Mengambil menit: gaya, struktur, dan bahasa

Fotografi Livingsta

Artikel ini adalah salah satu dari tiga kelompok yang memuat notulen (dua lainnya adalah untuk tujuan rapat dan notulen, dan peran ketua rapat dan pencatat notulen. Artikel ini menjelaskan berbagai jenis notulen, gaya penulisan yang berbeda yang digunakan dalam mengambil notulen, memilah, memilih dan menyusun informasi untuk menghasilkan notulen dan nada yang benar serta penggunaan bahasa profesional dalam notulen penulisan.

Jenis menit yang berbeda

Ada berbagai jenis menit dan jenis menit yang Anda tulis akan bergantung pada tujuan atau penggunaan menit. Biasanya jenis notulen informal sederhana digunakan dalam rapat tim, sedangkan jenis notulen formal yang terperinci ditulis jika notulen ditujukan untuk audiens eksternal. Jadi jenis menit tergantung pada jenis audiens dan tujuannya.

Pada dasarnya ada tiga jenis menit:

• Menit Verbatim
• Menit Diskursif
• Catatan tindakan

Menit kata demi kata:Verbatim berarti "Tepatnya kata yang sama yang digunakan oleh penulis atau pembicara" atau "kata demi kata". Notulen ini digunakan terutama ketika ada perselisihan dan setiap kata dari pembicara harus direkam. Ini digunakan dalam rapat dewan formal atau rapat tahunan umum atau dalam situasi hukum di mana seseorang mencatat diskusi kata demi kata. Semua argumen dan komentar yang dibuat dicatat. Biasanya ini akan menjadi situasi di mana diskusi difokuskan pada individu tertentu. Karena ini bisa menjadi proses yang membosankan, tergantung pada sifat sensitif dari masalah yang dibahas, orang yang merekam harus menggunakan perekam audio atau harus menggunakan steno dan kemudian mengetik catatannya nanti. Kehati-hatian harus diberikan saat melakukan perekaman audio agar bagian yang direkam tidak jatuh ke tangan orang yang salah.Contoh situasi di mana notulen dibuat kata demi kata adalah banding, dengar pendapat publik, rapat dewan, panel disipliner, prosedur pengaduan, dll.

Risalah diskursif: Jenis notulen ini digunakan ketika pertemuan yang lebih formal seperti pertemuan komite atau dewan berlangsung. Mereka memiliki isi utama dari poin diskusi dan tindakan. Jenis pertemuan ini cenderung memiliki audiens eksternal yang akan menyebarkan informasi yang dibahas dalam pertemuan tersebut. Jadi risalah akan berbentuk paragraf, bagian-bagiannya rapi dan sesuai urutan pembahasannya.

Sangat jarang melihat orang yang dipanggil dengan namanya dalam jenis berita acara ini karena tindakan dan diskusi akan dilakukan oleh dewan atau komite dan karenanya akan disebutkan sebagai dewan atau komite dalam berita acara. Notulen akan diambil oleh sekretaris atau orang yang memiliki peran serupa, yang tidak akan mengambil bagian dalam diskusi dan karenanya akan bebas mencatat notulen secara akurat. Sekretaris dalam hal ini bertanggung jawab untuk menyiapkan agenda, mengatur pertemuan seperti tempat, minuman, menindaklanjuti poin-poin tindakan, memberi pengarahan kepada ketua dan mendistribusikan makalah terkait lainnya.

Titik aksi: Ini adalah jenis notulen yang paling umum dan biasanya dicatat sebagai catatan pendek dengan rincian keputusan dan catatan tindakan. Pembahasannya tidak terekam secara detail, tapi hanya disebutkan. Notulen ini diambil pada rapat tim, diskusi kelompok kecil, rapat internal, diskusi proyek, dll. Sesuai namanya, notulen ini hanya berisi daftar keputusan atau catatan singkat dengan poin tindakan. Ini fokus pada hasil dan tindakan di masa depan. Ini memiliki gaya informal dan dapat ditulis sebagai poin-poin karena hanya diedarkan secara internal. Seringkali pembuat notulen juga mengambil bagian dalam pertemuan dalam diskusi. Risalah ini sederhana, dapat ditulis lebih cepat dan akurat. Rapat ini juga memiliki agenda, disiapkan oleh pengurus atau siapa pun yang menjadi penanggung jawab rapat.Ada kalanya salah satu peserta hanya menuliskan catatan saat rapat berlangsung.

