Elaborasi progresif untuk kesuksesan proyek

Elaborasi Progresif - Bangun Kesuksesan Proyek Langkah demi Langkah

Banyak orang takut membuat rencana proyek yang bagus - mereka pikir itu memakan waktu terlalu lama. Project Management Institute (PMI) memiliki solusi yang disebut Progressive Elaboration. Ini adalah istilah yang bagus untuk melakukan desain yang baik selangkah demi selangkah sampai kami memberikan hasil yang luar biasa.

Elaborasi Progresif

Keluhan yang sering saya dapatkan dari orang yang saya latih dalam manajemen proyek adalah bahwa harus memakan waktu terlalu lama untuk mendefinisikan sebuah proyek dengan cukup tepat untuk mencegah bencana proyek. Mereka khawatir bahwa kami akan merencanakan selamanya, dan tidak pernah menyelesaikan pekerjaan apa pun. Itu adalah masalah yang nyata, dan saya menyebutnya kelumpuhan melalui analisis . Tetapi perencanaan dan desain yang baik tidak perlu menyebabkan kelumpuhan karena analisis.

Memahami tiga poin kunci akan membuka ide - dan nilai - desain berkualitas melalui elaborasi progresif.

• Presisi tidak sama dengan detail.
• Melakukannya dengan benar pada kali pertama lebih murah.
• Kami tidak harus mendesain semuanya sekaligus, di depan.

Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut.

Presisi Tidak Sama dengan Detail

Kunci elaborasi progresif adalah kita bisa mulai dari tingkat yang sangat tinggi, dengan gambaran umum tentang apa yang kita inginkan. Kemudian kita dapat melanjutkan proyek, dan beralih ke detail yang lebih halus saat kita melanjutkan. Dengan begitu, kami mulai bekerja lebih awal, dan kami terus bekerja sambil mengembangkan desain kami. Ini mencegah kelumpuhan dengan analisis.

Untuk melakukan ini dengan baik, kita harus sangat jelas: Pernyataan atau desain cakupan tingkat tinggi mungkin tidak dirinci, tetapi harus tetap tepat. Ini bisa singkat dan sederhana, tetapi harus bebas dari semua ketidakjelasan.

Studi Kasus: Perbaikan Situs Web untuk Meningkatkan Rasio Konversi

Dalam kasus ini, biasanya dari pekerjaan konsultasi saya, kami melihat perusahaan yang memiliki kampanye pemasaran dan periklanan yang baik - banyak orang datang ke situs web mereka. Dan riset pasar menunjukkan bahwa orang-orang yang datang berada di pasar sasaran mereka. Selain itu, mereka memiliki lini produk yang bagus dan stabil - tidak perlu mengubah banyak hal di sana. Tapi, setelah orang datang ke situs tersebut, banyak yang tidak membeli. Kita perlu meningkatkan tingkat konversi, juga disebut tingkat penutupan. Apa yang bisa dilakukan?

Mari kita uraikan secara progresif ruang lingkup proyek ini:

• Pernyataan cakupan tingkat eksekutif: Perubahan akan dilakukan pada situs web untuk meningkatkan rasio konversi, yaitu persentase orang yang benar-benar membeli sesuatu dari mereka yang membuka situs. Begitu kami menaikkan tarif itu, kami ingin mempertahankan tarif baru. Pengecualian ruang lingkup: Tidak akan ada perubahan pada pemasaran atau lini produk kami. Mereka memeriksa dengan baik.
• Pengukuran tingkat eksekutif: Ini akan melibatkan tingkat konversi saat ini, studi tingkat konversi standar industri, pengaturan tujuan untuk tingkat konversi baru pada tanggal yang ditentukan.
• Pernyataan lingkup tingkat manajemen: Perubahan pada situs web harus meningkatkan tingkat konversi tanpa mengganggu waktu aktif, produktivitas, atau keranjang belanja dan manajemen keuangan. Perubahan dan konsekuensinya harus dapat dilacak, jadi kami belajar apa yang harus disimpan, apa yang harus dibuang, dan apa yang harus terus ditingkatkan.
• Pendekatan manajemen: Manajemen memilih produk tertentu sebagai eksperimen. Eksperimen yang berhasil akan direplikasi ke semua produk yang sesuai.
• Masalah teknis: Kami meneliti detail, yang tercantum di bawah ini.
• Pendekatan teknis: Kami merancang eksperimen, menguji berbagai opsi untuk membandingkannya dan melihat apa yang berhasil.

