Merencanakan dan mengatur pertemuan: diploma level 3 nvq dalam bisnis dan administrasi

Tinjau aspek penting dari perencanaan dan pengorganisasian pertemuan di unit ini.

Foto oleh Christina @ wocintechchat.com di Unsplash

Pengantar Unit Ini

Unit ini adalah unit opsional Grup B di Level 3 dengan total 5 kredit. Unit ini membantu kandidat memahami pengaturan dan tindakan yang diperlukan untuk merencanakan dan mengorganisir rapat, bagaimana mempersiapkan rapat, bagaimana mendukung jalannya rapat dan bagaimana menindaklanjuti rapat.

Contoh pernyataan pribadi juga telah disertakan untuk unit ini!

1.1 Jelaskan Peran Orang yang Merencanakan dan Mengorganisir Rapat

Agar rapat berjalan efektif, diperlukan perencanaan dan persiapan yang baik. Kedua langkah ini membutuhkan banyak waktu.

Pertimbangkan hal-hal berikut saat merencanakan pertemuan:

• Cari tahu detail dasar rapat: jenis rapat, jumlah anggaran yang bisa dibelanjakan, jumlah peserta, tempat diadakannya rapat, dan detail lainnya.
• Cari tahu tujuan pertemuan
• Cari tahu peran setiap orang yang hadir dari tim.
• Atur daftar periksa dan taruh semua tanggal di kalender, untuk memastikan pertemuan atau acara yang berbeda tidak saling bertentangan.
• Jika rapat harus dijadwalkan secara berkala untuk memantau tindakan yang diambil, rapat yang berulang setiap bulan atau setiap dua minggu dapat dimasukkan ke dalam kalender elektronik.

Pertimbangkan hal-hal berikut saat mengatur pertemuan:

• Pahami sepenuhnya tujuan rapat
• Cari tahu batasan waktu dari orang-orang yang akan dilibatkan dalam rapat, untuk menentukan waktu terbaik untuk mengadakan rapat agar tidak bertentangan dengan janji lainnya.
• Pilih tempat yang mudah diakses oleh semua peserta.
• Rencanakan lamanya pertemuan, dengan mempertimbangkan pengunjung dan jumlah masalah yang perlu didiskusikan.
• Rencanakan minuman apa yang akan disediakan, dan siapa yang akan bertanggung jawab.
• Kumpulkan item agenda dan persiapkan dalam format dan urutan yang benar.
• Jika tanggung jawab perlu didistribusikan di antara orang-orang yang berbeda, buatlah daftar siapa yang akan melakukan apa!
• Pastikan bahwa orang yang memfasilitasi pertemuan mengetahui apa yang perlu dicapai pada pertemuan dan berapa lama pertemuan dijadwalkan.

1.2 Jelaskan Berbagai Jenis Rapat dan Fitur Utama Mereka

Ada berbagai jenis pertemuan. Rapat berbeda sehubungan dengan:

• Jumlah orang yang menghadiri rapat
• Tujuan pertemuan
• Ukuran organisasi
• Orang yang memimpin rapat
• Lamanya rapat

Jenis pertemuan dasar adalah sebagai berikut.

• Standing meeting: Ini adalah pertemuan yang berlangsung secara teratur baik mingguan atau dua minggu sekali dengan manajer sehubungan dengan proyek apa pun yang sedang berlangsung. Pertemuan ini berlangsung hingga proyek selesai, dan memiliki format umum untuk agenda dan notulen.
• Pertemuan topik: Pertemuan yang diatur untuk membahas topik tertentu yang berkaitan dengan pekerjaan atau proyek.
• Presentasi: Pertemuan yang diadakan secara umum untuk menginformasikan tim tentang perubahan yang dibuat dalam proses dan prosedur. Dalam pertemuan ini ada satu atau dua orang penyaji, dan pada akhirnya peserta berkesempatan untuk bertanya.
• Konferensi: Pertemuan yang diselenggarakan dengan perencanaan dan struktur yang matang dan dimoderatori oleh seorang ketua. Jumlah peserta tergantung pada tujuan konferensi.
• Pertemuan darurat: Pertemuan yang diadakan secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan sebelumnya untuk mengatasi krisis internal atau eksternal organisasi. Semua anggota tim diharuskan menghadiri rapat.
• Seminar: Pertemuan diadakan terutama untuk tujuan pendidikan, dan dipimpin oleh para ahli di bidang tertentu.

