Rapat staf: sarana komunikasi yang efektif di tempat kerja

Rapat staf menyediakan tempat yang membantu di mana karyawan dari semua tingkatan dapat berkomunikasi, memperbarui satu sama lain, dan mengajukan pertanyaan.

Penulis

Mengapa Rapat Staf Secara Rutin Bermanfaat?

Mengadakan rapat staf terjadwal secara teratur dengan karyawan di tempat kerja akan sangat meningkatkan upaya komunikasi yang membentuk dasar dari setiap kelompok kerja. Karyawan yang dapat mengandalkan pertemuan secara konsisten dengan rekan kerja dan manajer akan merasa lebih memiliki pekerjaan yang mereka lakukan karena seringnya kesempatan untuk berkomunikasi satu sama lain pada pertemuan ini.

Selain itu, karyawan ini akan merasakan kepercayaan atas kepemimpinan mereka karena mereka termasuk dalam perencanaan dan proses lain yang membuat tempat kerja menjadi tempat yang lebih baik untuk semua. Karena karyawan menghabiskan sebagian besar hidup mereka di tempat kerja, penting untuk membuat mereka merasa bahwa mereka adalah bagian dari keberhasilan organisasi karena mencapai tujuan strategisnya.

Komunikasi Efektif untuk Manajer dan Karyawan

Rapat staf memungkinkan karyawan untuk menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan organisasi dengan mengkomunikasikan pendapat, ide, dll., Dalam forum terstruktur namun diterima secara umum. Sementara otoritas akhir dan pengambilan keputusan adalah milik kepemimpinan organisasi, para pemimpin sering kali menghubungi karyawan mereka untuk mendapatkan masukan berharga mereka.

Manajer yang memanfaatkan rapat ini sebagai alat komunikasi membuka peluang besar bagi karyawan untuk saling berbagi pengalaman kerja mereka. Beberapa karakteristik umum dari rapat staf yang efektif adalah sebagai berikut.

Karakteristik Rapat Tim yang Berhasil

Jadwal Reguler: Untuk benar-benar menjadi sarana yang efektif untuk mengkomunikasikan informasi dan mengumpulkan masukan dari karyawan, rapat staf harus dijadwalkan sebelumnya agar karyawan dapat mengantisipasinya dan merencanakannya sesuai dengan jadwal / kalender lainnya. Karyawan yang dapat mengandalkan pertemuan ini secara teratur akan melihatnya sebagai peluang untuk berbagi informasi dengan orang lain secara konsisten.
Awal Tepat Waktu: Jika manajer ingin karyawannya datang ke rapat tepat waktu, mereka juga perlu memberi contoh untuk datang ke rapat tepat waktu. Lebih lanjut, awal pertemuan harus sesuai dengan jadwal sehingga peserta yang terlambat mengetahui bahwa mereka harus berusaha untuk tidak terlambat pada pertemuan berikutnya. Sebagai manajer yang memimpin rapat, menjadi cepat dan memulai rapat tepat waktu akan menunjukkan betapa pentingnya manajer merasa rapat itu.
Agenda yang Disiapkan: Karena karyawan cenderung memiliki informasi untuk dibagikan, akan sangat membantu jika memiliki agenda yang disiapkan untuk menjaga struktur dan ketertiban rapat. Sangat mudah untuk keluar jalur ketika karyawan menawarkan informasi yang mungkin tidak berhubungan dengan agenda yang telah disiapkan. Agenda juga berfungsi sebagai catatan praktis yang dapat dilihat kembali oleh supervisor untuk menentukan apakah topik tertentu telah dibahas.
Kehadiran Wajib: Rapat staf terjadwal secara teratur, yang dilakukan untuk berbagi dan mengumpulkan informasi tempat kerja yang penting, biasanya harus memiliki persyaratan kehadiran wajib bagi staf. Karyawan harus menjadi bagian dari "think tank" komunikasi ini, karena ini hanya efektif jika semua ada di sana untuk mendengarkan diskusi dan menawarkan wawasan unik mereka tentang topik yang dibahas. Izin untuk melewatkan rapat staf untuk komitmen kerja lainnya harus menjadi pengecualian daripada kejadian biasa.
Profesionalisme: Karena pendapat dan wawasan pribadi akan dibagikan dalam rapat staf, penting untuk meminta manajer memantau rapat saat orang lain berbicara untuk memastikan semua diskusi tetap profesional dan menghormati. Karyawan sering menyimpan topik tertentu untuk diskusi terbuka pada rapat staf. Orang-orang ini mungkin merasa sangat bersemangat tentang pendapat mereka dan membuat perasaan mereka terluka atau menjadi defensif ketika orang lain memiliki pendapat yang berbeda. Sangat penting bagi pimpinan di meja untuk membuat semua orang tetap profesional dengan mengingatkan mereka bahwa setiap orang memiliki pendapat dan kita harus menghormati kesempatan mereka untuk berbicara dengan rekan kerja mereka di forum semacam itu. Jika tidak ada kendali pada rapat staf dalam hal ini, kepribadian yang lebih kuat akan mengalahkan orang lain, dan ini dapat menyebabkan beberapa karyawan merasa enggan untuk berpartisipasi secara aktif di masa depan.
Kebutuhan untuk Membatalkan Rapat Staf: Manajer mungkin memiliki kesempatan untuk membatalkan rapat karena masalah penjadwalan yang tidak dapat dihindari atau tidak ada masalah nyata yang membutuhkan masukan staf pada saat itu. Karena tidak efektif mengadakan rapat hanya untuk kepentingan rapat, membatalkan rapat merupakan tindakan bijaksana karena karyawan akan menghargai kebebasan waktu pada jadwal mereka untuk melakukan pekerjaan lain. Sebaiknya kirimkan email untuk memberi tahu karyawan bahwa mereka boleh berbicara dengan manajer secara langsung jika mereka memiliki masalah yang belum terselesaikan yang perlu didiskusikan. Izin untuk berbicara dengan manajer atau mempromosikan "Kebijakan Pintu Terbuka" setelah rapat staf dibatalkan secara tidak terduga akan memberi tahu karyawan bahwa mereka tidak perlu menunggu hingga rapat berikutnya untuk membahas sesuatu yang penting bagi mereka.

