Nvq level 3: berkomunikasi dalam lingkungan bisnis

Unit ini mencakup komunikasi yang tepat dalam lingkungan bisnis.

Foto oleh Antenna di Unsplash

Berkomunikasi dalam Lingkungan Bisnis adalah Grup A, unit wajib tiga kredit untuk Diploma Kualifikasi Kejuruan Nasional Tingkat 3 dalam Bisnis dan Administrasi, ditawarkan di Inggris, Wales, dan Irlandia Utara. Modul ini membantu kandidat mencapai pemahaman menyeluruh tentang tujuan komunikasi. Kandidat juga belajar bagaimana berkomunikasi baik secara lisan maupun tertulis, bagaimana mencari dan menggunakan umpan balik (dan pentingnya) dan bagaimana mengembangkan keterampilan komunikasi untuk tingkat berikutnya.

Artikel ini akan membahas setiap hasil modul, menjelaskan artinya, dan membahas cara mencapainya. Ini akan membantu Anda mendapatkan pemahaman tentang apa yang diharapkan para kandidat untuk menulis secara umum. Bergantung pada pekerjaan spesifik Anda, Anda harus memodifikasi apa yang tertulis di sini untuk pekerjaan dan organisasi Anda sendiri saat menyiapkan portofolio Anda sendiri.

Bagaimana Menggunakan Artikel Ini

Artikel ini mencakup Hasil 1 dan 2 dari Unit 304 untuk NVQ Level 3 Diploma dalam Bisnis dan Administrasi, yang mencakup elemen komunikasi di lingkungan tempat kerja.

Ini murni informatif dan dimaksudkan untuk memandu Anda melalui proses penyusunan portofolio Anda sendiri. Jangan langsung menyalin apa pun di sini untuk file Anda, karena file Anda perlu disesuaikan dengan spesifikasi pekerjaan dan organisasi Anda. Menyalin bahasa dari artikel ini secara langsung tidak hanya tidak jujur tetapi juga akan melemahkan file Anda.

Hasil 1: Memahami Tujuan Komunikasi Perencanaan

1.1 Jelaskan Manfaat Mengetahui Tujuan Komunikasi

Komunikasi mengacu pada transmisi ide atau konten antara individu, kelompok, atau individu dan kelompok. Komunikasi terdiri dari:

Sumber: orang atau orang yang membuat pesan.
Pesan: isi komunikasi.
Media: bagaimana komunikasi sedang dikirim (email, telepon, tatap muka, dll.).
Penerima : audiens atau orang yang dikomunikasikan. Keterampilan menerima termasuk mendengarkan dan membaca secara efektif.

Dalam lingkungan bisnis, kami berkomunikasi dengan mendengarkan masalah satu sama lain dan dengan memecahkan masalah sehari-hari bersama.

1.2 Jelaskan Alasan Mengetahui Penonton kepada Siapa Komunikasi Disampaikan

Jika Anda memahami audiens Anda, Anda dapat berkomunikasi dan membujuk mereka secara lebih efektif.

Untuk memastikan pesan Anda akan diterima dengan baik, Anda perlu mempelajari apa yang diharapkan audiens Anda, suasana hati mereka, dan pertanyaan apa yang mereka ingin Anda jawab.

1.3 Jelaskan Tujuan Mengetahui Hasil Komunikasi yang Dimaksud

Memahami "hasil yang diinginkan" dari komunikasi berarti memahami pesan Anda sendiri dan bagaimana audiens dapat menerimanya.

Penontonnya bisa:

Seorang rekan kerja tunggal
Sejumlah orang di rapat
Sebuah ruangan yang penuh dengan orang

Saat Anda berkomunikasi, Anda harus tahu apakah Anda mencoba untuk:

Sampaikan informasi
Membujuk
Menghibur

Efektivitas komunikasi Anda bergantung pada seberapa baik Anda memahami bagaimana tujuan Anda bercampur dengan posisi dan harapan audiens Anda.

1.4 Jelaskan Berbagai Metode Komunikasi dan Kapan Menggunakannya

Komunikasi dapat diklasifikasikan sebagai: verbal atau non-verbal, formal atau informal.

