Nvq level 3: menghasilkan dokumen dalam lingkungan bisnis

Tinjau kebijakan dan prosedur yang terkait dengan pembuatan dokumen bisnis berkualitas tinggi.

Foto oleh Sharon McCutcheon di Unsplash

Pengantar Unit Ini

Ini adalah unit opsional Grup B di Level 3 dengan 4 kredit. Kandidat akan memiliki pengetahuan menyeluruh dan keterampilan langsung terkait dengan tujuan menghasilkan dokumen berkualitas tinggi. Mereka perlu mengetahui sumber daya apa yang tersedia di organisasi / perusahaan dan bagaimana menggunakannya, mengikuti semua kebijakan dan prosedur untuk menghasilkan dokumen, menggunakan sumber daya secara efektif dan mengikuti spesifikasinya.

1.1 Berikan contoh berbagai jenis dokumen yang mungkin diproduksi untuk lingkungan bisnis dan jelaskan gaya berbeda yang dapat digunakan.

Ada berbagai jenis dokumen yang mungkin diproduksi di lingkungan bisnis. Ini termasuk: dokumen faks, kartu nama, memo, agenda, notulen, spreadsheet, bagan analisis, lembar data, surat, tayangan slide, dan banyak lagi. Mereka semua memiliki tujuan dan kegunaan yang berbeda;

Kartu nama

Ini digunakan untuk memberikan informasi kepada pelanggan tentang cara menghubungi perusahaan. Ini bisa berupa kartu kecil.

Dokumen Faks

Jenis dokumen lain yang digunakan dalam bisnis adalah dokumen Fax; Ini sangat berguna dalam bisnis dan merupakan cara tercepat untuk mengirimkan dokumen. Ini dalam format kertas, baik dalam warna atau hitam putih.

Jadwal acara

Agenda memberi tahu Anda apa yang akan terjadi. Mereka membantu orang-orang menjadi terorganisir sehingga mereka tahu persis apa yang harus mereka lakukan dan apa yang akan terjadi. Ini dalam format kertas saat dibawa ke rapat, dan dapat didistribusikan secara elektronik.

Memo

Memo digunakan untuk komunikasi informal dengan organisasi dan dapat dalam format kertas atau elektronik.

Menit

Ini memiliki detail tentang apa yang terjadi pada pertemuan. Ini dapat dicetak di kertas untuk rapat dan dapat didistribusikan secara elektronik.

Spreadsheet

Ini dapat digunakan untuk berbagai tujuan, dari statistik hingga analitik. Ini dalam format elektronik, dapat diatur dalam buku yang sama atau dalam lembaran yang berbeda sesuai dengan kebutuhan.

Grafik Analisis

Ini bisa berupa grafik atau diagram yang membantu memantau statistik kinerja. Ini juga dalam format elektronik dan dapat dicetak di kertas bila diperlukan.

Lembar Data

Sheet ini bisa dalam format word atau excel. Ini dapat digunakan untuk menyusun data tertentu untuk dikomunikasikan di dalam atau di luar organisasi, atau juga untuk memantau statistik dan kinerja.

Surat

Ini adalah dokumen yang digunakan untuk berbagai jenis komunikasi di semua departemen untuk berbagai tujuan. Ada berbagai jenis surat, formal, informal, bisnis dll.

Slideshow

Ini adalah dokumen PowerPoint dan digunakan untuk tujuan demonstrasi dalam rapat. Ini dalam format elektronik dan dapat dicetak jika perlu.

1.2 Memberi contoh dan menjelaskan format berbeda yang digunakan untuk teks.

Saat Anda menyimpan dokumen, Anda dapat mengatur nama file dan di mana Anda ingin menyimpan file di komputer Anda.

Anda juga dapat mengubah format file. Saat mengubah format, itu adalah desain, tata letak atau font yang berubah. Ini adalah format yang sama sekali berbeda sedangkan isinya tetap sama.