Rapat staf yang mewujudkan karakteristik ini akan membuahkan hasil efektif yang bermanfaat bagi organisasi dan semua orang yang bekerja keras untuk membuatnya berhasil.

Abraham Lincoln menyampaikan pidato "House Divided" di Illinois State Capitol (Old State Capitol) di Springfield, Illinois, pada 16 Juni 1858. Organisasi tidak akan bertahan jika karyawan tidak mendapat kesempatan untuk berkomunikasi secara terbuka.

Penulis

Gunakan Rapat untuk Mendiskusikan Masalah yang Sedang Berlangsung

Rapat staf yang diadakan secara rutin menciptakan forum untuk diskusi yang konsisten tentang perselisihan yang sedang atau baru atau masalah antarpribadi yang mungkin terjadi antara individu yang berinteraksi satu sama lain secara teratur. Jika seseorang mempertimbangkan berapa banyak hari mereka, dan oleh karena itu, hidup mereka, dihabiskan di tempat kerja, tidak mengherankan bahwa situasi antarpribadi dapat muncul karena perbedaan generasi, nilai, dan pengalaman hidup secara keseluruhan.

Faktanya adalah bahwa setiap orang datang untuk bekerja dengan jenis "bagasi" mereka sendiri yang membentuk siapa mereka sebenarnya. Pertemuan yang dijadwalkan secara teratur dengan rekan kerja memungkinkan kesempatan yang direncanakan dan oleh karena itu dapat diandalkan untuk menyelesaikan masalah sebelum menjadi situasi krisis.

Hubungan kerja sama seperti hubungan pribadi lainnya — hubungan kerja membutuhkan kesempatan yang cukup untuk memecahkan masalah yang mungkin menghalangi pekerjaan dan tujuan tercapai oleh organisasi. Ketika hubungan "terbagi" dan terus memburuk tanpa intervensi kepemimpinan, gangguan tempat kerja yang signifikan dapat terjadi karena berbagai tim atau pihak saling menantang untuk mendominasi sudut pandang tertentu.

Komunikasi Adalah Kuncinya

Memanfaatkan semua peluang untuk berkomunikasi satu sama lain di tempat kerja adalah kunci kesuksesan profesional karyawan dan kepemimpinan mereka. Ketika rapat staf dilakukan secara teratur, profesional, dan dengan cara yang mendorong semua peserta untuk berpartisipasi secara aktif, organisasi dapat memperoleh manfaat dari memiliki tim kerja yang solid di mana kepercayaan diperoleh melalui interaksi yang produktif. Berbagi informasi di antara orang-orang yang membuat organisasi memenuhi tujuan dan tujuannya menciptakan lingkungan yang lebih harmonis untuk semua.