Semua hal di atas adalah jenis menit dan yang penting adalah menggunakan setiap gaya dengan tepat dan efektif.

Gaya penulisan berbeda yang digunakan dalam hitungan menit

Gaya penulisan notulen adalah tugas terpenting dalam proses pembuatan notula. Mencatat notulen artinya, catatan yang dibuat saat rapat berlangsung, atau saat Anda sedang rapat. Anda perlu menulis dengan cara yang nantinya akan Anda pahami saat membuat risalah. Tidak ada aturan khusus yang harus dipatuhi, karena setiap orang memiliki gaya penulisan berita acara sendiri-sendiri.

Berbagai gaya penulisan yang digunakan saat mencatat adalah:

• Sebaiknya Anda memiliki garis besar sesuai dengan agenda, sehingga memudahkan Anda untuk mencatat di bawah setiap item saat diskusi berlangsung
• Siapkan daftar hadirin dan beri tanda centang saat mereka memasuki ruangan, dan ini akan memberi Anda daftar orang yang tidak hadir juga. Ini akan membantu karena Anda tidak perlu menuliskan nama semua peserta karena dapat memakan waktu dan membingungkan bila ada kelompok besar.
• Tuliskan nama rapat, tanggal, waktu dan tempat rapat, sertakan hal-hal yang tertinggal tanpa dibahas karena alasan tertentu, karena perlu dirujuk kembali di masa mendatang. Juga jangan lupa untuk mencantumkan tanggal dan waktu pertemuan berikutnya di akhir pertemuan.
• Jangan mencoba untuk menangkap semuanya kecuali itu adalah menit kata demi kata. Dengarkan baik-baik dan tangkap detail penting. Jangan menulis kalimat yang panjang, cukup tuliskan poin-poinnya (bullet point) menggunakan bahasa lugas. Juga hindari pengulangan dan lebih spesifik.
• Jika pencatatan menjadi terlalu sulit karena terlalu banyak diskusi dan referensi silang dll, Anda selalu dapat meminta izin untuk melihat apakah rapat dapat direkam pada perangkat perekam audio. Pastikan para peserta mengetahui hal ini. Ini sangat membantu untuk mengklarifikasi hal-hal sambil menghasilkan notulen.
• Untuk menit kata demi kata, tuliskan semua kata demi kata di bawah judul yang relevan karena ini akan berguna saat Anda membuat notulen. Anda harus menjadi penulis yang cepat untuk ini, dan yang terbaik adalah mengetahui tulisan cepat. Menuliskan sebanyak yang Anda bisa itu penting dan apa pun yang tidak perlu dapat ditinggalkan nanti, karena jika Anda meninggalkan informasi tertentu, Anda mungkin tidak dapat mengingatnya nanti saat Anda menulis risalah.
• Untuk notulen diskursif, tuliskan poin-poin penting untuk setiap diskusi sehingga Anda diingatkan tentang apa yang telah dibahas saat membuat notulen. Sekali lagi, yang terbaik adalah menulis di bawah tajuk yang sesuai untuk menghindari kebingungan saat membuat menit.
• Untuk catatan tindakan, gunakan poin-poin untuk mencatat poin-poin penting. Anda dapat menggunakan templat dengan kolom untuk subjek yang didiskusikan, keputusan dan tindakan
• Sebaiknya gunakan singkatan saat Anda menulis, bahkan untuk nama anggota, karena ini akan mempercepat penulisan. Pastikan untuk menggunakan singkatan yang Anda ikuti karena singkatan lain tidak akan masuk akal ketika Anda melihat not nanti saat membuat notulen. Beberapa contohnya adalah, Menit (menit), Badan Pengatur (GB), Persiapan (persiapan), Penting (imp), dll.
• Tuliskan selalu pembahasan sesuai urutan pembahasannya, namun Anda tetap dapat memiliki nomor item sesuai agenda. Misalnya jika item 7 pada agenda dibahas ketiga dalam rapat, tuliskan sebagai diskusi ketiga, tetapi Anda dapat memiliki nomor 7 di sebelahnya untuk memudahkan referensi dengan agenda.

