Menanggapi permintaan proposal (rfp) untuk auditor irigasi lanskap

Jika Anda memiliki perusahaan lansekap dan tertarik untuk memperluas untuk menyertakan jenis layanan yang berbeda, Anda dapat mempertimbangkan untuk melakukan audit irigasi lanskap (audit air luar ruang) untuk utilitas dan lembaga pemerintah.

Jika pekerja Anda melakukan tugas-tugas berikut sebagai bagian rutin dari bisnis Anda, ada kemungkinan Anda akan memenuhi syarat, selama keterampilan Anda tinggi dan pelanggan memuji Anda.

• Pengatur jadwal sesuai dengan jenis penanaman dan kondisi cuaca setempat.
• Sesuaikan jenis nosel dengan jenis tanaman yang disiram.
• Siapkan stasiun yang berbeda untuk kebutuhan penyiraman yang berbeda.
• Tanam tanaman asli sesering mungkin.
• Perhatikan kebocoran dan alat penyiram yang rusak, perbaiki dan ganti bila perlu.
• Uji seluruh sistem irigasi setidaknya sebulan sekali — pengontrol, stasiun, dan pipa semprot.
• Siram kembali sistem irigasi setiap tahun.

Melakukan audit irigasi termasuk memeriksa setiap sprinkler untuk memastikan penyemprotannya benar, kemudian mencatat apa yang perlu diperbaiki.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Apa Itu Audit Irigasi?

Perbedaan antara apa yang akan Anda lakukan secara rutin dan apa yang akan Anda lakukan pada audit irigasi formal bergantung pada keunggulan keterampilan yang Anda berikan, jenis pelaporan yang Anda lakukan, dan cara Anda menagih untuk layanan Anda.

Audit murni bersifat diagnostik — Anda mengidentifikasi masalah dan memerlukan modifikasi pada sistem irigasi properti yang ditugaskan kepada Anda oleh agen perekrutan atau utilitas, tetapi tidak melakukan apa pun untuk memperbaikinya (kecuali itu bagian dari kontrak). Anda berjalan bersama pengelola properti, menunjukkan pengamatan saat Anda menguji setiap komponen sistem. Anda menuliskan semuanya di daftar periksa, sehingga Anda dapat mengumpulkan temuan Anda nanti dalam laporan ke agensi — bukan manajer properti, meskipun mereka akan mendapatkan salinannya pada akhirnya.

Melalui agen tersebut, Anda memperoleh tagihan air untuk properti tersebut untuk dibandingkan dengan air aktual yang digunakan selama setahun terakhir. Membandingkan air yang digunakan dengan apa yang Anda lihat di lapangan membantu Anda mendiagnosis masalah musim, mengidentifikasi potensi adanya kebocoran tersembunyi, dan juga memprediksi berapa banyak air yang dapat dihemat dengan perubahan yang akan Anda rekomendasikan.

Tunjukkan kepada pelanggan berapa banyak air yang dapat mereka hemat, dibandingkan dengan berapa banyak yang mereka gunakan saat ini.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0 (penulis)

Dengan prediksi ini, Anda dapat menghitung potensi penghematan dolar untuk setiap jenis perubahan utama yang Anda rekomendasikan, misalnya uang yang dapat dihemat dengan meningkatkan pengontrol yang ada ke Pengontrol Irigasi Berbasis Cuaca (WBIC) atau dengan mengubah nozel semprot menjadi irigasi tetes. Ini memberi agensi dan pemilik properti gambaran tentang apa yang dapat mereka retrofit terlebih dahulu.

Komponen integral dari melakukan audit irigasi adalah memeriksa program pengontrol. Berapa lama setiap stasiun disetel? Jenis sprinkler apa yang ada di stasiun itu dan seberapa sering mereka beroperasi?

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Apa itu Request for Proposal (RFP)?

Katakanlah Anda sudah melakukan semua yang ada di daftar berpoin, dan Anda tahu Anda bisa melakukan sisanya, jadi Anda bersemangat untuk menyelidiki kemungkinan ini. Apa itu RFP, di mana Anda menemukannya, dan bagaimana Anda mengajukan permohonan kontrak?

