Perencanaan strategis menggunakan analisis smart, swot, dan soar

Perencanaan strategis

Menulis rencana strategis yang dinamis dan mengevaluasi organisasi Anda harus melibatkan alat analisis yang mapan.

"Perencanaan strategis adalah pendekatan sistematis oleh organisasi tertentu untuk membuat keputusan tentang masalah yang sangat penting dan mendasar bagi kesehatan dan vitalitas jangka panjang yang berkelanjutan" (Steiss).

Berikut adalah 3 alat analisis yang harus dipertimbangkan organisasi Anda:

SMART: Spesifik, terukur, dapat dicapai, realistis, dan terikat waktu

SOAR: Kekuatan, peluang, aspirasi, dan hasil

SWOT: Kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman

Menulis Tujuan SMART

Apakah tujuan organisasi Anda ditulis dalam bentuk tujuan "SMART"? Apakah mereka "spesifik", "terukur", "dapat dicapai", "relevan", dan "dibatasi waktu?" Contoh: Pada tanggal 30 Juni 2021, 100% karyawan akan berhasil menyelesaikan kursus keselamatan OSHA.

Sasaran SMART penting untuk perencanaan strategis karena berfokus pada efektivitas organisasi. Sasaran dan sasaran yang jelas, efisien, dan efektif akan melampaui organisasi dan menginspirasi manajemen dan karyawan untuk mengikutinya.

Pertimbangkan tiga bidang tujuan berikut: Penyampaian layanan, sumber daya manusia, dan pengembangan sumber daya. Tuliskan tujuan untuk ketiga area ini dengan mengikuti format SMART. Sasaran pengembangan sumber daya Anda harus berupaya meningkatkan relawan dan kontribusi. Tuliskan tujuan agar dapat diukur dan dicapai.

Komponen Rencana Strategis

• Tuliskan tujuan dan sasaran yang jelas.
• Tetapkan kerangka waktu yang masuk akal.
• Ukur produktivitas, peningkatan kualitas, dan berikan analisis biaya.
• Mencari kolaborasi, menginspirasi inovasi, dan mengukur dampak manfaat komunitas.
• Tulis anggaran yang terkait dengan persyaratan hibah. Ini akan memungkinkan pengukuran kinerja yang lebih terukur serta analisis biaya-manfaat.
• Identifikasi peran eksekutif dalam manajemen perubahan dan kontrol organisasi secara keseluruhan.
• Evaluasi arah dan tujuan organisasi Anda.
• Identifikasi dan ukur ukuran kinerja.
• Rencana Anda harus menekankan pada peningkatan hubungan dengan klien.

Analisis SWOT

Are s trengths, w eaknesses, o pportunities, dan t hreats diidentifikasi? Analisis SWOT adalah alat evaluasi kinerja yang diterima secara luas. Namun, itu harus lebih dari sekedar latihan menghasilkan daftar (Kearns). Evaluasi organisasi Anda secara menyeluruh menggunakan empat alat analisis.

Fokus untuk mengidentifikasi lebih banyak kekuatan daripada kelemahan organisasi Anda. Perlu diingat bahwa penelitian dan pengalaman menunjukkan bahwa, "berfokus pada kekuatan individu dan organisasi jauh lebih kuat dan efektif daripada terus memikirkan kekurangan.” (O'Neill).

Identifikasi peluang organisasi Anda untuk sukses. Beberapa organisasi tergoda untuk fokus hanya pada peluang dan mengembangkannya secara panjang lebar sementara kekuatan, kelemahan, dan ancaman tidak terlalu diperhatikan. Berfokus pada peluang memberi kesan pandangan ke depan bagi organisasi dan menginspirasi harapan dan kebanggaan.

Kembangkan keempat kategori secara memadai dan seimbang mungkin.

Analisis SOAR

Mirip dengan analisis SWOT, SOAR adalah alternatif yang masuk akal untuk rencana Anda. Kedua dua alat perencanaan dan evaluasi meminta organisasi Anda untuk mengidentifikasi s trengths dan o pportunities. Namun, SOAR mengundang organisasi Anda untuk mengidentifikasi sebuah Spirations dan r esults. Merriam Webster mengartikan aspirasi sebagai, "Keinginan yang kuat untuk mencapai sesuatu".

SOAR penting untuk manajemen strategis karena menginspirasi inovasi. Apa aspirasi dan ambisi organisasi? Apakah ada pendekatan baru untuk proses bisnis Anda yang harus dipertimbangkan? Bisakah metode baru dikembangkan? Jika ide-ide baru dimasukkan, apa yang didapat? Apa hasilnya? Inovasi dan hasil harus dapat diukur.