Lisan

Komunikasi verbal adalah jenis komunikasi yang paling penting, umum, dan efektif. Berbicara secara langsung dan mendengarkan membantu kita memahami kebutuhan emosional satu sama lain.
Komunikasi verbal yang efektif berkaitan dengan seberapa baik Anda mendengarkan orang lain seperti halnya dengan cara Anda berbicara kepada mereka.

Nonverbal

Komunikasi nonverbal berarti menulis, tetapi juga mengacu pada bahasa isyarat, ekspresi wajah, dan gerak tubuh. Komunikasi nonverbal kurang efektif dibandingkan komunikasi verbal — selalu lebih baik untuk terus terang — tetapi tetap penting bagi Anda untuk menangkap isyarat nonverbal.
Komunikasi nonverbal dapat meningkatkan komunikasi verbal. Bahasa tubuh dan ekspresi wajah biasanya jujur, dan dapat membantu menyampaikan ketulusan.
Beberapa orang — termasuk namun tidak terbatas pada mereka yang mengalami gangguan pendengaran — terutama menggunakan komunikasi nonverbal dalam bentuk bahasa isyarat, gerak tubuh, dan ekspresi wajah.

Komunikasi informal adalah interaksi tatap muka yang terjadi secara tidak sengaja sepanjang hari. Mereka bisa berhubungan dengan pekerjaan atau tidak, verbal atau nonverbal.
Beberapa contohnya adalah: obrolan tentang sesuatu yang tidak terkait dengan pekerjaan di ruang makan, email singkat yang menanyakan tentang status proyek, atau pesan tempel yang meminta pertemuan dadakan, untuk beberapa nama.

Komunikasi Formal

Beberapa jenis komunikasi sesuai dengan harapan atau protokol resmi, dicatat dengan cara tertentu, atau direncanakan dan dilatih sebelumnya.
Contoh komunikasi verbal formal adalah presentasi bernaskah. Komunikasi formal nonverbal mencakup item tertulis seperti laporan tahunan, persyaratan kerja, dan kontrak.

Hasil 2: Memahami Cara Berkomunikasi dalam Menulis

2.1 Mengidentifikasi Sumber Informasi yang Relevan Yang Dapat Digunakan Saat Mempersiapkan Komunikasi Tertulis

Sumber informasi dapat diklasifikasikan sebagai primer atau sekunder.

Sumber utama

Sumber utama diproduksi selama acara. Jenis informasi ini dikumpulkan oleh seseorang yang berhubungan langsung dengan kejadian atau peristiwa.
Sumber ini dapat berupa buku harian, surat, surat kabar, catatan pengadilan, wawancara, survei, dll.
Sumber primer biasanya tidak dipalsukan, dan paling dekat dengan kejadian itu sendiri.

Sumber sekunder

Jenis informasi ini difilter melalui seseorang yang dihapus dari acara utama.
Sumber-sumber ini dapat diinterpretasikan atau dianalisis sebagai literatur dari sumber utama, dan termasuk buku, dokumen interpretatif, atau catatan orang luar tentang suatu peristiwa.
Biasanya, sumber-sumber sekunder menafsirkan suatu peristiwa dan dapat diproduksi setelahnya.

2.2 Menjelaskan Prinsip Komunikasi untuk Menggunakan Bentuk Komunikasi Tertulis Elektronik dalam Lingkungan Bisnis

Komunikasi elektronik mengacu pada email, faks, atau komunikasi tertulis apa pun yang dikirim dan disimpan secara elektronik.

Komunikasi elektronik yang efektif melibatkan beberapa tingkat penguasaan teknis. Anda harus cukup terampil untuk mengirimkan informasi melalui teknologi telekomunikasi dan mengetahui cara menggunakan perangkat lunak yang diperlukan.
Saat memilih komunikasi elektronik untuk pertukaran informasi, Anda harus berpikir dengan hati-hati dan memutuskan metode komunikasi mana yang terbaik dan paling efisien.
Di lingkungan kantor, Anda harus dapat menafsirkan informasi dari sumber elektronik dan memiliki keterampilan parafrase yang baik.

