Mengintegrasikan data eksternal dengan hris perusahaan Anda

Mengintegrasikan Data Eksternal ke HRIS

Artikel ini memberikan gambaran umum yang komprehensif tentang mengintegrasikan data eksternal ke dalam HRIS inti, peluang dan tantangan integrasi ini, dan memberikan praktik terbaik yang perlu diingat saat merencanakan integrasi. Meskipun topik ini berlaku untuk semua bidang data SDM dan SDM, fokus utama artikel ini membahas integrasi survei gaji dan data pasar.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) didefinisikan sebagai sistem pencatatan untuk semua data sumber daya manusia. HRIS yang efektif memberi organisasi kemampuan untuk mengelola alur kerja aktivitas SDM umum seperti perekrutan, orientasi, pelacakan manfaat, dan pelaporan (Celergo.com, 2017). Tidak jarang berbagai fungsi SDM menggunakan sistem khusus untuk mengelola fungsi kerja sehari-hari. Secara tradisional, organisasi membeli HRIS inti yang berfungsi sebagai sistem operasi dasar dan menyimpan data SDM seperti karyawan:

nama
alamat
nomor keamanan sosial
judul posisi
Status FLSA, dll.

Setelah sistem inti dibuat, organisasi biasanya menemukan kebutuhan untuk memasang sistem tambahan untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis yang berkembang. Di dunia yang sempurna, kebutuhan tambahan fungsi SDM dapat dipenuhi dengan membeli dan mengimplementasikan modul sistem inti. Dalam beberapa situasi, add-on sistem inti tidak cukup mendukung proses bisnis. Dalam kasus ini, keputusan harus dibuat untuk mengubah proses organisasi, membeli perangkat lunak berbeda yang akan mendukung proses bisnis saat ini, atau untuk mengembangkan sistem yang dikembangkan sendiri sepenuhnya. Semakin banyak, ahli HRIS diminta untuk mengintegrasikan berbagai sistem HR (Kavanagh dan Johnson, 2018). Selain integrasi sistem, pakar HRIS juga dapat diminta untuk mengintegrasikan elemen data ke dalam sistem yang membantu pimpinan organisasi dalam membuat keputusan.

Sistem Informasi Terintegrasi

Kavanagh dan Johnson (2015) mendefinisikan sistem informasi terintegrasi sebagai "sistem yang dibangun di atas platform umum yang mengizinkan satu contoh data untuk digunakan dalam beberapa aplikasi dan transfer data yang mulus antar sistem" (p. 165). Minimal, integrasi data melibatkan penautan informasi dalam dua sistem tetapi kebutuhan bisnis mungkin memerlukan lebih dari dua keterkaitan. Integrasi sering kali melibatkan penautan operasi transaksional dalam satu sistem yang memulai beberapa tindakan dalam sistem berikutnya. Contohnya adalah sistem pelacakan pelamar (ATS) yang ditautkan ke beberapa sistem. Demi contoh, setelah seorang kandidat dipilih dan dikonfirmasi,ATS memicu masuk ke sistem penggajian yang memicu masuk ke sistem waktu dan kehadiran dan memberi tahu departemen lencana bahwa karyawan baru akan mulai dan bahwa lencana harus dibuat sehingga karyawan dapat masuk dan keluar pada jam waktu. Dalam contoh ini, data ditransfer dengan mulus tanpa perlu intervensi manusia tambahan di luar pemicu awal di ATS. Jenis dukungan alur kerja ini membebaskan para profesional HR dari banyak tugas transaksional dan administrasi yang secara tradisional menjadi bagian dari fungsi HR dan memberikan HR kemampuan untuk menjadi mitra bisnis strategis dan mendukung pengambilan keputusan organisasi.data ditransfer dengan mulus tanpa perlu intervensi manusia tambahan di luar pemicu awal di ATS. Jenis dukungan alur kerja ini membebaskan para profesional HR dari banyak tugas transaksional dan administrasi yang secara tradisional menjadi bagian dari fungsi HR dan memberikan HR kemampuan untuk menjadi mitra bisnis strategis dan mendukung pengambilan keputusan organisasi.data ditransfer dengan mulus tanpa perlu intervensi manusia tambahan di luar pemicu awal di ATS. Jenis dukungan alur kerja ini membebaskan para profesional HR dari banyak tugas transaksional dan administrasi yang secara tradisional menjadi bagian dari fungsi HR dan memberikan HR kemampuan untuk menjadi mitra bisnis strategis dan mendukung pengambilan keputusan organisasi.

