Nvq level 3: menggunakan sistem buku harian (tujuan, jenis, dan lainnya)

Tinjau penggunaan sistem buku harian dalam administrasi bisnis, termasuk jenis buku harian yang tersedia, informasi yang harus disertakan, dan cara menyimpan entri dengan aman.

Foto oleh Viktor Talashuk di Unsplash

Pengantar Unit Ini

Ini adalah unit opsional Grup B di Level 2 dengan total 3 kredit. Setelah menyelesaikan unit ini, kandidat akan memiliki pengetahuan yang baik tentang tujuan sistem buku harian, bagaimana menggunakannya dan mengapa menggunakannya. Mereka akan tahu informasi apa yang diperlukan untuk membuat buku harian dan mengapa, dan mereka akan tahu bagaimana membuat entri buku harian dengan jelas dan akurat dan mengapa.

Kandidat akan mengetahui tujuan perubahan dan bagaimana memprioritaskan dan mengkomunikasikannya, serta memahami kebutuhan untuk mengkomunikasikannya. Kandidat juga akan tahu cara melaporkan dan menyelesaikan masalah apa pun dalam entri buku harian dan cara menyimpannya dengan aman, karena dapat berisi informasi sensitif dan rahasia. Berbagi buku harian juga tercakup, termasuk tingkat berbagi, hak apa yang dimiliki setiap orang atas buku harian dan bagaimana menjaga kerahasiaan dan janji pribadi dari semua pengguna.

Saya juga menyertakan pernyataan pribadi.

1.1 Apa tujuan menggunakan sistem buku harian?

Waktu sangat penting dan dapat dimanfaatkan dengan cara yang sangat efisien dengan memelihara sistem buku harian. Oleh karena itu, perencanaan dan pengorganisasian yang efisien untuk waktu Anda sendiri dan orang lain adalah salah satu aktivitas terpenting yang dapat Anda lakukan.

Buku harian adalah salah satu sumber daya utama di dalam kantor, tanpanya, tak seorang pun dari kita akan tahu di mana kita harus berada atau apa yang harus kita lakukan pada waktu tertentu.

Buku harian itu dapat disimpan secara manual atau elektronik.

1.2 Jelaskan berbagai jenis sistem buku harian.

Sistem buku harian pada dasarnya dapat dibagi menjadi dua jenis:

Sistem Manual

Jenis sistem buku harian manual yang paling umum digunakan di kantor

adalah buku terikat tempat janji temu dicatat.

Ini mungkin:

• Satu hari per halaman
• Dua hari per halaman
• Satu minggu untuk melihat
• Dua minggu untuk melihat

Saat memilih jenis buku harian manual yang paling sesuai untuk digunakan, Anda perlu mempertimbangkan berapa banyak entri yang mungkin Anda buat dalam satu hari.

Alternatif untuk buku terikat adalah sistem daun lepas, yang sering disebut sebagai pengelola waktu. Ini memiliki keuntungan bahwa bagian buku harian bersifat kontinu. Halaman baru hanya ditambahkan seiring berjalannya waktu, jadi tidak perlu mendapatkan buku harian baru menjelang akhir setiap tahun.

Sistem manual lain yang sama sekali berbeda adalah perencana dinding. Ini biasanya grafik berlaminasi yang memiliki ruang per hari yang mencakup seluruh tahun.

Sistem Elektronik

Buku harian elektronik dapat disimpan di komputer pribadi, laptop, palmtop atau penyelenggara elektronik. Mereka memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan sistem manual:

• Menyoroti potensi konflik antar janji
• Masuk acara reguler hanya sekali
• Lebih sedikit kertas yang digunakan.
• Perlindungan kata sandi.
• Tersedia akses ganda.
• Di layar pengingat janji.
• Kompatibilitas database.
• Kontak elektronik.

Penting untuk memeriksa efek perubahan yang dibuat pada entri.

123rf.com

1.3 Mengapa Anda harus memperoleh informasi yang relevan tentang entri dan perubahan buku harian yang diminta?

Permintaan untuk perubahan mungkin tampak relatif kecil, tetapi mungkin memiliki efek langsung yang dapat berdampak besar. Menunda janji dapat menyebabkan orang yang menghadiri rapat terlambat, atau bahkan tidak dapat menghadiri, rapat lain yang diatur di kemudian hari. Oleh karena itu, penting untuk memeriksa pengaruh perubahan yang diminta sebelum menyetujuinya.

Semua informasi yang relevan harus diperoleh karena Anda harus memastikan bahwa setiap orang yang menghadiri rapat atau janji temu memiliki kenyamanan dan diberikan semua detailnya, sehingga tidak ada kesalahan di mana pun kapan pun.

