Manajemen proyek: pemantauan dan manajemen orang

Gambar oleh Gerd Altmann dari Pixabay

Pelacakan dan Kontrol

Tujuan penerapan atau pelaksanaan rencana proyek adalah untuk memberikan hasil yang diharapkan.

Sebagai manajer proyek, Anda harus menangani masalah apa pun pada tahap implementasi begitu Anda mengetahuinya. Cara terbaik untuk mendekati pemecahan masalah adalah dengan melihat ke depan pada apa yang bisa dilakukan, bukan mengingat apa yang bisa dilakukan untuk menggagalkannya. Anda harus mengidentifikasi dan memahami masalahnya jika Anda ingin menemukan solusi terbaik.

Manajemen dan kontrol orang adalah dua bagian penting dalam mengelola proyek pada tahap implementasi. Mereka saling terkait; masalah di salah satu dari mereka dapat membuat atau menyebabkan masalah di yang lain.

Anda mengelola bagaimana suatu proyek dilakukan dengan memantau, meninjau, dan merencanakan ulang. Anda juga harus mengelola orang dan prosedur.

Monitoring

Pemantauan berarti mengawasi aktivitas yang sedang berlangsung untuk memastikannya sesuai dengan jadwal dan jadwal untuk mencapai target kinerja secara keseluruhan. Tujuan menentukan apa yang ingin dicapai, dan kapan dan bagaimana itu akan dilakukan.

Anda memantau pelaksanaan rencana proyek dengan menggunakan alat untuk mengumpulkan informasi tentang kemajuan secara teratur.

Anda menetapkan metode pengelolaan variabel dengan cara yang diinginkan. Metode ini disebut mekanisme pemantauan. Agar ini terjadi, Anda harus menjelaskan:

• Jenis informasi yang dibutuhkan.
• Jumlah dan detail informasi yang dibutuhkan.
• Metode formal dan informal untuk mendapatkan informasi seperti observasi, berbicara dengan ahli materi pelajaran, pertemuan, dan laporan.
• Penyampaian informasi, baik secara lisan atau tertulis, tatap muka, melalui telepon, surat, email, atau dalam pertemuan virtual.

Meninjau

Anda mengukur kemajuan dengan membandingkan informasi tentang kemajuan dengan rencana mengenai tiga batasan kualitas, jadwal, dan biaya:

• Kualitas pekerjaan selesai.
• Tanggal penyelesaian.
• Biaya pekerjaan.

Setelah Anda memiliki sistem pemantauan yang baik dan menerima informasi rutin, Anda dapat mengukur kemajuan proyek terhadap waktu, biaya, dan kualitas pekerjaan yang harus diselesaikan.

Sebagian besar paket perangkat lunak memungkinkan Anda mengukur kemajuan dengan mengingat informasi 'dasar', yaitu informasi di titik awal. Setelah Anda memasukkan data baru, komputer akan menampilkannya terhadap rencana dasar sehingga Anda dapat membandingkan dan menganalisis kemajuan.

Merencanakan Ulang - Rencanakan Lagi atau dengan Cara Berbeda

Anda harus merencanakan ulang ketika proses peninjauan menunjukkan ketidakkonsistenan antara penyelesaian yang direncanakan dan aktual kapan saja, atau ketika tujuan proyek berubah.

Anda memeriksa masalah apa pun dalam tahap pelaksanaan dari sisi manusia dan teknis karena mereka saling mempengaruhi. Berguna untuk menyelesaikan masalah dengan cepat karena bahkan masalah yang sederhana bisa menjadi lebih buruk dan membahayakan penyelesaian keseluruhan proyek.

Anda ingin menghindari penerapan solusi berisiko tinggi untuk suatu masalah jika tidak memiliki cadangan jika terjadi kesalahan karena hal ini akan membahayakan pelaksanaan proyek.

Saat melakukan replanning, Anda akan mengubah tujuan utama proyek hanya sebagai opsi terakhir. Saat kita mengubah tujuan utama, kita mungkin diarahkan ke sesuatu yang disebut 'scope creep', yang dianggap merusak.

Ruang lingkup proyek adalah pemahaman bersama di antara para pemangku kepentingan tentang apa yang masuk ke dalam proyek dan apa yang menentukan keberhasilannya. Cakupan adalah karakteristik dan fungsi produk yang terdefinisi dengan baik, atau pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Scope creep menyiratkan perubahan konstan atau hiruk pikuk dalam tujuan utama kapan saja setelah proyek dimulai. Ini dapat terjadi jika ruang lingkup tidak ditentukan, didokumentasikan, atau dikendalikan dengan cara yang tepat.