Enam langkah ini secara progresif menguraikan desain proyek. Setiap tingkat pemikiran memberikan lebih banyak detail - lebih banyak elaborasi - saat kami membuat kemajuan dalam merancang dan menerapkan halaman web baru.

Perhatikan bahwa setidaknya ada tiga tim yang berbeda - mungkin empat, jika kita memiliki pakar pemasaran teknis dan pemrogram teknis. Setiap tim datang saat dibutuhkan dan menambahkan detail penting untuk kesuksesan.

Lebih banyak elaborasi: Menyelami Detail Pemasaran

Berikut adalah sebagian daftar rincian teknis pemasaran (bukan desain web) yang akan dikerjakan oleh proyek untuk meningkatkan tingkat konversi.

• Lebih sedikit klik untuk menutup. Studi menunjukkan bahwa semakin banyak klik antara membuka halaman dan menutup kesepakatan, semakin banyak orang meninggalkan situs tersebut. Sehingga halaman dapat disederhanakan untuk meningkatkan tingkat konversi.
• Menciptakan rasa urgensi. Jika suatu produk tampaknya akan ada nanti, orang sering menunda pembelian - dan kemudian tidak pernah kembali. Tim pemasaran teknis mungkin harus kembali ke eksekutif untuk menanyakan apakah penjualan diskon jangka pendek adalah cara yang dapat diterima untuk meningkatkan tingkat penutupan.
• Hilangkan kebingungan. Instruksi terperinci dan banyak bahasa hukum akan mengurangi tingkat penutupan.
• Halaman arahan langsung. Iklan harus langsung menuju halaman arahan yang merupakan halaman penjualan untuk item yang diiklankan.
• Sambut pelanggan kembali. Dengan menggunakan cookie, login pelanggan, atau keduanya, kami dapat mengarahkan pelanggan yang kembali ke tempat yang paling mereka inginkan. Kami juga dapat memeriksa kembali dengan eksekutif tentang menyimpan kartu kredit dalam file untuk merampingkan pembelian di masa mendatang.

Seperti yang Anda lihat, tidak satu pun dari ide-ide ini yang perlu dipikirkan di awal. Tingkat eksekutif menetapkan tujuan, arahan panduan manajemen, dan kemudian tim teknis secara progresif menjelaskan bagaimana perubahan akan mencapai tujuan.

Seniman Selalu Menggunakan Elaborasi Progresif

Ini adalah sketsa awal, di mana sang seniman, selain menampilkan sosok penuh, menambahkan dua kepala pengganti dan sebuah topi. Dalam "Potret Edouard Manet duduk di kursi" Degas menguraikan idenya tanpa khawatir membuat karya akhir.

Edgar Degas, Museum Louvre, Paris (Domain Publik) melalui Wikimedia Commons

Di sini, dalam sketsa kapur hitam ini, konsepnya digarap lebih lengkap sebagai "Studi untuk potret Edouard Manet." Elaborasi berkembang.

Edgard Degas, Metropolitan Museum of New York (Domain Publik) melalui Wikimedia Commons

Lengkap "Etsa dari 'Potret Edouard Manet, Etude" duduk, berbelok ke kiri, adalah hasil yang kaya dan kuat dari elaborasi progresif Degas subjeknya.

Edgar Degas, Perpustakaan Umum Boston (Domain Publik), melalui Wikimedia Commons

Melakukannya dengan Benar untuk Pertama Kalinya Lebih Murah

Pada proyek apa pun, hanya ada tiga pilihan dalam hal kualitas dan hasil:

• Pilihan yang paling murah adalah membuat segala sesuatunya didefinisikan dengan benar pada kali pertama.
• Opsi kedua adalah melakukan kesalahan, lalu memperbaikinya selama proyek berlangsung.
• Pilihan ketiga adalah melakukan kesalahan, dan memberikan hasil yang buruk.