Setiap badan pemerintah dan utilitas yang bergantung pada pendanaan pemerintah diwajibkan untuk menerbitkan Permintaan Proposal ketika proyek mencapai jumlah dolar tertentu. Untuk proyek yang lebih kecil mereka dapat memilih kontraktor dan memberi mereka pesanan pembelian, tetapi untuk proyek yang lebih besar mereka perlu mendapatkan persaingan. RFP adalah yang menghasilkan persaingan. Ini adalah dokumen yang memberi tahu layanan apa yang mereka cari, parameter layanan tersebut, cara menulis proposal Anda, bagaimana mereka akan menilai, dan bagaimana serta kapan harus mengirimkannya.

Halaman Sampul RFP

Domain Publik, melalui Jaringan

Menemukan RFP

Banyak lembaga pemerintah menggunakan sistem penawaran online. Hampir semua penyedia air di California Selatan terhubung dengan sistem yang disebut "Jaringan". Anda harus mendaftar, memberikan nama perusahaan, ukuran, lokasi, jenis layanan yang Anda sediakan, dan informasi lainnya. Kemudian Anda dapat melihat hanya tawaran yang terkait dengan layanan Anda atau semua tawaran yang ditawarkan, hanya untuk melihat apa yang ada di sana. Sistem akan secara otomatis mengirimi Anda pemberitahuan setiap kali agensi memposting RFP yang cocok dengan salah satu kode NIGP yang Anda pilih (kode yang mengidentifikasi layanan Anda).

Jika Anda melihat RFP untuk auditor lanskap besar, surveyor lanskap, perusahaan yang menyediakan audit irigasi luar ruangan (semuanya sama), lanjutkan dan unduh. Agensi yang meminta penawaran umumnya menginginkan audit untuk pelanggan mereka, jika mereka adalah penyedia utilitas, atau untuk tempat tinggal dan / atau bisnis di daerah tersebut, jika mereka adalah kota atau kabupaten. RFP dapat meminta nomor (seperti total 75 audit) atau jangka waktu (misalnya dua tahun untuk melakukan audit).

Beberapa agensi memiliki sistem penawaran sendiri, jadi penting untuk memeriksa situs web agensi mana pun tempat Anda ingin bekerja. Cari bagian pembelian atau yang serupa. Jika mereka terhubung ke The Network, situs web mereka akan memberi tahu Anda dan kemungkinan besar akan memberi Anda tautan.

Konferensi Pra-Penawaran

Penting saat Anda mengunduh RFP untuk melihat dulu garis waktunya untuk tanggal jatuh tempo. Dokumen tersebut mungkin menyatakan bahwa menghadiri "konferensi pra-penawaran" adalah wajib dan setiap vendor yang tidak hadir akan secara otomatis didiskualifikasi. Pra-penawaran adalah pertemuan dengan agen kontrak untuk semua calon penawar, sehingga mereka dapat bertemu satu sama lain dan mengajukan pertanyaan apa pun yang mereka miliki di mana semua orang dapat mendengar jawabannya. Jika itu adalah kontrak rumit yang meminta lebih dari sekedar audit irigasi, Anda dapat berhubungan dengan penyedia layanan lain di sana yang mungkin memenuhi syarat untuk bagian kontrak yang tidak Anda miliki. Salah satu dari Anda kemudian menjadi kontraktor utama, sedangkan yang lainnya menjadi subkontraktor.

Ini jarang terjadi, tetapi beberapa konferensi pra-penawaran diadakan di lokasi, sehingga penawar dapat melihat sejauh mana kontrak yang mereka tawarkan. Menghadiri salah satu cara yang baik untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan, untuk mengetahui persaingan Anda, dan juga untuk menemukan calon mitra..

Kota Portland OR, Domain Publik, melalui situs web kota

Tidak semua RFP membutuhkan kehadiran di pra-penawaran dan banyak yang menjadikannya opsional. Apapun masalahnya, akan ada jangka waktu di mana vendor dapat mengajukan pertanyaan melalui telepon atau email. Saya sarankan untuk menelepon mereka. Selalu merupakan ide yang baik untuk terhubung secara pribadi, sehingga mereka tahu siapa Anda saat Anda mengirimkan proposal.

