"Memesan produk dan layanan": pernyataan pribadi (untuk ujian bisnis dan administrasi nvq)

Untuk menjalankan perusahaan dan organisasi secara efektif, semua produk dan layanan harus tersedia pada waktu yang tepat. Setiap perusahaan memiliki pemasoknya sendiri. Mereka mengumpulkan informasi tentang pemasok dan produk melalui berbagai sumber. Organisasi kami menggunakan __________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) untuk memesan alat tulis di masa lalu, dan baru-baru ini pindah ke _______________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) , karena menurut mereka lebih hemat biaya. Biaya produk dibandingkan dan kutipan keseluruhan didapat dari pemasok. Perusahaan yang memberikan penawaran terbaik bersama dengan kualitas dipilih untuk layanan tersebut.

Kami menelepon pemasok, dan jika memungkinkan mengatur kunjungan ke pemasok untuk melihat kualitas layanan yang mereka berikan. Perusahaan kami menerima layanan dari _____________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Jadi umumnya kunjungan diatur untuk memeriksa apakah mereka mematuhi semua kebijakan dan prosedur, dan juga apakah itu akan menjadi tempat yang lebih aman dan lebih baik bagi klien. Kami juga memeriksa untuk melihat penawaran untuk menemukan kualitas dan layanan terbaik.

Bagaimana Kami Meminta Produk dan Layanan

Setelah memilih pemasok, kami terus mengambil layanan dari mereka. Setiap bulan pesanan ditempatkan sesuai persyaratan untuk alat tulis dan setiap hari untuk layanan lainnya. Saat meminta layanan atau produk, kami memastikan bahwa kami menentukan kebutuhan dan spesifikasinya dengan sangat jelas. Kami menuliskan nama produk, kode jika tersedia, jumlah dan biaya. Ini hanya mungkin jika saya mengetahui produk dan layanan.

Saat memilih produk dan layanan, manajer kantor saya berhubungan dengan pemasok dan mendapatkan penawaran dari berbagai pemasok. Pemasok juga menyediakan produk sampel untuk kami periksa untuk melihat kualitasnya. Setelah meneliti secara menyeluruh biaya dan kualitas, manajer kantor saya memutuskan perusahaan mana yang akan digunakan dan menerima layanan dari mereka.

Kualitas sangat penting ketika memilih layanan dan produk. Itu harus memenuhi harapan klien. Yang juga tidak kalah penting adalah bagaimana layanan ini akan bermanfaat bagi karyawan.

Hal penting lainnya yang perlu diingat adalah membeli hanya produk yang kami butuhkan, dengan memperhatikan persyaratan klien dan karyawan. Jika tidak uang yang dihabiskan untuk barang yang tidak diinginkan akan menjadi pemborosan. Perencanaan yang jelas membantu menghemat anggaran.

Saat mencari pemasok dan produk, manajer bisnis berhubungan dengan pemasok yang berbeda untuk mendapatkan penawaran terbaik. Ini membantu organisasi untuk menghemat uang dan tetap memantau anggaran.

Saat berhubungan dengan pemasok, semua orang memastikan mereka menjaga profesionalisme, dan melakukan pembayaran tepat waktu, serta mengejar pesanan dan pengiriman. Kami memastikan bahwa kami melakukan pemesanan jauh sebelumnya, dan memberikan waktu yang cukup kepada pemasok untuk mengirimkan produk atau layanan tepat waktu.

Memesan, menerima dan segala sesuatu yang berhubungan dengan penyediaan dan penerimaan barang dan jasa termasuk dalam apa yang disebut rantai pasokan. Rantai pasokan dimulai dari bahan baku yang digunakan untuk membuat produk, hingga produk yang dikirim untuk konsumen, termasuk semua orang, seperti grosir, pengecer, dll. Jadi setiap orang yang termasuk dalam rantai ini bertanggung jawab atas kinerja dan kualitasnya.