Dengan mengintegrasikan sistem dan data lainnya, ahli HRIS memiliki potensi untuk membuat dan menghasilkan metrik yang bermakna dan memberikan dukungan keputusan yang komprehensif. Dengan mengintegrasikan kompensasi, pasar tenaga kerja, dan waktu untuk mengisi data untuk aktivitas rekrutmen, HR mungkin dapat mengidentifikasi item yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan rekrutmen dan / atau administrasi kompensasi. Untuk membantu mengilustrasikan poin ini, contoh berikut diberikan tentang perekrutan perawat disediakan:

Contoh Rekrutmen Perawat

Rata-rata keseluruhan waktu untuk mengisi lowongan di ABC Medical Center adalah 40 hari. Waktu rata-rata untuk mengisi posisi perawat, bagaimanapun, adalah 70 hari. Beberapa orang mungkin berpendapat bahwa ada kekurangan perawat yang menyebabkan waktu lebih lama untuk mengisi angka. Dengan menggabungkan data, seorang profesional HRIS yang terampil menemukan, bagaimanapun, bahwa ketika perekrut mengiklankan lowongan menggunakan persentil ke-75 dari gaji referensi pasar, waktu untuk mengisi berkurang menjadi 50 hari…

… dibandingkan dengan waktu di mana filosofi standar kompensasi perusahaan digunakan dan waktu pengisian rata-rata 80 hari. Dengan informasi ini, manajemen dapat membuat keputusan untuk mengubah filosofi kompensasi ABC Medical Center yang berkaitan dengan perawat. Dalam contoh sederhana ini, data diekstraksi dari HRIS inti, ATS, dan pasar tenaga kerja dan digunakan untuk membuat keputusan yang berdampak pada anggaran organisasi. Integrasi data memberi organisasi kemampuan untuk memahami kondisi yang berubah dan menyadari dampaknya dari waktu ke waktu — atau segera — untuk memengaruhi perubahan.

Manfaat Integrasi Data

Ada beberapa alasan mengapa organisasi memilih untuk mengintegrasikan data luar dengan HRIS inti. Seperti yang dijelaskan dalam contoh di atas, data terintegrasi memungkinkan para pemimpin untuk mendapatkan analitik tepat waktu serta pelaporan ad hoc. Dengan mengintegrasikan kumpulan data, HRIS menciptakan nilai dalam menyediakan kapabilitas pelaporan satu atap. Dalam kasus perencanaan kompensasi, sistem terintegrasi dapat mencakup pedoman prestasi berdasarkan lokasi dan dalam kisaran gaji yang sesuai berdasarkan peringkat kinerja. Dengan cara ini, integrasi data menghilangkan kebutuhan para manajer untuk menafsirkan matriks yang kompleks dan mengurangi kemungkinan kesalahan berdasarkan perhitungan manual dan interpretasi kebijakan. Selain itu, perencanaan kompensasi yang tidak dilakukan dengan menggunakan sistem yang terintegrasi dan real-time memakan waktu dan biaya.Dalam survei layanan mandiri SDM tahun 2002, Cedar Group memperkirakan bahwa di Amerika Utara, perusahaan mengalami penghematan $ 5,29 per transaksi rata-rata dengan sistem perencanaan kompensasi otomatis (Wright, 2004). Jika angka ini benar, bahkan perusahaan kecil dan menengah dapat memperoleh keuntungan dari pengintegrasian data dan mengotomatiskan perencanaan kompensasi untuk membuat aplikasi swalayan manajer semacam ini.

HRIS terintegrasi juga menyediakan kepatuhan pelaporan federal tanpa khawatir. Untuk organisasi yang diharuskan melaporkan data setiap tahun, upaya pengumpulan data bisa jadi membosankan dan memakan waktu. Sistem terintegrasi yang melacak pelatihan yang diperlukan, misalnya, dapat dengan mudah dimanipulasi untuk membuat laporan Komisi Gabungan standar. Hal yang sama berlaku untuk pelaporan EEO-1 dan Vets-100. Selain kepatuhan yang direncanakan, sistem terintegrasi memungkinkan organisasi untuk memberikan tanggapan yang tepat waktu kepada auditor dan menghasilkan data untuk melakukan audit sendiri. Mengintegrasikan data dari platform berbasis web swalayan karyawan juga meningkatkan efisiensi dan mengurangi kesalahan dengan meminta karyawan mengirimkan data mereka sendiri ke HRIS.