1.3 Jelaskan Bagaimana Merencanakan Rapat yang Memenuhi Maksud dan Tujuan yang Disepakati

Rapat perlu direncanakan dengan perhatian dan detail yang tinggi, karena pertemuan tersebut memainkan peran yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi. Pertama dan terpenting, siapkan daftar periksa untuk rapat.

Daftar Periksa Rapat:

• Periksa untuk melihat apakah tujuan konkrit dan realistis telah ditetapkan.
• Periksa untuk melihat apakah tempat pertemuan dapat diakses oleh semua orang.
• Periksa apakah tanggal dan waktu sesuai untuk semua peserta.
• Periksa untuk memastikan ketua mengetahui agenda.
• Siapkan agenda yang dapat mencapai semua tujuan.
• Periksa apakah agenda sudah dicetak dan siap, sumber daya siap untuk rapat, dan semua undangan telah dikirim.
• Periksa apakah ketua, pencatat menit, dan presenter sudah siap, dan minuman sudah disiapkan.

Perencanaan: Rencanakan pertemuan bersama dengan ketua dan semua peserta, termasuk jenis pertemuan, tujuannya, anggaran yang tersedia, jumlah peserta, tempat, dan detail dasar lainnya.

Persyaratan Tempat: Saat memilih tempat untuk rapat, lihat tujuan rapat dan jumlah peserta, dan apakah tempat tersebut dalam jangkauan yang baik. Periksa dengan tempat untuk melihat apakah mereka memiliki semua fasilitas yang dibutuhkan untuk pertemuan tersebut. Juga informasikan kepada ketua dan peserta jika perlu dan dapatkan ide jika diperlukan tentang harapan mereka untuk tempat tersebut untuk menghindari kerepotan atau kegagalan rapat.

Target Peserta dan Undangan: Cantumkan dengan jelas peserta rapat dan kirim undangan rapat. Tanyakan apa yang akan mereka bicarakan dan berapa lama mereka akan membutuhkannya. Dengan begitu Anda bisa menghitung lamanya rapat.

1.4 Jelaskan Tujuan Menyepakati Ringkasan Rapat

Uraian singkat adalah catatan singkat tentang apa pertemuan itu: tujuan, siapa yang akan hadir, dan mengapa mereka akan hadir.

Penjelasan singkat memungkinkan kita fokus pada tujuan rapat dan hasilnya, dan ini membantu pembangunan tim yang efektif.

Rangkuman yang baik haruslah singkat, jelas, dan fokus, menambahkan semua pemikiran yang perlu disampaikan. Ini akan memberikan pemahaman yang jelas tentang apa yang Anda coba lakukan tanpa kebingungan.

Pengarahan harus sangat jelas tentang tujuan rapat relatif terhadap bisnis.

Ukuran tempat menjadi pertimbangan penting untuk sebuah pertemuan.

1.5 Jelaskan Bagaimana Mengidentifikasi Tempat yang Cocok untuk Berbagai Jenis Pertemuan

Saat memilih tempat pertemuan atau konferensi ada beberapa hal yang harus diperhatikan.

• Kesesuaian : Periksa apakah tempat tersebut cukup besar untuk menampung semua peserta rapat.
• Lokasi : Pastikan tempat tersebut berada di lokasi yang dapat diakses oleh semua peserta rapat.
• Ketersediaan : Periksa apakah tempat tersebut gratis pada tanggal yang diminta untuk menghindari kekecewaan pada menit terakhir. Ini dapat menciptakan masalah lebih lanjut karena tidak mengetahui tempat tidak tersedia setelah semua pengaturan dibuat dan semua peserta telah tiba.
• Ukuran : Periksa apakah tempat tersebut dapat menampung semua peserta dan sumber daya yang mereka perlukan, dan apakah tersedia bantuan untuk menggunakan sumber daya yang dibutuhkan.
• Fasilitas : Periksa tempat untuk melihat apakah Anda dapat mengadakan rapat di sana tanpa kesulitan menggunakan sumber daya.
• Biaya : Juga periksa untuk melihat apakah tempat tersebut sesuai dengan anggaran dan apakah hemat biaya.

