Kelola dan pahami tujuan anggaran

accountingmatters.com

Anda mungkin khawatir tentang banyak masalah dalam hal penganggaran. Anggaran adalah berurusan dengan uang, uang organisasi / perusahaan, uang sponsor, uang penyandang dana swasta lainnya, tergantung bagaimana organisasi / perusahaan berfungsi, tetapi dalam setiap skenario, Anda berurusan dengan uang.

Anda mungkin memiliki begitu banyak hal yang terjadi, keluhan dari pelanggan, masalah dengan pemasok, penyedia layanan mungkin telah ditutup; Anda mungkin berpikir untuk menambahkan sedikit uang ekstra di atas anggaran tahun lalu, untuk berjaga-jaga! Serahkan anggaran yang dikembangkan ke akuntan dan kemudian santai! Atau berencana untuk menghabiskan semua yang dialokasikan dengan anggaran! Atau memiliki pemikiran bahwa tetap dalam anggaran akan membuktikan Anda menjadi karyawan / manajer anggaran yang efisien! Tidak, jawabannya TIDAK. Anda perlu bertanggung jawab atas setiap tindakan dan bagian dari anggaran, memahami tujuan anggaran dan mengetahui cara mengelolanya.

Penganggaran bukanlah proses sederhana yang dikembangkan dan dibiarkan begitu saja, tetapi merupakan sistem berkelanjutan yang memerlukan pemantauan, pengendalian, pencatatan, pelaporan, dan banyak lagi sambil mengikuti persyaratan hukum dan peraturan organisasi. Ini sendiri sudah cukup jelas, memberi tahu kita bahwa prosedur penganggaran tidak berhenti dengan mengembangkan dan menyetujui anggaran, tetapi melibatkan tanggung jawab yang besar untuk mengelola anggaran; itulah yang dimaksud dengan bisnis; Anda tidak pernah bisa mengatakan bahwa Anda tidak punya apa-apa lagi untuk dikerjakan, selalu ada pekerjaan atau yang lainnya.

Artikel ini didasarkan pada unit NVQ Level 4 "Kelola Anggaran" dan memiliki nilai kredit 5.

1: Pahami Tujuan Anggaran

1.1 Jelaskan tujuan dan manfaat dari mengelola sumber daya keuangan secara efektif dan efisien.

Mengelola sumber daya keuangan secara efektif dan efisien adalah standar untuk manajemen keuangan dan kinerja dan ini berarti, nilai uang yang masuk akal. Efisiensi dalam mengelola sumber daya keuangan berarti bahwa bisnis mencapai kinerja maksimum dengan masukan minimum dan dengan sedikit pemborosan. Efektivitas dalam mengelola sumber daya keuangan berarti bahwa bisnis tersebut mampu menyediakan / memberikan layanan dan produk dengan sukses dengan memenuhi semua tujuan dan tujuannya.

Tujuan dan manfaat mengelola sumber daya keuangan secara efektif dan efisien adalah:

• Anda memiliki rencana jangka pendek untuk pengeluaran perusahaan; biasanya untuk jangka waktu satu tahun.
• Anda akan memiliki gagasan yang baik tentang alokasi sumber daya keuangan, tujuan atau sasaran di mana setiap sumber daya keuangan akan dialokasikan dan siap untuk mencari alternatif jika terjadi masalah apa pun; dengan kata lain, arus kas akan memadai dan sempurna
• Anda mendapatkan keuntungan maksimal untuk uang yang Anda belanjakan.
• Anda dapat melihat biaya dan manfaat dari setiap tujuan atau sasaran dan memprioritaskannya
• Anda mendapat kesempatan untuk menilai berbagai tujuan dan mendanai tujuan yang paling hemat biaya
• Anda dapat menentukan tujuan dan sasaran untuk periode penganggaran.
• Jika tujuan / sasaran / tugas tidak berjalan sesuai alur normal tetapi memiliki penyimpangan dari rencana sebenarnya, Anda dapat mengevaluasi alasan penyimpangan tersebut dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk memperbaikinya.