Faktor Demografi dan Ekonomi

Sangat penting untuk mempertimbangkan faktor demografis dan ekonomi karena mereka adalah variabel paling dinamis dalam perencanaan. Tujuan manajemen strategis harus terikat waktu dan harus mencakup tujuan jangka pendek dan jangka panjang. Apakah berbagai faktor demografis dan ekonomi diproyeksikan untuk periode waktu tertentu? (Steiss). Sementara banyak pernyataan misi ditulis dalam kerangka waktu 3-5 tahun, pertimbangkan pernyataan visi jangka panjang, 20-30 tahun. Pertimbangkan data pasar sebagai bagian dari penilaian ekonomi organisasi Anda. Menentukan dan memberikan data sensus.

Kolaborasi dan Inovasi Sosial

Apakah organisasi Anda memasukkan kolaborasi serta usaha sosial sebagai mekanisme untuk mempromosikan inovasi sosial yang lebih besar? Peningkatan produktivitas dan kualitas paling baik diukur dengan seberapa baik organisasi berkolaborasi dengan entitas lain. Apakah organisasi Anda mampu mengukur inovasi sosial? Ini dapat mencakup masukan masyarakat yang menginspirasi untuk mengidentifikasi cara meningkatkan kondisi sosial daerah tersebut. Organisasi cenderung mengidentifikasi penggunaan kolaborasi dalam peran layanan program. Beberapa program membanggakan praktik mutakhir dan canggih. Komponen ini juga perlu diukur.

Manfaat dan Pengukuran Dampak Komunitas

Apakah organisasi Anda memberikan informasi tentang mereka yang secara langsung mendapat manfaat dari aktivitas tersebut (klien dan anggota) serta pengukuran dampak yang bertujuan untuk mencerminkan manfaat bersih bagi komunitas yang lebih luas? Periksa keluaran dan hasil organisasi. Identifikasi manfaat yang dapat dievaluasi menggunakan analisis biaya-manfaat. Sebagai alternatif, identifikasi dan analisis ukuran dampak. Beberapa organisasi memberikan asumsi layanan yang mendasari. Berikut adalah contoh pernyataan samar yang ditemukan dalam laporan dari organisasi nirlaba: “Terlibat dan berpartisipasi dalam kehidupan komunitas memiliki dampak positif bagi penyandang disabilitas.” Kami berasumsi bahwa rencana tersebut berdampak positif tetapi tidak ada statistik yang diberikan. Ini juga dapat dilihat sebagai kekurangan terutama jika diperlukan untuk melakukan pelaporan hibah tentang tindakan dampak.Organisasi tersebut dapat saja menyatakan, "Pada tahun 2020, 405 penyandang disabilitas menerima layanan kami. 375 dapat mendapatkan pekerjaan paruh waktu."

Anggaran, Hibah dan Tujuan Proses

Sediakan anggaran formal. Apakah anggaran menetapkan rencana keuangan kerja untuk proyek tersebut sehingga kemajuan dan kinerja personel yang mengelola dana dapat diukur dan dilaporkan? Biasanya, spesifikasi hibah akan membutuhkan personel untuk melakukan pengukuran kinerja. Setiap sumber pendapatan dan pengeluaran harus didokumentasikan dengan jelas. Berikan secara spesifik tentang sumber pendanaan. Hindari pernyataan yang tidak jelas seperti, "Kontrak pemerintah masih merupakan sumber pendanaan yang signifikan." Identifikasi dan ukur sumber pendanaan. Misalnya, buat daftar organisasi yang dikontrak dengan entitas pemerintah tersebut dan sebutkan jumlah pendanaan dalam dolar. Jika ada uang hibah yang digunakan untuk membangun atau menopang organisasi, berikan datanya. Kurangnya dokumentasi mungkin menjadi kekurangan lebih lanjut bagi organisasi selama evaluasi hibah.

Persyaratan hibah harus dimasukkan dalam rencana strategis Anda. Lebih lanjut, apakah anggaran secara langsung terkait dengan metode (tujuan proses) dan komponen evaluasi dalam spesifikasi dan persyaratan hibah? Penting untuk menghubungkan anggaran dengan tujuan proses untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi biaya.

Beberapa organisasi mengidentifikasi upaya penggalangan dana sebagai bagian dari perencanaan keuangan dan strategis. Hindari pernyataan yang tidak jelas seperti, “Ada peningkatan sebesar 25% dalam jumlah kontribusi yang mendukung anggaran operasional.” Identifikasi jumlah yang dianggarkan untuk penggalangan dana sehingga siapa pun dapat menghitung kenaikan 25%. Contoh lain dari pernyataan tidak jelas yang ditemukan dalam rencana strategis: "Kami memiliki dana abadi $ 1 juta." Diperlukan lebih banyak rincian tentang bagaimana dana abadi dibentuk. Rencana strategis Anda perlu menyertakan salinan anggaran dan menghubungkannya dengan tujuan proses.