1.6 Jelaskan Jenis Sumber Daya yang Dibutuhkan untuk Berbagai Jenis Rapat

Berikut ini adalah beberapa sumber daya dasar yang diperlukan untuk rapat.

• Materi Penulisan: Mencatat saat rapat.
• Overhead Projector: untuk mendemonstrasikan atau menampilkan dokumen atau slide.
• Papan kering: Ini membantu orang yang mendemonstrasikan untuk menuliskan hal-hal atau gagasan dengan jelas kepada para hadirin, sehingga tidak ada keraguan.
• PC / laptop: ini digunakan bersama dengan overhead projector untuk menampilkan tayangan slide atau dokumen.
• Cetak info untuk peserta lain: Ini termasuk agenda dan dokumen lain yang mungkin diperlukan peserta untuk mengikuti rapat tanpa masalah.

1.7 Garis Besar Poin-Poin Utama Yang Harus Dicakup oleh Agenda dan Makalah Rapat

Agenda disiapkan sebelum rapat dan dikirim ke semua peserta. Ini adalah daftar topik yang akan dikemukakan untuk diskusi.

Agenda perlu mencakup:

• deskripsi singkat tentang tujuan rapat
• daftar topik yang akan dibahas
• daftar yang menyatakan siapa yang akan membahas setiap topik dan untuk berapa lama.
• Waktu, tanggal dan lokasi pertemuan serta informasi latar belakang yang perlu diketahui peserta untuk mengadakan diskusi yang terinformasi tentang topik pertemuan.

Makalah rapat adalah catatan

• yang hadir
• waktu rapat dimulai dan selesai
• semua topik yang dibahas; tidak ada yang harus ditinggalkan.

1.8 Menjelaskan Tujuan Rapat Kebutuhan dan Persyaratan Khusus Hadirin, dan Memberi Mereka Informasi yang Diperlukan untuk Rapat

Seorang penyelenggara rapat harus memastikan bahwa kebutuhan semua peserta terpenuhi. Bersiaplah selalu, jika Anda telah ditugaskan untuk sesuatu yang spesifik. Jika Anda menjadwalkan panggilan konferensi, pastikan Anda melakukannya sebelumnya. Anda mungkin diminta untuk membawa makanan atau minuman.

• Jika Anda hanya akan menghadiri rapat, Anda harus membawa setidaknya dua pena dan kertas yang cukup untuk membuat catatan.
• Jika Anda bertanggung jawab mengatur makanan dan minuman untuk peserta, periksa apakah ada peserta yang memiliki persyaratan diet khusus.
• Jika kursi atau speaker perlu menggunakan laptop dan proyektor, pastikan semuanya sudah disiapkan dan siap.
• Jika seorang peserta cacat fisik dan memerlukan pengaturan akses khusus, pastikan ada fasilitas untuk orang tersebut di tempat tersebut.
• Tanyakan tempat tersebut tentang tanggal dan waktu rapat dan apakah tempat tersebut akan tersedia sepanjang waktu.
• Jika peserta memerlukan alamat dan petunjuk arah, pastikan detailnya sudah dikirim melalui email sebelumnya.

Buat peserta eksternal diberi pengarahan tentang tujuan rapat, dan tugas individu.

1.9 Jelaskan Persyaratan Kesehatan, Keselamatan, dan Keamanan yang Perlu Dipertimbangkan Saat Mengorganisir Rapat

Kesehatan, keselamatan, dan keamanan adalah faktor terpenting yang harus diperhatikan saat mengadakan rapat.

• Periksa apakah tempat tersebut merupakan struktur yang aman untuk jenis pertemuan yang akan berlangsung.
• Periksa apakah kabel listrik terpasang dengan benar dan tidak tertinggal di lantai.
• Pastikan peralatan yang akan digunakan, seperti laptop dan OHP, berfungsi dengan baik dan telah lulus pengujian TIK untuk menghindari masalah keselamatan.
• Pastikan bahwa semua dokumen rahasia yang dibawa ke pertemuan tidak tertinggal dan dibawa kembali dengan selamat. Selain itu, pastikan hanya orang yang berwenang yang diizinkan mengakses dokumen tersebut.

