Teknik estimasi waktu & biaya manajemen proyek: gambaran umum

Gambar # 1: Estimasi Waktu & Biaya dalam Kaitannya dengan Perencanaan Proyek

Perencanaan awal memungkinkan estimasi awal, sedangkan perencanaan yang lebih rinci memungkinkan estimasi yang lebih tepat.

Sid Kemp

Kebutuhan Estimasi Waktu dan Biaya Proyek

Dalam bisnis, tujuan sebagian besar proyek adalah menghasilkan uang. Hal itu mengharuskan proyek menghasilkan lebih banyak, atau menghemat lebih banyak, daripada biaya untuk mengerjakan proyek. Sebuah proyek membutuhkan uang sampai selesai, dan hanya mulai meningkatkan laba perusahaan setelah selesai. Selain itu, setiap tahun, bisnis hanya memiliki begitu banyak uang yang dapat dibelanjakan untuk proyek. Jadi, bahkan sebelum proyek dimulai, para eksekutif menginginkan jawaban atas empat pertanyaan:

Berapa biaya proyek?
Apakah kita yakin kita tidak akan kehabisan anggaran?
Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk proyek tersebut, dan kapan akan selesai?
Apakah kita yakin kita tidak akan terlambat?

Itu adalah pertanyaan yang sangat masuk akal. Kami menanyakan hal yang sama ketika kami membawa mobil kami untuk diperbaiki atau memperbaiki AC kami. Namun lebih dari separuh proyek - bahkan yang dikelola dengan baik - terlambat atau melebihi anggaran. Jadi menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dengan perkiraan yang dapat kami andalkan dan berkomitmen merupakan tantangan besar.

Dalam dunia manajemen proyek, kami memanggil para eksekutif yang memberikan uang dan usaha organisasi terhadap proyek sebagai sponsor proyek, dan komitmen mereka sangat penting untuk kesuksesan kami sebagai manajer proyek. Jika mereka tidak setuju dengan proyek tersebut, tetap berkomitmen sepenuhnya, memberikan sumber daya yang diperlukan, dan menghilangkan hambatan, proyek kami akan gagal. Dan permintaan mereka untuk perkiraan waktu dan biaya, dari sudut pandang mereka, sepenuhnya masuk akal.

Juga sangat sulit, terkadang tidak mungkin, untuk disediakan. Menurut definisi, proyek adalah "usaha unik yang dilakukan untuk menciptakan produk atau layanan unik" (PMI Lexicon). Jika setiap proyek unik, dan belum pernah dilakukan sebelumnya, lalu bagaimana kita tahu berapa biaya untuk melakukannya? Bagaimana kita tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan? Bagaimana kita membuat perkiraan biaya yang tidak diketahui? Dan bagaimana kita bisa yakin bahwa kita benar? Jika kita tidak benar, kita akan terlihat buruk ketika anggaran kita habis atau terlambat, atau keduanya.

Ini adalah pertanyaan nyata, dan memiliki jawaban nyata. Saya telah mengajar lebih dari 3.500 manajer proyek bagaimana merencanakan proyek, memperkirakan biaya dan waktu, dan menyampaikan tepat waktu dan sesuai anggaran. Saya telah menulis tiga buku manajemen proyek yang berbeda dengan teknik estimasi waktu dan biaya. Dan, dari klien dan siswa saya, saya telah melihat segalanya mulai dari perkiraan yang sangat baik dan hemat yang dapat memenangkan tawaran kompetitif, hingga sistem manajemen yang membuat perkiraan yang baik menjadi tidak mungkin. Tapi perkiraan yang bagus mungkin saja terjadi. Dan kami mendapatkan banyak otoritas yang membuat pekerjaan kami lebih mudah ketika kami, sebagai manajer proyek, memperkirakan proyek kami dengan baik.