Ketika batas waktu tanya jawab selesai (biasanya dua minggu), agensi akan mengirimkan jawaban atas semua pertanyaan kepada setiap vendor. Secara opsional, mereka dapat memposting jawaban ke jaringan penawaran (dari mana Anda memperoleh RFP) untuk Anda unduh.

Tanggal jatuh tempo berikutnya yang mungkin Anda temui adalah tanggal dan waktu proposal Anda jatuh tempo, bersama dengan metode pengiriman yang dapat diterima. Kemudian mereka biasanya akan memberi tahu Anda kapan mereka mengharapkan untuk mewawancarai kandidat terbaik, kapan mereka mengharapkan untuk memberikan kontrak, dan / atau ketika mereka berharap untuk mulai mengerjakan kontrak. Ini membantu Anda merencanakan waktu Anda.

Menulis Proposal Dengan Integritas

Setelah Anda mencatat tenggat waktu, mulailah menulis proposal Anda dengan melihat RFP untuk melihat bagaimana mereka ingin mengaturnya. Kebanyakan RFP akan memberi Anda urutan persis seperti yang mereka inginkan untuk penulisan proposal. Ini agar semua entri memiliki format yang serupa, yang memudahkan agensi untuk membandingkannya selama proses evaluasi.

Siapkan garis besar proposal Anda sesuai, dengan judul dan sub judul dan halaman tambahan, seperti Daftar Isi di depan dan lampiran di belakang. Tentukan tampilan keseluruhannya, warna apa pun yang ingin Anda masukkan ke header dan footer pada setiap halaman, dan tampilan halaman judul yang Anda inginkan (secara umum). Setelah kerangka kerja disiapkan, bawa RFP ke tempat yang tenang, bawa tablet, pena, dan penyorot, dan mulailah membuat catatan.

Jangan menulis pada awalnya, cukup baca, serap, dan catat beberapa hal yang ingin Anda ingat. Soroti bidang-bidang yang menurut Anda akan unggul bagi perusahaan Anda (pengingat untuk menekankannya dalam proposal) dan gambarkan perusahaan Anda benar-benar melaksanakan proyek tersebut. Visual ini akan membantu Anda menulis proposal secara ringkas. Anda ingin mereka melihat siapa Anda sebenarnya dan betapa senangnya mereka bekerja dengan Anda.

Anda juga ingin menggambarkan perusahaan Anda dengan integritas sebesar mungkin, karena itu membuka jalan untuk memercayai. Tanpa kepercayaan, Anda tidak akan pernah bisa memiliki hubungan yang benar-benar baik dan berkelanjutan (artinya hubungan yang menyenangkan, berjalan mulus, dan mengarah ke kontrak lain).

Buat proposal Anda menarik dan informatif.

Susette Horspool, CC-BY-SA 3.0

Mengidentifikasi Kualifikasi Terbaik Anda

Pada saat Anda menyelesaikan tahap ini, kualifikasi yang ingin Anda tonjolkan sudah jelas. Area lemah Anda juga akan terlihat jelas. Catat area yang lebih lemah tersebut, dan dalam waktu sebulan atau lebih yang Anda perlukan untuk menulis proposal, lihat apa yang dapat Anda lakukan untuk memberi lebih banyak pengalaman kepada orang-orang Anda di area tersebut — seperti memberikan audit gratis kepada pelanggan lanskap yang ada.

Sangat penting untuk tidak berbohong. Jika Anda harus, minimalkan atau tidak sebutkan area lemah Anda dalam proposal, tetapi setidaknya aturlah sehingga staf Anda akan memiliki pengalaman pada saat Anda mengajukan proposal lain di masa mendatang.

Sekarang carilah keterampilan atau metode operasi yang tidak diminta yang menurut Anda dapat memberikan manfaat tambahan bagi agensi. Jika staf Anda fasih berbahasa Spanyol, tempatkan fakta itu di tempat yang menonjol dalam proposal, karena banyak pekerja lanskap di lokasi yang kemungkinan akan Anda audit adalah orang Hispanik. Jika staf Anda terampil bekerja dengan tanaman asli, itu akan memberi Anda keunggulan yang berbeda, jadi sertakan fakta itu dalam proposal Anda juga. Jika Anda memiliki foto mereka yang sedang melakukan salah satu kegiatan ini, letakkan di dekat tempat Anda menyatakan kualifikasi untuk menarik perhatian di sana.