Setiap pengolah kata memiliki format penyimpanannya sendiri. Banyak file teks menggunakan teks biasa (.txt), Rich Text Format (.rtf) serta Microsoft Word (.doc) dan sekarang.docx. Tetapi ada fasilitas untuk mengimpor dan mengekspor dalam format Word .

File RTF dapat dibaca oleh setiap paket pengolah kata dan ukurannya lebih kecil.

PDF adalah format file portabel lain yang tidak dapat diedit. Namun ada beberapa yang dapat diedit yang memungkinkan bidang tertentu yang memiliki kotak teks yang memungkinkan memasukkan data. File PDF dapat diubah menjadi kata dan diformat dan kemudian diubah kembali ke PDF jika perlu. Tetapi PDF selalu digunakan untuk dokumen jadi yang tidak memerlukan pengeditan lebih lanjut. Jika Anda mengirimkan dokumen kepada orang lain yang tidak memerlukan atau tidak boleh diedit, yang terbaik adalah mengirimkannya sebagai PDF.

1.3 Apa tujuan dan keuntungan dari menghasilkan dokumen yang berkualitas tinggi dan menarik?

Dokumen yang Anda buat untuk organisasi Anda adalah gambar atau representasi dari organisasi Anda. Jadi secara otomatis menciptakan kesan pada pembaca tentang standar organisasi dan bagaimana organisasi itu menghargai pelanggannya. Dokumen berkualitas baik juga terlihat bagus di mata pembaca, dan mudah diikuti dan dibaca.

Dokumen berkualitas baik menarik pelanggan dan pemasok, sehingga meningkatkan keuntungan bagi organisasi. Ini membantu perbaikan di berbagai bidang dan meningkatkan kreativitas dalam apa yang Anda lakukan, yang pada gilirannya akan menarik pelanggan. Dokumen yang dihasilkan dengan rapi akan memiliki penjelasan atau rencana langkah demi langkah atau statistik dari apa yang diminta dan akan membantu mengidentifikasi, mengelola dan memantau risiko. Ini pada gilirannya akan membantu organisasi peduli dan bertanggung jawab untuk pelanggan mereka.

Selain itu, kualitas dokumen Anda adalah cerminan diri Anda.

2.1 Jelaskan berbagai sumber daya yang dibutuhkan untuk menghasilkan dokumen berkualitas tinggi dan menarik.

Sumber daya yang mungkin Anda butuhkan untuk menghasilkan dokumen yang berkualitas dan menarik adalah

Untuk Produksi

1. Mesin fotocopy dan pemakai mesin fotocopy yang berkualitas tinggi sehingga hasil cetakan yang diperoleh rapi dan jelas

2. Printer berkualitas tinggi untuk hasil cetakan berkualitas

3. Scanner, sehingga Anda dapat memindai dokumen dalam bentuk aslinya.

4. Komputer untuk memproses dan mengoperasikan semua mesin di atas

5. Software berkualitas tinggi yaitu Microsoft Word untuk pengolah kata

6. Seorang juru ketik yang cakap atau berkualifikasi untuk menghasilkan dokumen sehingga dokumen tersebut disiapkan dalam format dan tata letak yang dibutuhkan

7. Mungkin penutup atau pengikat untuk tampilan rapi dan selesai itu

Untuk Kualitas

1. Gambar untuk membuat dokumen terlihat menarik dan lebih bersahabat

2. Font yang Dapat Dibaca untuk dibaca semua orang tanpa kesulitan apapun

3. Ukuran Font yang Layak sehingga dapat dibaca oleh semua orang

4. Tata Letak Sederhana untuk tampilan yang rapi dan menyenangkan.

2.2 Dengan cara apa Anda dapat menggunakan sumber daya yang berbeda untuk menghasilkan dokumen berkualitas tinggi dan menarik?

Dengan menggunakan kertas bermutu tinggi, printer laser jet bermutu dan software editing yang baik, maka dapat dihasilkan dokumen yang bermutu tinggi dan menarik.