Contoh Persyaratan Hibah

Komunikasi yang efektif

Apakah administrasi organisasi Anda secara luas mengkomunikasikan kebutuhan akan perubahan dan bagaimana perubahan dapat dicapai dengan sukses? Penting untuk menunjukkan bahwa komunikasi yang luas dapat dilakukan secara efektif dan menguntungkan. Jika organisasi Anda sedang mengalami perubahan, proses komunikasi apa yang digunakan? Bagaimana itu dikelola atau dikendalikan? Sementara perubahan diantisipasi oleh banyak organisasi, kontrol dan komunikasinya perlu dikembangkan dengan baik dalam rencana.

Komitmen Manajemen untuk Berubah

Jika perubahan diterapkan ke dalam sistem manajemen baru, apakah menghasilkan atau adakah bukti komitmen eksekutif, budaya terbuka dan percaya, dan pemberdayaan karyawan? Meskipun hal ini mungkin sulit untuk diidentifikasi dan diukur, apakah rencana strategis membahas atau menawarkan wawasan tentang apakah para eksekutif berkomitmen? Apakah budaya yang melampaui hubungan kerja dan menginspirasi harapan, keyakinan, dan kepercayaan dalam organisasi dan satu sama lain? Pemberdayaan karyawan dapat ditunjukkan oleh seberapa banyak masukan dan dukungan dipertimbangkan dan tingkat kelonggaran yang mereka nikmati. Berapa banyak keleluasaan yang diberikan kepada setiap karyawan?

Beberapa organisasi mematuhi seperangkat nilai operasi inti. Apakah organisasi Anda mempromosikan sikap kepedulian, daya tanggap, rasa hormat, dukungan individual, keragaman, integritas dan akuntabilitas, praktik mutakhir, kemitraan, advokasi, dan keberlanjutan finansial? Jika ya, bagaimana cara mengukurnya? Agen layanan harus fokus pada hubungan dengan klien mereka. Fokus pada hubungan karyawan-manajemen. Rencana strategis yang ditulis dengan baik juga akan mencakup pemberdayaan karyawan.

Rekomendasi

Meskipun ada berbagai kriteria yang dapat digunakan untuk mengevaluasi rencana strategis Anda secara akurat, pastikan untuk menyertakan penanda evaluasi utama berikut:

Anggaran

Rencana Anda harus menyertakan anggaran. Berikan informasi tentang persyaratan hibah dan pendanaan pemerintah. Cantumkan jumlahnya. Hubungkan anggaran ke rencana. Ini pada gilirannya akan memungkinkan standar kinerja yang terukur.

Tujuan dan sasaran

Sasaran dan sasaran harus mengikuti kriteria “SMART” dengan jelas. Pastikan tujuan dapat diukur. Berikan data untuk menghitung rasio biaya-manfaat. Memberikan masukan, keluaran, hasil dan dampak yang dapat diukur.

Keterlibatan karyawan

Manajemen harus membangun lingkungan kerja yang positif dengan mendorong masukan tim. Hal ini sangat penting dalam agen layanan sehingga agen dapat secara efektif menjangkau mereka yang membutuhkan dengan rasa bangga dan inovasi.

Ringkasan

Sebuah rencana strategis yang seimbang akan berupaya untuk memasukkan ketiga metode perencanaan dan analisis (SMART, SWOT, dan SOAR). Ini harus ditulis sedemikian rupa sehingga memungkinkan koreksi setiap kekurangan. Rencana tersebut harus memberikan informasi anggaran serta persyaratan hibah. Tekankan kekuatan dan peluang. Akui ancaman dan kelemahan. Bersikaplah terbuka untuk berubah dan pertimbangkan rencana Anda dinamis. Mengikuti inisiatif ini akan memungkinkan organisasi Anda untuk menavigasi waktu kita yang selalu berubah.

Referensi

Komisi Produktivitas Australia (2010). Kontribusi sektor nirlaba, laporan penelitian, Canberra.

Chanley, S. (2011). Minggu 5: analisis biaya & penganggaran minggu 6 - kuliah minggu ke-6.

Cummings, TG & Woorley, CG (1995). Persyaratan untuk perubahan organisasi yang sukses . Authenticity Consulting LLC. Diambil dari: http://managementhelp.org/misc/reqs-for-successful-change.pdf#search="cummings "

Kearns, KP (1992). Dari keunggulan komparatif hingga pengendalian kerusakan: Mengklarifikasi masalah strategis menggunakan analisis SWOT. Manajemen dan Kepemimpinan Nirlaba 3 (1), 3-22. doi: 10.1002 / nml.4130030103

O'Neill, C. (2007). SOAR jangan SWOT: Perencanaan strategis berbasis aset. Dewan Nirlaba dan Tinjauan Tata Kelola . Rancho Santa Margarita, CA: Saluran Amal LLC.

Steiss, AW (2003). Manajemen strategis untuk organisasi publik dan nirlaba. New York: Marcel Dekker, Inc