Kualifikasi Khusus: Mayoritas penata taman dan pekerja di daerah ini adalah Hispanik. Karena sebagian besar staf lapangan perusahaan kami fasih berbahasa Spanyol, kami dapat berkomunikasi lebih baik di lapangan daripada kebanyakan pesaing kami.

Di sini kami melakukan uji kaleng, yang menentukan seberapa merata alat penyiram menyemprot. Ini prosedur standar untuk melakukan satu, tetapi tidak semua melakukannya. Jika orang-orang Anda melakukannya, pastikan untuk menyebutkannya.

Menyelesaikan & Mengirimkan Proposal

Agensi ingin mengetahui sejarah, pengalaman, dan ingin testimonial jika Anda memilikinya… jadi kumpulkan mereka. Jika Anda belum memiliki testimonial, kirim surat kepada klien yang sangat menyukai Anda, beri tahu mereka tentang kontraknya, beri mereka tenggat waktu Anda, dan minta mereka untuk menulis satu atau dua kalimat tentang betapa senangnya mereka. layanan Anda. Sertakan testimonial tersebut dalam proposal dengan blok warna khusus, seperti kutipannya.

Setelah Anda selesai menulis teks proposal, periksa grafik (bagan, grafik, garis waktu) dan foto tambahan yang dapat Anda tambahkan. Ingatlah untuk menggunakannya terutama untuk menyoroti informasi yang Anda ingin agar diperhatikan oleh agensi, untuk memberikan sedikit data tambahan, dan juga untuk mengurangi halaman teks yang tampak membosankan. Saat Anda melakukan itu, cari juga foto perwakilan yang dapat Anda tambahkan ke halaman sampul. Halaman sampul harus diformat dengan cara yang menarik, dan rapi dan teratur, karena itu akan menjadi hal pertama yang dilihat oleh seorang evaluator.

Kemudian periksa daftar periksa RFP untuk memastikan Anda telah memasukkan semua yang diminta agensi. Lihat juga sistem penilaian mereka untuk memastikan Anda memiliki informasi lengkap di bagian-bagian itu, mereka akan menimbang lebih berat. Kemudian edit. Kemudian berikan proposal kepada orang lain untuk diedit dengan pandangan yang segar. Ini penting, karena saat ini mata Anda akan lesu dan pikiran Anda kemungkinan besar akan terkuras.

Pastikan Anda menyusun proposal dalam jenis binding yang diminta RFP atau mengirimkannya melalui email, jika diizinkan. Pastikan juga bahwa Anda mengirimkannya ke orang yang ditunjuk dalam RFP. Jika Anda mendekati batas waktu pengiriman, bayar uang ekstra untuk mengirimkannya dalam semalam — tidak masuk akal melakukan semua pekerjaan itu dan membuatnya terlambat. Sebagian besar agensi sangat ketat tentang tenggat waktu pengiriman.

Menindaklanjuti Pengajuan Proposal

Karena Anda masih memiliki RFP, Anda dapat meletakkan langkah-langkah selanjutnya di kalender untuk ditindaklanjuti nanti, setelah Anda beristirahat. Agensi mungkin telah menyatakan bahwa mereka akan memilih beberapa kandidat teratas untuk "terpilih" untuk wawancara sebelum memilih, atau mereka mungkin hanya memberikan tenggat waktu pemberian kontrak. Bagaimanapun, protokol yang baik adalah mengirimkan surat kepada mereka, setelah Anda mengetahui siapa yang memenangkan kontrak, untuk berterima kasih atas kontrak atau kesempatan untuk mengajukannya. Cara mana pun akan membuat Anda siap untuk interaksi positif di masa depan. Jika Anda diberikan kontrak, bersukacitalah! Anda sedang dalam perjalanan untuk membantu orang menghemat uang untuk tagihan air.

Berikut adalah sumber daya yang dapat membantu Anda memahami proses penawaran dan kualifikasi dengan lebih baik:

• Penulis Proposal, Sumber Penulisan Proposal Federal, Sumber Penulisan

  Proposal RFPs untuk penulis proposal federal. Tulis proposal federal yang menang, tanggapi RFP menggunakan templat proposal, teks model proposal.