2.1 Informasi apa yang diperlukan untuk membuat entri buku harian?

Informasi seperti waktu, durasi, tanggal, tempat, peserta, kursi, pengunjung diharuskan untuk membuat entri buku harian.

2.2 / 3 Mengapa Anda harus memprioritaskan permintaan dan bagaimana Anda melakukannya?

Penting bagi Anda untuk memprioritaskan tindakan yang perlu Anda ambil jika menerima sejumlah permintaan atau perubahan pengaturan pada saat yang bersamaan. Jelaslah bahwa perubahan mungkin paling baik ditangani dalam urutan kronologis. Juga setiap orang yang terlibat dengan pertemuan harus dihubungi dan memastikan nyaman untuk semua orang sebelum permintaan atau perubahan dikonfirmasi. Perubahan yang mempengaruhi janji pada hari Anda menerima perubahan, perlu ditangani, sebelum perubahan pada janji atau rapat di masa depan.

Contoh perangkat lunak buku harian.

2.4 Mengapa Anda harus mencoba menyeimbangkan kebutuhan semua pihak yang terlibat?

Setiap orang yang terlibat dalam pengangkatan atau pertemuan harus diberikan waktu yang cukup untuk perencanaan, perjalanan dan untuk kebutuhan lainnya agar pertemuan berjalan dengan lancar tanpa ada masalah bagi siapapun. Agar pertemuan berhasil, semua yang terlibat harus hadir dan diberi waktu persiapan yang cukup.

2.5 Mengapa Anda harus mengkomunikasikan perubahan kepada mereka yang terpengaruh?

Perubahan harus dikomunikasikan tepat waktu, dan jika Anda bertanggung jawab atas buku harian orang lain, penting bagi Anda untuk mengomunikasikan perubahan apa pun kepada mereka pada waktu yang tepat untuk memungkinkan mereka mempersiapkan pertemuan atau perjalanan apa pun yang terlibat. Penting juga untuk memberikan waktu yang cukup dalam sehari bagi mereka untuk menangani masalah rutin dan waktu perjalanan yang cukup di antara janji jika perlu.

Orang lain yang terpengaruh oleh perubahan tersebut juga akan memiliki janji temu lain di buku harian mereka. Penting agar Anda tidak memberi mereka kesan bahwa perubahan dilakukan dengan ringan atau, sebaliknya, karena sesuatu yang lebih penting telah muncul.

Sistem buku harian elektronik dapat secara otomatis mengkomunikasikan perubahan kepada mereka yang terlibat yang sistemnya terhubung dengan jaringan Anda, tetapi Anda perlu menghubungi siapa pun yang terpengaruh. Tergantung pada skala waktu yang terlibat, ini dapat dilakukan melalui telepon, email, fax, surat atau secara lisan.

Contoh buku harian manual.

getentrepreneurial.com

2.6 Mengapa Anda harus selalu memperbarui sistem buku harian?

Menjaga buku harian tetap mutakhir ketika perubahan telah disepakati sangat penting. Anda harus memastikan bahwa Anda telah menghapus janji yang dibatalkan. Sangat menjengkelkan dan memalukan untuk datang ke sebuah janji hanya untuk diberitahu bahwa itu telah dibatalkan, dan juga membuang-buang waktu.

Buku harian yang tidak diperbarui sepenuhnya akan menimbulkan kebingungan. Itu akan membuat orang kehilangan kepercayaan diri dan menjadi buang-buang waktu.

Mungkin ada pertanyaan tentang keamanan dan kerahasiaan yang terlibat saat mengkomunikasikan amandemen pengaturan. Mungkin ada negosiasi yang bisa berdampak pada masa depan organisasi. Jika Anda mengetahui hal ini sebagai hasil dari mengatur rapat, penting agar Anda tidak menyediakan informasi ini.

Efisiensi dari seluruh organisasi dapat dikatakan bergantung pada pemeliharaan yang benar dari sistem buku harian yang digunakan. Walaupun tampaknya, secara sepintas lalu, peran yang sangat kecil, akan sangat sulit jika setiap anggota staf harus mengingat janji temu apa yang mereka miliki dan di mana mereka seharusnya berada pada waktu tertentu.