• Anda dapat menghindari pengeluaran berlebih, pengeluaran rendah dan juga menutupi pengeluaran tak terduga
• Anda dapat merencanakan dan mengontrol uang atau keuangan dan ini dilakukan dengan pemantauan, evaluasi, dan tinjauan terus menerus.
• Anda hanya dapat membuat perubahan yang diperlukan jika ada pengelolaan sumber daya keuangan yang tepat
• Ini meningkatkan keseluruhan operasi perusahaan / organisasi

1.2 Identifikasi persyaratan hukum, peraturan dan organisasi untuk mengelola anggaran.

Untuk organisasi yang bergantung pada mode operasinya dan ketergantungan pada pemerintah dan sistem lain, pengelolaan anggaran harus mematuhi persyaratan hukum, peraturan, dan organisasi. Penganggaran adalah proses yang kompleks dan harus diintegrasikan dengan strategi, layanan, nilai, tujuan organisasi, dll.

Beberapa persyaratan hukum, peraturan dan organisasi untuk mengelola anggaran adalah:

• Pemantauan kinerja terhadap anggaran organisasi
• Konsistensi dalam penganggaran
• Akurasi dan transparansi dalam penganggaran
• Bijaklah dan hindari kesalahan dalam mengatur anggaran
• Estimasi yang kuat dan tegas untuk anggaran
• Sumber daya yang memadai (tingkat minimum) untuk mendanai berbagai layanan yang diperlukan untuk berfungsinya organisasi
• Laporkan setiap kekurangan jauh-jauh hari sebelumnya kepada organisasi
• Pantau anggaran dan kontrol sehingga meningkatkan kinerja

• Ambil tindakan yang diperlukan jika terjadi kekurangan atau pengeluaran berlebihan
• Sistem perencanaan keuangan harus akurat dan tepat.
• Setiap perubahan dalam layanan perlu diramalkan, perubahan kebijakan perlu diganti dengan yang lain dan perkiraan biaya untuk masa depan
• Memenuhi tuntutan, sumber daya harus sesuai dengan pengeluaran
• Tinjau kinerja terhadap anggaran, prioritaskan item pada anggaran tergantung pada pentingnya pemberian layanan
• Selalu memiliki catatan perkiraan untuk masa depan
• Siapkan rencana jangka panjang
• Memiliki pedoman rinci tentang berbagai pengeluaran dengan alasan
• Lihat anggaran tahun sebelumnya dan gunakan sebagai dasar, cari perubahan layanan, perubahan biaya, dll

• Keputusan dibuat oleh dewan atau komite yang terlibat dengan keuangan dan penganggaran
• Libatkan orang-orang yang akan langsung berurusan dengan anggaran
• Lihatlah implikasi dari setiap item pada anggaran, tujuan organisasi, tujuan yang ditetapkan, fakta praktis tentang anggaran, dll.
• Rencana dan cadangan harus siap pada saat defisit
• Memiliki prosedur pemantauan, pengendalian dan pelaporan + review yang tepat untuk penganggaran

1.3 Jelaskan berbagai jenis sistem anggaran dan fiturnya.

Sistem anggaran adalah bagian dari proses perencanaan dan pengendalian bisnis. Saat merencanakan bisnis, itu bisa berupa rencana jangka pendek ( kurang dari setahun ), rencana jangka panjang atau rencana jangka menengah. Bergantung pada rencana, jenis organisasi, dan dengan mempertimbangkan berbagai fakta yang terlibat, Anda harus dapat memilih jenis sistem anggaran yang tepat. Ada berbagai jenis sistem anggaran. Kami akan melihat beberapa di antara mereka dan fitur-fiturnya.

Penganggaran tradisional:

Dalam jenis penganggaran ini, informasi dan angka dari tahun sebelumnya diperhitungkan dan anggaran dibuat untuk tahun berikutnya dengan variasi kecil jika diperlukan. Sistem penganggaran ini mudah dikembangkan dan diterapkan. Mereka juga hemat biaya dan waktu. Namun ada beberapa kelemahan dalam menggunakan sistem ini karena mengikuti proses penganggaran top-down dimana anggaran dibebankan oleh manajemen yang lebih tinggi. Mereka juga tidak terlalu fleksibel dan tidak dapat digunakan untuk sistem penganggaran jangka panjang.

Penganggaran berbasis aktivitas (ABB):

Penganggaran di sini didasarkan pada kegiatan yang menimbulkan biaya. Berdasarkan aktivitas dan manfaatnya, sumber daya dialokasikan. Ini sangat akurat dalam arti, melacak biaya untuk setiap layanan / tujuan lebih mudah. Ini menghabiskan banyak waktu, rumit dan lebih mahal.