Jadi, secara keseluruhan, lebih baik jelas dan tepat di awal. Seberapa jauh lebih baik? Skor penelitian selama 40 tahun terakhir telah menunjukkan bahwa ada rasio di seluruh biaya pencegahan kesalahan; biaya memperbaiki kesalahan selama proyek; dan biaya membersihkan kekacauan setelah proyek. Dan rasio minimumnya 1: 10: 100. Jadi kesalahan yang dapat dicegah dalam satu jam tambahan perencanaan dengan $ 100 / jam akan membutuhkan sepuluh jam waktu proyek dan $ 1.000 untuk diperbaiki selama proyek, dan membutuhkan 100 jam dan $ 10.000 jika kita harus melakukan penarikan kembali setelah proyek selesai.. Dan rasio yang jauh lebih tinggi dari 1: 10: 100 telah ditemukan jika kita menggunakan praktik terbaik dalam manajemen kualitas untuk melakukan desain bebas cacat sejak awal.

Pelajaran: Elaborasi progresif - mengembangkan lebih banyak detail saat kita bergerak maju - selalu masuk akal. Pekerjaan yang ceroboh tidak pernah masuk akal.

Kami Tidak Harus Melakukannya Sekaligus

Kami melakukan pekerjaan yang baik dan jelas di setiap langkah. Pada saat yang sama, kita tidak harus menentukan seluruh proyek sekaligus, atau mendefinisikan semua detail di awal. Sebaliknya, kita bisa bekerja secara bertahap. Kami jelas dan akurat di setiap tahap, tetapi kami menjadi lebih detail saat melangkah. Ini disebut Elaborasi Progresif. Melakukannya dengan baik meliputi:

• Dimulai dengan gambaran besarnya, dan terus berlanjut hingga detailnya.
• Perjelas dalam setiap pertemuan, tulis hasil, dan konfirmasi.
• Melacak seberapa banyak yang telah kita definisikan, dan seberapa banyak yang belum ditentukan.
• Membawa orang yang tepat ke setiap rapat. Pertemuan awal lebih mungkin dilakukan dengan eksekutif dan manajer tingkat yang lebih tinggi. Dan kami, para manajer proyek, kemungkinan besar akan hadir di semua pertemuan. Saat kami berusaha menemukan detail proses, alur kerja, dan antarmuka, kami bekerja lebih banyak dengan para pekerja. Dan, karena rapat menjadi lebih teknis, kami membutuhkan lebih banyak orang teknis (seperti pemrogram dan insinyur) yang terlibat di sisi proyek.
• Kami terus melakukannya hingga setiap detail dari setiap fitur produk atau layanan yang kami buat atau tingkatkan ditentukan. Namun, kami mungkin memiliki banyak program tertulis atau produk yang dikembangkan saat kami terus merinci bagian lain.

Elaborasi Progresif untuk Proyek yang Memperbaiki Masalah

Proyek yang memperbaiki masalah adalah kasus khusus di mana elaborasi progresif sangat berguna.

Masalah adalah sesuatu yang muncul yang menghentikan perusahaan atau jalur produksi agar tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Jadi tujuannya sudah jelas: Lakukan hal sialan ini! Keterlibatan eksekutif minimal, dan manajer tidak melakukan banyak hal kecuali memberikan dukungan. Faktanya, karena manajer sudah tahu apa "benda" itu dan bagaimana cara kerjanya, "Buatlah benda sialan ini bekerja!" adalah pernyataan lengkap dan tepat dari lingkup eksekutif tingkat tinggi.

Studi Kasus: Penundaan Peluncuran Pesawat Ulang-Alik Atlantis tahun 2006

Contoh yang baik dari jenis proyek ini terjadi pada tahun 2006, ketika masalah pada pengukur bahan bakar berusia 10 tahun yang mengukur jumlah hidrogen dalam tangki bahan bakar di Space Shuttle Atlantis terus berlanjut. Pengukur menjadi tidak dapat diandalkan, terkadang menunjukkan tangki kosong saat penuh, dan masalahnya hanya sebentar-sebentar.

Pernyataan lingkup tingkat eksekutif akan menjadi jelas: Perbaiki pengukur bahan bakar sehingga kita dapat menerbangkan pesawat ulang-alik!