Pada artikel ini, Anda akan mempelajari bagaimana kami, sebagai manajer proyek, dapat membuat perkiraan yang akurat dan andal. Anda akan belajar: apa yang kita butuhkan untuk membuat perkiraan; jenis perkiraan apa yang mungkin; dan prosedur dasar untuk menyiapkan setiap jenis perkiraan. Instruksi rinci untuk teknik estimasi terlalu besar untuk dimasukkan ke dalam artikel ini. Tapi Anda akan tahu nama teknik estimasi yang tepat dan cara menggunakannya. Dan Anda akan memiliki contoh untuk diikuti. Dari sana, Anda mungkin bisa melakukannya sendiri. Jika tidak, Anda dapat dengan mudah menemukan instruksi rinci dalam buku teks manajemen proyek, atau di PMBOK, Panduan Institut Manajemen Proyek untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek.

Artikel ini menunjukkan kepada Anda bagaimana membuat perkiraan waktu dan biaya terbaik yang Anda bisa, baik di awal proyek, dan kemudian, ketika perencanaan hampir selesai, seperti yang diilustrasikan pada Gambar # 1.

Komputer Yang Berjalan Sepanjang Waktu

Salah satu klien saya menyediakan sistem komputer untuk lembaga pemerintah. Sebelum saya bekerja dengan mereka, sebuah agensi meminta komputer untuk sistem email mereka yang akan "berjalan sepanjang waktu." Manajer proyek menjalankannya, dan membeli komputer senilai $ 1 juta yang akan berjalan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, dengan pencadangan otomatis ganda untuk semuanya. Ketika dia memberi tahu klien, mereka terkejut. "Tapi kami hanya buka 16 jam sehari. Kami tidak membutuhkannya sepanjang malam. Dan kami pasti tidak akan membayarnya!"

Perusahaan terjebak dengan komputer senilai $ 1 juta yang tidak diinginkan klien. Dan biaya solusi nyata jauh lebih sedikit dari setengah dari apa yang diasumsikan oleh manajer proyek akan dibutuhkan.

Pelajarannya: Jangan membuat asumsi, dan jangan menganggap Anda mengerti apa yang klien Anda maksudkan ketika mereka menggunakan bahasa tertentu. Periksa setiap detail dengan cara yang jelas dan pasti.

Prasyarat: Yang Harus Anda Miliki Sebelum Membuat Perkiraan Waktu dan Biaya

Bayangkan seorang teman mendatangi Anda dan berkata, "Berapa biayanya bagi saya untuk membeli mobil baru?" Tidak ada cara untuk menjawab pertanyaan itu tanpa bertanya, "Mobil jenis apa yang Anda inginkan?" Dan bagaimana jika dia menjawab, "Oh, saya tidak tahu apa-apa tentang mobil. Beri saya mobil yang cocok untuk saya. Berapa biayanya?"

Dalam situasi tersebut, kami tidak dapat memperkirakan harga mobil tersebut. Kita harus bekerja dengan teman kita, menanyakan pertanyaan seperti "Seberapa besar keluargamu?" "Apakah Anda mengemudi untuk bekerja?" dan "Apa yang suka Anda lakukan saat liburan?" Jika teman kita bekerja bersama kita melalui semua ini, dan kita mengetahui mobil, kita mungkin bisa memilihkan mobil yang bagus untuknya, dan kemudian memberitahukan biayanya. Tetapi jika teman kita berkata, "Saya tidak punya waktu untuk menjawab semua pertanyaan Anda! Beri tahu saya berapa harga mobil!" lalu kita kembali ke mana-mana. Atau, kami mengatakan sesuatu seperti, antara $ 12.500 jika Anda menginginkan Hyundai dan $ 85.000 jika Anda menginginkan Cadillac. Itu jawaban yang benar, tapi tidak terlalu berguna.

Sebagai manajer proyek, kami menemukan diri kami dalam situasi ini sepanjang waktu. Misalnya, klien mungkin menginginkan situs web baru. Tetapi dia tidak benar-benar tahu situs web yang bagus untuk bisnisnya. Dia hanya tahu bahwa yang sekarang tidak berfungsi. Kami tahu bahwa situs web dapat berharga antara $ 1.200 dan $ 15.000, dan memakan waktu antara dua minggu dan empat bulan, tergantung pada fitur apa yang diperlukan untuk bisnis tertentu. Tetapi, sampai kita mengetahui bisnisnya, kita tidak dapat membuat perkiraan waktu atau biaya.

