Persiapan sebagai kunci sukses

Pixabay

Persiapan mungkin tampak membosankan dan memakan waktu ketika yang benar-benar ingin Anda lakukan hanyalah menyelami sebuah proyek dan mulai merasa seperti Anda telah mencapai sesuatu. Apalagi saat tenggat waktu ketat. Tetapi satu ons pencegahan dapat mengurangi satu pon intervensi. Menghabiskan waktu di awal proyek untuk mengatur dan memetakan sebuah rencana dapat menghemat banyak waktu yang terbuang di kemudian hari dalam mengerjakan kembali pekerjaan atau pembantu mengotak-atik jempol karena Anda tidak tahu pekerjaan apa yang harus diberikan kepada mereka selanjutnya. Selain itu, meluangkan waktu untuk mengikuti prosedur yang tepat dapat mencegah masalah muncul kemudian yang membuang waktu, menampilkan perusahaan dengan buruk kepada klien dan memberikan tekanan dan kecemasan yang tidak perlu pada rekan kerja.

Melakukan Lompatan dari Pekerja ke Manajer

Saat kita menaiki tangga tanggung jawab perusahaan, kita mungkin mendapati diri kita berpindah dari peran lebah pekerja ke salah satu manajemen, bahkan jika jabatan kita tidak menyertakan kata tersebut. Tugas lebah pekerja adalah mengikuti perintah dan menandai hal-hal dari daftar "Yang Harus Dilakukan" secepat mungkin. Tetapi ketika Anda beralih ke peran manajerial, gagasan yang tertanam kuat tentang 'harus menyelesaikannya' sebenarnya dapat menghalangi kemampuan Anda untuk mengelola.

Manajer perlu mundur selangkah dari keramaian dan hiruk pikuk dan belajar meluangkan waktu untuk mempersiapkan, mendelegasikan, dan berkomunikasi. Dari pola pikir lebah pekerja, hal-hal itu tampak sangat tidak berwujud dan mungkin membuat Anda merasa seperti Anda belum 'melakukan' apa pun. Tetapi mengabaikan persyaratan peran tersebut dapat berarti bahwa mereka yang Anda kelola tidak benar-benar melakukan apa pun, karena Anda tidak meluangkan waktu untuk memberi tahu mereka apa yang perlu dilakukan, atau Anda tidak meluangkan cukup waktu untuk memastikan mereka memahami apa yang Anda minta. untuk. Penting juga bagi manajer untuk mempertimbangkan kebutuhan masing-masing pekerja dan menyesuaikan gaya komunikasi dan instruksi mereka dengan kebutuhan pekerja tersebut untuk memaksimalkan potensi mereka.

Pengetahuan adalah kekuatan

Salah satu metode terbaik untuk mempersiapkan acara mendatang adalah dengan mendokumentasikan acara saat ini. Pengetahuan adalah kekuatan. Meluangkan waktu sekarang untuk mendokumentasikan langkah-demi-langkah apa yang baru saja Anda lakukan untuk memperbaiki masalah atau mengonfigurasi fitur berarti, bahwa lain kali hal yang sama perlu dilakukan, Anda dapat mendelegasikan tugas itu kepada orang lain, karena semua Anda yang perlu dilakukan adalah mengarahkan mereka ke artikel yang menjelaskan, langkah demi langkah, apa yang perlu mereka lakukan. Mengambil satu jam sekarang untuk mendokumentasikan proses yang akan berulang, menghemat dua jam dalam 3 bulan dan lagi dalam 6 bulan dan lagi dan lagi dan lagi, setiap kali Anda tidak perlu memikirkan prosesnya lagi dan kemudian melakukannya atau ajarkan itu kepada orang lain. Jangan menemukan kembali roda, mendokumentasikan penemuan dan kemudian membiarkan orang lain membuatnya.

Perencanaan Proyek untuk Tetap Fokus

Melihat cakupan dari keseluruhan proyek bisa jadi menakutkan, bahkan membuat kewalahan. Ketika sebuah proyek dipecah menjadi bagian-bagian kecil dan tugas tertentu, menjadi mudah untuk fokus pada setiap tugas kecil dan berpindah dari satu tugas ke tugas berikutnya dengan efisiensi. Merencanakan proyek dan mengidentifikasi tugas dan tenggat waktu adalah langkah kunci untuk mempersiapkan pekerjaan ke depan. Proses ini bisa dipelajari. Anda dapat belajar bagaimana mengatur diri sendiri dan pekerjaan Anda dan dengan melakukannya, Anda akan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih sedikit dengan lebih sedikit stres. Saat dihadapkan pada proyek baru, hal pertama yang harus diidentifikasi adalah tenggat waktu. Selanjutnya, pecahkan proyek menjadi beberapa bagian tematik utama. Ini akan menjadi pencapaian Anda. Perkirakan tenggat waktu untuk setiap pencapaian sehingga Anda akan memenuhi tenggat waktu terakhir Anda. Jika Anda menggunakan Planner, pengatur gaya Kanban,Milestone tersebut akan menjadi kolom atau keranjang Anda. Kemudian, ambillah setiap Milestone dan uraikan lebih jauh ke dalam tugas-tugas yang diperlukan untuk mencapai pencapaian tersebut. Atur tugas-tugas itu secara berurutan, dan voila, Anda memiliki rencana proyek untuk membuat Anda tetap fokus.

Persiapan Harian dan Mingguan

Mungkin pekerjaan Anda tidak berbasis proyek atau mencakup banyak proyek. Persiapan harian dan mingguan kemudian menjadi kunci untuk mempertahankan fokus dan mencapai tujuan. Di awal setiap hari, jangan langsung membuka email pertama yang Anda lihat dan mulai membalas. Mulailah setiap hari dengan persiapan.

Menjaga daftar tugas, termasuk kalender
Tinjau tugas yang ada
Tinjau semua komunikasi baru dan tambahkan item ke daftar tugas. Jika mereka tanggal tertentu, seperti rapat, tambahkan referensi ke tugas tersebut ke kalender.
Prioritaskan daftar tugas
Menggunakan kalender dan daftar tugas, Identifikasi tugas yang ingin Anda selesaikan di penghujung hari
Sekarang mulailah bekerja.

Setiap hari Senin, tinjau daftar tugas dan kalender untuk mendapatkan gambaran tentang bagaimana minggu Anda akan terlihat. Blokir banyak waktu yang diperlukan untuk rapat atau tugas besar.

Poin Utama

Persiapan itu penting, bukan opsional
Bersiap meningkatkan efisiensi, menghemat waktu dan uang
Kegagalan untuk bersiap menempatkan kepuasan pelanggan pada risiko
Kurangnya persiapan meningkatkan stres karyawan, kecemasan, ketidakhadiran, dan kelelahan.
Persiapkan melalui pengelolaan daftar tugas dan proses dokumentasi.