Namun, saat kami menyelidiki masalah tingkat demi tingkat, menggunakan elaborasi progresif, kami menemukan empat masalah teknis yang membuatnya semakin sulit untuk memecahkan masalah:

• Keputusan manajemen: Jika kita tahu pengukur rusak, dapatkah kita mematikannya, dan mengandalkan pengukur lain, dan tetap terbang. Ada banyak perdebatan tentang ini. Tetapi akhirnya diputuskan bahwa fitur keselamatan penting, Main Engine Cut Off (MECO) tidak akan dapat diandalkan tanpa pengukur ini. Jadi keputusan manajemen adalah bahwa alat ukur itu harus diperbaiki.
• Masalah teknis: Masalahnya terputus-putus. Oleh karena itu, setiap tes yang dilalui tidak membuktikan bahwa alat pengukur tersebut berfungsi dan bahwa pesawat ulang-alik dapat terbang dengan aman. Masalah spesifik harus ditemukan untuk memastikannya telah diperbaiki.
• Masalah teknis mendetail: Pengukur itu bukan perangkat sederhana. Ini melibatkan banyak komponen yang berbeda dan konektor listrik di antara mereka. Beberapa di antaranya terkubur jauh di dalam kabel pesawat ulang-alik. Menemukan semua komponen dan membersihkan konektornya adalah pekerjaan besar. Lebih dari sekali, para insinyur mengira mereka telah memperbaiki masalah, tetapi alat ukur tersebut tidak diuji dengan bersih.
• Masalah teknis yang sangat rinci: Rencana desain Pesawat Ulang-alik mungkin tidak sama persis dengan Atlantis saat dibangun. Suku cadang telah ditingkatkan dan diganti. Seorang insinyur melaporkan bahwa menemukan semua bagian dari pengukur itu adalah misi eksplorasi, bahwa mereka masih mencari tahu cara kerja Pesawat Ulang-alik!

Ini menggambarkan bagaimana arahan eksekutif yang sangat sederhana harus diuraikan secara progresif ke tingkat detail yang lebih halus untuk memastikan keberhasilan. Namun, penjabaran ini tidak harus terjadi sebagai bagian dari perencanaan. Karena setiap komponen pengukur bahan bakar tercapai, maka dapat dibersihkan, diuji, dan didokumentasikan. Inilah yang dimaksud dengan elaborasi progresif pada suatu proyek yang memperbaiki suatu masalah.

Elaborasi Progresif Bukan Hanya untuk Scope

Meskipun artikel ini berfokus pada elaborasi progresif dalam mengembangkan Scope Definition dan Work Breakdown Structure (WBS), konsep elaborasi progresif lebih luas dari itu. Faktanya, ini dapat diterapkan ke semua sembilan bidang pengelolaan proyek. Berikut beberapa contohnya:

Elaborasi Progresif dari Rencana Komunikasi Proyek

Versi pertama dari rencana komunikasi proyek mungkin hanya berupa daftar kontak anggota tim dan pelanggan proyek. Kami menguraikan ini dengan:

• Mengidentifikasi semua pemangku kepentingan proyek dan menambahkan mereka ke daftar
• Memutuskan bagaimana berkomunikasi dengan setiap pemangku kepentingan
• Memutuskan bagaimana memasukkan Suara Pelanggan dalam proyek

Elaborasi Manajemen Risiko dalam Proyek

Langkah-langkah formal Manajemen Risiko Proyek secara progresif menguraikan definisi risiko proyek kami - apa yang bisa salah - dan tanggapan kami melalui:

• Identifikasi risiko, tempat kami membuat daftar awal risiko.
• Analisis risiko, di mana kami mengevaluasi dan memprioritaskan risiko
• Perencanaan respons risiko, di mana kita memutuskan apa yang harus dilakukan untuk mencegah peristiwa risiko, dan apa yang harus dilakukan jika itu terjadi
• Pemantauan dan pengendalian risiko, di mana kita mengamati risiko, mencari risiko baru, dan menanganinya saat terjadi.

Dari contoh-contoh ini, Anda dapat melihat bahwa elaborasi progresif adalah praktik standar untuk kesembilan bidang manajemen proyek.