2.3 Jelaskan berbagai jenis teknologi yang tersedia untuk memasukkan, memformat dan mengedit teks, dan fitur utamanya.

Teknologi berbeda yang tersedia untuk memasukkan, memformat dan mengedit teks adalah:

• Komputer dengan monitor, keyboard dan mouse atau Laptop
• Printer, pemindai
• Perangkat lunak pengolah kata

Cara normal atau standar untuk memasukkan teks ke komputer (atau di masa lalu adalah mesin tik) adalah melalui keyboard. Ini bisa berupa keyboard nirkabel atau kabel atau touch-pad tergantung pada perangkat yang Anda gunakan. Di keyboard, pengguna menekan tombol tertentu untuk setiap karakter yang membutuhkan input dan ini ditransfer ke perangkat lunak pengolah kata yang tersedia, diinstal atau digunakan pada perangkat. Biasanya itu adalah aplikasi kata Microsoft yang biasanya digunakan untuk pengolah kata di sebagian besar organisasi.

Bentuk lain dari penginputan teks adalah melalui pemindai. Pemindai dapat memindai sebagai JPEG atau PDF, tergantung kebutuhan. Dokumen yang dipindai juga dapat diubah menjadi kata dan perubahan dibuat, dalam beberapa kasus. Ada perangkat lunak yang tersedia untuk mencapai ini.

Teknologi Tersedia untuk Memasukkan Teks

Keyboard (dan mouse) adalah untuk memasukkan teks secara manual. Bisa lambat dan / atau rawan kesalahan tergantung pada keterampilan operator keyboard. Ini tersedia secara universal dan biasanya disertakan dengan PC.

Dokumen dipindai menggunakan pemindai dan kemudian dapat diubah menjadi teks menggunakan perangkat lunak pengenalan karakter optik. Keakuratan konversi tergantung pada kualitas sistem. Dokumen asli harus sangat jelas dan dengan font yang sesuai. Tidak semua sistem dapat mengatasi grafik pada aslinya.

Teknologi Tersedia untuk Memformat dan Mengedit Teks

Editor teks paling sederhana yang tersedia adalah notepad. Ini hanya dapat digunakan untuk pengeditan dasar. Anda tidak dapat menggunakan terlalu banyak font atau format modis atau menyisipkan karakter. Ini pada dasarnya digunakan untuk pengeditan dan koreksi dan tidak memakan terlalu banyak ruang dalam memori karena ukurannya terlalu kecil dibandingkan dengan pengolah kata lainnya.

Saat Anda perlu memilih gaya dan tata letak yang modis, Pengolah Kata terbaik untuk digunakan adalah Microsoft Word. Ini memiliki berbagai fitur yang saya bangun yang memungkinkan tingkat pengeditan, koreksi, dan peningkatan teks yang lebih tinggi. Ini memiliki pilihan font, tata letak, templat, fungsi, warna, dll yang tak terhitung banyaknya. Karena kelebihan ini, ukuran file relatif besar jika dibandingkan dengan notepad atau word pad karena semua detail pemformatan ini disimpan bersama dengan karakternya.

Perangkat lunak lain (spreadsheet, aplikasi database) digunakan untuk menyortir teks dan data lainnya. Ini juga digunakan untuk tujuan statistik dan analitis.