2.7 Jelaskan berbagai jenis masalah yang mungkin terjadi saat permintaan baru dibuat dan solusi untuk masalah ini.

Permintaan baru pada sistem buku harian dapat dibuat untuk pertemuan atau janji temu atau untuk pemesanan kamar atau untuk perubahan pada pemesanan yang sudah ada. Permintaan tergantung pada peran di mana pemegang buku harian itu terlibat. Ketika permintaan dibuat, pemohon mungkin atau mungkin tidak telah melihat-lihat sistem buku harian untuk slot yang tersedia atau waktu luang, dan ini mungkin karena mereka tidak memiliki akses ke informasi yang diperlukan. Saat permintaan baru dibuat, masalah berikut dapat terjadi

• Implikasi untuk permintaan yang ada - ini dapat didasarkan pada faktor-faktor berikut seperti tumpang tindih dan duplikasi
• Permintaan yang tumpang tindih - perlu diperhatikan agar permintaan tidak tumpang tindih karena dapat menciptakan kekacauan dan mencegah orang menghadiri rapat atau janji temu.
• Pemesanan duplikat atau ganda - kesalahan umum yang terjadi saat buku harian ditangani oleh banyak orang dan komunikasi buruk
• Tidak mengkomunikasikan permintaan atau mengubah permintaan - komunikasi yang buruk gagal di seluruh sistem
• Tidak mengonfirmasi permintaan - permintaan perlu dikonfirmasi, jika tidak, orang tidak akan yakin apakah permintaan tersebut akan dilanjutkan. Terkadang hal ini menyebabkan slot tetap kosong, membuat orang yang membutuhkan menunggu
• Tidak mencatat permintaan - ini akan ditampilkan sebagai kosong jika sebenarnya ada permintaan
• Memprioritaskan permintaan - meminta penjadwalan ulang permintaan ketika beberapa permintaan dengan prioritas tinggi / darurat / urgensi masuk
• Memperbarui permintaan - untuk menghindari miskomunikasi dan informasi yang salah
• Perlindungan data
• Keamanan

Solusi

Solusi untuk masalah ini adalah:

• Memiliki pengetahuan yang menyeluruh tentang sistem buku harian, cara menggunakannya, cara merencanakan dan mengoordinasikan permintaan untuk menghindari duplikasi dan tumpang tindih
• Pengetahuan tentang memperoleh informasi yang relevan tentang permintaan dan jenis informasi yang diperlukan
• Memprioritaskan permintaan sesuai dengan kebutuhan dan urgensi serta mencatatnya dalam format yang benar serta memberikan akses kepada staf yang dibutuhkan
• Komunikasi merupakan aspek penting lainnya, yang jika tidak digunakan akan menggagalkan jalannya organisasi
• Pembaruan menghindari kekecewaan dan kesalahan dalam banyak hal
• Mengikuti kebijakan dan prosedur organisasi yang berkaitan dengan perlindungan dan keamanan data.
• Menggunakan sistem file log, sehingga tidak ada yang dapat mengakses file tanpa login ke sistem

Berbagi Kalender Anda

2.8 Jelaskan tujuan mengikuti prosedur keamanan dan kerahasiaan saat menggunakan sistem buku harian.

Buku harian dapat digunakan untuk berbagai keperluan. Satu buku janji pribadi atau rahasia, janji untuk rapat, diskusi dan informasi lain dalam buku harian mereka. Mungkin juga ada entri yang terkait dengan informasi rahasia orang lain yang sensitif dan pribadi. Jadi setiap entri buku harian harus memiliki pengaturan seperti "pribadi" untuk informasi pribadi, dan memastikan bahwa hanya orang yang tepat yang melihat entri yang dibuat, jika tidak akan ada pelanggaran dalam kerahasiaan. Kami tidak ingin seseorang melihat informasi rahasia kami atau orang lain. Contohnya adalah janji temu kesehatan kerja, tinjauan formal, pertemuan disipliner, pertemuan rehabilitasi atau pengamanan, dll. Jadi, akses ke informasi oleh orang-orang harus dijaga dan dipantau.

Jika menyangkut masalah keamanan, jika kalender atau buku harian tidak dilindungi, siapa pun akan memiliki akses ke informasi di buku harian, dan mereka bahkan dapat mengedit atau menghapus informasi penting. Ketika orang diberi akses ke kalender, mereka diberi tingkat izin tertentu saat mempertimbangkan hak akses dan hak mengedit. Juga buku harian harus terbuka hanya untuk orang-orang yang membutuhkan informasi tertentu dan tertutup dari orang lain.

Jadi agar organisasi atau departemen berfungsi dan beroperasi dengan baik, prosedur kerahasiaan dan prosedur keamanan perlu diikuti.

Semoga Sukses Dengan Studi Anda

Saya harap ini berguna bagi Anda. Harap jangan ragu untuk meninggalkan komentar atau tanggapan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan bantuan dan saran, jangan ragu untuk menghubungi saya. Terima kasih.