Intinya adalah ini: Sebelum kita dapat menyiapkan perkiraan waktu atau biaya yang tepat, kita harus bekerja dengan klien untuk menentukan ruang lingkup proyek. Jika istilah "ruang lingkup" tidak dikenal, itu berarti "apa yang kami buat". Definisi lingkup penuh adalah pernyataan yang jelas tentang apa yang kami buat dengan melakukan proyek ini. Untuk mempelajari lebih lanjut tentang ini lihat, Bagaimana Menata Rencana Manajemen Proyek.

Selain pernyataan ruang lingkup yang jelas, kami membutuhkan tiga hal lagi:

Kita perlu menghilangkan asumsi yang tidak terucapkan. Misalnya, teman kita meminta mobil "baru". Apakah maksudnya baru, model tahun ini, atau apakah yang dia maksud "baru untuk saya", dan membeli mobil bekas akan baik-baik saja. Kami tidak tahu sampai kami bertanya. Lihat bilah sisi tentang "Komputer yang berjalan sepanjang waktu" untuk kasus nyata dari bencana perkiraan biaya proyek seperti ini.
Kami perlu memutuskan bagaimana proyek akan dilakukan, dan mendapatkan persetujuan tentang pendekatan dasar dari klien. Kami tidak perlu mengetahui semua detailnya. Tetapi kita perlu mengetahui pendekatan umumnya. Misalnya, jika proyek kita adalah menyiapkan fasilitas perakitan, kita ingin tahu apakah pelanggan berharap untuk segera mengatasinya. Jika demikian, maka menyewa properti, daripada membelinya atau menyewa jangka panjang, mungkin merupakan ide terbaik. Dan biaya proyek yang melibatkan properti sewaan sama sekali berbeda dari biaya proyek yang melibatkan pembelian atau penyewaan gedung.
Kita perlu mengetahui situasi saat ini. Jika klien menginginkan situs web baru, maka kita perlu mengetahui semua tentang situs web lama mereka, dan apa yang berhasil, dan apa yang tidak. Kita juga perlu mengetahui materi pemasaran yang dicetak, deskripsi produk, dan gambar produk mereka. Membuat situs web dari katalog saat ini jauh lebih murah daripada membuat situs web dari awal, di mana kita harus mengatur untuk mendapatkan foto dan deskripsi untuk lusinan proyek.

Ada sebuah cerita yang menggambarkan poin terakhir ini. Suatu ketika, ada proyek untuk mengeringkan rawa. Seorang eksekutif daerah bertanya, "berapa biaya untuk mengeringkan rawa ini?" Manajer proyek menjawab, "itu tergantung pada berapa banyak aligator yang ada di sana." "Nah, bagaimana kita tahu berapa banyak aligator yang ada di sana?" "Kami mengeringkan rawa, dan melihat berapa banyak yang habis."

Ini adalah masalah besar dengan estimasi waktu dan biaya. Kami harus cukup merencanakan untuk mengetahui apa yang sebenarnya diinginkan pelanggan, dan melakukan pekerjaan yang cukup pada proyek untuk menemukan apa yang sebenarnya terjadi, sebelum kami dapat membuat perkiraan biaya yang akurat. Namun, seringkali, para eksekutif menginginkan perkiraan biaya yang akurat bahkan sebelum proyek dimulai.

Ada satu hal lagi yang Anda perlukan, dan saya telah menulis artikel tentang itu: Pemahaman tentang faktor-faktor kunci dari perkiraan waktu, biaya, atau apa pun yang baik.

Sekarang setelah kita menjelaskan masalahnya, mari kita lihat beberapa solusi.

