Manajemen proyek: perencanaan

Alat dan Teknik Perencanaan

Gambar oleh annca dari Pixabay

Perencanaan adalah metode utama yang dapat kita gunakan untuk mengontrol dan mengatur proyek yang sedang dijalankan. Mengeksekusi sebuah proyek berarti menerapkan rencana untuk memberikan hasil yang diharapkan.

Dalam tahap perencanaan, manajer proyek memikirkan keseluruhan proyek, mengkomunikasikan dan mengelola individu yang akan melakukan pekerjaan, dan menemukan pengaturan terbaik di mana pekerjaan harus dilakukan atau dilaksanakan.

Manajer proyek harus merencanakan untuk menemukan tindakan terbaik, untuk menjelaskan dalam benak mereka apa yang perlu dilakukan, untuk memeriksa apa yang ada di luar bidang keahlian mereka, dan untuk mengetahui bagaimana mendelegasikan dan mengatur pekerjaan untuk orang lain.

Berikut beberapa alat perencanaan yang dapat kita gunakan untuk merencanakan suatu proyek.

Bagan Gantt

Gambar oleh OpenClipart-Vectors dari Pixabay

Bagan Gantt adalah representasi grafik dari rencana proyek. Ini menunjukkan tugas, durasinya, urutannya (atau posisi dalam waktu), dan durasi keseluruhan proyek. Ini menyajikan semua informasi ini dalam bentuk yang saling terkait, dan merupakan cara sederhana untuk mengkomunikasikan rencana proyek.

Kami menyiapkan bagan Gantt untuk menggabungkan informasi tugas dan lamanya waktu proyek kami. Bagan seperti itu membantu kami memahami proses yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek. Ini juga membantu kami untuk mendapatkan pemahaman yang akurat tentang keseluruhan durasi proyek, mengkomunikasikan informasi tentangnya, dan memberikan standar untuk evaluasi dan estimasi jika kami perlu membuat keputusan tambahan.

Apakah bagan Gantt sepenuhnya dapat diandalkan? Tidak juga. Kami tidak dapat mengandalkan bagan Gantt untuk memberikan detail tentang mengapa tugas disusun sesuai urutan kemunculannya. Kami juga tidak dapat mengandalkan bagan Gantt untuk menunjukkan tugas mana yang penting untuk penyelesaian proyek yang tepat waktu, atau untuk menunjukkan dampak perubahan pada dependensi atau urutan tugas. Ketergantungan tugas adalah hubungan logis antara tugas atau pencapaian. Dalam ketergantungan tugas, tugas atau pencapaian bergantung pada tugas lain yang harus dilakukan, seluruhnya atau sebagian, sebelum dapat dilakukan.

Analisis Jalur Kritis

Gambar oleh Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

Jalur kritis adalah urutan kegiatan proyek yang menilai total durasi terlama untuk menentukan waktu sesingkat mungkin untuk menyelesaikan proyek.

Diagram jalur atau jaringan kritis menunjukkan tugas mana yang penting atau penting untuk penyelesaian proyek tepat waktu.

Perangkat lunak jalur kritis secara otomatis menghitung efek perubahan dalam kaitannya dengan ketergantungan antar tugas. Karena kecepatan operasinya, perangkat lunak memperbarui dengan cepat setiap perubahan pada data tugas dan sumber dayanya.

Program perangkat lunak digunakan untuk membantu merencanakan proyek dan mengalokasikan sumber daya untuk tugas, meratakan sumber daya, menghitung biaya atau memperkirakan biaya, Struktur Perincian Kerja, dan Struktur Perincian Organisasi.

Berikut beberapa perangkat lunak manajemen proyek yang disajikan dalam urutan abjad: Accelo , Asana, Backlog, Easy Projects , inMotion , monday .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront , dan Wrike . Jika Anda ingin mengetahui lebih banyak tentang perangkat lunak ini, Anda dapat mengunjungi situs web GetApp®, yang menerbitkan ulasan perangkat lunak dan aplikasi yang dibuat oleh pengguna dan editorial untuk bisnis.

Skenario Bagaimana-jika

Biaya dan waktu harus diverifikasi terhadap tujuan selama tahap perencanaan.

Skenario bagaimana-jika digunakan saat data berubah. Perangkat lunak komputer kemudian menghitung ulang durasi baru, alokasi sumber daya, dan biaya untuk menawarkan opsi yang memungkinkan.

Jika perangkat lunak perencanaan menunjukkan bahwa tanggal penyelesaian yang diperlukan melampaui waktu atau biaya yang diizinkan, manajer proyek kemudian harus melihat pada tiga opsi:

• Temukan tugas mana yang dapat dilakukan secara paralel atau sebagian dapat ditutup, kemudian hubungkan kembali tugas ini di jaringan secara paralel. Komputer kemudian akan memperkirakan durasi proyek yang lebih pendek.
• Masukkan tanggal penyelesaian wajib yang baru, dan komputer akan menentukan tanggal mulai yang baru.
• Cari tahu apakah durasi tugas penting dapat dikurangi. Ini dapat dilakukan dengan memasukkan lebih banyak sumber daya, bekerja lebih lama, menurunkan kualitas yang akan mengurangi jumlah pekerjaan, atau menggunakan prefabrikasi.

Jika perangkat lunak perencanaan menunjukkan bahwa biaya akan lebih besar dari anggaran yang dialokasikan, manajer proyek dapat mengurangi jumlah sumber daya, memperpendek jadwal, atau menurunkan kualitas pengiriman.

Penjelasan Istilah dan Ekspresi

Berikut penjelasan dari beberapa kata atau ungkapan yang digunakan di atas:

• Alokasi sumber daya menetapkan sumber daya seperti waktu, orang, dan alat, pada sejumlah tugas untuk memenuhi tenggat waktu.
• Perataan sumber daya adalah teknik yang menyesuaikan tanggal mulai dan selesai sejalan dengan batasan sumber daya untuk menyeimbangkan permintaan sumber daya dengan pasokan yang tersedia.
• Struktur Perincian Kerja memecah proyek menjadi komponen yang lebih kecil di mana masing-masing berfokus pada penyampaian.
• Struktur Perincian Organisasi adalah model yang merinci kerangka kerja organisasi untuk perencanaan proyek, manajemen sumber daya, pelacakan waktu dan biaya, alokasi biaya, pendapatan dan pelaporan laba, dan manajemen pekerjaan.
• Pelacakan waktu mencatat jam kerja.
• Pelacakan pengeluaran mencatat apa yang telah dibelanjakan.

Manajemen Proyek: Menentukan Tujuan

• Manajemen Proyek: Menentukan Tujuan

  Praktek manajemen proyek sudah mapan. Ini memiliki jangkauan yang luas di berbagai industri. Beberapa bisnis dan organisasi di berbagai bidang seperti pemasaran, keuangan, pengembangan produk, layanan konsumen, dan pemerintahan sekarang telah diterapkan

Manajemen Proyek: Pemantauan dan Manajemen Orang

• Manajemen Proyek: Pemantauan dan Manajemen Orang Manajemen

  proyek tidak harus dalam skala besar dan tidak terbatas pada proyek besar. Anda dapat menggunakan beberapa informasi yang disajikan dalam artikel 3 Prinsip Manajemen Proyek saya untuk mengembangkan rencana tindakan pribadi.