Tantangan untuk Dipertimbangkan

Mengintegrasikan data luar tidak semuanya positif dan tentu saja membawa serangkaian tantangan untuk dipertimbangkan organisasi. Mengintegrasikan data dan sistem itu mahal dan sering kali membutuhkan solusi atau tambalan untuk menyediakan data yang berguna untuk dukungan keputusan. Jika sebuah organisasi ingin mengintegrasikan sistem yang tumbuh di dalam negeri dengan sistem vendor atau untuk mengintegrasikan dua atau lebih sistem vendor, dan ahli HRIS dengan pengetahuan teknis tentang protokol dan bahasa pemrograman untuk berbagi data antar sistem akan diperlukan (Kavanagh dan Johnson, 2018). Jika programmer ini belum menjadi bagian dari staf organisasi, pemimpin HRIS harus menganggarkan dana untuk posisi tambahan. Sementara HRIS yang sangat integratif dapat memberikan efisiensi yang lebih besar melalui penggunaan Layanan Mandiri Pelamar, Karyawan dan Manajer,beberapa berpendapat bahwa sistem ini dapat mentransfer pekerjaan dari HR ke manajer dan karyawan, sehingga membebani manajer lini dan karyawan lini. Hal ini dikatakan memiliki efek jangka panjang dari penurunan produktivitas secara keseluruhan dalam organisasi. Sistem tunjangan mungkin tidak dapat diterima dengan baik oleh karyawan yang merasa membutuhkan dukungan tambahan dalam pengambilan keputusan (Stone, et al. 2015). Selain itu, beberapa karyawan mungkin tidak nyaman menggunakan teknologi dan mungkin lebih menyukai formulir kertas daripada entri komputer.beberapa karyawan mungkin tidak nyaman menggunakan teknologi dan mungkin lebih memilih formulir kertas daripada entri komputer.beberapa karyawan mungkin tidak nyaman menggunakan teknologi dan mungkin lebih memilih formulir kertas daripada entri komputer.

Tantangan utama lainnya yang harus dipertimbangkan adalah fleksibilitas sistem - yang sangat penting untuk keberhasilan integrasi data. Dalam contoh otomatisasi kompensasi, rencana kompensasi berubah seiring waktu dan HRIS harus mampu mengimbangi perubahan tersebut. Perubahan dapat mencakup kelayakan, aturan bisnis (mis.: jumlah kenaikan minimum dan maksimum), anggaran, pedoman, tanggal akses, penghitungan, dan bahkan presentasi layar. Penambahan atau penghapusan komponen gaji pokok, rencana bonus, atau rencana stok diperlukan untuk memberikan fleksibilitas untuk perubahan program yang khas (Wright, 2004). Sistem juga harus memberikan fleksibilitas yang diperlukan untuk mengakomodasi perubahan kebutuhan terkait kepatuhan juga. Perencanaan kompensasi untuk karyawan yang dikecualikan dan karyawan yang tidak dikecualikan, misalnya, dapat mengikuti pedoman yang berbeda.Integrasi data kompensasi juga dapat memberi manajer bendera untuk menunjukkan potensi masalah kepatuhan - misalnya, indikator untuk perempuan dan karyawan minoritas ketika gaji mereka di bawah pekerja laki-laki dan mayoritas yang berkualifikasi sama. Jenis bendera ini dapat menjadi rumit untuk diterapkan karena memerlukan sistem untuk menarik data dari beberapa sistem yang berbeda (HRIS inti, ATS, data pasar gaji), menerapkan perhitungan (rasio perbandingan berdasarkan tarif per jam atau gaji tahunan tergantung pada status FLSA), dan mengeluarkan indikator atau bendera kepada manajer berdasarkan definisi bisnis tentang apa yang merupakan item yang memerlukan tinjauan (Wright 2004).Jenis bendera ini dapat menjadi rumit untuk diterapkan karena memerlukan sistem untuk menarik data dari beberapa sistem yang berbeda (inti HRIS, ATS, data pasar gaji), menerapkan perhitungan (rasio kompa berdasarkan tarif per jam atau gaji tahunan tergantung pada status FLSA), dan mengeluarkan indikator atau bendera kepada manajer berdasarkan definisi bisnis tentang apa yang merupakan item yang memerlukan tinjauan (Wright 2004).Jenis bendera ini dapat menjadi rumit untuk diterapkan karena memerlukan sistem untuk menarik data dari beberapa sistem yang berbeda (HRIS inti, ATS, data pasar gaji), menerapkan perhitungan (rasio perbandingan berdasarkan tarif per jam atau gaji tahunan tergantung pada status FLSA), dan mengeluarkan indikator atau bendera kepada manajer berdasarkan definisi bisnis tentang apa yang merupakan item yang memerlukan tinjauan (Wright 2004).