Studi Kasus Kami: Perkiraan Biaya Situs Web Sederhana

Jumlah pekerjaan yang diperlukan untuk membuat perkiraan biaya yang baik tergantung pada ukuran proyek yang Anda lakukan, dan juga seberapa familiar Anda dan tim dengan pekerjaan proyek. Teknik estimasi yang dijelaskan di sini dapat memberi Anda perkiraan biaya proyek yang baik dalam beberapa jam untuk proyek dengan biaya di bawah $ 10.000. Teknik yang sama, diterapkan dalam beberapa minggu, dapat memperkirakan biaya proyek sekitar $ 100.000. Dan teknik yang sama, diterapkan secara hati-hati dengan banyak penelitian, dapat digunakan untuk memperkirakan proyek yang akan menelan biaya jutaan dolar. Tapi itu akan memakan waktu berbulan-bulan, dan banyak perencanaan proyek berguna lainnya akan dimasukkan ke dalam perkiraan biaya dan waktu.

Karena kami berfokus pada teknik, kami akan mengerjakan proyek yang sangat sederhana dan kecil: Situs web pertama untuk perusahaan baru, termasuk 40 halaman teks dan grafik, dan keranjang belanja dengan sekitar 200 produk. Katalog cetak dengan semua gambar dan deskripsi produk telah dilakukan. Tetapi perusahaan tidak menyukai tata letak katalog, dan membutuhkan karya seni dan konsep desain baru untuk situs web, yang juga akan digunakan untuk pemasaran cetak di masa mendatang.

Tabel # 1: Total Estimasi Awal



Komponen proyek	Rendah	Medium	Tinggi
Hosting (tahun pertama)	$ 300	$ 360	$ 396
Grafik	$ 2.500	$ 3.500	$ 5.000
Halaman web	$ 1.824	$ 2.280	$ 3.420
Item Katalog	$ 1.920	$ 2.400	$ 3.600
Hiduplah	$ 300	$ 500	$ 600
Total	$ 6.844	$ 9.040	$ 13.016

Teknik Estimasi Biaya dan Waktu Awal

Seperti yang telah kami katakan, perkiraan biaya paling awal harus datang setelah ruang lingkup proyek didefinisikan dengan jelas, pendekatan proyek disepakati, dan asumsi diklarifikasi. Ketika ini selesai, tetapi kami belum memiliki rencana langkah demi langkah untuk melakukan semua pekerjaan, kami dapat membuat perkiraan biaya awal. Perkiraan biaya awal disebut urutan perkiraan biaya besarnya oleh Project Management Institute. Saat kami membuatnya, kami menyediakan rentang di mana kami hampir yakin bahwa biaya proyek akan turun. Tapi itu jangkauan yang cukup besar. Harga terendah adalah 50% dari perkiraan kami, dan harga tertinggi dua kali lipat perkiraan kami. Jadi, jika menurut kami proyek tersebut akan menelan biaya $ 100.000, kami dapat mengatakan dengan yakin bahwa proyek tersebut akan menelan biaya antara $ 50.000 dan $ 100.000.

Mempresentasikan Perkiraan Besaran

Ketika kami memberikan perkiraan dengan kisaran yang begitu besar, sponsor proyek mungkin akan balistik. Sebagian besar sponsor proyek menginginkan, dan membutuhkan, perkiraan yang jauh lebih tepat jauh lebih awal daripada yang mungkin. Dibutuhkan mendidik ke atas, yaitu, mengajari atasan kita apa yang realistis, untuk membantu mereka memahami bahwa urutan perkiraan besaran adalah yang terbaik yang bahkan dapat dilakukan oleh manajer proyek terbaik di dunia, di awal proyek, sebelum rencananya hampir selesai. lengkap. Pada tahap ini, ada terlalu banyak hal yang tidak diketahui untuk membuat jaminan yang lebih realistis.

Ada beberapa kabar baik bagi kami dan sponsor kami tentang estimasi proyek awal:

Jika kita melakukan suatu jenis proyek yang akrab bagi tim, maka kita dapat lebih yakin bahwa biayanya tidak akan terlalu tinggi dari titik pusat perkiraan kita.
Jika kami dapat mengontrol cakupan, kami dapat membatasi proyek ke anggaran yang tersedia dengan memberikan beberapa, tetapi tidak semua fitur.