1.10 Jelaskan Tujuan dan Manfaat Pengarahan kepada Ketua Sebelum Rapat

Ketua rapat harus diberi pengarahan tentang rapat tersebut sehingga mereka tahu apa yang diharapkan dalam rapat tersebut. Beberapa ketua memiliki banyak pekerjaan dalam jadwal mereka dan oleh karena itu tidak dapat memberikan semua perhatian mereka pada satu proyek atau area. Orang yang bertanggung jawab untuk memberi pengarahan kepada ketua adalah orang yang bertanggung jawab untuk menjaga agar rapat berjalan dengan lancar.

1.11 Jelaskan Tujuan Menyambut dan Memberikan Minuman yang Cocok untuk Hadirin

Tujuan dari menyambut dan menyediakan minuman yang sesuai untuk para peserta adalah untuk membuat mereka merasa diterima dan rileks, dan membuat mereka memiliki suasana hati yang baik untuk memperhatikan dan berpartisipasi. Minuman yang tepat juga mencegah orang merasa lelah.

1.12 Jelaskan Jenis Informasi, Nasihat dan Dukungan Yang Mungkin Perlu Diberikan Selama Rapat

Jenis dukungan paling jelas yang mungkin diminta untuk Anda berikan adalah menyediakan beberapa menit. Anda mungkin diminta untuk memberikan agenda dan dokumen pendukung lainnya. Jenis informasi dan dukungan lain mungkin termasuk sumber daya TI seperti proyektor, laptop, atau bahkan makanan dan minuman.

1.13 Jelaskan Jenis Masalah Yang Mungkin Terjadi Selama Rapat dan Cara Mengatasinya

Ada berbagai masalah yang bisa muncul selama rapat, bisa dari orang-orang yang berpartisipasi atau dengan sumber daya yang digunakan dalam rapat.

Masalah dalam TIK

Laptop atau proyektor yang digunakan untuk rapat mungkin tidak berfungsi dengan baik karena ada konflik dengan perangkat lunak. Sering kali, masalahnya adalah tidak adanya koneksi ke intranet. Masalah seperti itu hanya dapat diselesaikan jika seseorang memiliki hak administratif untuk melakukan perubahan pada sistem. Jika tidak, saran dari teknisi IT harus dicari.

Masalah Dengan Peserta

Selain itu, bisa jadi ada konflik yang timbul dari rapat. Jenis konflik dalam pertemuan bisnis dapat meliputi:

• Perbedaan profesional: Ini muncul karena perbedaan pendapat. Ketika perbedaan ini dibiarkan tidak terselesaikan, mereka dapat merusak hubungan kerja.
• Perebutan kekuasaan dan masalah kepribadian: Ini muncul ketika individu atau kelompok tidak menyukai satu sama lain. Mereka berasal dari kepribadian orang dan bukan dari konflik pekerjaan.

Menyelesaikan Konflik

Ini adalah beberapa pendekatan dan teknik yang dapat Anda gunakan untuk menyelesaikan konflik.

Konflik bisa tentang:

• Ketidaksepakatan tentang beban kerja
• Perbedaan pendapat
• Ketidaksepakatan tentang istirahat makan siang, cuti tahunan, liburan, dll.
• Perbedaan mengenai cara kerja yang berbeda.

Konflik dapat diselesaikan dengan cara berikut:

• Diskusi tatap muka harus dilakukan di mana orang mendengarkan dengan jelas. Ini diperlukan untuk memahami masalah secara mendetail dan juga untuk mengetahui tingkat keparahan masalah
• Rotas dapat diubah atau diubah agar sesuai dengan kebutuhan dan untuk menyelesaikan setiap konflik
• Ketika diskusi tatap muka tidak menyelesaikan konflik, manajemen harus terlibat.
• Prosedur pengaduan harus dilakukan jika masalahnya parah dan orang yang terkena dampak ingin melakukan prosedur pengaduan terkait konflik tersebut.