Semua menit harus singkat dan akurat, dan untuk mencapai ini, catatan harus ditulis secara akurat dalam urutan dan gaya yang benar. Buatlah penulisan catatan sesederhana mungkin dengan melakukan beberapa persiapan lanjutan sebelum rapat dan jika penulisan catatan berjalan dengan baik, ini akan membuat tugas menghasilkan notulen lebih sederhana. Risalah juga harus membantu siapa saja yang tidak dapat menghadiri rapat untuk memahami dengan jelas apa yang terjadi pada rapat, tanpa perlu rapat lagi untuk klarifikasi tentang diskusi yang sama.

Bagaimana mengurutkan, memilih dan menyusun informasi untuk menghasilkan menit

Menghasilkan menit adalah tugas berikutnya dalam proses pengambilan menit. Yang terbaik adalah menulis notulen sesegera mungkin setelah pertemuan karena Anda akan mengingat hal-hal dengan lebih baik. Saat menulis notulen, seseorang tidak perlu memasukkan semua yang telah ditulis selama proses pencatatan. Harus ada informasi yang cukup agar, orang yang tidak hadir dapat mengikuti dan menangkap isinya tanpa kebingungan atau membutuhkan informasi lebih lanjut. Jadi tuliskan poin utama / penting.

Hal pertama yang perlu diingat adalah penomoran menit. Setiap hal yang dibahas dalam rapat atau setiap mata acara yang dibahas memiliki catatan singkat yang disebut satu menit. Menit semuanya adalah kumpulan catatan pendek. Jadi untuk kemudahan membaca dan mengikuti, dan untuk referensi, yang terbaik adalah memberi nomor pada setiap menit.

Setiap item agenda atau setiap diskusi harus memiliki penjelasan (jika notulen diskursif) atau catatan singkat (jika catatan tindakan) tentang apa yang didiskusikan dengan poin utama diskusi, setiap ketidaksepakatan, keputusan dan tindakan. Merupakan praktik yang baik untuk memiliki templat standar untuk notulen jika rapat berulang secara berkala, karena ini akan membuat tugas penulisan notulen lebih sederhana. Semua item dalam agenda, yang standar, dapat ditambahkan ke templat notulen.

Item standar pada semua menit adalah:

• Judul / nama rapat / pengurus / komite
• Tanggal pertemuan
• Waktu pertemuan
• Tempat / lokasi
• Daftar peserta - ini adalah orang-orang yang diundang untuk rapat
• Daftar permintaan maaf - orang-orang yang darinya permintaan maaf diterima
• Daftar yang tidak hadir - orang yang diundang, tetapi tidak hadir atau mengirim permintaan maaf
• Konfirmasi risalah sebelumnya beserta tanggal rapat sebelumnya
• Perubahan yang timbul dari menit sebelumnya
• Masalah muncul
• Ringkasan diskusi, keputusan dan tindakan
• Masalah sedang berlangsung atau ditangguhkan atau diselesaikan
• Bisnis lainnya
• Tanggal pertemuan berikutnya

Untuk item lainnya tambahkan / buat judul pada template Anda. Sekarang Anda memiliki tata letak dengan judul untuk semua item yang dibahas dalam rapat. Sekarang periksa catatan Anda dan tambahkan informasi yang relevan seperti diskusi, keputusan, dan poin tindakan di seluruh atau di bawah setiap judul, dengan membuang informasi yang tidak relevan.

Menyusun notulen bukanlah tugas yang sangat sulit, karena ada standar atau gaya atau pola yang disepakati yang digunakan untuk menuliskan notulen. Struktur risalah juga tergantung pada agenda karena risalah ditulis sesuai dengan urutan pembahasan mata acara.

Jika ada laporan atau kebijakan atau prosedur yang disetujui dalam rapat, ini harus dilampirkan pada risalah. Jika menit memiliki lampiran, anotasi Att muncul di margin menit. Referensi juga dibuat di halaman depan lampiran untuk menunjukkan nama rapat atau panitia atau pengurus, tanggal rapat, dan item pada berita acara yang dilampirkan. Lampiran ini harus diajukan bersama dengan berita acara setelah persetujuan.

Setelah Anda menyusun notulen, notulen tersebut dapat dikirim ke ketua untuk klarifikasi dan persetujuan. Setelah mendapat persetujuan dari ketua, dapat dibagikan kepada orang-orang yang relevan, yaitu orang-orang yang hadir dan orang-orang yang perlu mengambil keputusan. Akan berguna jika daftar tindakan beserta tanggal tenggat dilampirkan bersama dengan berita acara, sehingga lebih mudah bagi masing-masing orang untuk menindakinya.