2.3 Jelaskan Gaya dan Nada Bahasa dan Situasi yang Berbeda Saat Dapat Digunakan untuk Komunikasi Tertulis

Tulisan sehari-hari, santai, dan formal adalah gaya yang berbeda dengan harapan dan hasil masing-masing. Gaya penulisan yang Anda gunakan bergantung pada niat Anda, media Anda, dan audiens Anda.

Bahasa kasual adalah informal dan percakapan. Begitulah cara Anda menulis dalam pesan teks atau obrolan yang bersahabat. Kemungkinan, Anda hanya menggunakan bahasa kasual dengan bijaksana di tempat kerja, terutama dengan atasan Anda. Bahasa kasual adalah cara Anda berbicara dengan teman Anda.
Bahasa sehari-hari serupa, dan mengacu pada bahasa yang kita gunakan untuk berkomunikasi dengan keluarga dan teman dekat. Bahasa sehari-hari termasuk bahasa gaul dan dialek.
Bahasa formal digunakan dalam komunikasi bisnis, dan digunakan saat Anda ingin tampil sebagai profesional dan berwibawa. Itu juga tergantung pada kata dan nada yang Anda gunakan. Dalam penulisan formal, bahasa Anda harus memiliki sintaksis, kosakata, dan tata bahasa yang tepat.

2.4 Jelaskan Alasan Memilih dan Menggunakan Bahasa yang Sesuai dengan Tujuan Komunikasi Tertulis

Komunikasi adalah proses pertukaran informasi, ide, pikiran, perasaan dan emosi melalui ucapan, isyarat, tulisan, atau perilaku. Bahasa yang kita gunakan harus mudah dimengerti, akurat dan bijaksana.

Setiap jenis pesan — keluhan, notulen, dan keluhan, untuk beberapa nama — menuntut tingkat kebijaksanaan yang berbeda.

Terutama saat menulis sesuatu yang kritis, selalu coba untuk menyapa organisasi atau kelompok secara umum daripada membuatnya menjadi pribadi.
Mulailah dengan poin positif sebelum poin negatif, sehingga penerima tidak langsung bersikap defensif.
Jelaskan fakta secara lugas, daripada menggunakan bahasa yang samar atau tidak langsung.
Saat menulis, hindari menggunakan huruf tebal atau huruf kapital semua. Ini dianggap bermusuhan dalam komunikasi tertulis.

2.5 Jelaskan Cara Mengorganisir, Menata dan Menyajikan Informasi Tertulis Sehingga Memenuhi Kebutuhan Audiens yang Berbeda

Saat mengatur, menyusun, dan menyajikan informasi tertulis, perhatikan hal-hal berikut:

Saat membuat presentasi, persiapkan semua dokumen yang diperlukan sebelumnya. Ini mungkin termasuk presentasi PowerPoint (atau software slideshow serupa), handout atau skrip untuk Anda sendiri.
Simpan dokumen dalam urutan yang benar, sehingga komunikasi mengalir tanpa kebingungan atau kesalahan. Periksa kembali pesanan sebelumnya.
Saat memberikan presentasi, jelaskan tentang tujuan Anda. Berikan pengantar tentang apa yang akan Anda presentasikan, motif Anda dalam presentasi, mengapa hadirin dan mengapa topik itu penting.
Sajikan pekerjaan Anda selangkah demi selangkah, dengan jelas menggunakan referensi yang tepat jika diperlukan.
Pada akhirnya, akhiri dengan menjelaskan bagaimana semua tujuan Anda tercapai.
Luangkan waktu untuk menjawab pertanyaan.

2.6 Jelaskan Cara Memeriksa Keakuratan Isi dalam Informasi Tertulis

Komunikasi tertulis apa pun harus akurat, diformat secara profesional, dan bebas dari kesalahan ejaan atau tata bahasa. Periksa hal berikut sebelum dokumen diselesaikan untuk dikirim ke penerima.