3.1 Apa manfaat dari menyetujui tujuan, konten, gaya, dan tenggat waktu untuk produksi dokumen?

Semua dokumen

• ditulis untuk audiens tertentu;
• memiliki pesan yang konsisten
• memiliki informasi dalam dokumen yang mudah diakses, jelas, akurat, dan terbaca;
• Benar-benar menjangkau audiens yang dituju.
• Harus menjangkau audiens yang dituju tepat waktu

Ketika Anda menulis dokumen atau menyiapkan dokumen, selalu ada tujuan. Juga harus ada tata letak atau gaya tertentu untuk dokumen tergantung pada tujuannya, akan ada tenggat waktu juga untuk dokumen tersebut. Jadi semua aspek ini harus dipertimbangkan dan disepakati dengan manajer atau organisasi atau tim Anda, mana pun kebijakan dan prosedurnya. Ini akan memutuskan apakah dokumen akan menjadi replika yang tepat dari apa yang diperlukan untuk organisasi dan akan membantu Anda membuatnya tanpa kesalahan dan yang konsisten dengan persyaratan audiens yang Anda jangkau. Jadi dengan merencanakan semua ini jauh-jauh hari, Anda menyelesaikan persiapan dokumen tepat waktu dengan sedikit membuang waktu dan kesalahan.

3.2 Jelaskan cara mengatur konten yang dibutuhkan untuk dokumen.

Sebelum Anda mulai mengerjakan sebuah dokumen, Anda perlu mencari tahu

• Bagaimana dokumen itu akan disajikan
• Informasi yang akan disertakan.
• Untuk siapa dokumen itu
• Berapa panjang dokumen itu
• Tujuan dokumen
• Format apa yang diperlukan
• Buat draf kasar
• Pilih bahasa yang benar (formal / informal)

Semua informasi yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen harus disimpan dengan aman dengan nama file yang jelas, daftar atau database sumber daya. Bagaimana dokumen selesai disajikan dan diatur akan tergantung pada apa dokumen itu akan digunakan, format dan isinya. Jadi ini harus disepakati dengan pembuatnya dan diperbarui secara teratur untuk memastikan produk jadi sesuai dengan tujuannya. Sub-judul berguna agar titik informasi tertentu mudah ditemukan.

3.3 Jelaskan cara mengintegrasikan dan menata teks dan non-teks.

Teks dan non-teks dapat diintegrasikan dengan mudah dengan Microsoft Office Word. Microsoft Office Word memungkinkan Anda menyisipkan gambar, grafik, clip art, dan membungkus teks, dan membantu Anda mengatasi berbagai fitur untuk mendapatkan format yang konsisten. Ada berbagai fitur berbeda yang dapat digunakan juga. Juga ada berbagai aplikasi perkantoran lain yang membantu mengintegrasikan dan menata teks dan non-teks, misalnya excel dan PowerPoint, membantu mengintegrasikan teks dan non-teks dalam spreadsheet dan slide. Aplikasi mana pun yang digunakan, pemformatan dan proses lainnya harus dilakukan, mengingat bagaimana Anda membutuhkan dokumen keluaran agar terlihat.

3.4 Bagaimana Anda memeriksa keakuratan dokumen lengkap, seperti ejaan dan tata bahasa, tanda baca, kebenaran? Mengapa Anda melakukan ini?

Kebanyakan pengolah kata memiliki pemeriksa ejaan. Jadi saat Anda mengetik apa pun ke komputer, itu akan terus-menerus memeriksa ejaannya. Pemeriksa ejaan tidak sepenuhnya akurat dan juga jika Anda mengetik kata lain, bukan yang diminta, pemeriksa ejaan tidak akan mengidentifikasinya. Anda akan membutuhkan kamus. Pemeriksa ejaan tidak akan memiliki semua kata, jadi Anda harus selalu menambahkan kata baru saat Anda membutuhkannya dalam kamus. Juga kata dan nama yang Anda gunakan berulang kali tetapi tidak ada dalam kamus dapat ditambahkan untuk mencegah pemeriksaan ejaan selalu.

Setelah pemeriksaan ejaan selesai, ada baiknya untuk melakukan pemeriksaan tata bahasa juga meskipun pemeriksa tata bahasa tidak begitu baik dan tidak akan memilih semua kesalahan tata bahasa. Jadi yang terbaik adalah membaca dokumen sendiri satu atau dua kali bahkan setelah semua pemeriksaan ini dilakukan dan jika bisa, alangkah baiknya jika dokumen dibaca oleh orang lain yang berpengalaman, karena kita selalu tidak melihat semua kesalahan dalam dokumen tertulis kita sendiri..