Misalnya, katakanlah kita telah membuat perkiraan antara $ 50.000 dan $ 200.000, dan sponsor berkata, "Saya benar-benar dapat menganggarkan hanya $ 120.000, dan, jika melebihi itu, mungkin saya dapat memeras total $ 150.000. Kita dapat menjawab, $ 100.000 kemungkinan besar, dan ada kemungkinan besar kami akan mendapat kurang dari $ 120.000. Jika Anda menginginkan jaminan atas $ 150.000, maka setujui bahwa, jika kami benar-benar harus, kami dapat memotong dua dari lima item dalam daftar, dan kami akan mengerjakan proyek dengan biaya $ 150.000 atau kurang. Anda mungkin akan mendapatkan semua yang Anda inginkan. Jika tidak, Anda akan mendapatkan tiga atau empat hal terpenting, dan kita dapat melakukan satu atau dua hal terakhir dengan anggaran tahun depan. "

Memecah proyek sampel kami menjadi beberapa bagian besar

Sebagian besar proyek dapat dipecah menjadi beberapa bagian besar, dan perkiraan yang dikumpulkan dari beberapa bagian selalu lebih baik daripada perkiraan yang dibuat dari proyek secara keseluruhan. Jadi mari kita lihat potongan-potongan proyek situs web dalam contoh kita. Kami akan memasukkan:

Hosting: Siapkan hosting dan gambar rangka untuk situs eCommerce dengan keranjang belanja
Gambar: Buat desain grafis baru: warna, gambar situs, logo, gambar utama untuk masing-masing dari 7 lini produk
Halaman Web: Buat 40 halaman teks dan grafik
Katalog Produk: Buat keranjang belanja berisi 200 item katalog dari nama produk, deskripsi produk, dan gambar yang ada
Tayangkan: Uji seluruh situs, perbaiki masalah, dan tayangkan

Mendapatkan Estimasi Tinggi dan Rendah untuk Setiap Bagian

Langkah pertama kami adalah mencari cara terbaik untuk mendapatkan perkiraan biaya untuk masing-masing dari lima bagian proyek yang tercantum di atas. Untuk item satu, dua, dan lima, solusi terbaik kami adalah membuat perkiraan berdasarkan biaya sebenarnya untuk melakukan hal yang sama untuk situs serupa untuk pelanggan sebelumnya. Untuk item # 1, kami bahkan mungkin dapat mengunci harga tetap. Pada item # 2, kami berbicara dengan seniman grafis. Dia mungkin berkata, "Ya, itu tergantung. Jika mereka tahu gaya umum bisnis, dan mereka menyukai ide pertama saya, itu satu hal. Tetapi jika mereka tidak tahu apa yang mereka inginkan, dan mereka memiliki komite yang membuat keputusan, dan kemudian mereka mulai mengubah nama lini produk mereka sementara saya membuat grafik, biayanya bisa lebih mahal. " Jika kami memiliki komunikasi yang baik dengan klien, kami dapat mencoba untuk menjawab pertanyaan tersebut. Tapi katakanlah kita tidak.Kemudian kami meminta seniman grafis untuk memperkirakan biaya untuk skenario kasus terbaik dan terburuk, dan itu adalah perkiraan rendah dan tinggi kami.

Item 3 dan 4 paling baik diperkirakan menggunakan Metode Bucket. Tetapi metode yang dijelaskan untuk item 1, 2, dan 5 juga akan berfungsi.

Item 5 mirip dengan item 2. Misalnya, jika semua penjualan di Amerika Serikat, pengujian keranjang belanja adalah standar. Jika pengiriman internasional Anda diperlukan, bersama dengan pajak dan tarif internasional, diperlukan lebih banyak pengujian. Dalam kasus ini, kami pergi ke klien dan mereka berkata, "Oh, kami berada di AS dan hanya menjual di AS sekarang. Jadi kami mendapatkan kisaran yang cukup sempit dari rendah dan tinggi dalam perkiraan kami untuk ditayangkan, sebagai Anda lihat di Tabel # 1.

Metode ini mengumpulkan estimasi waktu dan biaya awal yang baik. Perkiraan biaya diilustrasikan pada Tabel # 1. Perkiraan waktu dibuat dengan cara yang sama, meminta setiap pekerja atau pemimpin tim untuk perkiraan rendah, mungkin, dan tinggi tentang berapa lama pekerjaan akan berlangsung, dan perkiraan tersebut ditambahkan bersama-sama.