Periksa Poin untuk Akurasi

Ketidakakuratan dapat merusak reputasi Anda dan organisasi Anda. Bergantung pada masalahnya, efeknya dapat berkisar dari memalukan hingga bencana.
Rincian yang akan diperiksa ulang meliputi: tanggal, nama, statistik, peristiwa, dan kutipan.
Jika Anda tidak yakin tentang apa pun, pastikan Anda menanyakannya kepada seseorang yang berpengetahuan atau berpengalaman.

Periksa Ejaan dan Tata Bahasa

Sebagian besar pengolah kata dan sistem email memiliki pemeriksa ejaan bawaan. Gunakan penilaian Anda, karena penilaian tersebut tidak selalu akurat, terutama terkait nama orang atau jargon khusus industri.
Selalu membaca dokumen dua kali sendiri sebelum menyelesaikan.
Minta orang lain membaca dan mengedit dokumen untuk Anda. Sepasang mata baru akan melihat kesalahan yang Anda lewatkan.

Gunakan Template

Banyak organisasi memiliki gaya internal untuk dokumen yang berbeda. Semuanya akan tersedia sebagai templat di mana Anda dapat dengan mudah memasukkan informasi.
Jika komunikasi tidak memiliki templat yang ditentukan, Anda harus meneliti gaya yang benar tergantung pada kebutuhan organisasi atau departemen Anda. Tanyakan kepada kolega Anda atau temukan dokumen serupa untuk mengetahui gaya yang tepat.

2.7 Jelaskan Tujuan Penggunaan Tata Bahasa, Tanda Baca, dan Ejaan yang Akurat

Tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang tepat memastikan pembaca Anda akan mudah membaca komunikasi Anda, membuat komunikasi lebih efisien.
Ketika sebuah dokumen memiliki kesalahan faktual, pembaca cenderung tidak mempercayai semuanya. Ketidakpercayaan yang dirasakan dapat berdampak negatif pada reputasi Anda, dan dengan demikian posisi Anda dalam organisasi.

2.8 Jelaskan Apa yang Dimaksud dengan Bahasa Inggris Biasa, dan Mengapa Digunakan

Bahasa Inggris biasa adalah bahasa yang menekankan kejelasan dan menghindari bahasa teknis atau jargon. Ini sangat penting ketika berbicara dengan orang di luar profesi Anda, yang membutuhkan bahasa teknis yang diterjemahkan ke dalam sesuatu yang lebih mudah dipahami.

Bahasa Inggris Biasa:

Dapat digunakan untuk berkomunikasi dengan siapa pun, terlepas dari keterampilan membaca atau pengetahuan mereka.
Jelas dan langsung, tanpa ada yang tersembunyi, bebas dari kata atau ide yang tidak perlu.
Bebas dari jargon teknis atau gaul.

2.9 Jelaskan Tujuan Proofreading dan Memeriksa Pekerjaan Tertulis

Anda harus mengoreksi semua pekerjaan tertulis. Ada beberapa alasan untuk ini:

Tulisan yang benar secara tata bahasa mencerminkan profesionalisme dan ketelitian Anda, serta organisasi Anda. Orang lain akan menilai Anda berdasarkan seberapa terpoles karya tertulis Anda.
Prosa yang ditulis dengan baik tidak memakan banyak waktu bagi pembaca Anda daripada teks yang penuh kesalahan, membuat komunikasi tertulis lebih efisien.

Semua pekerjaan tertulis, dari email hingga notulen rapat hingga laporan formal, harus mengoreksi kesalahan.

2.10 Jelaskan Tujuan Mengenali Pekerjaan Yang Penting dan Pekerjaan Yang Mendesak

Dalam pekerjaan sehari-hari, kami memiliki beragam tugas, beberapa penting, beberapa mendesak, dan beberapa memiliki prioritas rendah. Semua tugas memiliki tenggat waktu yang harus dipenuhi. Bagaimanapun, kepentingan dan urgensi adalah dua hal yang berbeda. Beberapa tugas mungkin keduanya, tetapi mengenali tugas yang mana