1.14 Jelaskan Apa yang Harus Dimasukkan dalam Catatan Pertemuan dan Tujuan Memastikan Catatan Itu Akurat dan Disetujui

Risalah harus mencakup semua informasi mengenai keputusan yang diambil dalam rapat dan tindakan yang perlu diambil dalam jangka waktu tertentu. Ketika keputusan dicatat, hal itu memungkinkan semua orang yang terlibat untuk menjaga semuanya tetap pada jalurnya, dan mengingatkan mereka apa yang perlu mereka lakukan. Segala keraguan atau kebingungan yang muncul setelah rapat dapat diperjelas dengan merujuk dan membaca risalah.

Menit harus jelas dan ringkas. Notulen harus siap sebelum rapat, perhatian dan waspada selama rapat, dan tulis notulen setelah rapat.

Sebelum rapat

Notulen tidak boleh menjadi peserta yang aktif dalam rapat karena akan sulit untuk menangani kedua tugas tersebut. Buat templat untuk merekam menit rapat Anda dan pastikan Anda menyisakan beberapa ruang kosong untuk merekam catatan Anda. Sertakan informasi berikut:

• Tanggal dan waktu rapat
• Tujuan pertemuan
• Nama ketua atau ketua rapat
• Item tindakan yang ditetapkan
• Keputusan dibuat
• Tindakan yang harus diambil
• Masalah lainnya
• Tanggal pertemuan berikutnya

Sebelum rapat, kumpulkan sebanyak mungkin informasi dari penyelenggara. Mintalah daftar hadirin, serta beberapa informasi tentang tujuan rapat.

Putuskan bagaimana Anda ingin merekam catatan Anda. Jika Anda merasa tidak nyaman mengandalkan pena dan buku catatan, coba gunakan alat perekam.

Selama Rapat

Saat orang-orang memasuki ruangan, tandai nama mereka di daftar hadirin Anda atau tuliskan nama saat orang memasuki ruang rapat. Jika ada orang baru yang tidak Anda sadari, tanyakan pada ketua atau orang itu sendiri untuk memperkenalkan mereka kepada tim. Ini juga bagus untuk memperkenalkan semua orang yang hadir, karena pengunjung atau beberapa peserta mungkin tidak mengetahui siapa yang hadir untuk rapat. Perkenalan juga membantu Anda mencatat di menit siapa yang telah ditugaskan untuk melakukan apa.

Pencatat menit harus menjadi pendengar yang sangat hati-hati, tidak mengalihkan pikiran ke hal lain, untuk menuliskan catatan secara akurat. Jika Anda tidak memahami dengan pasti keputusan apa yang telah dibuat atau tindakan apa yang telah ditetapkan, tanyakan kepada pimpinan rapat untuk mengklarifikasi.

Setelah Rapat

Setelah rapat, lihat catatan dan tambahkan poin tambahan yang ditinggalkan, klarifikasi keraguan saat itu juga sehingga Anda tidak kehilangan jejak tentang apa yang telah dibahas dalam rapat. Ketikkan catatan Anda di templat yang Anda buat sebelum rapat, ini akan membuat catatan lebih mudah dibaca dan digunakan semua orang.

Saat Anda menulis catatan Anda:

• Beri nomor halaman saat Anda pergi sehingga Anda tidak bingung nanti.
• Fokus pada item tindakan, bukan diskusi.
• Bersikaplah objektif.
• Jika Anda perlu merujuk ke dokumen lain, lampirkan di lampiran atau tunjukkan di mana mereka dapat ditemukan.
• Setelah Anda selesai mengetik notulen, minta ketua rapat untuk meninjau dokumen jika ada kesalahan.

Risalah yang baik memastikan bahwa keputusan dan tindakan yang dihasilkan dari rapat tidak hilang atau dilupakan. Mereka juga berfungsi sebagai catatan untuk referensi di masa mendatang, dan dengan demikian merupakan dokumen penting untuk kelancaran organisasi.