Anda harus merujuk setiap perubahan dalam cakupan ke sponsor proyek yang harus menyetujuinya terlebih dahulu.

Proses pemantauan, peninjauan, dan perencanaan ulang akan berlangsung selama proyek berlangsung.

Perencanaan ulang diperlukan ketika proyek jelas tidak mencapai tujuannya, atau jika tujuan telah berubah. Ini adalah situasi ketika Anda harus menggunakan skenario Bagaimana-jika (lihat Prinsip Manajemen Proyek saya artikel 2 dari 3) tentang tugas dan aktivitas yang masih harus diselesaikan.

Manajemen Orang

Anda, sebagai manajer proyek, bertanggung jawab atas proyek tersebut. Anda menerima tanggung jawab untuk menjalankan proyek sehari-hari, serta menangani tim Anda dan menangani perselisihan.

Jika muncul masalah, hindari godaan mencari kambing hitam karena bisa menunda mencari solusi. Sebagai aturan umum, lebih baik bernegosiasi daripada berkonfrontasi saat Anda menghadapi masalah.

Anda memimpin tim secara efektif saat Anda mengklarifikasi peran dan tanggung jawab setiap anggota tim, memperjelas tingkat wewenang dan tanggung jawab, menetapkan ekspektasi yang realistis, memberikan dukungan untuk anggota tim, dan membuat keputusan yang realistis.

Anda memotivasi anggota tim Anda secara efektif ketika Anda melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan, mendelegasikan tanpa pengelolaan mikro, menetapkan target pribadi yang realistis untuk tim dan untuk setiap anggota tim, dan menghargai kontribusi.

Anda bernegosiasi dengan menanyakan untuk menemukan sifat tuntutan yang bersaing, mengetahui bahwa tuntutan ini valid, mendiskusikan solusi dengan tim, menyajikan keuntungan dan kelemahan solusi alternatif, menjelaskan mengapa dan bagaimana prosedur diadopsi untuk menghadapi situasi, dan pemahaman. tidak salah lagi tujuan global dari proyek tersebut.

Anda terhubung dengan membuat sistem komunikasi dan pemantauan, mengelola aliran informasi dalam tim, berbagi informasi dengan tim, sponsor proyek dan semua pemangku kepentingan, meminta umpan balik pada semua komunikasi, dan melibatkan tim dalam membuat keputusan untuk meningkatkan motivasi mereka memiliki pekerjaan mereka.

Rencana Tindakan Pribadi

Manajemen proyek tidak harus dalam skala besar. Ini tidak terbatas pada proyek-proyek besar seperti pembangunan stasiun kereta baru atau perbaikan stasiun yang sudah ada.

Anda dapat menggunakan beberapa informasi yang disajikan dalam tiga artikel Prinsip Manajemen Proyek saya untuk mengembangkan rencana tindakan pribadi. Misalnya, Anda dapat memutuskan tiga area dalam hidup Anda yang menurut Anda akan mendapat manfaat dari beberapa perbaikan.

Tuliskan tujuan Anda dengan cara yang jelas bagi Anda, tentukan sendiri jadwal yang realistis dan prosedur yang sederhana namun efektif untuk memantau, dan tinjau kemajuan Anda.

Saya ingin sekali mendengar dari Anda tentang proyek pribadi yang ingin Anda lakukan, dan yang mungkin Anda terapkan beberapa informasi yang diberikan dalam tiga artikel saya.

Manajemen Proyek: Menentukan Tujuan

• Manajemen Proyek: Menentukan Tujuan

  Praktek manajemen proyek sudah mapan. Ini memiliki jangkauan yang luas di berbagai industri. Beberapa bisnis dan organisasi di berbagai bidang seperti pemasaran, keuangan, pengembangan produk, layanan konsumen, dan pemerintahan sekarang telah diterapkan

Manajemen Proyek: Perencanaan

• Manajemen Proyek: Perencanaan

  Perencanaan penting untuk menemukan tindakan terbaik, mengklarifikasi apa yang perlu dilakukan, memeriksa apa yang berada di luar bidang keahlian kita, dan mengetahui bagaimana mendelegasikan dan mengatur pekerjaan untuk orang lain.

Bagaimana Saya Menjadi Associate Bersertifikat dalam Manajemen Proyek

• Bagaimana Saya Menjadi Associate Bersertifikat dalam Manajemen Proyek

  Bedakan Diri Anda dengan Pembelajaran Seumur Hidup