Aturan dan tip untuk etiket email yang baik

Tangkapan layar kotak masuk, dengan tip bermanfaat.

Saat kita melangkah lebih jauh ke dalam Era Digital, kita menemukan bahwa masih ada aturan etiket yang perlu kita ikuti. Dunia email juga memiliki aturan etiket khusus. Setiap kali Anda mengirim email, Anda juga mengirim pesan tentang diri Anda. Orang akan membuat kesimpulan tentang Anda apakah mereka mengenal Anda atau tidak, berdasarkan tulisan Anda.

Jika Anda mengikuti enam aturan etiket email ini, Anda akan mengedepankan yang terbaik. Anda dapat yakin bahwa Anda akan membuat kesan positif. Aturan ini berlaku terutama di tempat kerja.

Aturan Etiket Email # 1: Pastikan Format Pesan Anda Profesional

Saat mengirim email, gunakan salam yang sesuai. Anda dapat menyapa orang tersebut dengan namanya atau bahkan menyertakan "halo".
Gunakan bahasa netral gender.
Jika ini pertama kalinya Anda mengirim email kepada seseorang dan Anda tidak tahu siapa orangnya, gunakan alamat, "Dear Sir atau Ma'am."
Akhiri email dengan akhiran yang pantas seperti terima kasih, dengan tulus, hormat dan kata-kata serupa lainnya.
Sertakan tanda tangan elektronik dengan nama, gelar dan alamat email Anda dan / atau metode komunikasi lain seperti nomor telepon, situs web, dll.

Aturan Etiket Email # 2: Buat Pesan Anda Singkat

Sertakan subjek sehingga orang akan tahu tentang apa pesan tersebut dan mereka dapat menentukan relevansi email tersebut. Jika Anda tidak meletakkan subjek di baris subjek, penerima Anda mungkin waspada dan tidak memeriksa pesan tersebut.
Isi pesan harus pendek - langsung ke intinya. Hanya beberapa kalimat yang Anda butuhkan.
Tulisan Anda harus menyertakan kalimat pendek.
Tulis paragraf pendek dan gunakan spasi. Artinya, menulis untuk internet.

Ups… Tidak Berarti Mengirim Itu

Aturan Etiket Email # 3: Gunakan Bahasa Profesional

Pesan email kurang formal daripada menulis surat, tetapi jangan biarkan diri Anda ceroboh.
Periksa tata bahasa, tanda baca, dan ejaan yang benar. Tidak ada yang merusak kredibilitas Anda lebih dari pesan yang penuh dengan kesalahan.
Hindari penggunaan emotikon yang berlebihan. Jika Anda memasukkan terlalu banyak, Anda mungkin membahayakan profesionalisme Anda. Beberapa orang akan berpendapat bahwa penggunaan emotikon secara umum tidak profesional.
Pikirkan tentang kata-kata dalam pesan Anda. Terkadang sulit untuk menyampaikan nada makna Anda secara tertulis. Hindari sarkasme karena pembaca Anda dapat dengan mudah salah menafsirkannya sebagai penghinaan.
Hindari menulis pesan yang bermuatan emosional. Jika Anda berada dalam keadaan emosional, tunggulah sampai pikiran Anda lebih tenang sebelum mencoba menulis apa pun.
Menggunakan HURUF BESAR SEMUA menyiratkan bahwa Anda sedang meneriaki seseorang. Ini juga sulit untuk dibaca.

Prinsip "KISS" yang dimodifikasi. Kurang itu lebih.

C. Calhoun

Aturan Etiket Email # 4: Tidak Ada Pesan Sampah

Mengirim email sampah mengganggu orang dan mungkin meminta mereka untuk memblokir Anda.
Jangan lampirkan file yang tidak perlu. Orang-orang mencurigai lampiran dari pengirim yang tidak dikenal dan berhak melakukannya: lampiran tersebut mungkin mengandung virus.
Hindari mengirim "maju". Pesan-pesan ini tidak bersifat pribadi dan seringkali orang akan menghapusnya sebelum membaca.
Font dan latar belakang yang mewah bisa sulit dibaca dan mengalihkan perhatian pembaca Anda. Audiens Anda mungkin juga tidak terlalu menganggap Anda serius. Siapa yang ingin dikenal sebagai Curly Cue Sue - dan ini bukan referensi untuk rambutnya.

Aturan Etiket Email # 5: Email Tidak Pribadi

Anda masih dapat membuat pesan menjadi pribadi, tetapi ketahuilah bahwa orang lain dapat melihat pesan Anda.
Pesan apa pun yang Anda kirim kepada seseorang dapat diteruskan.
Hanya gunakan fungsi "CC" (salin ke) jika pihak tersebut perlu mengetahui informasi yang ada. Jika tidak, Anda akan mengacaukan kotak masuk seseorang.
Fungsi "BCC" (blind copy) bagus untuk pengiriman surat massal karena penerima tidak perlu menelusuri banyak alamat email. Jika Anda secara diam-diam memasukkan seseorang ke dalam percakapan, ingatlah, email BUKANLAH pribadi.
Pastikan bahwa pesan pribadi yang Anda kirim benar-benar sesuai dengan keinginan Anda. Banyak email telah dikirim ke pihak yang salah, sehingga merugikan pengirimnya.
Jika Anda sedang mencari pekerjaan, jangan, JANGAN gunakan email perusahaan Anda saat ini untuk melakukan jenis bisnis ini. Majikan masa depan Anda hanya akan menganggap Anda akan melakukan ini lagi - tetapi kepada mereka.
Karena email tidak aman, asumsikan bahwa perusahaan Anda memantau semua pesan masuk dan keluar.

Aturan Etiket Email # 6: Tanggapi Pesan Masuk Segera

Anda akan menjaga citra profesionalisme Anda jika Anda menanggapi pesan dengan cepat.
Jawablah pertanyaan yang ditanyakan seseorang kepada Anda melalui email. Terkadang orang mengirimkan kembali informasi yang tidak relevan, lupa menjawab pertanyaan awal.
Cara yang baik untuk mengganggu pembaca Anda adalah jika Anda menggunakan tanda terima "minta pengiriman / baca". Terkadang penerima Anda tidak dapat membaca pesan tersebut dan / atau tidak dapat membaca karena program pemfilteran email. Hindari fungsi ini.