Akurasi dan kebenaran diperiksa karena dokumen adalah citra organisasi dan harus memiliki standar yang tinggi. Ini juga membantu pembaca untuk dengan mudah memahami apa yang Anda coba jelaskan atau sajikan.

Ada solusi penyimpanan digital dan fisik untuk dokumen.

3.5 Jelaskan mengapa Anda akan menyimpan dokumen dengan aman dan terjamin. Berikan contoh bagaimana Anda akan melakukan ini.

Dokumen penting baik kecil atau besar harus disimpan dengan aman dan aman mengikuti kebijakan dan prosedur organisasi. Ini bisa berupa penyimpanan digital atau penyimpanan fisik tergantung pada kebutuhan dan dengan mempertimbangkan sifat kerahasiaannya. Penyimpanan digital dapat berupa server organisasi, drive atau flash drive yang semuanya aman. Penyimpanan fisik bisa berupa lemari arsip. Bagaimanapun mereka disimpan untuk referensi di masa mendatang dan karenanya penting. Seseorang juga harus mematuhi Undang-Undang Perlindungan Data.

File dan catatan harus disimpan untuk mematuhi peraturan untuk memastikan keamanan dokumentasi / data tersebut dan sangat penting untuk bisnis agar berjalan lancar. Informasi harus disimpan dengan aman sehingga tidak dapat diungkapkan kepada pihak ketiga tanpa izin relatif. Ini penting karena data apa pun yang tidak aman dapat tersebar di seluruh internet. Juga pastikan Anda menyimpan pekerjaan Anda dan mengamankannya dengan benar.

Anda juga harus selalu, menyimpan perubahan pada dokumen, gambar atau lembar kerja yang sedang Anda kerjakan sesering mungkin - jika terjadi pemadaman listrik atau kerusakan komputer.

Sebagian besar bisnis saat ini bergantung pada data elektronik dan karenanya yang terbaik adalah memiliki solusi cadangan yang baik. Organisasi kami mencadangkan data setiap malam ke servernya dan memungkinkan ke media eksternal di mana pun diperlukan untuk menghindari kehilangan data karena crash yang tidak dapat dihindari.

3.6 Apa tujuan kerahasiaan dan perlindungan data saat menyiapkan dokumen?

Pelepasan informasi pribadi dapat mengakibatkan konsekuensi yang serius. Mungkin tidak ada aspek yang lebih penting dari bisnis apa pun selain perlindungan dan kerahasiaan data. Ini membantu menyelamatkan perusahaan, nilai-nilainya, dan kepercayaan dari pelanggan.

3.7 Apa tujuan dan manfaat memenuhi tenggat waktu?

Penting untuk memenuhi tenggat waktu karena itu menghemat waktu, uang, dan sumber daya dan kami selalu ingin menjadi yang terdepan dari pesaing kami.

Tujuan dan manfaat dari memenuhi tenggat waktu adalah Anda menghemat hal-hal finansial seperti memotong biaya, dan menghemat waktu Anda yang berharga. Jika tenggat waktu tidak terpenuhi, Anda menghabiskan lebih banyak uang untuk pekerjaan yang menunggu penyelesaian dan itu mempengaruhi keseluruhan omset sehingga mempengaruhi anggaran Anda secara drastis.

Tidak memenuhi tenggat waktu secara tidak langsung mempengaruhi berbagai departemen yang saling terkait juga. Contohnya bisa jadi departemen keuangan, departemen penggajian dan departemen akun, dan pasti semua departemen lain yang terhubung. Ini kemudian mempengaruhi pendapatan atau keuntungan keseluruhan bagi organisasi, yang pada gilirannya akan berdampak pada gaji karyawan, kenaikan gaji dan bonus.