Anggaran bergulir:

Ini adalah anggaran jangka pendek di mana anggaran ditambahkan untuk setiap periode berjalan. Misalnya, anggaran bisa saja dikembangkan hanya 3 bulan dan ketika periode ini berakhir, anggaran baru akan ditambahkan dengan mempertimbangkan fakta dan angka dari periode bergulir sebelumnya. Karena anggaran ini melihat pada rencana jangka pendek, anggaran tersebut selalu mutakhir dan realistis. Hal ini membutuhkan lebih banyak waktu karena anggaran harus disiapkan lebih sering ( setiap beberapa bulan ) daripada setahun sekali.

lurnq.com

Penganggaran top-down:

Anggaran disiapkan oleh manajemen puncak dan diteruskan dengan wewenang kepada karyawan dalam organisasi. Ini biasa terjadi di organisasi kecil atau bisnis baru. Kadang-kadang manajer yang kurang memiliki keterampilan penganggaran, tidak menyadari hasil positif dari sistem penganggaran lain, membebankan anggaran kepada karyawan dengan menggunakan proses ini. Namun ini mungkin tidak selalu terjadi dan terkadang tidak semua karyawan akan menyetujui anggaran. Prosedur penganggaran ini tidak memakan waktu lama dan mungkin membutuhkan motivasi untuk kesepakatan.

Penganggaran bottom-up:

Manajer berkumpul untuk berdiskusi dan membuat keputusan tentang anggaran. Ini justru kebalikan dari penganggaran top-down. Keterampilan dan ide dari berbagai orang dipertemukan saat menyusun anggaran dan karenanya kualitas proses penganggaran baik. Sistem ini digunakan dalam organisasi / bisnis besar yang mapan. Manajer yang terlibat akan memiliki keterampilan penyusunan anggaran yang baik dan ide dikumpulkan dari staf berpengalaman di setiap departemen. Jenis penganggaran ini memakan waktu.

Penganggaran berbasis nol (ZBB):

Anggaran dalam hal ini disiapkan dari tingkat dasar, yaitu dari dasar nol. Dalam proses penganggaran berbasis nol, semua tugas / layanan disiapkan yang akan membantu mencapai tujuan organisasi. Manajer memutuskan prioritas setiap layanan berdasarkan bagaimana organisasi akan mendapatkan keuntungan. Berdasarkan prioritas ini, sumber daya dialokasikan. Beberapa area di mana ZBB dapat digunakan adalah, pelatihan, R&D, layanan nirlaba, dll. Ini adalah bentuk sistem penganggaran yang sangat efektif, tetapi menghabiskan banyak waktu. Manajer harus sangat terampil untuk mengembangkan sistem ZBB.

Penganggaran tambahan:

Ini adalah jenis sistem penganggaran di mana antisipasi kenaikan atau penurunan pendapatan untuk bisnis diperhitungkan saat mengembangkan anggaran. Jenis penganggaran ini bersifat langsung dan efektif dari segi biaya, tetapi tidak akan mencakup pengeluaran lain seperti biaya sekali pakai, biaya darurat, dll. Ini adalah bentuk penganggaran yang sangat mudah dan cepat dan terkadang dapat menyebabkan kesalahan dalam alokasi sumber daya.

Penganggaran berbasis motif laba:

Jenis penganggaran ini didasarkan pada pencapaian laba; yaitu, berdasarkan jumlah pendapatan atau laba yang diharapkan untuk tahun keuangan tertentu. Sebagian besar bisnis menggunakan jenis penganggaran ini sebagai metode penganggaran yang umum, tetapi tidak dapat dianggap sebagai metode penganggaran formal. Karena anggaran ini didasarkan pada motif keuntungan, maka jika penjualan terpengaruh maka akan mempengaruhi anggaran juga.

Bacaan lebih lanjut

• Kelola Anggaran: Pahami Cara Melaporkan Kinerja Terhadap Anggaran

  Mengelola anggaran tidak berhenti hanya dengan manajemen, tetapi juga melibatkan pelaporan kinerja terhadap anggaran. Ini memiliki tujuan dan manfaatnya sendiri dan juga membantu perkiraan anggaran di masa depan

• Memahami Bagaimana Mengelola Anggaran

  Mengelola anggaran adalah keterampilan penting untuk bisnis apa pun. Pengawasan anggaran melibatkan pemantauan, pengendalian, pencatatan pengeluaran, meminimalkan biaya, dan mengidentifikasi situasi yang memerlukan tindakan korektif.