Saat memesan produk, saya sangat berhati-hati untuk memastikan bahwa saya memberikan detail yang jelas tentang produk yang saya perlukan yang meliputi, kode, ukuran, warna, dan detail lain yang diperlukan. Saya memeriksa untuk melihat bahwa semua barang yang dipesan diperlukan, dan siapa yang membutuhkannya. Saya mengutamakan pesanan sesuai kebutuhan dan memesan hanya yang esensial. Saya kemudian meminta izin dari manajer saya. Saya memesan menggunakan sistem yang disebut ____________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Pesanan ditempatkan melalui katalog pemasok yang sudah tersedia di sistem. Setelah kami menerima pesanan, mereka diperiksa secara menyeluruh terhadap faktur untuk melihat bahwa kami telah menerima semua barang sesuai dengan faktur, dan kemudian tanda terima ditandatangani. Juga saya kemudian menerima barang pesanan pada ____________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) sehingga memberi tahu tim Pembayaran bahwa kami telah menerima pesanan. Sistem menghasilkan nomor pesanan pembelian. Saya kemudian menuliskan nomor pesanan pembelian di faktur dan mengirimkannya ke tim pembayaran, yang melepaskan pembayaran ke pemasok.

Memantau dan Mengevaluasi Pesanan

Pesanan ketika ditempatkan dipantau untuk melacak apa yang terjadi. Pesanan dipantau untuk pengiriman yang cepat dan kualitas untuk mencegah terjadinya masalah. Pemesanan peralatan TIK dilakukan melalui meja layanan TIK kami, dan setiap produk mulai dari pemesanan hingga pengiriman dilacak.

Pesanan dan layanan juga dievaluasi setiap bulan untuk memeriksa apakah memenuhi kualitas dan kinerja yang disyaratkan. Ini juga akan membantu meningkatkan kinerja dan menemukan cara untuk meningkatkan kinerja, karena itu tidak akan mempengaruhi satu individu, tetapi tim dan organisasi.

Setelah pemantauan dan evaluasi selesai, ini dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi prosedur yang terlibat. Ini dapat ditingkatkan dengan memilih perusahaan yang tepat dan dengan menggunakan sistem pemesanan yang tepat. Saya selalu memiliki daftar barang yang perlu saya pesan. Saya juga mengirim email kepada tim untuk menanyakan persyaratan mereka, lalu menyusunnya dan memasukkannya ke dalam pesanan. Jika saya tidak menerima pesanan tepat waktu, saya akan menghubungi manajer kantor saya yang akan mengejarnya dengan pemasok. Saat pesanan diterima, barang saya terima di sistem, sehingga pemasok dibayar tepat waktu.

Bagaimana Kami Memastikan Mendapatkan Nilai Terbaik dalam Layanan dan Produk

Kami bekerja sebagai tim bersama untuk mendapatkan nilai uang yang lebih baik untuk layanan yang kami berikan dan terima. Nilai uang yang lebih baik adalah tentang memiliki produk kualitatif yang tepat dengan harga yang lebih murah. Untuk mencapai ini, kami harus bernegosiasi dengan pemasok atau penyedia layanan, kami menghindari pembelian yang tidak perlu. Kami melakukan pemesanan massal jika diperlukan karena menghemat waktu dan uang. Untuk menjaga semua ini, kami menjaga hubungan baik dengan pemasok.

Saya ingat pernah berhubungan dengan ____________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) 3 minggu sebelumnya ketika mencoba untuk ______________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) untuk klien. _______________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) memberi tahu saya bahwa mereka tidak akan dapat memberikan layanan karena mereka tidak yakin apakah seseorang membutuhkan layanan itu. Saya segera memberi tahu mereka tentang kerugian bagi organisasi kami, jika klien itu tidak ___________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Organisasi kami akan membayar uang untuk layanan ini, tanpa ada yang memilikinya, karena mereka __________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Wanita di telepon berbicara dengan manajernya dan kemudian setuju untuk mengikuti apa yang saya minta. Ini adalah salah satu cara menyimpan uang untuk organisasi.

Karyawan yang bekerja untuk organisasi kami tidak diizinkan menerima hadiah atau keramahtamahan apa pun tanpa izin atau pengungkapan. Kebijakan tersebut menyatakan bahwa " ___________________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) ". Jika ada karyawan yang tidak mengikuti kebijakan dan prosedur organisasi, mereka akan dibawa ke tindakan formal dan bahkan bisa berujung pada pemecatan, karena itu akan menjadi pelanggaran serius.