Jika setelah pembagian, masyarakat meminta koreksi, mereka dapat dicatat dan dibawa ke rapat berikutnya sehingga ketua dapat memverifikasi dan mengklarifikasi bersama dengan anggota lain yang hadir dalam rapat. Hanya setelah semua perubahan dilakukan, berita acara disetujui dan ditandatangani sebagai akurat.

Nada yang benar dan penggunaan bahasa profesional dalam hitungan menit

Saat menulis, nada bicara penulis sangat penting, karena ini menyampaikan pesan dan menunjukkan sikap atau emosi penulis terhadap subjek dan berpengaruh pada pembaca. Nada-nada yang tepat digunakan, tergantung siapa pendengarnya dan juga tergantung pada informasi yang tertulis.

Risalah adalah dokumen profesional yang tidak hanya dilihat oleh orang internal, tetapi dapat dilihat oleh siapa pun di luar organisasi meskipun itu adalah rapat internal pada saat masalah hukum terlibat. Jadi, penting untuk menuliskannya secara profesional dengan menggunakan nada dan bahasa profesional / formal yang benar. Juga pastikan bahwa dokumen tersebut memiliki kalimat-kalimat pendek dan jelas yang langsung pada intinya dan menggunakan kata-kata sederhana yang mudah dipahami.

Risalah harus ditulis dalam bentuk lampau karena notulen tersebut tentang pertemuan atau diskusi yang terjadi di masa lalu. Gunakan kalimat pasif di mana Anda bisa saat menuliskan notulen, karena ini akan menghilangkan penggunaan nama individu mana pun, tetapi menggunakan kalimat pasif saja tidak akan masuk akal dan membuat pemahaman menjadi sulit. Jadi, selalu gunakan campuran kalimat suara aktif dan pasif saat menuliskan menit.

Risalah memiliki rincian tentang apa yang dibahas dan diputuskan dalam pertemuan oleh sekelompok anggota, dan oleh karena itu yang terbaik adalah menulis risalah sebagai orang ketiga. Dengan cara itu Anda menjauhkan diri dari tulisan Anda dan Anda menulis semuanya secara netral. Gunakan frasa seperti, "ketua menyatakan bahwa", "sudah dicatat", "komite memutuskan itu", "sudah diputuskan", dll. Dalam kasus di mana poin-poin dikemukakan oleh orang tertentu atau di mana kesepakatan dibuat oleh individu, penting untuk menentukan orang itu dan apa yang mereka katakan, karena itu akan membantu untuk referensi di masa mendatang.

Kata-kata yang diucapkan dalam rapat tidak boleh ditulis persis dalam risalah, tetapi harus diubah ke dalam bahasa lain yang dapat diterima untuk dokumen profesional. Jika slang digunakan oleh anggota dalam rapat, jangan sertakan dalam notulen, tetapi gantilah dengan kata-kata yang sesuai. Jika tidak relevan dengan keputusan atau tidak penting, hilangkan saja. Demikian pula ketika argumen atau ketidaksepakatan terjadi dalam rapat, jangan menuliskannya sebagai argumen, melainkan gunakan frasa alternatif seperti "berbagai pandangan diungkapkan" atau "berbagai pendapat diungkapkan". Ini tidak menentukan orang yang berselisih, tetapi memberi tahu pembaca bahwa ada diskusi karena ketidaksepakatan.

Gunakan frasa atau kata-kata seperti, "prihatin", "direktur disorot", "dewan menjelaskan", "kepala eksekutif diminta", "menyatakan keprihatinan tentang", "disarankan untuk rapat", "mengangkat masalah", dll. Hal selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah memeriksa ejaan, tata bahasa dan tanda baca. Jangan hanya mengandalkan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa pada editor dokumen Anda. Yang terbaik adalah membaca notulen secara manual setelah Anda menyusunnya dan juga meminta orang lain untuk membaca dan memberi umpan balik.

Saya harap ini bisa membantu Anda. Terima kasih telah membaca. Harap jangan ragu untuk menghubungi saya jika ada pertanyaan atau umpan balik terkait hub ini. Jika Anda merasa itu tidak mencakup topik yang relevan, mohon umpan balik!

Terima kasih.

Livingsta