Keuntungan utama dari pendekatan ini adalah, meskipun satu bagian diperkirakan terlalu rendah, bagian lain mungkin diperkirakan tinggi. Jadi perkiraan total memiliki peluang lebih besar untuk menjadi benar daripada satu bagian. Ini adalah alasan utama untuk memecah proyek menjadi beberapa bagian dan memperkirakan masing-masing secara terpisah, daripada mencoba memperkirakan keseluruhan proyek sekaligus.

Akurasi Bervariasi Dengan Industri

Seberapa akurat perkiraan kami? Itu sangat bervariasi, menurut industri, dan juga oleh proyek lain dan faktor tim. Dalam industri konstruksi, dengan perusahaan yang mengumpulkan tawaran kompetitif untuk membangun jalan bagi proyek-proyek yang didanai oleh negara, yang biasanya memilih tawaran biaya terendah, saya telah melihat proyek senilai $ 25 juta diperkirakan turun hingga dolar terakhir. Tawaran yang terlalu tinggi tidak akan mendapatkan kontrak, dan tawaran yang terlalu rendah akan mengakibatkan kerugian finansial bagi perusahaan.

Proyek konstruksi dapat diperkirakan dengan tepat karena metode, bahan, dan biaya sangat standar.

Di sisi lain, proyek teknologi informasi (TI) terkenal sangat buruk. Kasus terburuk yang saya tahu adalah proyek TI yang diperkirakan mencapai $ 2.000 yang akhirnya menghabiskan biaya lebih dari $ 170.000 - tetapi itu adalah kasus yang ekstrem. Tetapi hasil aktual yang berakhir dua atau tiga kali lipat perkiraan waktu atau biaya terlalu umum. Salah satu alasannya adalah bahwa alat, teknik, dan lingkungan berubah dengan cepat di dunia TI. Bahkan terjadi bahwa sebuah program ditulis, katakanlah, untuk satu versi Windows, kemudian harus dibangun ulang untuk versi Windows yang lain sebelum dirilis.

Bagaimana kita membuat perkiraan terbaik yang kita bisa dalam industri kita sendiri? Perencanaan dan pelacakan manajemen proyek yang konsisten dan lengkap serta pelajaran yang diperoleh untuk meningkatkan metode kami di akhir setiap proyek adalah kuncinya. Dan, ketika melakukan setiap perkiraan, tanyakan, "Seberapa akrabkah tim saya dengan jenis pekerjaan yang tepat ini? Apakah kita pernah bekerja sama sebelumnya? Apa yang baru dan berbeda dalam proyek ini?" Semakin sering tim tertentu Anda melakukan jenis pekerjaan ini sebelumnya, semakin akurat perkiraan Anda. Dan, pada saat yang sama, saat Anda memperkirakan pekerjaan menggunakan alat dan metode baru, atau mengembangkan prototipe eksperimental, atau bekerja dengan klien baru, pertimbangkan hal itu, dan berikan lebih banyak kelonggaran untuk hal yang tidak terduga.

Teknik Estimasi Biaya Terlambat

Nanti dalam proses perencanaan proyek, kita bisa membuat perkiraan yang jauh lebih akurat. Dan itu jauh lebih mudah dilakukan juga. PMI memanggil estimasi waktu telat dan estimasi biaya bottom-up, karena kami memperkirakan setiap aktivitas terperinci, dan menambahkan semuanya untuk mendapatkan total. PMI mengatakan bahwa biaya sebenarnya adalah -10% hingga + 15% dari perkiraan biaya dengan menggunakan estimasi bottom-up. Dan varians jadwal sama. Itu berarti, jika perkiraannya adalah $ 100.000, biaya proyek sebenarnya diharapkan turun antara $ 90.000 dan $ 115.000. Jika sebuah proyek diharapkan berjalan selama 100 hari dari awal sampai akhir, maka kemungkinan besar proyek tersebut akan berjalan antara 90 dan 115 hari. Kisaran yang lebih kecil itu jauh lebih mudah bagi sponsor proyek untuk bekerja sama.