1.15 Jelaskan Bagaimana Mencatat Tindakan dan Tindak Lanjut jika Diperlukan

Setiap tindakan yang dibahas dalam rapat harus dicatat saat itu juga. Tindakan yang akan ditindaklanjuti mungkin melibatkan individu atau tim secara keseluruhan. Jadi sebelum rapat tim berikutnya, jika tindak lanjutnya ada hubungannya dengan Anda atau tim Anda, pastikan sudah selesai. Jika ini terkait dengan tim yang berbeda atau seseorang dari organisasi luar, kejarlah melalui telepon atau email untuk mengetahui apakah tugas tersebut telah ditindaklanjuti.

1.16 Jelaskan Tujuan Mengumpulkan dan Mengevaluasi Umpan Balik Peserta Dari Rapat

Umpan balik merupakan cerminan dari kinerja individu dalam tim. Setiap orang dalam tim bekerja secara berbeda. Dari sudut pandang kami, beberapa situasi mungkin terlihat benar, tetapi kami juga harus melihat sesuatu dari sudut pandang pengamat. Umpan balik memberi kesempatan untuk memahami pandangan orang lain tentang cara kita bekerja.

Umpan balik bisa positif, negatif, atau netral.

Umpan balik dapat disampaikan dengan berbagai cara, dan penting untuk memperhatikannya sebanyak mungkin. Umpan balik menyampaikan cara orang melihat cara kita bekerja, dan bagaimana hal itu dapat ditingkatkan. Tidak semua umpan balik harus akurat.

Tujuan mengumpulkan dan mengevaluasi umpan balik dari pertemuan adalah:

1. Karena sebuah organisasi bekerja untuk pelanggannya, layanan pelanggan sangat penting untuk kelancaran organisasi. Jadi kami harus mendengarkan umpan balik untuk meningkatkan layanan pelanggan.

2. Mendapatkan umpan balik membantu Anda membedakan antara apa yang benar dan apa yang salah. Anda juga mengetahui apa yang dibutuhkan atau penting dan apa yang tidak, sehingga membantu Anda meningkatkan efisiensi.

3. Kita hidup dalam komunitas yang memiliki budaya dan kepercayaan yang berbeda. Jadi, mengumpulkan umpan balik membantu Anda meningkatkan pekerjaan Anda dengan komunitas yang beragam.

4. Kami bekerja dengan orang-orang yang memiliki kepribadian dan hubungan serta karakter berbeda dalam komunitas. Mendapatkan umpan balik membantu kami bekerja secara efisien dengan cara yang sesuai untuk setiap orang di komunitas.

5. Umpan balik memberi tahu Anda apakah cara Anda bekerja berhasil atau tidak. Ini juga akan membantu Anda mempertimbangkan cara alternatif untuk meningkatkan kinerja Anda.

6. Melalui umpan balik kita mengetahui apakah kita telah menyakiti seseorang, atau membuat seseorang merasa tidak nyaman atau tidak menghormati siapa pun. Kami mungkin melakukannya secara tidak sengaja, jadi umpan balik membantu kami mengidentifikasi kesalahan tersebut.

7. Umpan balik membantu kita fokus pada apa yang dibutuhkan oleh para peserta rapat daripada apa yang kita butuhkan.

Menggunakan umpan balik dari peserta:

1. Kami dapat menggunakan umpan balik untuk lebih memahami kebutuhan komunitas.

2. Kita bisa menggunakannya untuk memahami perubahan dalam komunitas.

3. Kita dapat menggunakannya untuk meningkatkan program itu sendiri.

4. Umpan balik membantu mengembangkan budaya organisasi yang merangkul dan menerapkan apa yang telah diperoleh dari orang lain.

1.17 Jelaskan Bagaimana Menyetujui Poin Pembelajaran untuk Meningkatkan Organisasi Pertemuan Mendatang

Catat masalah yang Anda temui dalam rapat dan diskusikan dengan manajer. Dengan demikian masyarakat dapat memutuskan bagaimana menangani masalah seperti itu di masa depan.

Masalah perlu ditangani karena mempengaruhi semua peserta dan pengunjung pada pertemuan. Jika tidak ada tindakan yang diambil, masalah yang tidak terselesaikan dapat merusak kelancaran organisasi.