan
Wawancara pribadi
Survei
Penilaian pekerjaan
Wawancara telepon
Review prosedural dan proses
Kuesioner Analisis Posisi (PAQ)
Wawancara acara perilaku
Analisis Pekerjaan dengan Kecepatan Realitas (JASR)
Lembar kerja analisis pekerjaan

Michele Jones

6. Proses 6 Langkah Analisis Pekerjaan

Banyak perusahaan menggunakan proses enam langkah untuk melakukan analisis pekerjaan. Biasanya diatur sebagai berikut:

1. Kumpulkan data dan putuskan cara terbaik untuk menggunakannya. Ini mungkin memerlukan penulisan uraian tugas, menentukan standar kinerja, atau melakukan studi pekerjaan lebih lanjut.
2. Buat daftar tugas dan kualifikasi yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan dengan sukses. Tinjau bagan organisasi dan bagan proses.
3. Identifikasi tugas penting atau pekerjaan perwakilan untuk analisis utama.
4. Menganalisis pekerjaan dengan mengumpulkan data tentang aktivitas pekerjaan, kondisi kerja, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu. Nilai kemampuan, identifikasi kompetensi mana yang paling penting.
5. Tinjau kesimpulan dengan pekerja dan atasannya. Setelah dikonfirmasi, hilangkan tugas yang tidak terkait dengan kompetensi.
6. Dokumentasikan semua temuan, dan kembangkan deskripsi pekerjaan yang akurat dengan spesifikasi pekerjaan.

Michele Jones

Mungkin yang paling sulit, tetapi juga hal terpenting dalam melakukan analisis pekerjaan adalah melibatkan semua orang. Banyak opsi disediakan dalam artikel ini untuk memandu Anda tentang cara mencapai ini. Memo, pertemuan formal, atau wawancara empat mata mungkin yang terbaik. Menjelaskan kepada peserta analisis pekerjaan alasan penyelesaiannya dapat membantu mereka memahami keputusan perusahaan.

Demonstrasi O'NET - Analisis Pekerjaan

Referensi

Fisher, CD, Schoenfeldt, LF, & Shaw, JB (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia (edisi ke-6th). Boston: Houghton Mifflin.

Muchinsky, PM (2012). Psikologi diterapkan untuk bekerja. Summerfield: Hypergraphic Press Inc.

Kantor Manajemen Personalia AS. (2007). Buku pegangan operasi pemeriksaan yang didelegasikan: Panduan untuk kantor pemeriksaan agen federal. Diakses pada 30 November 2013 dari