Elaborasi Progresif dan Siklus Hidup Proyek

Elaborasi progresif dapat diterapkan secara berbeda pada proyek yang berbeda. Dalam memilih bagaimana melakukan elaborasi progresif, kuncinya adalah menghubungkan elaborasi detail dengan siklus hidup proyek yang Anda gunakan.

Elaborasi Progresif di Classic Waterfall

Dalam waterfall klasik, atau siklus hidup pengembangan sistem (SDLC), semua perencanaan mendahului pelaksanaan. Oleh karena itu, elaborasi progresif ruang lingkup semuanya terjadi dalam tahap perencanaan.

Elaborasi Progresif Dengan Pelacakan Cepat

Jika air terjun klasik dimodifikasi untuk memungkinkan pelacakan cepat, maka seluruh produk dipecah menjadi beberapa modul. Ketika perencanaan selesai untuk setiap modul, pengembangan dapat dilanjutkan untuk modul itu, sementara yang lain masih direncanakan. Dalam siklus hidup ini, beberapa modul diuraikan lebih cepat dari yang lain.

Manajemen Proyek Bersamaan

Manajemen proyek bersamaan dikembangkan oleh Hewlett-Packard dan sekarang digunakan secara luas di industri otomotif. Dengan menyatukan semua spesialis yang berbeda di awal, siklus hidup proyek (misalnya, untuk membawa mobil konsep baru ke pasar) dapat dikurangi dari lima tahun menjadi 18 bulan! Dalam manajemen proyek secara bersamaan, elaborasi progresif dilakukan lebih awal dan cepat oleh tim lintas fungsi.

Pengembangan Perangkat Lunak Tanpa Cacat

Metode pengembangan perangkat lunak tanpa cacat berfokus pada presisi untuk mencegah kesalahan masuk ke dalam kode. Elaborasi awal desain, diikuti dengan elaborasi awal dari kode itu sendiri, dengan banyak tinjauan menempatkan banyak perhatian pada masalah, menciptakan perangkat lunak berkualitas tertinggi dengan biaya terendah. Dengan mengerahkan 80% upaya ke dalam desain yang baik, pengujian dan debugging, yang mahal harganya, berkurang drastis.

Model Spiral

Model spiral adalah pendahulu dari Agile Development. Ini menempatkan fitur pada jadwal, dan, jika fitur terlambat, itu dijatuhkan ke siklus selanjutnya dalam spiral. setiap fitur diuraikan saat muncul untuk desain dan kemudian lagi, di siklus berikutnya, saat muncul untuk pengembangan.

JAD dan RAD

JAD, pengembangan aplikasi bersama, dan RAD, pengembangan aplikasi cepat, bukanlah alternatif siklus hidup yang sebenarnya. Sebaliknya, itu adalah teknik perolehan kebutuhan yang mempengaruhi siklus hidup. Menempatkan perancang dan pemrogram di dekat klien mereka, pengguna aplikasi, mempercepat pengembangan. Pertemuan yang sering memungkinkan elaborasi progresif yang cepat. Dan pendekatan ini merupakan komponen kunci dari Agile Development.

Elaborasi Progresif dalam Pengembangan Agile

Agile Development, juga disebut Agile Programming, adalah pendekatan terbaru untuk siklus hidup proyek, dan bekerja sangat baik dengan kode berorientasi objek dan platform pengembangan web saat ini. Pemrogram bekerja erat dengan pelanggan, sering kali tinggal secara permanen di setiap departemen pelanggan. Menggunakan prototyping dan modifikasi cepat aplikasi, desain digabungkan dengan pengembangan. Elaborasi progresif adalah proses konstan sepanjang proyek.

Apa Pendapat Anda tentang Elaborasi Progresif?

Elaborasi Progresif Menjaga Proyek Tetap Bergerak

Jadi, pelajaran terakhirnya adalah ini: Apa pun jenis proyek yang sedang kita kerjakan, dan siklus hidup apa pun serta metodologi lain yang kita pilih, kita tidak merencanakan, lalu pergi. Dengan elaborasi progresif, kita merencanakan dan pergi, dan kita terus merencanakan saat kita pergi.