Praktik Terbaik untuk Mengintegrasikan Data

Wright (2004) menawarkan delapan saran untuk diamati ketika mengintegrasikan data dan menggunakannya untuk mengotomatiskan perencanaan kompensasi. Saran dapat diterapkan di seluruh fungsi SDM dan pakar HRIS harus memperhatikan rekomendasinya.

Rencanakan dengan matang. Integrasi data tidak boleh menjadi keputusan atau renungan di menit-menit terakhir. Data dari semua sistem yang terlibat dalam hubungan harus dipetakan untuk memastikan bahwa kumpulan data kompatibel untuk transfer.
Fungsionalitas harus bertahap seiring waktu. Organisasi disarankan untuk tidak mencoba melakukan terlalu banyak hal terlalu cepat. Dengan menerapkan secara bertahap, organisasi memberi dirinya kesempatan untuk menanggapi tantangan dan mengarahkan sumber daya jika diperlukan.
Penting untuk meneliti dan mematuhi praktik terbaik yang khusus industri. Kebutuhan fasilitas medis kemungkinan besar akan sangat berbeda dari kebutuhan pabrik. Tidak ada solusi yang cocok untuk semua kebutuhan integrasi data dan pakar HRIS harus menyadari hal ini saat memulai proyek.
HR harus memeriksa frekuensi pengecualian untuk aturan bisnis untuk menentukan apakah sistem yang baru terintegrasi harus dikonfigurasi untuk mengakomodasi pengecualian.
Organisasi harus mempertimbangkan implikasi perhitungan yang didasarkan pada pembulatan. Tip ini khusus untuk data kompensasi tetapi penting untuk dipertimbangkan. Jika angka dibulatkan, hal itu dapat mempengaruhi anggaran secara tidak terduga dan mengganggu proyeksi anggaran. Ini sepertinya masalah kecil, namun, seiring waktu, bisa jadi mahal.
Validasi data yang diperlukan dalam HRIS inti dan rencanakan waktu untuk mengimplementasikan pembersihan data terjadwal jika perlu.
Wright menekankan perlunya menguji modifikasi sistem apa pun sebelum ditayangkan. Penting bahwa semua skenario yang mungkin diuji dalam sistem untuk memastikan bahwa keamanan utuh dan bahwa sistem terintegrasi berfungsi seperti yang diantisipasi.
Dan terakhir, rekomendasi kedelapan adalah merencanakan komunikasi manajemen perubahan. Implementasi HRIS dikatakan gagal bukan karena masalah perangkat keras atau perangkat lunak, tetapi karena pemimpin perubahan, dan masalah orang-orang dan organisasi terkait dengan perubahan tersebut (Kavanagh dan Johnson, 2015).

Kesimpulannya, mengintegrasikan data luar memiliki beberapa manfaat. Integrasi data memungkinkan dukungan keputusan dan metrik yang lebih baik. Sementara efisiensi akhirnya terwujud, ada biaya awal yang terkait dengan integrasi data yang harus diperhitungkan oleh para ahli HRIS. Selain itu, beberapa karyawan dan manajer mungkin menolak untuk menggunakan fungsi layanan mandiri yang bergantung pada data terintegrasi. Jika para pemimpin menerapkan metode manajemen perubahan yang efektif dan merencanakan sumber daya yang sesuai, integrasi data kemungkinan akan berdampak positif pada fungsi SDM dan bisnis secara keseluruhan.

Sumber:

Integrasi HRIS dengan Penggajian Global - Empat Kunci Sukses. (2017, 06 Oktober). Diakses pada 24 Februari 2018 dari

Kavanagh, MJ, & Johnson, RD (2018). Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (edisi ke-4th). Los Angeles, CA: Sage.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). Pengaruh teknologi terhadap masa depan pengelolaan sumber daya manusia. Tinjauan Manajemen Sumber Daya Manusia, 25 (Manajemen Sumber Daya Manusia: Masa Lalu, Sekarang dan Masa Depan - Volume 2), 216-231. doi: 10.1016 / j.hrmr. 2015.01.002

Wright, A. (2004). Jangan Setuju untuk Kurang: Program Kompensasi Global Membutuhkan Alat Kompensasi Global. Tinjauan Rencana Tunjangan Karyawan, 58 (9), 14.