Estimasi waktu & biaya yang terlambat membutuhkan rencana proyek yang rinci termasuk:

Struktur rincian kerja (WBS) - daftar terperinci dari semua komponen proyek
Daftar aktivitas - daftar semua pekerjaan yang akan dilakukan, dan siapa yang akan melakukannya.
Informasi biaya terperinci, seperti tarif gaji per jam, kontrak kerja, dan item lain seperti ruang atau peralatan kantor.
Rencana pengadaan, termasuk perkiraan, atau bila mungkin, biaya terkonfirmasi dari setiap barang yang akan dibeli.
Sebuah rencana resiko

Idealnya, perkiraan biaya rinci akan menjadi bagian dari rencana proyek lengkap, di mana kesembilan bidang pengetahuan manajemen proyek ditangani, seperti yang dijelaskan dalam artikel yang saya cantumkan di atas, Bagaimana Menata Rencana Proyek.

Dengan semua informasi ini tersedia, membuat perkiraan biaya yang terperinci cukup mudah - sebenarnya, lebih mudah daripada membuat perkiraan awal. Kami hanya menambahkan biaya (waktu dan bahan) untuk setiap aktivitas proyek, dan menghasilkan total. Sebagai bagian dari proses ini, kita dapat menggunakan perkiraan PERT. PERT adalah singkatan dari Project Evaluation and Review Technique, dan ini adalah cara untuk mendapatkan perkiraan biaya tunggal menggunakan rata-rata pemusatan perkiraan optimis, mungkin, dan pesimis untuk setiap item baris. Anda bisa mempelajari PERT dengan membaca Bagaimana Menggunakan Bagan PERT untuk Manajemen Proyek.

Praktik terbaik untuk estimasi biaya termasuk memasukkan risiko ke dalam persamaan. Bagian dari manajemen risiko adalah memasukkan rencana kontinjensi, yaitu rencana pekerjaan yang mungkin kita lakukan jika peristiwa risiko terjadi. Katakanlah kita sedang membangun gedung baru di Florida. Kami menyadari risiko harus menutup lokasi konstruksi hingga dua minggu jika terjadi badai. Kami merencanakan jadwal untuk menyelesaikan pembangunan, bahkan jika badai datang, dengan menggunakan waktu lembur akhir pekan setelah badai. Ini tentu saja menambah biaya. Faktor risiko dapat kami hadirkan sebagai dana darurat. Misalnya, kita dapat mengatakan, "Perkiraan biaya untuk membangun gedung ini adalah $ 1 juta. Namun, jika terjadi badai besar, kami memerlukan tambahan dana darurat sebesar $ 50.000 untuk menyelesaikan proyek tepat waktu."

Melacak Pekerjaan Proyek dan Menyesuaikan Perkiraan Anda

Ketika rencana proyek, jadwal, dan perkiraan biaya Anda diterima, maka pekerjaan perencanaan proyek Anda selesai, dan Anda dapat mulai melakukan pekerjaan itu. Secara formal, ini disebut eksekusi dan kontrol proyek. Eksekusi berarti melakukan pekerjaan. Kontrol berarti melacak pekerjaan, dan memastikan pekerjaan itu tepat waktu dan sesuai anggaran. Proses pelacakan pekerjaan yang diselesaikan (lingkup kiriman) terhadap waktu dan biaya disebut Analisis Nilai Earned (EVA). Saat kami melakukan EVA, kami bekerja untuk memastikan bahwa kami memberikan sesuai anggaran. Kami juga belajar jika kami melakukan pekerjaan dengan baik dalam membuat perkiraan kami.

Melacak waktu dan biaya aktual saat kami bekerja sangat penting karena dua alasan. Pertama-tama, data tersebut merupakan input yang berguna untuk estimasi masa depan. Kedua, pada akhir proyek, kami membandingkan perkiraan biaya dengan biaya aktual, baris demi baris, dan jadwal yang direncanakan dengan jadwal aktual kami, hari demi hari; dan membuat dokumen pembelajaran. Pelajaran yang didapat mencakup metode estimasi biaya yang lebih baik untuk proyek kami berikutnya.