Kami selalu menerima komunikasi dari penyedia layanan terkait layanan baru yang mereka sediakan. Mereka mengirimi kami selebaran terbaru yang kami berikan kepada klien yang membutuhkannya. Setiap komunikasi yang saya terima mengalir dengan tim dan departemen lain yang menurut saya akan membutuhkan mereka.

Saat melakukan pemesanan, saya memiliki ______________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) untuk otorisasi. Juga ketika faktur datang dengan jumlah yang lebih besar atau layanan, atau ketika pesanan harus dilakukan untuk jumlah yang lebih tinggi, saya memeriksanya dan memeriksa untuk melihat apakah itu adalah sesuatu yang benar-benar kita butuhkan dan baru kemudian melanjutkan dengan pesanan.

Saat memesan produk, saya memeriksa untuk memastikan bahwa kami mendapatkan apa yang kami inginkan. Misalnya, saat memesan mesin faks, saya bernegosiasi dengan manajer saya dan tim TIK, untuk mesin yang mahal, karena, mesin yang lebih murah mengonsumsi terlalu banyak tinta atau pita, menghabiskan lebih banyak uang, sedangkan mesin yang mahal mengonsumsi lebih sedikit tinta. Saya mengedepankan argumen menghabiskan sekali dan kemudian menabung setelah itu, daripada membeli mesin murah di mana kita harus mengeluarkan uang setiap saat.

Saat memesan produk dan layanan, saya memastikan saya mengikuti dan mematuhi kebijakan dan prosedur organisasi. Saya memastikan bahwa faktur yang saya terima adalah faktur asli dan asli dan bukan salinan faktur. Saya memesan produk hanya dengan perusahaan tempat kita terikat kontrak, dan diizinkan untuk memesan.

Ketika saya berhubungan dengan ____________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) untuk menyediakan layanan bagi klien, ketika tidak ada ___________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) yang tersedia, saya menyarankan tim untuk meminta ___________ (dihapus untuk tujuan kerahasiaan) . Dengan begitu kami menggunakan uang yang telah kami bayarkan, tidak meninggalkan layanan kami tidak terpakai, sehingga tidak membuang-buang atau kehilangan uang.

Meninjau dan Berhubungan Dengan Pemasok dan Penyedia Layanan

Ketika memilih pemasok untuk alat tulis atau layanan perawatan, manajer dan senior bertemu bersama dan jika perlu mereka mengatur kunjungan ke penyedia layanan untuk melihat apakah mereka cukup baik untuk klien, dan kemudian menyetujui kontrak untuk layanan. Saat memesan alat tulis, saya setuju untuk produk yang akan masuk dalam batas otorisasi saya, dan saya selalu memastikan bahwa saya memesan produk yang diperlukan dan bukan yang tidak diinginkan. Ketika melebihi batas saya, saya meminta nasihat dari manajer saya, dan menjelaskan kepadanya mengapa penting sebelum saya melanjutkan pesanan.

Saat berhubungan dengan penyedia layanan, saya menjaga profesionalisme. Saya bernegosiasi tentang layanan yang kami butuhkan agar kami dapat melakukan yang terbaik untuk klien kami. Seperti dijelaskan di atas, saya telah berbicara dengan rumah-rumah untuk mencegah hilangnya uang bagi organisasi kami, yang berada dalam kewenangan saya.

Ketika layanan disediakan untuk klien, saya mengirimkan kontrak yang merupakan kontrak antara penyedia layanan, klien dan organisasi kami. Kami sebagai organisasi memastikan bahwa kami semua mematuhi apa yang ditandatangani dalam kontrak. Layanan yang diberikan selalu dipantau dan peninjauan dilakukan untuk memastikan mereka mematuhi kontrak dan hukum organisasi. Setiap masalah yang terjadi dibawa ke manajemen yang lebih tinggi dan diskusi dibuat dan keputusan diambil dengan mengadakan pertemuan mendesak.

Review dilakukan secara berkala untuk membahas tentang penyedia layanan. Setiap masalah yang terjadi ditanggapi dengan serius dan layanan yang diterima akan ditangguhkan sementara atau permanen dengan mempertimbangkan kesejahteraan klien.